Een paar weken voor het festival gaat de kaartverkoop open en melden de vrijwilligers zich aan. Zo houd je tickets, rooster en foto's op orde.
Een evenementen- of festivalstichting werkt het hele jaar toe naar een paar drukke dagen. Het bestuur en de vrijwilligers regelen kaartverkoop, crew, betalen op het terrein en de sociale media. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat voor de volgende editie als eerste kan.
Kaartverkoop, vrijwilligersrooster en betalen op het terrein
De kaartverkoop loopt meestal via een ticketplatform. De crew meldt zich aan via een formulier, en een vrijwilliger maakt het rooster voor de bar, de kassa en de op- en afbouw. Op het terrein betalen bezoekers met munten, een pas of de pinautomaat. En het hele jaar door houdt iemand de website en de sociale media bij.
Vaak staat het account van het ticketplatform op het privé-mailadres van één bestuurslid. Dat is zo gegroeid. Maar als die persoon op de festivaldag niet bereikbaar is, of stopt na deze editie, kan niemand meer bij de verkoop.
Een concreet punt: de politie raadt kopers aan om eerst naar de website van de organisator te gaan, omdat daar staat wat het officiële voorverkoopadres is. Zet op je eigen website dus duidelijk waar de kaartverkoop loopt. En plaats bij een winactie geen foto van een ticket met zichtbare barcode, want die kan iemand kopiëren.
Foto's van bezoekers en gegevens van de crew
Foto's en filmpjes van het publiek zijn goed voor je sociale media. Staan bezoekers er herkenbaar op, dan heb je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens meestal toestemming nodig. Dat kan ook blijken uit gedrag, bijvoorbeeld als bezoekers via een ingang lopen waar duidelijk staat dat er gefilmd wordt. Je informeert bezoekers dan vooraf, bijvoorbeeld op een bord bij de ingang en bij de kaartverkoop. Intrekken moet net zo makkelijk zijn als toestemming geven, en dan haal je de foto ook uit je eigen archief.
Van de crew verzamel je namen, telefoonnummers en soms een geboortedatum, bijvoorbeeld voor wie achter de bar mag. Vraag niet om een kopie van een paspoort of identiteitskaart. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag een organisatie dat niet zomaar. Ruim na de editie op wat je niet meer nodig hebt.
De Checkup signaleert welke regels voor je stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een evenementen- of festivalstichting
Zet het ticketaccount op de stichting
Gebruik een mailadres van de stichting, zoals kaartverkoop@, in plaats van een privé-adres. Zet er een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op en zorg dat twee mensen uit het bestuur erbij kunnen.
Hang een bord bij de ingang
Vertel op een bord bij de ingang en bij de kaartverkoop dat er gefilmd en gefotografeerd wordt, waarvoor, en hoe iemand een foto kan laten weghalen.
Ruim na de editie op
Haal oud-crew uit de gedeelde mappen en groepsapps, en verwijder aanmeldgegevens die je niet meer nodig hebt. Spreek vooraf af wie dat doet.
Waar de Checkup op let bij je stichting
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen je stichting gebruikt: het ticketplatform, het aanmeldformulier en rooster voor de crew, het betaalsysteem op het terrein, de website, de sociale media en de mail van het bestuur. Per systeem geef je aan hoe erg het is als het uitvalt. Denk daarbij aan de festivaldag zelf, niet aan een rustige week in de winter.
In het IT-plan komen onder meer accounts op naam van de stichting, afspraken over foto's van bezoekers, het opruimen van crewgegevens na afloop en een overdrachtslijst voor als een bestuurslid stopt. Zo kan de volgende editie beginnen zonder zoeken naar wachtwoorden. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de stichting, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, van de ene editie naar de volgende.
Veelgestelde vragen
We organiseren maar één weekend per jaar. Is de Checkup dan iets voor ons?
Ja. Juist omdat alles in een korte tijd moet werken, helpt het om het in de rustige maanden te regelen. Het plan groeit een jaar mee, dus je kunt de stappen verdelen over de periode tot de volgende editie.
Mogen we foto's van het publiek op sociale media zetten?
Staan bezoekers er herkenbaar op, dan heb je meestal toestemming nodig. Die kan ook blijken uit gedrag als je bezoekers vooraf goed informeert, bijvoorbeeld met een bord bij de ingang. De Checkup vraagt hoe jullie dat doen en zet aandachtspunten in het plan. Het is geen juridisch advies.
De vrijwilliger die de kaartverkoop en de website regelt, stopt na dit jaar. Wat nu?
Leg samen met die vrijwilliger vast welke accounts er zijn, op welk mailadres ze staan en wie de rekening betaalt. Het IT-plan heeft daar een overdrachtslijst voor, zodat de opvolger niet opnieuw hoeft te beginnen.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Oranjevereniging · Carnavalsvereniging · Dorpshuis · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?