De inschrijving voor de vrijmarkt en de kinderspelen loopt via een formulier dat een vrijwilliger ooit maakte. Zo houd je de IT van je oranjevereniging op orde.
Een oranjevereniging werkt maanden naar Koningsdag toe, en soms ook naar 4 en 5 mei. Daar komt IT bij kijken: de ledenlijst en de contributie, inschrijfformulieren, de verloting, sociale media en foto's van de dag. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Contributie, inschrijvingen en de verloting
Bij veel oranjeverenigingen haalt een vrijwilliger de contributie nog langs de deur op. Andere werken met een betaalverzoek of een incasso. De ledenlijst met adressen staat vaak in een spreadsheet bij de penningmeester of de secretaris. Dat werkt, en het is zo gegroeid.
Rond Koningsdag komen er inschrijvingen bij: voor de vrijmarkt, de kinderspelen, de versierde fietsen of de lampionnenoptocht. Een vrijwilliger maakt daar een online formulier voor, op het eigen account. Een voorbeeld: het formulier van vorig jaar staat nog open. De nieuwe inschrijvingen komen binnen bij iemand die al uit het bestuur is.
Houd je een verloting waarbij de lootjes geld kosten, dan heb je een vergunning nodig. Is de totale waarde van de prijzen minder dan €4.500, dan vraag je die aan bij de gemeente waar de trekking is. Vanaf €4.500 vraag je hem aan bij de Kansspelautoriteit. Verkoop je loten online, bedenk dan ook wie de lijst met kopers beheert en wanneer je die opruimt.
Foto's van kinderen, sociale media en de groepsapp
Op Koningsdag worden veel foto's gemaakt, vooral bij de kinderspelen en de optocht. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of sociale media heb je toestemming van de ouders nodig. De vereniging moet kunnen laten zien dat ze die toestemming heeft, en ouders mogen hem altijd intrekken.
Bij de kinderspelen schrijven ouders hun kind in met naam en leeftijd. Die lijst heb je nodig tot de prijsuitreiking. Daarna kun je hem opruimen, zodat hij niet jaren in iemands mailbox blijft staan.
De pagina op sociale media is vaak jaren geleden gemaakt door een vrijwilliger. Is die de enige beheerder, dan kan niemand anders erbij als hij stopt. Op de dag zelf gaat veel via een groepsapp voor vrijwilligers. Haal mensen die niet meer helpen na het seizoen uit die groep.
De Checkup signaleert welke regels voor je organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een oranjevereniging
Sluit de formulieren van vorig jaar
Kijk welke inschrijfformulieren nog openstaan en op wiens account. Zet nieuwe formulieren op een account van de vereniging, en ruim oude inschrijvingen op na de feestdag.
Geef sociale media twee beheerders
Zorg dat minstens twee bestuursleden beheerder zijn van de pagina's van de vereniging, en zet een tweede inlogstap aan. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Vraag toestemming voor foto's bij de inschrijving
Zet op het formulier voor de kinderspelen een vraag of de ouders foto's online goedvinden. Geef de fotograaf van de dag een lijstje van kinderen die niet herkenbaar in beeld mogen.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
Een bestuurslid of vrijwilliger vult de vragen in over de vereniging. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de ledenlijst, de contributie, de inschrijfformulieren, de website, de sociale media en de mail van het bestuur. Van elk systeem geef je aan wie erbij kan, en wat er gebeurt als het in de week voor Koningsdag niet werkt.
Omdat er veel kinderen meedoen, vraagt de Checkup ook naar foto's en inschrijvingen van minderjarigen. In het IT-plan komt dan bijvoorbeeld hoe je accounts op naam van de vereniging zet, en wat je na de feestdag opruimt. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We zijn maar een paar weken per jaar druk. Heeft de Checkup dan zin?
Juist omdat het werk in een paar weken gebeurt, is het fijn als alles klaarstaat. Met het IT-plan regel je de accounts en formulieren buiten het seizoen. Dan weet je voor Koningsdag waar alles staat.
Mogen we foto's van de kinderspelen op onze pagina zetten?
Voor kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig. Houd bij wie toestemming gaf, en kies bij de anderen een foto waarop ze niet herkenbaar zijn. De Checkup vraagt hoe jullie dat bijhouden. Het is geen juridisch advies.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Onze website en het formulier voor de vrijmarkt staan op naam van een oud-bestuurslid. Wat nu?
Dat komt vaker voor. Vraag of die persoon de accounts wil overzetten naar een mailadres van de vereniging. Het IT-plan helpt je een lijst te maken van alle accounts, zodat je ziet wat nog meer op een privé-naam staat.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Carnavalsvereniging · Evenementen- of festivalstichting · Buurtvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?