Wie meldt de lammetjes bij RVO als jullie voorzitter stopt?
Een kinderboerderij met schapen, geiten en kippen draait vaak op vrijwilligers, met een bestuur of een beheerder. Er komen gezinnen, schoolklassen en soms kinderfeestjes. Met de +Z Checkup zie je hoe de meldingen bij RVO, de inlogs, de gegevens van vrijwilligers en de camera's geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Heeft maar één bestuurslid eHerkenning, en wordt die soms gedeeld?
- Is de vaste dierverzorger gemachtigd om meldingen te doen?
- Staan gegevens over deelnemers van de dagbesteding in het werkrooster of de groepsapp?
- Hoe lang bewaren jullie de beelden van de camera bij de stal?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Dieren melden bij RVO en eHerkenning
Wie schapen of geiten houdt, moet een bedrijfsregister bijhouden en meldingen doen bij RVO, de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Dat geldt voor alle houders. Je meldt geboorte, aanvoer, afvoer en sterfte. Een geboorte van een lam meld je binnen 6 maanden, de andere veranderingen binnen 7 kalenderdagen. Dat kan in het I&R-systeem op Mijn RVO.
Een organisatie die bij de KVK staat ingeschreven, logt bij RVO in met eHerkenning. eHerkenning is een persoonlijk inlogmiddel: je mag het niet delen of doorgeven. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: alleen één bestuurslid heeft eHerkenning. Is die persoon op vakantie of gestopt, dan blijven de meldingen liggen.
Via Mijn RVO kun je iemand anders machtigen om meldingen voor je te doen, bijvoorbeeld de vaste dierverzorger. Je kunt er een einddatum bij zetten. De kinderboerderij blijft zelf verantwoordelijk dat de meldingen kloppen en op tijd zijn.
Vrijwilligers, dagbesteding en camera's op het erf
Op vrijwel alle kinderboerderijen werken vrijwilligers en stagiairs, en dagbesteding vanuit de zorg is gebruikelijk. Van deelnemers aan dagbesteding heb je soms gegevens over gezondheid of begeleiding. Die zijn volgens de AVG, de Europese privacywet, bijzondere persoonsgegevens. Houd ze bij de begeleider, en zet ze niet in het werkrooster of de groepsapp.
Werken vrijwilligers met kinderen of met mensen die kwetsbaar zijn, dan kan een VOG passen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Via de Regeling Gratis VOG kost die niets, als jullie organisatie aan de voorwaarden voldoet. Een van die voorwaarden is eHerkenning.
Hangt er een camera bij de stal of de ingang, dan moeten bezoekers weten dat die er hangt en waarvoor, bijvoorbeeld met een bordje. Bewaar de beelden niet langer dan nodig. Foto's van kinderen bij de dieren zijn leuk voor de website, maar voor kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie kinderboerderij kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
- vSKBN: de branche kinderboerderijen in beeld (pdf)
- Autoriteit Persoonsgegevens: wat zijn persoonsgegevens? (ook bijzondere persoonsgegevens)
- Gratis VOG: voorwaarden van de regeling
- Autoriteit Persoonsgegevens: regels cameratoezicht voor organisaties
- Veilig Internetten: foto's en video's van je kind bij school, opvang of vereniging
Waar de Checkup op let bij jullie kinderboerderij
We kijken naar wat bij een kinderboerderij telt: dat de boerderij blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven melden als iemand er niet is
De zwakke plek: vaak heeft maar één bestuurslid eHerkenning, en doet één persoon de meldingen bij RVO.
Zo gaat het mis: is die persoon op vakantie of gestopt, dan blijven de meldingen van geboren lammetjes liggen.
Wat jullie doen: machtig via Mijn RVO een tweede persoon, en schrijf op wie eHerkenning heeft.
Het bedrijfsregister, de mail en het archief
De zwakke plek: het bedrijfsregister, het rooster en de bestanden van de boerderij staan bij één vrijwilliger of bestuurslid.
Zo gaat het mis: stopt die, dan zijn jullie het overzicht van de dieren of het rooster kwijt.
Wat jullie doen: zet de bestanden van de boerderij op een plek van de stichting of vereniging, met een tweede kopie.
eHerkenning, dagbesteding en de camera
De zwakke plek: een gedeelde eHerkenning, gegevens van dagbesteding in het rooster en camerabeelden bij de stal.
Zo gaat het mis: eHerkenning gaat van hand tot hand, terwijl hij persoonlijk is. Gegevens over begeleiding staan in de groepsapp. Niemand weet hoe lang de beelden blijven staan.
Wat jullie doen: geef elke melder een eigen inlog of machtiging, houd gegevens over dagbesteding bij de begeleider, en spreek af hoe lang jullie de beelden bewaren.
Kloppende meldingen en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: meldingen bij RVO met een vaste termijn, en betalingen voor kinderfeestjes en schoolklassen.
Zo gaat het mis: een melding klopt niet of is te laat, en de boerderij blijft daar zelf verantwoordelijk voor. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd het bedrijfsregister op één plek bij, met de termijnen voor de meldingen erbij, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals Mijn RVO en eHerkenning, het rooster voor vrijwilligers, de camera's en de website, en de vragen gaan over de kinderboerderij, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een kinderboerderij
Zorg dat twee mensen kunnen melden
Kijk wie nu de meldingen bij RVO doet en met welke inlog. Machtig via Mijn RVO een tweede persoon, zodat een geboren lam ook gemeld wordt als de vaste melder er niet is.
Schrijf op wie eHerkenning heeft
Zet in het bestuursdossier wie eHerkenning heeft voor de kinderboerderij. Stopt die persoon, regel dan op tijd een eigen middel voor een ander bestuurslid.
Hang een bordje bij de camera
Hangt er een camera op het erf, zet dan bij de ingang een bordje. Vermeld waarom de camera er hangt en bij wie je terechtkunt met vragen over de beelden.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid, de beheerder of een vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de kinderboerderij, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze kinderboerderij hoort bij de gemeente. Is de Checkup dan voor ons?
De Checkup is voor verenigingen en stichtingen met een eigen bestuur. Regelt de gemeente de IT, dan ligt veel bij de gemeente.
Heeft jullie stichting of vereniging eigen accounts, zoals de website, de mail of Mijn RVO, dan helpt de Checkup daarbij. Ligt een stap bij de gemeente, dan staat er in jullie plan een voorbeeldbericht klaar om het daar te vragen.
Wat als de vrijwilliger die de dieren meldt stopt?
Dan wil je dat een tweede persoon al gemachtigd is om meldingen te doen. Een geboorte meld je binnen 6 maanden, de andere veranderingen binnen 7 kalenderdagen, dus lang wachten kan niet.
Het IT-plan helpt je dat vooraf te regelen, met een handleiding voor wie het overneemt. Machtig via Mijn RVO een tweede persoon, eventueel met een einddatum.
Mogen we foto's van kinderen bij de dieren online zetten?
Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig.
Zonder toestemming kies je een foto waarop geen kinderen herkenbaar zijn, of je zet alleen de dieren op de foto. De Checkup vraagt hoe jullie dat regelen, maar is geen juridisch advies.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie eigen situatie: wie de dieren meldt, wie de website doet en waar het rooster staat. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan.
Elke stap in het plan legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding. Wat klaar is, vinken jullie af.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Dierenasiel of dierenopvang · Speeltuinvereniging · Natuur- en milieuvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een kinderboerderij, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van bezoekers en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.