Wie kan inloggen op de beeldbank als de maker ervan stopt?
Een historische vereniging bewaart het geheugen van een dorp of stad: foto's, bidprentjes, krantenknipsels, kaarten en verhalen. Steeds meer daarvan is gescand. Met de +Z Checkup zie je waar die bestanden staan, wie erbij kan en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staan de scans alleen op een laptop of een harde schijf bij iemand thuis?
- Van wie zijn de scans van al die oude dorpsfoto's?
- Staan er op jullie site klassenfoto's van mensen die nog leven?
- Weten jullie van welke foto's het auteursrecht nog niet is vervallen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Scans, de beeldbank en het ledenblad
De collectie groeit vaak op papier en digitaal tegelijk. Een vrijwilliger scant foto's die inwoners komen brengen. Een ander beschrijft ze in een programma voor de beeldbank of de collectieregistratie. De redactie maakt het ledenblad, en de secretaris houdt de ledenlijst bij.
Veel van dat werk staat op privé-computers en op een externe harde schijf die bij iemand thuis ligt. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang iedereen actief blijft. Lastig wordt het als die laptop stukgaat of als de vrijwilliger stopt. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de beeldbank staat online, maar alleen de maker weet nog hoe je erop inlogt en waar de domeinnaam geregistreerd staat.
Een kopie op een tweede plek, en inloggegevens die het bestuur kan vinden, maken de vereniging minder afhankelijk van één persoon.
Oude foto's, levende mensen en auteursrecht
Voor gegevens van overleden personen geldt de AVG, de Europese privacywet, niet. Dat maakt veel historisch werk eenvoudiger. Maar een klassenfoto uit de jaren zeventig laat vaak mensen zien die nog leven. Voor hen geldt de AVG wel. En de Autoriteit Persoonsgegevens noemt een stamboom met doodsoorzaken als voorbeeld: een erfelijke ziekte zegt ook iets over de nabestaanden. Zulke informatie mag alleen online als de nabestaanden toestemming geven.
Dan is er het auteursrecht. Dat vervalt pas 70 jaar na het overlijden van de maker. Een foto van een plaatselijke fotograaf kan dus nog beschermd zijn, ook als hij al lang bij de vereniging in een doos ligt. Noteer daarom bij elke scan wie de foto maakte en wie hem schonk. Dan kun je later nagaan wat je mag publiceren.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een historische vereniging telt: dat het werk doorgaat als een vrijwilliger stopt, dat jullie je collectie houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de beeldbankbeheerder stopt
De zwakke plek: de beeldbank staat online, maar alleen de maker weet hoe je inlogt en waar de domeinnaam geregistreerd staat.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan kan niemand de beeldbank meer bijwerken of de rekening betalen.
Wat jullie doen: zet de website en de beeldbank op naam van de vereniging, en leg de inlog vast bij het bestuur.
Scans op twee plekken
De zwakke plek: veel scans staan op privé-computers en op een externe harde schijf die bij iemand thuis ligt.
Zo gaat het mis: gaat die schijf stuk, raakt hij kwijt of gaat hij verloren bij brand of inbraak, dan is jaren scanwerk weg.
Wat jullie doen: bewaar de scans op twee plekken, en kijk eens per jaar of jullie er een bestand uit terug kunnen halen.
Foto's van mensen die nog leven
De zwakke plek: op klassenfoto's uit de jaren zeventig staan vaak mensen die nog leven, en een stamboom kan iets zeggen over nabestaanden.
Zo gaat het mis: zulke foto's of gegevens komen online, terwijl de AVG voor levende mensen wel geldt.
Wat jullie doen: kijk voor het publiceren of er mensen op staan die nog leven, en vraag bij gevoelige informatie de nabestaanden om toestemming.
Een kloppende herkomst
De zwakke plek: foto's komen binnen van inwoners, en niemand noteert wie ze maakte.
Zo gaat het mis: later weet niemand meer of het auteursrecht nog geldt, of wat de schenker heeft afgesproken.
Wat jullie doen: leg bij elke scan vast wie de foto maakte, wie hem schonk en of er afspraken zijn over gebruik.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de beeldbank of collectieregistratie, de scans en externe schijven, de website, het programma voor het ledenblad, de ledenlijst en de mail van het bestuur, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een historische vereniging
Bewaar de scans op twee plekken
Zet naast de externe schijf een tweede kopie op een andere plek, bijvoorbeeld in een opslagdienst in de cloud op naam van de vereniging. Controleer eens per jaar of je er een bestand uit terug kunt halen.
Leg bij elke scan de herkomst vast
Schrijf per foto op wie hem maakte, wie hem schonk en of er afspraken zijn over gebruik. Een kolom in de beeldbank of een eenvoudige lijst is genoeg.
Zet de domeinnaam op de vereniging
Kijk op wiens naam de website en de beeldbank geregistreerd staan. Staat dat op een privépersoon, zet het dan over naar de vereniging en leg de inlog vast bij het bestuur.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur of de beeldbankbeheerder wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze collectie staat op een externe harde schijf. Is dat genoeg?
Het is een goed begin. Maar één schijf kan stukgaan, kwijtraken of samen met de rest verloren gaan bij brand of inbraak.
Een tweede kopie op een andere plek maakt jullie veel minder kwetsbaar. Jullie plan helpt je die op te zetten en af en toe te testen, met een handleiding.
Mogen we een oude klassenfoto op de beeldbank zetten?
Voor overleden personen geldt de AVG niet, voor mensen die nog leven wel. Op een foto van veertig of vijftig jaar geleden staan vaak mensen die nog leven. Daarnaast kan de foto nog auteursrechtelijk beschermd zijn: dat vervalt pas 70 jaar na het overlijden van de maker.
De Checkup vraagt hoe jullie hiermee omgaan en zet aandachtspunten in het plan. Het is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die de beeldbank bouwde stopt?
Dan wil je weten waar de beeldbank draait, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt.
Jullie plan helpt je dat nu al vast te leggen, met een overdrachtslijst, zodat een nieuwe vrijwilliger het kan overnemen. Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
Kijkt de Checkup ook naar de papieren collectie?
Nee. De Checkup gaat over de IT: de scans, de beeldbank, de website, de mail en de accounts.
Hoe jullie papier en foto's bewaren, valt erbuiten. Wel komt de herkomst van gescande foto's in jullie plan, omdat die bepaalt wat jullie online mogen zetten.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Museum · Dorpshuis · Buurtvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een historische vereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.