Op zondagochtend vertrekt de clubrit, en de route staat in de groepsapp. Zo houd je de IT van je wielervereniging op orde.
Of je club nu wielrent, mountainbiket of toertochten rijdt: de ledenlijst bij de bond, de routes, de noodnummers en de groepsapps horen allemaal bij je IT. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
KNWU, NTFU en de ledenlijst
Afhankelijk van wat je club doet, ben je aangesloten bij de KNWU, bij de NTFU of bij allebei. Beide bonden hebben een eigen online omgeving voor de ledenadministratie.
Bij de KNWU log je namens de club in op hub.knwu.nl. Daar regel je de ledenadministratie en de wedstrijdzaken. Is iemand lid geworden, dan kan hij zelf zijn licentie aanvragen. Een clubbeheerder heeft de rechten voor ledenadministratie en wedstrijdadministratie samen. Hij kan andere mensen toegang geven, en die toegang ook weer weghalen.
Bij de NTFU moet je club alle leden opgeven via de ledenlijst. Die ledenadministratie op ntfu.nl is gratis voor aangesloten clubs. De lijst bepaalt onder meer wie het blad van de bond krijgt en wie verzekerd is voor fiets en ongevallen. Een kloppende ledenlijst is dus meer dan administratie.
Routes, noodnummers en de groepsapp
Voor een clubrit deel je vaak een route als bestand, of als link naar een route-app. De wegkapitein weet wie er meerijdt, en heeft soms een noodnummer per lid. Een vrijwilliger regelt dat meestal met wat handig is: een groepsapp, een gedeelde spreadsheet, een clubaccount op een sport-app. Dat werkt goed.
Een voorbeeld: een toerclub houdt een lijst bij met noodnummers, en bij sommige leden ook een allergie of medicijn. Die lijst staat in een groepsapp met alle leden erin, ook oud-leden. Gegevens over iemands gezondheid zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens, en die zijn extra beschermd. Beter is een lijst die alleen de wegkapiteins en het bestuur kunnen openen, en die je bijwerkt als iemand stopt.
Rijden er jeugdleden mee, bijvoorbeeld op de mountainbike, dan let je ook op hun foto's. Vraag je toestemming voor foto's, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Werken vrijwilligers met jeugd, dan kan je club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een wielervereniging
Zet noodnummers op één plek
Zet de noodnummers op één plek die alleen de wegkapiteins en het bestuur kunnen openen, en haal ze uit de groepsapp. Vraag leden één keer per jaar of hun gegevens nog kloppen.
Leg de ledenlijst naast die van de bond
Leg de ledenlijst bij de bond naast de lijst van de penningmeester. Kijk of iedereen die meerijdt erop staat, en of oud-leden zijn afgemeld.
Geef twee mensen beheer
Zorg dat minstens twee bestuursleden namens de club kunnen inloggen bij de bond. Maak ze allebei beheerder van de groepsapp en van het clubaccount op de sport-app.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt: de ledenadministratie van de bond, de website, clubaccounts op route- en sport-apps, de groepsapps en de bankrekening. Bij elk systeem let het IT-plan op wie beheerder is, of er een tweede inlogstap aan staat en of het account op een clubmailadres staat. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Organiseert je club een toertocht of wedstrijd, dan vraagt de Checkup ook hoe je inschrijvingen en betalingen regelt, en wat je na afloop met die gegevens doet. En hij vraagt welke gegevens over gezondheid je bijhoudt, en wie die kan zien. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze club is bij twee bonden aangesloten. Maakt dat uit?
Dan heb je twee plekken waar leden en rollen staan. Jouw IT-plan helpt je bij te houden wie waar beheerder is, zodat een bestuurswissel in beide systemen goed gaat.
Mogen we de noodnummers van leden in de groepsapp zetten?
Een noodnummer is handig tijdens een rit. Maar in een groepsapp met alle leden kan iedereen het zien, ook wie al gestopt is. Beter is een lijst die alleen de wegkapiteins en het bestuur kunnen openen. De Checkup helpt je dat te regelen, maar is geen juridisch advies.
Een lid deelt al zijn ritten openbaar op een sport-app. Moet de club daar iets mee?
Dat is de keuze van het lid zelf. Je kunt leden wel een tip geven: een openbare rit laat zien waar iemand vaak begint en eindigt. In veel apps kun je dat stuk afschermen. Zo'n tip voor leden kan in je IT-plan staan.
Wat als de vrijwilliger die de website en de routes bijhoudt stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, wie de rekening betaalt en met welk account de routes zijn gemaakt. Jouw IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt, zodat een ander het kan overnemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Atletiekvereniging · Watersportvereniging · Zwemvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij