Kan jullie festival door als niemand bij de kaartverkoop kan?
Een evenementen- of festivalstichting werkt het hele jaar toe naar een paar drukke dagen. Het bestuur en de vrijwilligers regelen kaartverkoop, crew, betalen op het terrein en de sociale media. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat voor de volgende editie als eerste kan.
Even eerlijk
- Staat het account van het ticketplatform op een privé-mailadres?
- Zien kopers op jullie website waar de officiële kaartverkoop loopt?
- Weten bezoekers al bij de ingang dat er gefilmd wordt?
- Wat gebeurt er na deze editie met de gegevens van de crew?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Kaartverkoop, vrijwilligersrooster en betalen op het terrein
De kaartverkoop loopt meestal via een ticketplatform. De crew meldt zich aan via een formulier, en een vrijwilliger maakt het rooster voor de bar, de kassa en de op- en afbouw. Op het terrein betalen bezoekers met munten, een pas of de pinautomaat. En het hele jaar door houdt iemand de website en de sociale media bij.
Vaak staat het account van het ticketplatform op het privé-mailadres van één bestuurslid. Dat is zo gegroeid. Maar als die persoon op de festivaldag niet bereikbaar is, of stopt na deze editie, kan niemand meer bij de verkoop.
Een concreet punt: de politie raadt kopers aan om eerst naar de website van de organisator te gaan, omdat daar staat wat het officiële voorverkoopadres is. Zet op je eigen website dus duidelijk waar de kaartverkoop loopt. En plaats bij een winactie geen foto van een ticket met zichtbare barcode, want die kan iemand kopiëren.
Foto's van bezoekers en gegevens van de crew
Foto's en filmpjes van het publiek zijn goed voor je sociale media. Staan bezoekers er herkenbaar op, dan heb je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens meestal toestemming nodig. Dat kan ook blijken uit gedrag, bijvoorbeeld als bezoekers via een ingang lopen waar duidelijk staat dat er gefilmd wordt. Je informeert bezoekers dan vooraf, bijvoorbeeld op een bord bij de ingang en bij de kaartverkoop. Intrekken moet net zo makkelijk zijn als toestemming geven, en dan haal je de foto ook uit je eigen archief.
Van de crew verzamel je namen, telefoonnummers en soms een geboortedatum, bijvoorbeeld voor wie achter de bar mag. Vraag niet om een kopie van een paspoort of identiteitskaart. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag een organisatie dat niet zomaar. Ruim na de editie op wat je niet meer nodig hebt.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
We kijken naar wat bij een evenementen- of festivalstichting telt: dat de editie doorgaat, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Door op de festivaldag
De zwakke plek: het account van het ticketplatform staat vaak op het privé-mailadres van één bestuurslid.
Zo gaat het mis: is die persoon op de festivaldag niet bereikbaar, of stopt die na deze editie, dan kan niemand meer bij de verkoop.
Wat jullie doen: zet het ticketaccount op een mailadres van de stichting, en zorg dat twee mensen uit het bestuur erbij kunnen.
Van editie naar editie
De zwakke plek: accounts, het rooster en de mappen hangen aan losse vrijwilligers.
Zo gaat het mis: stopt de vrijwilliger die de kaartverkoop en de website regelde, dan begint de volgende editie met zoeken naar wachtwoorden.
Wat jullie doen: maak een overdrachtslijst: welke accounts er zijn, op welk mailadres ze staan en wie de rekening betaalt.
Gegevens van de crew en foto's van bezoekers
De zwakke plek: van de crew verzamelen jullie namen, telefoonnummers en soms een geboortedatum, en het publiek staat herkenbaar op foto's.
Zo gaat het mis: oud-crew zit nog in de gedeelde mappen en groepsapps. Of een bezoeker wil een foto laten weghalen en weet niet hoe.
Wat jullie doen: ruim na de editie op wat jullie niet meer nodig hebben, en vertel op een bord bij de ingang dat er gefilmd wordt en hoe iemand een foto laat weghalen.
Duidelijk waar de officiële kaarten zijn
De zwakke plek: kopers weten niet altijd waar de officiële kaartverkoop loopt.
Zo gaat het mis: kopers vallen voor een nepverkoper, of iemand kopieert de barcode van een ticket uit een winactie.
Wat jullie doen: zet op de website duidelijk waar de kaartverkoop loopt, en plaats geen foto van een ticket met zichtbare barcode.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het ticketplatform, het aanmeldformulier en rooster voor de crew, het betaalsysteem op het terrein, de website, de sociale media en de mail van het bestuur, en de vragen gaan over de stichting, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een evenementen- of festivalstichting
Zet het ticketaccount op de stichting
Gebruik een mailadres van de stichting, zoals kaartverkoop@, in plaats van een privé-adres. Zet er een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op en zorg dat twee mensen uit het bestuur erbij kunnen.
Hang een bord bij de ingang
Vertel op een bord bij de ingang en bij de kaartverkoop dat er gefilmd en gefotografeerd wordt, waarvoor, en hoe iemand een foto kan laten weghalen.
Ruim na de editie op
Haal oud-crew uit de gedeelde mappen en groepsapps, en verwijder aanmeldgegevens die je niet meer nodig hebt. Spreek vooraf af wie dat doet.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de stichting, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, van de ene editie naar de volgende.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We organiseren maar één weekend per jaar. Is de Checkup dan iets voor ons?
Ja. Juist omdat alles in een korte tijd moet werken, helpt het om het in de rustige maanden te regelen.
Het plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, dus jullie kunnen de stappen verdelen over de periode tot de volgende editie. Jullie plan helpt je ook een A4 te maken voor als op de festivaldag iets uitvalt.
Mogen we foto's van het publiek op sociale media zetten?
Staan bezoekers er herkenbaar op, dan heb je meestal toestemming nodig. Die kan ook blijken uit gedrag als je bezoekers vooraf goed informeert, bijvoorbeeld met een bord bij de ingang. Intrekken moet net zo makkelijk zijn als toestemming geven.
De Checkup vraagt hoe jullie dat doen en zet aandachtspunten in het plan. Het is geen juridisch advies.
De vrijwilliger die de kaartverkoop en de website regelt, stopt na dit jaar. Wat nu?
Leg samen met die vrijwilliger vast welke accounts er zijn, op welk mailadres ze staan en wie de rekening betaalt.
Jullie plan heeft daar een overdrachtslijst voor, zodat de opvolger niet opnieuw hoeft te beginnen. Het plan blijft van de stichting, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Oranjevereniging · Carnavalsvereniging · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een evenementen- of festivalstichting, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van bezoekers en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.