Na de broedvogeltelling delen vrijwilligers hun waarnemingen in de groepsapp. Zo houd je de plek van een kwetsbaar nest uit beeld.
Een natuur- of milieuvereniging draait op leden die tellen, gidsen, snoeien en schrijven. Waarnemingen, foto's, excursies en werkdagen gaan steeds vaker via apps en gedeelde mappen. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Tellingen, excursies en werkdagen
Werkgroepen tellen vogels, vlinders of planten en voeren hun waarnemingen in via een app of website. Voor een excursie schrijven mensen zich in met naam en telefoonnummer. Voor een werkdag in het natuurterrein, zoals knotten of maaien, maakt iemand een rooster. En de redactie maakt het ledenblad en de nieuwsbrief.
Soms hangt de vereniging een wildcamera op om te zien welke dieren er langskomen. Daar heb je toestemming van de terreineigenaar voor nodig. Staatsbosbeheer wijst er ook op dat je met zo'n camera geen beelden van mensen mag opnemen. Camerabeelden waarop iemand te herkennen is, zijn persoonsgegevens.
Veel van dit werk gebeurt op de eigen telefoon en laptop van vrijwilligers. Dat werkt goed. Het helpt als de vereniging weet welke accounts van de vereniging zelf zijn, zoals de website, de nieuwsbrief en de gedeelde fotomap.
Kwetsbare soorten, foto's en de ledenlijst
De Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF) laat waarnemingen van soorten op haar Lijst Kwetsbare Soorten bewust vervaagd zien, omdat die soorten gevoelig zijn voor verstoring. Die gedachte kun je ook gebruiken voor je eigen website, sociale media en groepsapp. Een mooie foto van een oehoe kan prima online, zonder de precieze plek van het nest erbij.
Daarnaast bewaart de vereniging een ledenlijst met adressen en bankgegevens voor de contributie, en inschrijvingen voor excursies. Die gegevens vallen onder de AVG, de Europese privacywet. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de excursielijst van vorig voorjaar staat nog in de mail van de gids. Spreek af dat je zulke lijsten na afloop weggooit.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een natuur- of milieuvereniging
Spreek af hoe je plekken deelt
Maak met de werkgroepen een korte afspraak: geen precieze locaties van kwetsbare soorten in openbare posts, op de website of in grote groepsapps.
Richt de wildcamera op de dieren
Hang de camera zo dat er geen wandelpad in beeld is. Staat er toch iemand herkenbaar op, wis die beelden dan en deel ze niet.
Ruim excursielijsten op
Spreek af dat de gids of organisator de inschrijvingen na de excursie verwijdert. Wat je voor de statistiek wilt houden, zoals het aantal deelnemers, schrijf je op zonder namen.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt: de ledenadministratie, de website, de nieuwsbrief, gedeelde mappen met foto's en telgegevens, groepsapps, wildcamera's en de mail van het bestuur. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en of dat nog klopt met wie er nu actief is.
In het IT-plan komen stappen die een vrijwilliger kan doen: accounts op naam van de vereniging in plaats van op privé-adressen, een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op de belangrijkste accounts, afspraken over foto's en locaties, en een overdrachtslijst voor als een bestuurslid of werkgroepcoördinator stopt. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur of een werkgroep wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze leden voeren waarnemingen in op hun eigen account. Hoort dat bij de Checkup?
De eigen accounts van leden zijn van henzelf. De Checkup kijkt naar wat de vereniging beheert, zoals de website, de nieuwsbrief, gedeelde mappen en een gezamenlijk account van een werkgroep. Wel kan het plan afspraken bevatten over hoe je waarnemingen deelt.
Mogen we beelden van onze wildcamera online zetten?
Beelden van dieren wel. Staat er iemand herkenbaar op, dan zijn dat persoonsgegevens en deel je ze niet. Vraag ook altijd toestemming aan de terreineigenaar voor je een camera ophangt. De Checkup vraagt hoe jullie dit doen. Het is geen juridisch advies.
In ons bestuur weet niemand veel van IT. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over de vereniging: wie de website bijhoudt, waar de ledenlijst staat en wie bij de nieuwsbrief kan. Weet je iets niet, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in het plan.
Wat als de vrijwilliger die de nieuwsbrief maakt stopt?
Dan wil je weten in welk programma de nieuwsbrief gemaakt wordt, op wiens naam het account staat en waar de lijst met abonnees staat. Het IT-plan helpt je dat vast te leggen, zodat iemand anders het kan overnemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Kinderboerderij · Hengelsportvereniging · Energiecoöperatie · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij