Op zaterdag staan drie vrijwilligers achter de kassa van het museum, en ze gebruiken één inlog. Zo regel je dat netjes.
Veel kleine musea draaien op vrijwilligers en een bestuur, vaak in de vorm van een stichting. Aan de kassa, in de collectie en op de website gebeurt steeds meer digitaal. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Kassa, Museumkaart en de collectieregistratie
Aan de balie reken je entree en de museumwinkel af, met een kassa en een pinautomaat. Is je museum lid van de Museumvereniging, dan scan je daar ook de Museumkaart. Het museum krijgt een vergoeding voor elke gescande kaart. Werkt de kassa of de scanner niet, dan merk je dat dus meteen.
Achter de schermen staat de collectieregistratie: welke objecten je hebt, van wie ze komen en wat er in bruikleen is. Daarnaast heb je een rooster voor de vrijwilligers, een lijst met Vrienden of donateurs, een nieuwsbrief en een website met openingstijden.
Vrijwilligers wisselen vaak, en dus delen ze makkelijk één inlog voor de kassa of de collectie. Dat is begrijpelijk. Maar dan zie je niet wie wat deed, en blijft de code werken voor iemand die al gestopt is.
Camera's in de zalen, de ANBI-pagina en het bestuur
Hangen er camera's in de zalen of bij de ingang, dan gelden daar regels voor: je hebt een goede reden nodig, je laat met bordjes zien dat er gefilmd wordt, en je bewaart de beelden niet langer dan nodig.
Is je museum een ANBI, een instelling die het algemeen nut dient, dan publiceer je een aantal gegevens op internet. Bijvoorbeeld de naam, het RSIN (het fiscale nummer), de doelstelling, het beleidsplan en de namen en functies van de bestuurders. De Belastingdienst vraagt dat die pagina makkelijk te vinden is met een eigen webadres. Wordt de website vernieuwd door een nieuwe vrijwilliger, controleer dan of die pagina blijft bestaan.
Een stichting heeft geen leden, maar wel een bestuur. Bij een bestuurswissel helpt het als duidelijk is wie de website, de kassa en de bankrekening beheert.
De Checkup signaleert welke regels voor je museum kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een museum
Geef kassavrijwilligers een eigen inlog
Kan de kassa met aparte accounts werken, geef dan iedereen een eigen inlog. Kan dat niet, verander de gedeelde code dan zodra een vrijwilliger stopt.
Klik je ANBI-pagina na
Open de pagina met je ANBI-gegevens. Kijk of de namen van het bestuur nog kloppen en of het webadres werkt.
Maak een kopie van de collectieregistratie
Vraag je leverancier of zoek zelf uit hoe je een export maakt. Bewaar die kopie buiten het museum, op een plek waar het bestuur bij kan.
Waar de Checkup op let bij je museum
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen je museum gebruikt: de kassa en pinautomaat, de collectieregistratie, de website, de nieuwsbrief, het rooster van de vrijwilligers en de mail van het bestuur. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en hoe erg het is als het op een drukke dag uitvalt.
Heb je camera's of apparaten met internet, dan wil de Checkup weten of de standaardwachtwoorden veranderd zijn. In het IT-plan komen stappen voor eigen inlogs, een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op de accounts van het bestuur, een kopie van de collectiegegevens en een overdrachtslijst voor als een bestuurslid stopt. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over het museum, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze kassa en collectiesoftware worden door de leverancier beheerd. Wat moeten wij dan nog doen?
De leverancier houdt de software draaiend. Wie er mag inloggen, en of het museum zelf een kopie van de gegevens heeft, regel je als museum. Weet je iets niet, dan vraag je het de leverancier met de voorbeeldmail uit het plan.
We zijn een stichting en kunnen de btw niet terugvragen. Welke prijs geldt voor ons?
Dan geldt de prijs inclusief btw: €45,38 per maand en eenmalig €181,50 bij de start. Per jaar is dat €544,50, inclusief btw.
Er komen elk seizoen nieuwe vrijwilligers bij. Hoe houden we de accounts bij?
Met een eenvoudige lijst: wie heeft toegang tot welk systeem, en sinds wanneer. Het IT-plan helpt je die lijst te maken en bij elke wissel na te lopen.
Kijkt de Checkup ook naar de beveiliging van de collectie?
Naar de IT eromheen: camera's, apparaten met internet en wie erbij kan. De beveiliging van het gebouw en de objecten zelf valt erbuiten.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Historische vereniging · Kinderboerderij · Goede-doelenstichting · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?