Rijden de treinen op de clubbaan nog als dat ene lid stopt?
Een modelbouw- of modelspoorclub bouwt samen aan een clubbaan, aan modellen van schepen, auto's of vliegtuigen, of aan allebei. Er zijn clubavonden, open dagen en soms een beurs. Daar hoort IT bij: de besturing van de baan, de website, de kaartverkoop en de ledenlijst. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Is er een kopie van de instellingen op de oude laptop van de baan?
- Wie kent het wachtwoord van de besturing, behalve dat ene lid?
- Als de laptop van de baan niet meer opstart, hoe lang staat de baan dan stil?
- Op wiens naam staat de kaartverkoop van de open dag?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De clubbaan, de open dag en de kaartverkoop
Bij een deel van de modelspoorclubs rijden de treinen digitaal. Dan sturen een centrale (het kastje dat de signalen naar de rails stuurt) of een computer met speciale software de locomotieven, de wissels en de seinen. Iemand heeft dat ooit ingericht, vaak een lid met veel kennis. De instellingen, de lijst met locomotieven en de dienstregeling staan dan op die ene computer.
Een voorbeeld: op de ochtend van de open dag start de laptop die de clubbaan stuurt niet meer op. Er is geen kopie van de instellingen, en het lid dat de baan inrichtte is die dag weg. De treinen rijden die dag alleen met de hand, of niet.
Voor een open dag of een beurs verkoopt de club kaartjes, soms online. Het geld komt binnen via een betaalverzoek of een pinapparaat. Standhouders en vrijwilligers melden zich aan via mail of een formulier. Die gegevens staan vaak bij de organisator van dat jaar, en het jaar erna begint een ander weer bij nul.
Jeugdleden, beelden van de baan en vliegen met modellen
Sommige clubs hebben jeugdleden, en op open dagen komen gezinnen kijken. Filmpjes en foto's van de baan zijn leuk voor de website of een videokanaal. Staan er kinderen jonger dan 16 herkenbaar op, dan vraag je hun ouders om toestemming. De club moet die toestemming kunnen laten zien, en ouders mogen hem altijd weer intrekken.
Bouwt en vliegt jullie club ook modelvliegtuigen of drones, dan gelden Europese regels. De ILT (Inspectie Leefomgeving en Transport) geeft vergunningen aan modelvliegclubs. En de RDW geeft exploitantnummers uit: dat nummer is verplicht voor wie een drone of onbemand toestel heeft van 250 gram of meer, of met een camera. Je vraagt het aan met DigiD, of met eHerkenning (het inlogmiddel voor organisaties), en krijgt het per mail.
Zulke vergunningen en mails komen vaak binnen bij één bestuurslid. Zet in de overdracht waar ze staan en op welk mailadres ze binnenkomen. Dan kan een nieuw bestuur er meteen mee verder.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een modelbouwclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
De baan laten rijden als iemand uitvalt
De zwakke plek: de instellingen, de lijst met locomotieven en de dienstregeling staan op één computer, ingericht door één lid.
Zo gaat het mis: start de laptop op de ochtend van de open dag niet op, en is dat lid weg, dan rijden de treinen alleen met de hand, of niet.
Wat jullie doen: maak een kopie van de baaninstellingen in een map van de club, en schrijf op hoe de baan werkt.
De open dag, de ledenlijst en het archief
De zwakke plek: aanmeldingen van standhouders en vrijwilligers staan bij de organisator van dat jaar.
Zo gaat het mis: het jaar erna begint een ander weer bij nul. Vergunningen en mails staan bij één bestuurslid.
Wat jullie doen: bewaar per jaar de open dag in een gedeelde map, en zet in de overdracht waar vergunningen staan.
Wachtwoorden, de kaartverkoop en beelden van kinderen
De zwakke plek: het wachtwoord van de besturing dat één lid kent, de kaartverkoop op iemands naam en filmpjes van open dagen.
Zo gaat het mis: niemand anders kan op de baancomputer. Een filmpje met een herkenbaar kind gaat online zonder toestemming van de ouders.
Wat jullie doen: bewaar de wachtwoorden in een wachtwoordkluis van de club, en vraag ouders toestemming voor beelden van kinderen.
Kloppende betalingen en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: geld van de open dag via betaalverzoeken en een pinapparaat, en een bestuur dat betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: niemand weet nog op wiens naam de kaartverkoop staat en waar het geld heen gaat. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: zet de kaartverkoop op naam van de club, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de computer en software van de clubbaan, de ledenlijst, de website en de kaartverkoop voor de open dag, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een modelbouw- of modelspoorclub
Maak een kopie van de baaninstellingen
Zet de instellingen, de lijst met locomotieven en de software van de baancomputer op een USB-stick of in een map van de club. Schrijf op welke versie van de software je gebruikt en op wiens naam de licentie staat.
Bewaar de wachtwoorden van de baan veilig
Leg vast hoe je inlogt op de baancomputer en de centrale. Bewaar dat in een wachtwoordkluis van de club: een app die al je wachtwoorden achter één sterk wachtwoord bewaart.
Houd de open dag in één map
Bewaar per jaar de aanmeldingen van standhouders, de lijst met vrijwilligers en de afspraken over de kaartverkoop in een gedeelde map. Dan hoeft de organisator van volgend jaar niet opnieuw te beginnen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de club, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Kijkt de Checkup ook naar de besturing van onze clubbaan?
Naar de IT eromheen: of er een kopie van de instellingen is, wie kan inloggen en of de computer updates krijgt. Hoe je de baan bouwt of bedraadt, valt erbuiten.
Jullie plan zegt bijvoorbeeld hoe je de instellingen en de lijst met locomotieven kopieert, en waar de wachtwoorden van de baan veilig staan.
Onze baancomputer is oud en zit niet aan internet. Moet dat anders?
Niet per se. Een computer die alleen de baan stuurt en niet online is, loopt minder risico.
Wel wil je een kopie van de instellingen, voor als hij het niet meer doet. Het IT-plan helpt je dat te regelen, met de versie van de software en op wiens naam de licentie staat.
Mogen we filmpjes van de open dag online zetten?
Ja, als je let op wie er in beeld is. Staan kinderen jonger dan 16 herkenbaar in beeld, dan heb je toestemming van hun ouders nodig. Ouders mogen die toestemming altijd weer intrekken.
Film anders vooral de baan en de modellen. Dit is geen juridisch advies.
Wat als het lid dat de baan heeft ingericht stopt?
Dan wil je dat een ander de baan kan opstarten en bijwerken.
Het IT-plan helpt je op te schrijven hoe de baan werkt, waar de kopieën staan en wie de wachtwoorden bewaart, voordat iemand stopt. Jullie plan helpt ook een A4 te maken voor als de baancomputer op de open dag niet opstart.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Oldtimer- of motorclub · Fotoclub · Historische vereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een modelbouw- of modelspoorclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.