De treinen op de clubbaan rijden via een oude laptop, en alleen één lid weet hoe die werkt. Zo regel je de IT van je modelspoor- of modelbouwclub.
Een modelbouw- of modelspoorclub bouwt samen aan een clubbaan, aan modellen van schepen, auto's of vliegtuigen, of aan allebei. Er zijn clubavonden, open dagen en soms een beurs. Daar hoort IT bij: de besturing van de baan, de website, de kaartverkoop en de ledenlijst. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
De clubbaan, de open dag en de kaartverkoop
Bij een deel van de modelspoorclubs rijden de treinen digitaal. Dan sturen een centrale (het kastje dat de signalen naar de rails stuurt) of een computer met speciale software de locomotieven, de wissels en de seinen. Iemand heeft dat ooit ingericht, vaak een lid met veel kennis. De instellingen, de lijst met locomotieven en de dienstregeling staan dan op die ene computer.
Een voorbeeld: op de ochtend van de open dag start de laptop die de clubbaan stuurt niet meer op. Er is geen kopie van de instellingen, en het lid dat de baan inrichtte is die dag weg. De treinen rijden die dag alleen met de hand, of niet.
Voor een open dag of een beurs verkoopt de club kaartjes, soms online. Het geld komt binnen via een betaalverzoek of een pinapparaat. Standhouders en vrijwilligers melden zich aan via mail of een formulier. Die gegevens staan vaak bij de organisator van dat jaar, en het jaar erna begint een ander weer bij nul.
Jeugdleden, beelden van de baan en vliegen met modellen
Sommige clubs hebben jeugdleden, en op open dagen komen gezinnen kijken. Filmpjes en foto's van de baan zijn leuk voor de website of een videokanaal. Staan er kinderen jonger dan 16 herkenbaar op, dan vraag je hun ouders om toestemming. De club moet die toestemming kunnen laten zien, en ouders mogen hem altijd weer intrekken.
Bouwt en vliegt je club ook modelvliegtuigen of drones, dan gelden Europese regels. De ILT (Inspectie Leefomgeving en Transport) geeft vergunningen aan modelvliegclubs. En de RDW geeft exploitantnummers uit: dat nummer is verplicht voor wie een drone of onbemand toestel heeft van 250 gram of meer, of met een camera. Je vraagt het aan met DigiD, of met eHerkenning (het inlogmiddel voor organisaties), en krijgt het per mail.
Zulke vergunningen en mails komen vaak binnen bij één bestuurslid. Zet in de overdracht waar ze staan en op welk mailadres ze binnenkomen. Dan kan een nieuw bestuur er meteen mee verder.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een modelbouw- of modelspoorclub
Maak een kopie van de baaninstellingen
Zet de instellingen, de lijst met locomotieven en de software van de baancomputer op een USB-stick of in een map van de club. Schrijf op welke versie van de software je gebruikt en op wiens naam de licentie staat.
Bewaar de wachtwoorden van de baan veilig
Leg vast hoe je inlogt op de baancomputer en de centrale. Bewaar dat in een wachtwoordkluis van de club: een app die al je wachtwoorden achter één sterk wachtwoord bewaart.
Houd de open dag in één map
Bewaar per jaar de aanmeldingen van standhouders, de lijst met vrijwilligers en de afspraken over de kaartverkoop in een gedeelde map. Dan hoeft de organisator van volgend jaar niet opnieuw te beginnen.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt: de computer en software van de clubbaan, de ledenlijst, de mail van het bestuur, de website en het videokanaal, de kaartverkoop voor de open dag en internetbankieren. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan, op wiens naam het staat en hoe erg het is als het op de open dag niet werkt.
Het IT-plan zet op volgorde wat eerst kan, zoals een kopie van de baaninstellingen, een tweede inlogstap op de mail en de bank, en afspraken over beelden van jeugdleden. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Aan de baan en de modellen zelf verandert hij niets.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de club, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Kijkt de Checkup ook naar de besturing van onze clubbaan?
Naar de IT eromheen: of er een kopie van de instellingen is, wie kan inloggen en of de computer updates krijgt. Hoe je de baan bouwt of bedraadt, valt erbuiten.
Onze baancomputer is oud en zit niet aan internet. Moet dat anders?
Niet per se. Een computer die alleen de baan stuurt en niet online is, loopt minder risico. Wel wil je een kopie van de instellingen, voor als hij het niet meer doet. Het IT-plan helpt je dat te regelen.
Mogen we filmpjes van de open dag online zetten?
Ja, als je let op wie er in beeld is. Staan kinderen jonger dan 16 herkenbaar in beeld, dan heb je toestemming van hun ouders nodig. Film anders vooral de baan en de modellen. Dit is geen juridisch advies.
Wat als het lid dat de baan heeft ingericht stopt?
Dan wil je dat een ander de baan kan opstarten en bijwerken. Het IT-plan helpt je op te schrijven hoe de baan werkt, waar de kopieën staan en wie de wachtwoorden bewaart, voordat iemand stopt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Oldtimer- of motorclub · Fotoclub · Historische vereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij