Waar staan de noodnummers als er tijdens de clubrit iemand valt?
Of jullie club nu wielrent, mountainbiket of toertochten rijdt: de ledenlijst bij de bond, de routes, de noodnummers en de groepsapps horen allemaal bij je IT. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Klopt jullie ledenlijst met die van de KNWU of de NTFU?
- Wie kan de groepsapp met de routes beheren als de beheerder stopt?
- Staan de noodnummers van leden in een groepsapp die iedereen kan lezen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
KNWU, NTFU en de ledenlijst
Afhankelijk van wat jullie club doet, ben je aangesloten bij de KNWU, bij de NTFU of bij allebei. Beide bonden hebben een eigen online omgeving voor de ledenadministratie.
Bij de KNWU log je namens de club in op hub.knwu.nl. Daar regel je de ledenadministratie en de wedstrijdzaken. Is iemand lid geworden, dan kan die zelf een licentie aanvragen. Een clubbeheerder heeft de rechten voor ledenadministratie en wedstrijdadministratie samen. De clubbeheerder kan andere mensen toegang geven, en die toegang ook weer weghalen.
Bij de NTFU moet jullie club alle leden opgeven via de ledenlijst. Die ledenadministratie op ntfu.nl kost aangesloten clubs niets. De lijst bepaalt onder meer wie het blad van de bond krijgt en wie verzekerd is voor fiets en ongevallen. Een kloppende ledenlijst is dus meer dan administratie.
Routes, noodnummers en de groepsapp
Voor een clubrit deel je vaak een route als bestand, of als link naar een route-app. De wegkapitein weet wie er meerijdt, en heeft soms een noodnummer per lid. Een vrijwilliger regelt dat meestal met wat handig is: een groepsapp, een gedeelde spreadsheet, een clubaccount op een sport-app. Dat werkt goed.
Een voorbeeld: een toerclub houdt een lijst bij met noodnummers, en bij sommige leden ook een allergie of medicijn. Die lijst staat in een groepsapp met alle leden erin, ook oud-leden. Gegevens over iemands gezondheid zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens, en die zijn extra beschermd. Beter is een lijst die alleen de wegkapiteins en het bestuur kunnen openen, en die je bijwerkt als iemand stopt.
Rijden er jeugdleden mee, bijvoorbeeld op de mountainbike, dan let je ook op hun foto's. Vraag je toestemming voor foto's, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Werken vrijwilligers met jeugd, dan kan jullie club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een wieler- of toerclub telt: dat de club blijft draaien als een vrijwilliger stopt, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de ledenlijst klopt.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: de groepsapp, de routes en het clubaccount op een sport-app hangen vaak aan één beheerder.
Zo gaat het mis: stopt die beheerder, dan kan niemand de groepsapp met de routes nog beheren, of weet niemand met welk account de routes zijn gemaakt.
Wat jullie doen: zorg dat minstens twee bestuursleden namens de club bij de bond kunnen, en beheerder zijn van de groepsapp en het clubaccount.
Routes, website en inschrijvingen
De zwakke plek: routes, de website en inschrijvingen van een toertocht staan bij vrijwilligers en in losse apps.
Zo gaat het mis: na een toertocht staan inschrijvingen nog ergens, en niemand weet waar de website draait of wie de rekening betaalt.
Wat jullie doen: leg vast waar de website draait, wie de rekening betaalt en met welk account de routes zijn gemaakt.
Noodnummers in de groepsapp
De zwakke plek: een lijst met noodnummers, soms met een allergie of medicijn, in een groepsapp met alle leden.
Zo gaat het mis: iedereen in de groep kan de lijst zien, ook oud-leden.
Wat jullie doen: zet de noodnummers op één plek die alleen de wegkapiteins en het bestuur kunnen openen.
Een kloppende ledenlijst
De zwakke plek: de ledenlijst bij de bond bepaalt wie verzekerd is en wie het blad krijgt.
Zo gaat het mis: een lid dat meerijdt staat niet op de lijst bij de bond, of een oud-lid is nooit afgemeld.
Wat jullie doen: leg de ledenlijst bij de bond naast de lijst van de penningmeester, en vraag leden één keer per jaar of hun gegevens nog kloppen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie van de KNWU of de NTFU, de website, clubaccounts op route- en sport-apps en de groepsapps, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een wielervereniging
Zet noodnummers op één plek
Zet de noodnummers op één plek die alleen de wegkapiteins en het bestuur kunnen openen, en haal ze uit de groepsapp. Vraag leden één keer per jaar of hun gegevens nog kloppen.
Leg de ledenlijst naast die van de bond
Leg de ledenlijst bij de bond naast de lijst van de penningmeester. Kijk of iedereen die meerijdt erop staat, en of oud-leden zijn afgemeld.
Geef twee mensen beheer
Zorg dat minstens twee bestuursleden namens de club kunnen inloggen bij de bond. Maak ze allebei beheerder van de groepsapp en van het clubaccount op de sport-app.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze club is bij twee bonden aangesloten. Maakt dat uit?
Dan zijn er twee plekken waar leden en rollen staan, elk met een eigen online omgeving.
Jullie IT-plan helpt bij te houden wie waar beheerder is, zodat een bestuurswissel in beide systemen goed gaat.
Mogen we de noodnummers van leden in de groepsapp zetten?
Een noodnummer is handig tijdens een rit. Maar in een groepsapp met alle leden kan iedereen het zien, ook wie al gestopt is. Staat er een allergie of medicijn bij, dan gaat het om gegevens over gezondheid, en die zijn extra beschermd.
Beter is een lijst die alleen de wegkapiteins en het bestuur kunnen openen. Jullie plan helpt dat te regelen, maar de Checkup is geen juridisch advies.
Een lid deelt alle ritten openbaar op een sport-app. Moet de club daar iets mee?
Dat is de keuze van het lid zelf. Jullie kunnen leden wel een tip geven: een openbare rit laat zien waar iemand vaak begint en eindigt.
In veel apps kun je dat stuk afschermen. Zo'n tip voor leden kan in jullie IT-plan staan.
Wat als de vrijwilliger die de website en de routes bijhoudt stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, wie de rekening betaalt en met welk account de routes zijn gemaakt.
Jullie IT-plan helpt dat vast te leggen voordat iemand stopt, met twee beheerders en accounts op een clubmailadres, zodat een ander het kan overnemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Atletiekvereniging · Watersportvereniging · Zwemvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een wielervereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.