Waar staan tien jaar aan tellingen, en is daar een kopie van?
Een natuur- of milieuvereniging draait op leden die tellen, gidsen, snoeien en schrijven. Waarnemingen, foto's, excursies en werkdagen gaan steeds vaker via apps en gedeelde mappen. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staan er locatiegegevens van zeldzame soorten in de foto's die leden delen?
- Filmt de wildcamera alleen dieren, of ook wandelaars?
- Hoe lang bewaren jullie de lijsten van een excursie met namen en telefoonnummers?
- Wie ziet in de groepsapp waar het kwetsbare nest ligt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Tellingen, excursies en werkdagen
Werkgroepen tellen vogels, vlinders of planten en voeren hun waarnemingen in via een app of website. Voor een excursie schrijven mensen zich in met naam en telefoonnummer. Voor een werkdag in het natuurterrein, zoals knotten of maaien, maakt iemand een rooster. En de redactie maakt het ledenblad en de nieuwsbrief.
Soms hangt de vereniging een wildcamera op om te zien welke dieren er langskomen. Staatsbosbeheer wijst erop dat je met zo'n camera geen beelden van mensen mag opnemen. Camerabeelden waarop iemand te herkennen is, zijn persoonsgegevens.
Veel van dit werk gebeurt op de eigen telefoon en laptop van vrijwilligers. Dat werkt goed. Het helpt als de vereniging weet welke accounts van de vereniging zelf zijn, zoals de website, de nieuwsbrief en de gedeelde fotomap.
Kwetsbare soorten, foto's en de ledenlijst
De Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF) laat waarnemingen van soorten op haar Lijst Kwetsbare Soorten bewust vervaagd zien, omdat die soorten gevoelig zijn voor verstoring. Die gedachte kun je ook gebruiken voor je eigen website, sociale media en groepsapp. Een mooie foto van een oehoe kan prima online, zonder de precieze plek van het nest erbij.
Daarnaast bewaart de vereniging een ledenlijst met adressen en bankgegevens voor de contributie, en inschrijvingen voor excursies. Die gegevens vallen onder de AVG, de Europese privacywet. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de excursielijst van vorig voorjaar staat nog in de mail van de gids. Spreek af dat je zulke lijsten na afloop weggooit.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een natuurvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: de website, de nieuwsbrief en de gedeelde fotomap draaien vaak op de eigen telefoon en laptop van één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan weet niemand in welk programma de nieuwsbrief gemaakt wordt of waar de lijst met abonnees staat.
Wat jullie doen: zet de accounts van de vereniging op naam van de vereniging, en maak een overdrachtslijst voor als een bestuurslid of werkgroepcoördinator stopt.
Tellingen, foto's en het archief
De zwakke plek: tien jaar aan tellingen staat in een map of op een laptop, zonder dat iemand weet of er een kopie is.
Zo gaat het mis: gaat die laptop stuk, of stopt de werkgroepcoördinator, dan zijn jullie de tellingen van jaren kwijt.
Wat jullie doen: zet telgegevens en foto's in een gedeelde map van de vereniging, met een kopie op een tweede plek.
Kwetsbare soorten, de wildcamera en excursielijsten
De zwakke plek: locaties van kwetsbare soorten in foto's en groepsapps, een wildcamera bij een pad, en excursielijsten in de mail van de gids.
Zo gaat het mis: de plek van een nest gaat rond in een grote groepsapp. De wildcamera filmt wandelaars. De excursielijst van vorig voorjaar staat nog in de mail.
Wat jullie doen: deel geen precieze locaties van kwetsbare soorten, richt de camera op de dieren, en ruim excursielijsten na afloop op.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: een ledenlijst met bankgegevens voor de contributie, en een bestuur dat betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: de contributie gaat van een oud rekeningnummer af, omdat de lijst op twee plekken anders staat. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd de ledenadministratie op één plek bij, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie, de nieuwsbrief, gedeelde mappen met foto's en telgegevens en de wildcamera's, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een natuur- of milieuvereniging
Spreek af hoe je plekken deelt
Maak met de werkgroepen een korte afspraak: geen precieze locaties van kwetsbare soorten in openbare posts, op de website of in grote groepsapps.
Richt de wildcamera op de dieren
Hang de camera zo dat er geen wandelpad in beeld is. Staat er toch iemand herkenbaar op, wis die beelden dan en deel ze niet.
Ruim excursielijsten op
Spreek af dat de gids of organisator de inschrijvingen na de excursie verwijdert. Wat je voor de statistiek wilt houden, zoals het aantal deelnemers, schrijf je op zonder namen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur of een werkgroep wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze leden voeren waarnemingen in op hun eigen account. Hoort dat bij de Checkup?
De eigen accounts van leden zijn van henzelf. De Checkup kijkt naar wat de vereniging beheert, zoals de website, de nieuwsbrief, gedeelde mappen en een gezamenlijk account van een werkgroep.
Wel kan het plan afspraken bevatten over hoe jullie waarnemingen delen, bijvoorbeeld geen precieze locaties van kwetsbare soorten in openbare posts.
Mogen we beelden van onze wildcamera online zetten?
Beelden van dieren wel. Staat er iemand herkenbaar op, dan zijn dat persoonsgegevens en deel je ze niet. Wis die beelden.
Vraag ook altijd toestemming aan de terreineigenaar voor je een camera ophangt. De Checkup vraagt hoe jullie dit doen. Het is geen juridisch advies.
In ons bestuur weet niemand veel van IT. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over de vereniging: wie de website bijhoudt, waar de ledenlijst staat en wie bij de nieuwsbrief kan.
Weet je iets niet, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in het plan, met uitleg hoe jullie het uitzoeken.
Wat als de vrijwilliger die de nieuwsbrief maakt stopt?
Dan wil je weten in welk programma de nieuwsbrief gemaakt wordt, op wiens naam het account staat en waar de lijst met abonnees staat.
Het IT-plan helpt je dat vast te leggen, zodat iemand anders het kan overnemen: het account op een adres van de vereniging, en twee mensen die erbij kunnen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Kinderboerderij · Hengelsportvereniging · Energiecoöperatie · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een natuur- of milieuvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.