Weet het museum wie er zaterdag aan de kassa stond?
Veel kleine musea draaien op vrijwilligers en een bestuur, vaak in de vorm van een stichting. Aan de kassa, in de collectie en op de website gebeurt steeds meer digitaal. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Kan een oud-vrijwilliger nog inloggen op de kassa?
- Is er een kopie van de collectieregistratie, en is die ooit teruggezet?
- Wie bekijkt de beelden van de camera's in de zalen, en hoe lang blijven ze staan?
- Klopt de ANBI-pagina nog met het bestuur van nu?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Kassa, Museumkaart en de collectieregistratie
Aan de balie reken je entree en de museumwinkel af, met een kassa en een pinautomaat. Is jullie museum lid van de Museumvereniging, dan scan je daar ook de Museumkaart. Het museum krijgt een vergoeding voor elke gescande kaart. Werkt de kassa of de scanner niet, dan merk je dat dus meteen.
Achter de schermen staat de collectieregistratie: welke objecten je hebt, van wie ze komen en wat er in bruikleen is. Daarnaast heb je een rooster voor de vrijwilligers, een lijst met Vrienden of donateurs, een nieuwsbrief en een website met openingstijden.
Vrijwilligers wisselen vaak, en dus delen ze makkelijk één inlog voor de kassa of de collectie. Dat is begrijpelijk. Maar dan zie je niet wie wat deed, en blijft de code werken voor iemand die al gestopt is.
Camera's in de zalen, de ANBI-pagina en het bestuur
Hangen er camera's in de zalen of bij de ingang, dan gelden daar regels voor: je hebt een goede reden nodig, je laat met bordjes zien dat er gefilmd wordt, en je bewaart de beelden niet langer dan nodig.
Is jullie museum een ANBI, een instelling die het algemeen nut dient, dan publiceer je een aantal gegevens op internet. Bijvoorbeeld de naam, het RSIN (het fiscale nummer), de doelstelling, het beleidsplan en de namen en functies van de bestuurders. De Belastingdienst vraagt dat die pagina makkelijk te vinden is met een eigen webadres. Wordt de website vernieuwd door een nieuwe vrijwilliger, controleer dan of die pagina blijft bestaan.
Een stichting heeft geen leden, maar wel een bestuur. Bij een bestuurswissel helpt het als duidelijk is wie de website, de kassa en de bankrekening beheert.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie museum kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie museum
We kijken naar wat bij een museum telt: dat het museum blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Open blijven als de kassa of een vrijwilliger uitvalt
De zwakke plek: de kassa, de scanner van de Museumkaart en de website hangen aan een paar vrijwilligers.
Zo gaat het mis: werkt de kassa of de scanner niet op een drukke dag, dan merken jullie dat meteen. Stopt de vrijwilliger van de website, dan kan de ANBI-pagina verdwijnen.
Wat jullie doen: schrijf op wie de kassa, de website en de bankrekening beheert, zodat een ander het kan overnemen.
De collectieregistratie en de lijst met Vrienden
De zwakke plek: de collectieregistratie staat bij een leverancier of op één computer, en er is geen eigen kopie.
Zo gaat het mis: gaat er iets mis, of stopt de leverancier, dan weten jullie niet meer welke objecten jullie hebben en wat er in bruikleen is.
Wat jullie doen: maak zelf een export van de collectieregistratie en bewaar die buiten het museum, op een plek waar het bestuur bij kan.
Een gedeelde code, camera's en oud-vrijwilligers
De zwakke plek: vrijwilligers delen één inlog voor de kassa of de collectie, en er hangen camera's in de zalen.
Zo gaat het mis: de code blijft werken voor iemand die al gestopt is, en niemand ziet wie wat deed. Niemand weet hoe lang de camerabeelden blijven staan.
Wat jullie doen: geef iedereen een eigen inlog als de kassa dat kan, verander anders de code zodra iemand stopt, en spreek af wie de beelden bekijkt.
Een kloppende ANBI-pagina en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: een ANBI-pagina met de namen van het bestuur, en betalingen door het bestuur.
Zo gaat het mis: na een bestuurswissel staan er nog oude namen op de ANBI-pagina. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: klik de ANBI-pagina na na elke bestuurswissel, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de kassa en de pinautomaat, de collectieregistratie, de website en het rooster van de vrijwilligers, en de vragen gaan over het museum, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een museum
Geef kassavrijwilligers een eigen inlog
Kan de kassa met aparte accounts werken, geef dan iedereen een eigen inlog. Kan dat niet, verander de gedeelde code dan zodra een vrijwilliger stopt.
Klik je ANBI-pagina na
Open de pagina met je ANBI-gegevens. Kijk of de namen van het bestuur nog kloppen en of het webadres werkt.
Maak een kopie van de collectieregistratie
Zoek zelf op hoe jullie een export van de collectieregistratie maken. Bewaar die kopie buiten het museum, op een plek waar het bestuur bij kan.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over het museum, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze kassa en collectiesoftware worden door de leverancier beheerd. Wat moeten wij dan nog doen?
De leverancier houdt de software draaiend: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat de leverancier niet levert, is hoe jullie museum ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Wie er inlogt. Jullie plan zegt hoe vrijwilligers een eigen inlog krijgen, en hoe je iemand die stopt afsluit.
- Een eigen kopie. Jullie plan zegt hoe je zelf een export van de collectieregistratie maakt en die buiten het museum bewaart.
- Uitval. Jullie plan helpt een A4 te maken voor als de kassa op een drukke dag stilligt.
- Alles eromheen. De website, de ANBI-pagina, de camera's en de mail van het bestuur: jullie plan zet het op volgorde.
Weet je iets niet, dan vraag je het de leverancier met het voorbeeldbericht uit het plan. De leverancier kijkt naar het eigen pakket. De Checkup kijkt naar het hele museum.
We zijn een stichting en kunnen de btw niet terugvragen. Welke prijs geldt voor ons?
Voor verenigingen en stichtingen is de prijs altijd inclusief btw: vanaf €29 per maand, en eenmalig €175 voor het plan op maat.
Er komen elk seizoen nieuwe vrijwilligers bij. Hoe houden we de accounts bij?
Met een eenvoudige lijst: wie heeft toegang tot welk systeem, en sinds wanneer.
Het IT-plan helpt je die lijst te maken en bij elke wissel na te lopen. Haal wie stopt meteen van de lijst, en verander een gedeelde code als die er nog is.
Kijkt de Checkup ook naar de beveiliging van de collectie?
Naar de IT eromheen: camera's, apparaten met internet en wie erbij kan. De beveiliging van het gebouw en de objecten zelf valt erbuiten.
Hebben jullie camera's of apparaten met internet, dan vraagt de Checkup of de standaardwachtwoorden veranderd zijn. Wat nog open staat, komt in jullie plan.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Historische vereniging · Kinderboerderij · Goede-doelenstichting · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een museum, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van bezoekers en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.