Een garage wil leden korting geven en vraagt daarvoor de ledenlijst. Zo houd je de IT van je auto- of motorclub op orde.
Een merkclub voor terreinwagens, sportauto's of motoren draait om samen rijden: ritten, circuitdagen, offroaddagen en de jaarlijkse clubdag. Daaromheen groeit IT, van het inschrijfformulier en de clubwinkel met jassen en stickers tot de ledenpas, de besloten groep en het clubblad. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Inschrijvingen, circuitdagen en de clubwinkel
Voor een rit of een circuitdag schrijven leden zich meestal online in. Het formulier vraagt naam, telefoonnummer, auto of motor en vaak een noodcontact. Bij een circuit- of offroaddag tekent een deelnemer soms ook een afstandsverklaring. Die inschrijvingen komen vaak binnen in de mailbox van de organisator, en staan daar jaren later nog.
De AVG, de Europese privacywet, zegt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Hoe lang dat is, bepaalt de club zelf. Spreek in het bestuur af wanneer deelnemerslijsten en noodcontacten weg mogen, en zet dat in de privacyverklaring van de club.
De clubwinkel met jassen, petten en stickers draait vaak op een webshop met een betaalmodule. Die is ooit opgezet door een actief lid, soms op zijn eigen mailadres en gekoppeld aan zijn eigen telefoon. Dat werkt prima, tot die persoon stopt of zijn telefoon kwijtraakt. In de webshop staan bovendien namen en adressen van kopers, ook van mensen die geen lid zijn.
Laat je de verzending van het clubblad of de bestellingen over aan een bedrijf, dan werkt dat bedrijf met jullie adressen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) noemt zo'n bedrijf een verwerker. Met een verwerker leg je de afspraken schriftelijk vast, in een verwerkersovereenkomst. Vraag de leverancier of die er een heeft.
De ledenpas, sponsors en beelden van het circuit
Veel merkclubs regelen korting bij een dealer, garage of onderdelenzaak. Het lid laat zijn ledenpas zien en krijgt korting. Soms vraagt de partner om de ledenlijst, om zelf na te kijken wie lid is of om leden een aanbod te mailen.
Een voorbeeld: een garage die gespecialiseerd is in jullie merk sponsort de clubdag. Hij vraagt of hij de adressen van de leden mag voor een mailing over onderhoud. Goed bedoeld, maar de AP schrijft dat een organisatie persoonsgegevens niet zomaar aan een andere organisatie mag doorgeven. Zonder toestemming van de leden mag dat alleen als het past bij het doel waarvoor je de gegevens verzamelde. Volgens de AP is dat niet snel het geval. Een werkbare oplossing: de club zet het aanbod van de sponsor zelf in de nieuwsbrief. Dan krijgt de sponsor geen gegevens.
Op het forum of in de besloten groep op sociale media delen leden tips, onderdelen en foto's. Spreek af wie nieuwe mensen toelaat, en wat er gebeurt als iemand zijn lidmaatschap opzegt. Een eigen forum draait op software die updates nodig heeft. Blijft dat liggen, dan wordt het een makkelijk doelwit, met oude accounts en wachtwoorden van leden erin.
Op circuit- en offroaddagen wordt veel gefotografeerd en gefilmd. Zet de club die beelden op de website of sociale media, dan geldt de AVG. De AP noemt toestemming daarvoor de meest voor de hand liggende basis. Informeer deelnemers vooraf, bijvoorbeeld bij de inschrijving. Toestemming intrekken moet net zo makkelijk zijn als toestemming geven. Dan haal je de foto weg of maak je die persoon onherkenbaar.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een auto- of motorclub
Geef partners een ledenpas, geen ledenlijst
Laat de dealer of garage korting geven op vertoon van de ledenpas, op papier of op de telefoon. De partner hoeft dan niet te weten wie er allemaal lid is. Wil een sponsor leden iets aanbieden, zet het dan in je eigen nieuwsbrief.
Regel foto's al bij de inschrijving
Zet in het formulier voor de circuit- of offroaddag dat de club fotografeert en filmt, en waar de beelden komen. Geef wie niet in beeld wil een gekleurde sticker voor op de helm of de auto. De AP noemt zo'n sticker zelf als oplossing.
Zet de clubwinkel op naam van de club
Maak de webshop en het betaalaccount aan op een mailadres van de club, niet van één persoon. Geef twee bestuursleden toegang en zet een tweede inlogstap aan: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt: het inschrijfformulier voor ritten en circuitdagen, de clubwinkel en het betaalaccount, de ledenpas en de afspraken met partners, het forum of de besloten groep, het archief met foto's en filmpjes, het clubblad en internetbankieren. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Het IT-plan zet op volgorde wat eerst kan, zoals afspraken met sponsors over gegevens, hoe lang je deelnemerslijsten bewaart en wat je overdraagt als de beheerder van de webshop stopt. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. Het uitvoeren doen jullie zelf. Over de auto's en motoren gaat de Checkup niet.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de club, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Een dealer wil onze ledenlijst voor een kortingsactie. Mag dat?
Zonder toestemming van de leden meestal niet. Vaak werkt het ook zonder lijst: het lid laat de ledenpas zien, of de club zet het aanbod in de eigen nieuwsbrief. Wil je toch gegevens delen, vraag leden dan eerst om toestemming. Dit is geen juridisch advies.
Mogen we filmpjes van de circuitdag op sociale media zetten?
Zijn deelnemers herkenbaar, dan noemt de Autoriteit Persoonsgegevens toestemming de meest voor de hand liggende basis. Vertel bij de inschrijving dat er gefilmd wordt en waar de beelden komen. Vraagt iemand om weghalen, dan haal je het filmpje weg of maak je die persoon onherkenbaar. Dit is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die de clubwinkel doet stopt?
Dan wil je dat de webshop, het betaalaccount, de voorraadlijst en de contacten met de leverancier van de kleding bij de club blijven. Het IT-plan helpt je vast te leggen wie waar bij kan, voordat iemand stopt.
Ons bestuur woont verspreid over het land en vergadert online. Werkt de Checkup dan?
Ja. Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt de vragen online, in ongeveer twintig minuten. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in je plan. Het plan bespreek je daarna in de volgende bestuursvergadering.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Oldtimer- of motorclub · Evenementen- of festivalstichting · Wielervereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?