Voor de voorjaarsrit schrijven deelnemers zich in met naam, telefoonnummer en kenteken. Daarna staat die lijst in de mailbox van de uitzetter. Zo houd je de IT van je oldtimer- of motorclub op orde.
Een oldtimer- of motorclub draait om rijden en sleutelen: toerritten, clubavonden, een onderdelenmarkt en het clubblad. Rond die activiteiten groeit IT, van de ledenlijst met voertuigen tot de routes die leden op hun navigatie zetten. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Leden, voertuigen en de toerrit
Veel clubs houden bij welk voertuig een lid heeft: merk, type, bouwjaar en vaak het kenteken. Dat is handig voor het clubblad, voor een merkclub en voor de inschrijving van een rit. Bij een toerrit komen daar telefoonnummers bij, en soms het nummer van iemand die gebeld kan worden bij pech of een ongeluk.
Routes gaan vaak als bestand naar de deelnemers, om op een navigatiekastje of in een app te zetten. Het routeboek en de routes van eerdere jaren staan dan in een map bij de uitzetter. Stopt die, dan gaan jaren aan ritten mee naar huis.
Een voorbeeld: de uitzetter van de voorjaarsrit stuurt de inschrijflijst als bijlage naar alle deelnemers, zodat ze kunnen afspreken om samen te rijden. Daarin staan de telefoonnummers en kentekens van iedereen. Goed bedoeld, maar zo'n lijst wordt snel verder doorgestuurd dan de bedoeling was.
Meer dan 200 Nederlandse verenigingen en stichtingen zijn aangesloten bij de FEHAC, de Federatie Historische Automobiel- en Motorfietsclubs. Die behartigt de belangen van eigenaren van historische wegvoertuigen, van auto's en motoren tot bussen en tractoren. De mail, de lijsten en de accounts van je eigen club regelt het bestuur zelf.
Kentekens, locaties en de onderdelenmarkt
Een kenteken naast een naam in de ledenlijst zegt iets over een persoon. Dan is het een persoonsgegeven, net als het adres en het telefoonnummer. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Houd de ledenlijst bij het bestuur en de ledenadministratie.
Sommige clubs delen tijdens een rit de live locatie in een app, zodat de begeleiding weet waar iedereen rijdt. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt locatiegegevens privacygevoelig. Spreek af wie mee kan kijken, en zet het delen na de rit weer uit.
Op de onderdelenmarkt of een prikbord op de website bieden leden onderdelen aan. Online handel trekt soms oplichters, bijvoorbeeld met een vals betaalverzoek. Ook de penningmeester krijgt soms een mail van "de voorzitter" met een dringende betaling. Spreek in het bestuur af dat je zo'n verzoek altijd nabelt, op het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een oldtimer- of motorclub
Deel de inschrijflijst niet als bijlage
Stuur deelnemers alleen wat ze nodig hebben: de route, de starttijd en het nummer van de organisatie. De volledige lijst met telefoonnummers en kentekens blijft bij de organisatie.
Bewaar routes en routeboeken op één plek
Zet routebestanden en routeboeken per jaar in een gedeelde map van de club. Dan kan een nieuwe uitzetter voortbouwen op eerdere ritten.
Zet een tweede inlogstap op mail en bank
Doe dat voor de mail van het bestuur en voor internetbankieren. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Dan kan niemand inloggen met alleen een gestolen wachtwoord.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt: de ledenlijst met voertuigen, de inschrijving voor ritten, de routebestanden, de website met het prikbord, het clubblad, de sociale media en internetbankieren. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Het IT-plan zet op volgorde wat eerst kan, zoals een vaste plek voor routes, afspraken over de inschrijflijst en wat je overdraagt als de uitzetter of de redacteur van het clubblad stopt. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. Het uitvoeren doen jullie zelf. Over de voertuigen gaat de Checkup niet.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de club, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Mogen we kentekens van leden in het clubblad zetten?
Een kenteken bij een naam is een persoonsgegeven. Vraag leden vooraf of ze dat goed vinden, of zet in het clubblad alleen merk, type en bouwjaar. Dit is geen juridisch advies.
Onze club heeft geen website, alleen een groep op sociale media. Werkt de Checkup dan?
Ja. De Checkup vraagt naar wat jullie gebruiken. Bij een groep op sociale media kijkt het plan onder meer naar wie de beheerders zijn, en of er meer dan één is.
Wat als de redacteur van het clubblad stopt?
Dan wil je dat de bestanden, het adressenbestand voor de verzending en de afspraken met de drukker bij de club blijven. Het IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie club: wie de ritten organiseert, waar de ledenlijst staat en wie de website of groep beheert. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in je plan.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Modelbouw- of modelspoorclub · Historische vereniging · Evenementen- of festivalstichting · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?