De portretten van de modelavond staan op de clubwebsite, maar niemand weet meer wat er met het model is afgesproken. Zo houd je de IT van je fotoclub op orde.
Een fotoclub draait om beelden: de clubavond met fotobespreking, de onderlinge competitie, de jaarlijkse expositie en de galerij op de website. Daar komt veel IT bij kijken, van de map waarin leden hun foto's inleveren tot het archief en de accounts op sociale media. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Inleveren, bespreken en bewaren
Veel fotoclubs laten leden hun foto's digitaal inleveren voor de bespreking of de onderlinge competitie. Dat gaat via een gedeelde map, een formulier of een mail naar de wedstrijdcommissie. Voor de beamer op de clubavond zet iemand de foto's op een laptop of een USB-stick.
Fotobestanden zijn groot, en een club bewaart er in de loop van de jaren veel van. Vaak staat het archief op de computer of de externe harde schijf van één lid. Dat is zo gegroeid. Een voorbeeld: de externe schijf met het clubarchief valt van tafel en doet het niet meer. Er was geen tweede kopie, en de foto's van jaren exposities zijn weg.
Een deel van de fotoclubs is aangesloten bij de Fotobond. Die organiseert met zestien regionale afdelingen wedstrijden, exposities en cursussen voor clubs en leden. Doet je club mee aan wedstrijden, dan helpt het als duidelijk is wie namens de club inlevert en met welke inlog. Staat die inlog op het adres van de club, dan kan een opvolger ermee verder.
Modellen, publiek en foto's op internet
Leden fotograferen mensen: een model op de clubavond, voorbijgangers op straat, andere leden tijdens een excursie. Zodra mensen herkenbaar in beeld zijn, zijn het persoonsgegevens, schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens. Dan geldt de AVG, de Europese privacywet.
Maakt iemand foto's voor zichzelf en deelt hij ze hooguit in een heel kleine kring, dan geldt de AVG niet. Deelt de club foto's breder, zoals op de clubwebsite of een openbare pagina op sociale media, dan is er een grondslag nodig: een reden die de wet toestaat. Meestal is dat toestemming van de mensen op de foto.
Leg daarom bij een fotosessie met een model vast wat is afgesproken: waar de foto's gebruikt mogen worden, en bij wie het model terechtkan als die de toestemming wil intrekken. Bewaar die afspraak bij de club, niet alleen bij de fotograaf. Staan er kinderen jonger dan 16 herkenbaar op een foto, dan vraag je hun ouders om toestemming.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een fotoclub
Maak een tweede kopie van het archief
Zet het clubarchief op twee plekken, bijvoorbeeld een externe schijf van de club en online opslag op naam van de club. Kijk een keer per jaar of je een oude foto terug kunt halen.
Leg afspraken met modellen vast
Maak een kort formulier voor fotosessies: wie het model is, waar de foto's gebruikt mogen worden en hoe het model contact opneemt. Bewaar de ingevulde formulieren in een map van de club.
Zet de clubaccounts op een clubadres
Kijk op wiens mailadres de website, de sociale media en de inlog voor wedstrijden staan. Zet ze op een adres van de club, met een tweede inlogstap. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je fotoclub gebruikt: de ledenlijst, de mail van het bestuur, de website met de galerij, de sociale media, de map waarin leden inleveren, het archief en internetbankieren. Per systeem geef je aan wie erbij kan, op wiens naam het staat en of er een kopie is.
Omdat een fotoclub veel mensen in beeld brengt, vraagt de Checkup ook hoe je toestemming voor foto's bijhoudt en wie foto's op de website mag zetten. Het IT-plan zet dat om in stappen die een vrijwilliger zelf kan doen, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. Over de foto's zelf oordeelt hij niet.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de fotoclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Mag een lid foto's van de clubavond op zijn eigen openbare account zetten?
Houdt een lid foto's privé, of deelt hij ze in een heel kleine kring, dan geldt de AVG niet. Op een openbaar account is dat anders: dan is meestal toestemming nodig van wie herkenbaar op de foto staat. Spreek als club af hoe jullie hiermee omgaan. Dit is geen juridisch advies.
Ons archief staat op de schijf van één lid. Is dat een probleem?
Het komt vaak voor, en het werkt zolang de schijf het doet en het lid blijft. Een tweede kopie op een plek van de club maakt het veiliger. Het IT-plan helpt je kiezen hoe.
Kijkt de Checkup ook naar onze camera's en bewerkingssoftware?
Niet naar de fotografie zelf. Wel naar de accounts en abonnementen van de club, zoals online opslag of een gedeelde licentie: op wiens naam die staan en wie erbij kan.
Wat als onze webmaster stopt?
Dan wil je dat de club zelf kan inloggen op de website en bij de domeinnaam kan. Het IT-plan helpt je vast te leggen waar de website draait, op wiens naam de domeinnaam staat en wie de wachtwoorden bewaart.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Historische vereniging · Modelbouw- of modelspoorclub · Sterrenwacht of weerkundeclub · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team