De lammetjes moeten gemeld worden bij RVO, maar alleen de vorige voorzitter kan inloggen. Zo regel je de IT van je kinderboerderij.

Een kinderboerderij met schapen, geiten en kippen draait vaak op vrijwilligers, met een bestuur of een beheerder. Er komen gezinnen, schoolklassen en soms kinderfeestjes. Met de +Z Checkup zie je hoe de meldingen bij RVO, de inlogs, de gegevens van vrijwilligers en de camera's geregeld zijn, en wat als eerste kan.

Dieren melden bij RVO en eHerkenning

Wie schapen of geiten houdt, moet een bedrijfsregister bijhouden en meldingen doen bij RVO, de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Dat geldt voor alle houders. Je meldt geboorte, aanvoer, afvoer en sterfte. Een geboorte van een lam meld je binnen 6 maanden, de andere veranderingen binnen 7 kalenderdagen. Dat kan in het I&R-systeem op Mijn RVO.

Een organisatie die bij de KVK staat ingeschreven, logt bij RVO in met eHerkenning. eHerkenning is een persoonlijk inlogmiddel: je mag het niet delen of doorgeven. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: alleen één bestuurslid heeft eHerkenning. Is die persoon op vakantie of gestopt, dan blijven de meldingen liggen.

Via Mijn RVO kun je iemand anders machtigen om meldingen voor je te doen, bijvoorbeeld de vaste dierverzorger. Je kunt er een einddatum bij zetten. De kinderboerderij blijft zelf verantwoordelijk dat de meldingen kloppen en op tijd zijn.

Vrijwilligers, dagbesteding en camera's op het erf

Op vrijwel alle kinderboerderijen werken vrijwilligers en stagiairs, en dagbesteding vanuit de zorg is gebruikelijk. Van deelnemers aan dagbesteding heb je soms gegevens over gezondheid of begeleiding. Die zijn volgens de AVG, de Europese privacywet, bijzondere persoonsgegevens. Houd ze bij de begeleider, en zet ze niet in het werkrooster of de groepsapp.

Werken vrijwilligers met kinderen of met mensen die kwetsbaar zijn, dan kan een VOG passen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Via de Regeling Gratis VOG kan die gratis zijn, als je organisatie aan de voorwaarden voldoet. Een van die voorwaarden is eHerkenning.

Hangt er een camera bij de stal of de ingang, dan moeten bezoekers weten dat die er hangt en waarvoor, bijvoorbeeld met een bordje. Bewaar de beelden niet langer dan nodig. Foto's van kinderen bij de dieren zijn leuk voor de website, maar voor kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig.

De Checkup signaleert welke regels voor je kinderboerderij kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.

Drie eerste stappen voor een kinderboerderij

Stap 1

Zorg dat twee mensen kunnen melden

Kijk wie nu de meldingen bij RVO doet en met welke inlog. Machtig via Mijn RVO een tweede persoon, zodat een geboren lam ook gemeld wordt als de vaste melder er niet is.

Stap 2

Schrijf op wie eHerkenning heeft

Zet in het bestuursdossier wie eHerkenning heeft voor de kinderboerderij. Stopt die persoon, regel dan op tijd een eigen middel voor een ander bestuurslid.

Stap 3

Hang een bordje bij de camera

Hangt er een camera op het erf, zet dan bij de ingang een bordje. Vermeld waarom de camera er hangt en bij wie je terechtkunt met vragen over de beelden.

Waar de Checkup op let bij je kinderboerderij

De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je kinderboerderij gebruikt. Vaak zijn dat Mijn RVO en eHerkenning, de mail en de website, een rooster voor vrijwilligers, een formulier voor schoolklassen of kinderfeestjes, een pinapparaat, camera's en de bankrekening. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en op wiens naam het staat.

Omdat je werkt met vrijwilligers, dagbesteding en jonge bezoekers, vraagt de Checkup welke gegevens je van hen hebt, en hoe je omgaat met foto's en camera's. Het IT-plan zet dat om in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. Over de verzorging van de dieren gaat de Checkup niet.

+Z Checkup voor verenigingen en stichtingen

€45,38 p/m

+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel

Een bestuurslid, de beheerder of een vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de kinderboerderij, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.

Houd me op de hoogte →Je krijgt één mail zodra de Checkup voor verenigingen en stichtingen klaar is.

Veelgestelde vragen

Onze kinderboerderij hoort bij de gemeente. Is de Checkup dan voor ons?

De Checkup is voor verenigingen en stichtingen met een eigen bestuur. Regelt de gemeente de IT, dan ligt veel bij de gemeente. Heeft jullie stichting of vereniging eigen accounts, zoals de website, de mail of Mijn RVO, dan helpt de Checkup daarbij.

Wat als de vrijwilliger die de dieren meldt stopt?

Dan wil je dat een tweede persoon al gemachtigd is om meldingen te doen. Het IT-plan helpt je dat vooraf te regelen, met een handleiding voor wie het overneemt.

Mogen we foto's van kinderen bij de dieren online zetten?

Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig. Zonder toestemming kies je een foto waarop geen kinderen herkenbaar zijn, of je zet alleen de dieren op de foto.

We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?

Ja. De vragen gaan over jullie eigen situatie: wie de dieren meldt, wie de website doet en waar het rooster staat. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan.

Ook interessant

Verwante verenigingen en stichtingen: Dierenasiel of dierenopvang · Speeltuinvereniging · Natuur- en milieuvereniging · alle verenigingen

Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij