Een vrijwilliger scant al jaren de oude dorpsfoto's op zijn eigen laptop. Zo zorg je dat die scans van de vereniging blijven.
Een historische vereniging bewaart het geheugen van een dorp of stad: foto's, bidprentjes, krantenknipsels, kaarten en verhalen. Steeds meer daarvan is gescand. Met de +Z Checkup zie je waar die bestanden staan, wie erbij kan en wat als eerste kan.
Scans, de beeldbank en het ledenblad
De collectie groeit vaak op papier en digitaal tegelijk. Een vrijwilliger scant foto's die inwoners komen brengen. Een ander beschrijft ze in een programma voor de beeldbank of de collectieregistratie. De redactie maakt het ledenblad, en de secretaris houdt de ledenlijst bij.
Veel van dat werk staat op privé-computers en op een externe harde schijf die bij iemand thuis ligt. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang iedereen actief blijft. Lastig wordt het als die laptop stuk gaat of als de vrijwilliger stopt. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de beeldbank staat online, maar alleen de maker weet nog hoe je erop inlogt en waar de domeinnaam geregistreerd staat.
Een kopie op een tweede plek, en inloggegevens die het bestuur kan vinden, maken de vereniging minder afhankelijk van één persoon.
Oude foto's, levende mensen en auteursrecht
Voor gegevens van overleden personen geldt de AVG, de Europese privacywet, niet. Dat maakt veel historisch werk eenvoudiger. Maar een klassenfoto uit de jaren zeventig laat vaak mensen zien die nog leven. Voor hen geldt de AVG wel. En de Autoriteit Persoonsgegevens noemt een stamboom met doodsoorzaken als voorbeeld: een erfelijke ziekte zegt ook iets over de nabestaanden. Zulke informatie mag alleen online als de nabestaanden toestemming geven.
Dan is er het auteursrecht. Dat vervalt pas 70 jaar na het overlijden van de maker. Een foto van een plaatselijke fotograaf kan dus nog beschermd zijn, ook als hij al lang bij de vereniging in een doos ligt. Noteer daarom bij elke scan wie de foto maakte en wie hem schonk. Dan kun je later nagaan wat je mag publiceren.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een historische vereniging
Bewaar de scans op twee plekken
Zet naast de externe schijf een tweede kopie op een andere plek, bijvoorbeeld in een opslagdienst in de cloud op naam van de vereniging. Controleer eens per jaar of je er een bestand uit terug kunt halen.
Leg bij elke scan de herkomst vast
Schrijf per foto op wie hem maakte, wie hem schonk en of er afspraken zijn over gebruik. Een kolom in de beeldbank of een eenvoudige lijst is genoeg.
Zet de domeinnaam op de vereniging
Kijk op wiens naam de website en de beeldbank geregistreerd staan. Staat dat op een privépersoon, zet het dan over naar de vereniging en leg de inlog vast bij het bestuur.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt. Bij een historische vereniging zijn dat meestal de beeldbank of collectieregistratie, de scans en externe schijven, de website, het programma voor het ledenblad, de ledenlijst en de mail van het bestuur. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, of er een kopie is en hoe erg het is als het wegvalt.
Het IT-plan zet dat in stappen die een vrijwilliger kan doen: een reservekopie maken en testen, een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op de belangrijkste accounts, en een overdrachtslijst voor als een bestuurslid of beeldbankbeheerder stopt. Ook foto's van levende mensen en de herkomst van beeldmateriaal krijgen een plek. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur of de beeldbankbeheerder wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze collectie staat op een externe harde schijf. Is dat genoeg?
Het is een goed begin. Maar één schijf kan stuk gaan, kwijtraken of samen met de rest verloren gaan bij brand of inbraak. Een tweede kopie op een andere plek maakt je veel minder kwetsbaar. Het IT-plan helpt je die op te zetten en af en toe te testen.
Mogen we een oude klassenfoto op de beeldbank zetten?
Voor overleden personen geldt de AVG niet, voor mensen die nog leven wel. Op een foto van veertig of vijftig jaar geleden staan vaak mensen die nog leven. Daarnaast kan de foto nog auteursrechtelijk beschermd zijn. De Checkup vraagt hoe jullie hiermee omgaan en zet aandachtspunten in het plan. Het is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die de beeldbank bouwde stopt?
Dan wil je weten waar de beeldbank draait, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt. Het IT-plan helpt je dat nu al vast te leggen, zodat een nieuwe vrijwilliger het kan overnemen.
Kijkt de Checkup ook naar de papieren collectie?
Nee. De Checkup gaat over de IT: de scans, de beeldbank, de website, de mail en de accounts. Hoe je papier en foto's bewaart valt erbuiten.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Museum · Dorpshuis · Buurtvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij