In wiens mailbox staan de kentekens van alle deelnemers aan de rit?
Een oldtimer- of motorclub draait om rijden en sleutelen: toerritten, clubavonden, een onderdelenmarkt en het clubblad. Rond die activiteiten groeit IT, van de ledenlijst met voertuigen tot de routes die leden op hun navigatie zetten. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Gaat de inschrijflijst van de voorjaarsrit als bijlage naar iedereen?
- Kan iemand uit de ledenlijst afleiden waar de dure oldtimers van leden staan?
- Waar staan de routes en routeboeken als de uitzetter stopt?
- Wie kan bij de ledenlijst met voertuigen, en waarom?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Leden, voertuigen en de toerrit
Veel clubs houden bij welk voertuig een lid heeft: merk, type, bouwjaar en vaak het kenteken. Dat is handig voor het clubblad, voor een merkclub en voor de inschrijving van een rit. Bij een toerrit komen daar telefoonnummers bij, en soms het nummer van iemand die gebeld kan worden bij pech of een ongeluk.
Routes gaan vaak als bestand naar de deelnemers, om op een navigatiekastje of in een app te zetten. Het routeboek en de routes van eerdere jaren staan dan in een map bij de uitzetter. Stopt die, dan gaan jaren aan ritten mee naar huis.
Een voorbeeld: de uitzetter van de voorjaarsrit stuurt de inschrijflijst als bijlage naar alle deelnemers, zodat ze kunnen afspreken om samen te rijden. Daarin staan de telefoonnummers en kentekens van iedereen. Goed bedoeld, maar zo'n lijst wordt snel verder doorgestuurd dan de bedoeling was.
Is jullie club aangesloten bij de FEHAC, de federatie voor historische voertuigen, dan komt die op voor jullie belangen als eigenaren. De mail, de ledenlijst en de accounts van de club zelf vallen daar niet onder. Die regelt het bestuur, en daar gaat de Checkup over.
Kentekens, locaties en de onderdelenmarkt
Een kenteken naast een naam in de ledenlijst zegt iets over een persoon. Dan is het een persoonsgegeven, net als het adres en het telefoonnummer. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Houd de ledenlijst bij het bestuur en de ledenadministratie.
Sommige clubs delen tijdens een rit de live locatie in een app, zodat de begeleiding weet waar iedereen rijdt. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt locatiegegevens privacygevoelig. Spreek af wie mee kan kijken, en zet het delen na de rit weer uit.
Op de onderdelenmarkt of een prikbord op de website bieden leden onderdelen aan. Online handel trekt soms oplichters, bijvoorbeeld met een vals betaalverzoek. Ook de penningmeester krijgt soms een mail van "de voorzitter" met een dringende betaling. Spreek in het bestuur af dat je zo'n verzoek altijd nabelt, op het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een oldtimerclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven rijden als de uitzetter of redacteur stopt
De zwakke plek: routes en routeboeken staan in een map bij de uitzetter, het clubblad bij de redacteur.
Zo gaat het mis: stopt de uitzetter, dan gaan jaren aan ritten mee naar huis. Stopt de redacteur, dan is het adressenbestand voor de verzending weg.
Wat jullie doen: zet routebestanden en routeboeken per jaar in een gedeelde map van de club, en leg vast wat de redacteur overdraagt.
De ledenlijst, routes en het clubblad
De zwakke plek: de ledenlijst met voertuigen, de routes en de bestanden van het clubblad staan bij verschillende vrijwilligers.
Zo gaat het mis: staat iets alleen bij één persoon, dan kan een nieuwe uitzetter of redacteur niet voortbouwen op eerdere jaren.
Wat jullie doen: bewaar de bestanden van de club op een plek van de club, en zet een tweede inlogstap op de mail van het bestuur.
Kentekens, de inschrijflijst en live locatie
De zwakke plek: een ledenlijst met kentekens, inschrijflijsten als bijlage en live locatie tijdens een rit.
Zo gaat het mis: een lijst met telefoonnummers en kentekens wordt verder doorgestuurd dan de bedoeling was. Het delen van de locatie staat na de rit nog aan.
Wat jullie doen: houd de ledenlijst bij het bestuur, stuur deelnemers alleen wat ze nodig hebben, en zet het delen van de locatie na de rit uit.
Geen valse betaalverzoeken op de markt of bij het bestuur
De zwakke plek: een onderdelenmarkt of prikbord online, en een penningmeester die betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: een lid betaalt op een vals betaalverzoek voor een onderdeel. Of een mail van "de voorzitter" vraagt om een dringende betaling.
Wat jullie doen: bel een betaalverzoek altijd na, op het nummer dat jullie al hadden, en zet een tweede inlogstap op internetbankieren.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst met voertuigen, de inschrijving voor ritten, de routebestanden en het clubblad, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een oldtimer- of motorclub
Deel de inschrijflijst niet als bijlage
Stuur deelnemers alleen wat ze nodig hebben: de route, de starttijd en het nummer van de organisatie. De volledige lijst met telefoonnummers en kentekens blijft bij de organisatie.
Bewaar routes en routeboeken op één plek
Zet routebestanden en routeboeken per jaar in een gedeelde map van de club. Dan kan een nieuwe uitzetter voortbouwen op eerdere ritten.
Zet een tweede inlogstap op mail en bank
Doe dat voor de mail van het bestuur en voor internetbankieren. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Dan kan niemand inloggen met alleen een gestolen wachtwoord.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de club, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Mogen we kentekens van leden in het clubblad zetten?
Een kenteken bij een naam is een persoonsgegeven. Vraag leden vooraf of ze dat goed vinden, of zet in het clubblad alleen merk, type en bouwjaar.
Zo kan niemand uit het clubblad afleiden welk voertuig bij welk lid hoort. Dit is geen juridisch advies.
Onze club heeft geen website, alleen een groep op sociale media. Werkt de Checkup dan?
Ja. De Checkup vraagt naar wat jullie gebruiken. Bij een groep op sociale media kijkt het plan onder meer naar wie de beheerders zijn, en of er meer dan één is.
Minder systemen betekent minder stappen. Het plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt.
Wat als de redacteur van het clubblad stopt?
Dan wil je dat de bestanden, het adressenbestand voor de verzending en de afspraken met de drukker bij de club blijven.
Het IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt: de bestanden in een gedeelde map van de club, en een lijst van wat er overgaat.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie club: wie de ritten organiseert, waar de ledenlijst staat en wie de website of groep beheert.
Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in jullie plan, met uitleg.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Modelbouw- of modelspoorclub · Historische vereniging · Evenementen- of festivalstichting · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een oldtimer- of motorclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.