Wat gebeurt er met de clubwinkel als de telefoon van het lid met de inlog kwijtraakt?
Een merkclub voor terreinwagens, sportauto's of motoren draait om samen rijden: ritten, circuitdagen, offroaddagen en de jaarlijkse clubdag. Daaromheen groeit IT, van het inschrijfformulier en de clubwinkel met jassen en stickers tot de ledenpas, de besloten groep en het clubblad. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Hoe lang staan de noodcontacten van de circuitdag nog in iemands mailbox?
- Krijgt de garage met de ledenkorting ook jullie ledenlijst?
- Heeft het bedrijf dat jullie clubblad verstuurt een verwerkersovereenkomst getekend?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Inschrijvingen, circuitdagen en de clubwinkel
Voor een rit of een circuitdag schrijven leden zich meestal online in. Het formulier vraagt naam, telefoonnummer, auto of motor en vaak een noodcontact. Bij een circuit- of offroaddag tekent een deelnemer soms ook een afstandsverklaring. Die inschrijvingen komen vaak binnen in de mailbox van de organisator, en staan daar jaren later nog.
De AVG, de Europese privacywet, zegt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Hoe lang dat is, bepaalt de club zelf. Spreek in het bestuur af wanneer deelnemerslijsten en noodcontacten weg mogen, en zet dat in de privacyverklaring van de club.
De clubwinkel met jassen, petten en stickers draait vaak op een webshop met een betaalmodule. Die is ooit opgezet door een actief lid, soms op een eigen mailadres en gekoppeld aan een eigen telefoon. Dat werkt prima, tot die persoon stopt of de telefoon kwijtraakt. In de webshop staan bovendien namen en adressen van kopers, ook van mensen die geen lid zijn.
Laat je de verzending van het clubblad of de bestellingen over aan een bedrijf, dan werkt dat bedrijf met jullie adressen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) noemt zo'n bedrijf een verwerker. Met een verwerker leg je de afspraken schriftelijk vast, in een verwerkersovereenkomst. Vraag de leverancier of die er een heeft.
De ledenpas, sponsors en beelden van het circuit
Veel merkclubs regelen korting bij een dealer, garage of onderdelenzaak. Het lid laat de ledenpas zien en krijgt korting. Soms vraagt de partner om de ledenlijst, om zelf na te kijken wie lid is of om leden een aanbod te mailen.
Een voorbeeld: een garage die gespecialiseerd is in jullie merk sponsort de clubdag. Hij vraagt of hij de adressen van de leden mag voor een mailing over onderhoud. Goed bedoeld, maar de AP schrijft dat een organisatie persoonsgegevens niet zomaar aan een andere organisatie mag doorgeven. Zonder toestemming van de leden mag dat alleen als het past bij het doel waarvoor je de gegevens verzamelde. Volgens de AP is dat niet snel het geval. Een werkbare oplossing: de club zet het aanbod van de sponsor zelf in de nieuwsbrief. Dan krijgt de sponsor geen gegevens.
Op het forum of in de besloten groep op sociale media delen leden tips, onderdelen en foto's. Spreek af wie nieuwe mensen toelaat, en wat er gebeurt als iemand het lidmaatschap opzegt. Een eigen forum draait op software die updates nodig heeft. Blijft dat liggen, dan wordt het een makkelijk doelwit, met oude accounts en wachtwoorden van leden erin.
Op circuit- en offroaddagen wordt veel gefotografeerd en gefilmd. Zet de club die beelden op de website of sociale media, dan geldt de AVG. De AP noemt toestemming daarvoor de meest voor de hand liggende basis. Informeer deelnemers vooraf, bijvoorbeeld bij de inschrijving. Toestemming intrekken moet net zo makkelijk zijn als toestemming geven. Dan haal je de foto weg of maak je die persoon onherkenbaar.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een auto- of motorclub telt: een clubwinkel en inschrijving die blijven werken, wat jullie bewaren, wie erbij kan, en of beelden en adressen goed gebruikt worden.
De clubwinkel blijft werken
De zwakke plek: de clubwinkel en het betaalaccount, opgezet door één actief lid, op een eigen mailadres en telefoon.
Zo gaat het mis: stopt dat lid of raakt de telefoon kwijt, dan kan niemand meer bij de webshop en het betaalaccount.
Wat jullie doen: zet de webshop en het betaalaccount op een mailadres van de club, met twee bestuursleden en een tweede inlogstap.
Inschrijvingen en de voorraadlijst
De zwakke plek: inschrijvingen met noodcontacten in de mailbox van de organisator, en de voorraadlijst en contacten met de kledingleverancier bij één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: noodcontacten staan jaren later nog in iemands mailbox. Of de voorraadlijst verdwijnt als de vrijwilliger van de winkel stopt.
Wat jullie doen: spreek af wanneer deelnemerslijsten en noodcontacten weg mogen, en leg vast wat er bij de club blijft als iemand stopt.
Partners, het forum en de besloten groep
De zwakke plek: partners die om de ledenlijst vragen, een eigen forum met oude accounts, en een besloten groep op sociale media.
Zo gaat het mis: een garage krijgt de ledenlijst voor een mailing. Of een forum zonder updates wordt een makkelijk doelwit, met wachtwoorden van leden erin.
Wat jullie doen: geef partners een ledenpas in plaats van een lijst, houd het forum bij, en spreek af wie nieuwe mensen toelaat in de groep.
Beelden met toestemming, adressen bij de juiste partij
De zwakke plek: foto's en filmpjes van circuitdagen, en een bedrijf dat het clubblad verstuurt met jullie adressen.
Zo gaat het mis: een herkenbare deelnemer staat online zonder dat die het wist. Of het bedrijf van het clubblad werkt met jullie adressen zonder verwerkersovereenkomst.
Wat jullie doen: vertel bij de inschrijving dat er gefilmd wordt, en vraag de leverancier van het clubblad om een verwerkersovereenkomst.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken de systemen van de club aan, zoals het inschrijfformulier, de clubwinkel en het betaalaccount, het forum of de besloten groep, het clubblad en internetbankieren. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Drie eerste stappen voor een auto- of motorclub
Geef partners een ledenpas, geen ledenlijst
Laat de dealer of garage korting geven op vertoon van de ledenpas, op papier of op de telefoon. De partner hoeft dan niet te weten wie er allemaal lid is. Wil een sponsor leden iets aanbieden, zet het dan in je eigen nieuwsbrief.
Regel foto's al bij de inschrijving
Zet in het formulier voor de circuit- of offroaddag dat de club fotografeert en filmt, en waar de beelden komen. Geef wie niet in beeld wil een gekleurde sticker voor op de helm of de auto. De AP noemt zo'n sticker zelf als oplossing.
Zet de clubwinkel op naam van de club
Maak de webshop en het betaalaccount aan op een mailadres van de club, niet van één persoon. Geef twee bestuursleden toegang en zet een tweede inlogstap aan: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de club, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Een dealer wil onze ledenlijst voor een kortingsactie. Mag dat?
Zonder toestemming van de leden meestal niet. Vaak werkt het ook zonder lijst: het lid laat de ledenpas zien, of de club zet het aanbod in de eigen nieuwsbrief.
Willen jullie toch gegevens delen, vraag leden dan eerst om toestemming. Dit is geen juridisch advies.
Mogen we filmpjes van de circuitdag op sociale media zetten?
Zijn deelnemers herkenbaar, dan noemt de Autoriteit Persoonsgegevens toestemming de meest voor de hand liggende basis. Vertel bij de inschrijving dat er gefilmd wordt en waar de beelden komen.
Vraagt iemand om weghalen, dan halen jullie het filmpje weg of maken jullie die persoon onherkenbaar. Dit is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die de clubwinkel doet stopt?
Dan willen jullie dat de webshop, het betaalaccount, de voorraadlijst en de contacten met de leverancier van de kleding bij de club blijven.
Het IT-plan helpt jullie vast te leggen wie waar bij kan, voordat iemand stopt. Zet de webshop en het betaalaccount op een mailadres van de club, met twee bestuursleden die erbij kunnen.
Ons bestuur woont verspreid over het land en vergadert online. Werkt de Checkup dan?
Ja. Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt de vragen online, in een kwartier tot een uur. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in jullie plan.
Het plan bespreken jullie daarna in de volgende bestuursvergadering. Wat gedaan is, vinken jullie af, zodat het hele bestuur ziet wat er nog moet.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Oldtimer- of motorclub · Evenementen- of festivalstichting · Wielervereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een auto- of motorclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.