Wat is er afgesproken met het model van jullie laatste modelavond?
Een fotoclub draait om beelden: de clubavond met fotobespreking, de onderlinge competitie, de jaarlijkse expositie en de galerij op de website. Daar komt veel IT bij kijken, van de map waarin leden hun foto's inleveren tot het archief en de accounts op sociale media. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staat het clubarchief op één externe schijf bij één lid thuis?
- Staan er herkenbare mensen in de galerij op jullie website, en weten zij dat?
- Met welke inlog levert de club in bij de Fotobond, en kan een opvolger daarmee verder?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Inleveren, bespreken en bewaren
Veel fotoclubs laten leden hun foto's digitaal inleveren voor de bespreking of de onderlinge competitie. Dat gaat via een gedeelde map, een formulier of een mail naar de wedstrijdcommissie. Voor de beamer op de clubavond zet iemand de foto's op een laptop of een USB-stick.
Fotobestanden zijn groot, en een club bewaart er in de loop van de jaren veel van. Vaak staat het archief op de computer of de externe harde schijf van één lid. Dat is zo gegroeid. Een voorbeeld: de externe schijf met het clubarchief valt van tafel en doet het niet meer. Er was geen tweede kopie, en de foto's van jaren exposities zijn weg.
Doet jullie club mee aan wedstrijden van de Fotobond, dan helpt het als duidelijk is wie namens de club inlevert en met welke inlog. Staat die inlog op het adres van de club, dan kan een opvolger ermee verder.
Modellen, publiek en foto's op internet
Leden fotograferen mensen: een model op de clubavond, voorbijgangers op straat, andere leden tijdens een excursie. Zodra mensen herkenbaar in beeld zijn, zijn het persoonsgegevens, schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens. Dan geldt de AVG, de Europese privacywet.
Maak je foto's voor jezelf en deel je ze hooguit in een heel kleine kring, dan geldt de AVG niet. Deelt de club foto's breder, zoals op de clubwebsite of een openbare pagina op sociale media, dan is er een grondslag nodig: een reden die de wet toestaat. Meestal is dat toestemming van de mensen op de foto.
Leg daarom bij een fotosessie met een model vast wat is afgesproken: waar de foto's gebruikt mogen worden, en bij wie het model terechtkan als die de toestemming wil intrekken. Bewaar die afspraak bij de club, en niet uitsluitend bij de fotograaf. Staan er kinderen jonger dan 16 herkenbaar op een foto, dan vraag je hun ouders om toestemming.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een fotoclub telt: dat de clubavonden en wedstrijden doorgaan, dat jullie je foto's houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de webmaster stopt
De zwakke plek: de website, de sociale media en de inlog voor wedstrijden van de Fotobond staan vaak op het mailadres van één lid.
Zo gaat het mis: stopt dat lid, dan kan de club niet meer inleveren of de website bijwerken.
Wat jullie doen: zet de clubaccounts op een adres van de club, met een tweede inlogstap.
Een archief op twee plekken
De zwakke plek: het clubarchief staat vaak op de externe schijf van één lid.
Zo gaat het mis: de schijf valt van tafel en doet het niet meer. Er was geen tweede kopie, en de foto's van jaren exposities zijn weg.
Wat jullie doen: zet het archief op twee plekken, en kijk een keer per jaar of jullie een oude foto terug kunnen halen.
Modellen en mensen in de galerij
De zwakke plek: leden fotograferen modellen, voorbijgangers en elkaar, en de club deelt foto's op de website.
Zo gaat het mis: er staan herkenbare mensen in de galerij die dat niet weten. Of een model wil de toestemming intrekken en niemand weet wat er is afgesproken.
Wat jullie doen: leg afspraken met modellen vast in een kort formulier, en bewaar de formulieren in een map van de club.
Weten wat er is ingeleverd
De zwakke plek: leden leveren in via een gedeelde map, een formulier of de mail.
Zo gaat het mis: een foto komt niet aan, of de verkeerde versie gaat naar de bespreking of de wedstrijd.
Wat jullie doen: spreek één manier van inleveren af, en leg vast wie namens de club inlevert.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst, de mail van het bestuur, de website met de galerij, de sociale media, de map waarin leden inleveren, het archief en internetbankieren, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een fotoclub
Maak een tweede kopie van het archief
Zet het clubarchief op twee plekken, bijvoorbeeld een externe schijf van de club en online opslag op naam van de club. Kijk een keer per jaar of je een oude foto terug kunt halen.
Leg afspraken met modellen vast
Maak een kort formulier voor fotosessies: wie het model is, waar de foto's gebruikt mogen worden en hoe het model contact opneemt. Bewaar de ingevulde formulieren in een map van de club.
Zet de clubaccounts op een clubadres
Kijk op wiens mailadres de website, de sociale media en de inlog voor wedstrijden staan. Zet ze op een adres van de club, met een tweede inlogstap. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de fotoclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Mag een lid foto's van de clubavond op een eigen openbaar account zetten?
Houdt een lid foto's privé, of deelt het lid ze in een heel kleine kring, dan geldt de AVG niet. Op een openbaar account is dat anders: dan is meestal toestemming nodig van wie herkenbaar op de foto staat.
Spreek als club af hoe jullie hiermee omgaan. De Checkup vraagt hoe jullie toestemming bijhouden. Dit is geen juridisch advies.
Ons archief staat op de schijf van één lid. Is dat een probleem?
Het komt vaak voor, en het werkt zolang de schijf het doet en het lid blijft. Maar valt de schijf uit, of stopt het lid, dan is het archief weg.
Een tweede kopie op een plek van de club maakt het veiliger. Jullie plan helpt je kiezen hoe, met een handleiding.
Kijkt de Checkup ook naar onze camera's en bewerkingssoftware?
Niet naar de fotografie zelf. Wel naar de accounts en abonnementen van de club, zoals online opslag of een gedeelde licentie.
De Checkup vraagt op wiens naam die staan en wie erbij kan. Staat iets op een privé-adres, dan komt het als stap in jullie plan.
Wat als onze webmaster stopt?
Dan wil je dat de club zelf kan inloggen op de website en bij de domeinnaam kan.
Jullie plan helpt je vast te leggen waar de website draait, op wiens naam de domeinnaam staat en wie de wachtwoorden bewaart. Het plan blijft van de club, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Historische vereniging · Modelbouw- of modelspoorclub · Sterrenwacht of weerkundeclub · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een fotoclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.