Staan de formulieren van vorige Koningsdag nog open?
Een oranjevereniging werkt maanden naar Koningsdag toe, en soms ook naar 4 en 5 mei. Daar komt IT bij kijken: de ledenlijst en de contributie, inschrijfformulieren, de verloting, sociale media en foto's van de dag. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Wie kan de inschrijvingen voor de kinderspelen zien?
- Hebben ouders toestemming gegeven voor de foto's van hun kinderen online?
- Wat als de enige beheerder van de sociale media verhuist?
- Wie houdt bij wat de verloting opbrengt, en waar komt dat geld binnen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Contributie, inschrijvingen en de verloting
Bij veel oranjeverenigingen haalt een vrijwilliger de contributie nog langs de deur op. Andere werken met een betaalverzoek of een incasso. De ledenlijst met adressen staat vaak in een spreadsheet bij de penningmeester of de secretaris. Dat werkt, en het is zo gegroeid.
Rond Koningsdag komen er inschrijvingen bij: voor de vrijmarkt, de kinderspelen, de versierde fietsen of de lampionnenoptocht. Een vrijwilliger maakt daar een online formulier voor, op het eigen account. Een voorbeeld: het formulier van vorig jaar staat nog open. De nieuwe inschrijvingen komen binnen bij iemand die al uit het bestuur is.
Voor een verloting waarbij de lootjes geld kosten, heb je een vergunning nodig: van de gemeente waar de trekking is, of van de Kansspelautoriteit als de prijzen samen €4.500 of meer waard zijn. Verkoop je loten online, bedenk dan ook wie de lijst met kopers beheert en wanneer je die opruimt.
Foto's van kinderen, sociale media en de groepsapp
Op Koningsdag worden veel foto's gemaakt, vooral bij de kinderspelen en de optocht. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of sociale media heb je toestemming van de ouders nodig. De vereniging moet kunnen laten zien dat ze die toestemming heeft, en ouders mogen hem altijd intrekken.
Bij de kinderspelen schrijven ouders hun kind in met naam en leeftijd. Die lijst heb je nodig tot de prijsuitreiking. Daarna kun je hem opruimen, zodat hij niet jaren in iemands mailbox blijft staan.
De pagina op sociale media is vaak jaren geleden gemaakt door een vrijwilliger. Is die de enige beheerder, dan kan niemand anders erbij als die stopt. Op de dag zelf gaat veel via een groepsapp voor vrijwilligers. Haal mensen die niet meer helpen na het seizoen uit die groep.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een oranjevereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Klaar voor Koningsdag als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: formulieren en de pagina op sociale media staan op het account van één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: verhuist de enige beheerder, dan kan niemand meer bij de pagina. Nieuwe inschrijvingen komen binnen bij iemand die al uit het bestuur is.
Wat jullie doen: zet formulieren op een account van de vereniging, en geef de pagina's minstens twee beheerders uit het bestuur.
De ledenlijst, de contributie en het archief
De zwakke plek: de ledenlijst met adressen staat in een spreadsheet bij de penningmeester of de secretaris.
Zo gaat het mis: staat die lijst alleen op één computer, dan zijn jullie hem kwijt als die stukgaat of de vrijwilliger stopt.
Wat jullie doen: bewaar de ledenlijst op een plek van de vereniging, waar een tweede bestuurslid bij kan.
Inschrijvingen, foto's van kinderen en de groepsapp
De zwakke plek: inschrijvingen voor de kinderspelen, foto's van de optocht en een groepsapp voor vrijwilligers.
Zo gaat het mis: de lijst van de kinderspelen blijft jaren in iemands mailbox staan. Een foto van een kind komt online zonder toestemming.
Wat jullie doen: ruim inschrijvingen op na de feestdag, vraag toestemming voor foto's bij de inschrijving, en haal mensen na het seizoen uit de groepsapp.
Een kloppende verloting en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: geld van de verloting, contributie langs de deur en betaalverzoeken op meer plekken.
Zo gaat het mis: niemand weet nog wat de verloting opbracht en waar dat geld binnenkwam. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd bij wat de verloting opbrengt en op welke rekening, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst, de contributie, de inschrijfformulieren en de sociale media, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een oranjevereniging
Sluit de formulieren van vorig jaar
Kijk welke inschrijfformulieren nog openstaan en op wiens account. Zet nieuwe formulieren op een account van de vereniging, en ruim oude inschrijvingen op na de feestdag.
Geef sociale media twee beheerders
Zorg dat minstens twee bestuursleden beheerder zijn van de pagina's van de vereniging, en zet een tweede inlogstap aan. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Vraag toestemming voor foto's bij de inschrijving
Zet op het formulier voor de kinderspelen een vraag of de ouders foto's online goedvinden. Geef de fotograaf van de dag een lijstje van kinderen die niet herkenbaar in beeld mogen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We zijn maar een paar weken per jaar druk. Heeft de Checkup dan zin?
Juist omdat het werk in een paar weken gebeurt, is het fijn als alles klaarstaat. Met het IT-plan regel je de accounts en formulieren buiten het seizoen.
Dan weet je voor Koningsdag waar alles staat. Jullie plan helpt ook een A4 te maken voor als in de week voor Koningsdag iets niet werkt.
Mogen we foto's van de kinderspelen op onze pagina zetten?
Voor kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig. Houd bij wie toestemming gaf, en kies bij de anderen een foto waarop ze niet herkenbaar zijn.
Zet de vraag op het formulier voor de kinderspelen, en geef de fotograaf van de dag een lijstje van kinderen die niet herkenbaar in beeld mogen. De Checkup vraagt hoe jullie dat bijhouden. Het is geen juridisch advies.
Onze website en het formulier voor de vrijmarkt staan op naam van een oud-bestuurslid. Wat nu?
Dat komt vaker voor. Vraag of die persoon de accounts wil overzetten naar een mailadres van de vereniging.
Het IT-plan helpt je een lijst te maken van alle accounts, zodat je ziet wat nog meer op een privé-naam staat. Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Carnavalsvereniging · Evenementen- of festivalstichting · Buurtvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een oranjevereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.