Wie maakt het incassobestand voor de VISpas, en wie kan erbij?
Bij een hengelsportvereniging draait veel om de VISpas: de contributie, de incasso, de lijst van viswateren en de wedstrijden aan de waterkant. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Staat de functie van penningmeester in HSVnet op een mailadres van de vereniging?
- Heeft elk bestuurslid een eigen inlog met een tweede inlogstap, of delen jullie er een?
- Wat gebeurt er met de oude bestanden uit HSV Leden 2015 na de overstap?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De VISpas, HSVnet en de incasso
Voor een lid is de VISpas het bewijs van lidmaatschap. De pas is geldig tot en met 31 december. Wil een lid stoppen, dan zegt het lid voor 1 oktober op via MijnSportvisserij. De meeste verenigingen sturen in november of december de facturen, zodat leden hun nieuwe VISpas voor 1 januari hebben.
Achter de schermen werken veel verenigingen met de ledenadministratie van de Sportvisunie, de landelijke organisatie van de sportvisserij. Het oude pakket HSV Leden 2015 wordt in 2026 vervangen door de ledenadministratie in HSVnet. In HSVnet regel je ook wedstrijden, de financiën en de website van de vereniging.
Zo'n overstap is een goed moment om te kijken wie welke rol heeft. Je account in HSVnet is persoonlijk en hoort bij jouw rol in de vereniging. Inloggen gaat met je lidnummer, een wachtwoord en een tweede inlogstap: een extra code uit een app of per mail. Een beheerder kan voor elke functie een apart mailadres instellen. Kies daarvoor een adres van de vereniging, dan blijft de post bij de functie als er een nieuwe penningmeester komt.
De Sportvisunie biedt ook een service waarbij de Sportvisunie het grootste deel van de ledenadministratie doet, zoals het versturen van de VISpassen en het maken van de incassobestanden. Of je dat zelf doet of uitbesteedt, is een keuze van het bestuur. Allebei kan goed, als maar duidelijk is wie wat doet.
Jeugdvissers, wedstrijden en het ledenbestand
Veel hengelsportverenigingen hebben jeugdleden met een JeugdVISpas, en organiseren jeugdvisdagen en onderlinge wedstrijden. Dan staan namen van kinderen in de ledenadministratie, op inschrijflijsten en soms in de uitslagen op de website.
Een voorbeeld: een vrijwilliger houdt de uitslagen van de onderlinge competitie al jaren bij in een spreadsheet op een eigen laptop. Daarin staan ook telefoonnummers en de namen van de jeugdvissers. Die vrijwilliger stopt als wedstrijdsecretaris, en de spreadsheet gaat mee naar huis. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen nooit op een plek van de vereniging gezet.
Voor foto's van een jeugdvisdag op de website of op Facebook geldt een duidelijke regel. Is een kind jonger dan 16, dan vraag je de ouders specifiek om toestemming. De vereniging moet die toestemming kunnen laten zien, en ouders mogen hem altijd weer intrekken.
Begeleiden vrijwilligers de jeugd aan de waterkant, dan kan jullie vereniging om een VOG vragen. Dat is een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt een vrijwilliger die met minderjarigen werkt daar niets voor. Jullie vereniging heeft eHerkenning nodig om zich voor die regeling aan te melden. eHerkenning is het inlogmiddel waarmee een organisatie online zaken regelt met de overheid.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
- Sportvisunie: de VISpas, kosten, opzeggen en geldigheid
- Sportvisunie: service ledenadministratie en HSV Leden 2015
- Sportvisunie: HSVnet
- Sportvisunie: HSVnet vragen en antwoorden
- Visgids: Sportvisunie van start
- Veilig Internetten: foto's en video's bij school, opvang en sportvereniging
- Gratis VOG: de Regeling Gratis VOG
- Justis: VOG voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een hengelsportvereniging telt: dat de VISpassen op tijd bij de leden zijn, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan bij een bestuurswissel
De zwakke plek: de functies in HSVnet en bij de bank staan vaak op het privémailadres van de penningmeester of secretaris.
Zo gaat het mis: komt er vlak voor de VISpas-periode een nieuwe penningmeester, dan blijft de post bij de oude.
Wat jullie doen: geef elke functie een mailadres van de vereniging, en gebruik dat adres in HSVnet en bij de bank.
Oude bestanden en wedstrijdlijsten
De zwakke plek: na de overstap van HSV Leden 2015 naar HSVnet blijven oude bestanden achter, en uitslagen staan in een spreadsheet op een eigen laptop.
Zo gaat het mis: stopt de wedstrijdsecretaris, dan gaat de spreadsheet met de uitslagen en de telefoonnummers mee naar huis.
Wat jullie doen: zet uitslagen en inschrijflijsten in een gedeelde map van de vereniging, en spreek af wat er met oude bestanden gebeurt.
Eigen inlogs en jeugdvissers
De zwakke plek: bestuursleden delen soms een inlog, en op inschrijflijsten en uitslagen staan namen van kinderen.
Zo gaat het mis: een gedeelde inlog blijft werken voor wie gestopt is. Of een foto van een jeugdvisdag staat op Facebook zonder toestemming van de ouders.
Wat jullie doen: geef elk bestuurslid een eigen inlog met een tweede inlogstap, en vraag ouders toestemming voor foto's.
Een kloppende incasso
De zwakke plek: het incassobestand voor de VISpas maakt één persoon, met gegevens van alle leden.
Zo gaat het mis: in het bestand staan leden die voor 1 oktober opzegden, of de verkeerde rekeningnummers. Of iemand die er niet bij hoort, kan het bestand openen.
Wat jullie doen: spreek af wie het incassobestand maakt en wie erbij kan, of laat het de Sportvisunie doen, als het maar duidelijk is wie wat doet.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie van de Sportvisunie, de bankrekening voor de incasso, de website en de sociale media, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een hengelsportvereniging
Geef elke functie een clubadres
Maak voor de secretaris, de penningmeester en de wedstrijdsecretaris een mailadres van de vereniging. Gebruik dat adres in HSVnet en bij de bank. Bij een bestuurswissel krijgt de opvolger dat adres, en hoeft niemand privémail te delen.
Zet de tweede inlogstap aan
Stel in HSVnet de tweede inlogstap in met een app op je telefoon. Doe hetzelfde voor de mail van de vereniging en de bankrekening. Dan is een wachtwoord alleen niet genoeg om binnen te komen.
Haal de wedstrijdlijsten naar één plek
Zet uitslagen en inschrijflijsten in een gedeelde map van de vereniging, niet op een privélaptop. Spreek af hoe lang je oude lijsten met telefoonnummers bewaart.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We stappen over van HSV Leden naar HSVnet. Is dat een goed moment voor de Checkup?
Ja. Bij een overstap kijken jullie toch al wie welke rol heeft. Met de Checkup leggen jullie vast wie beheerder is, welke mailadressen jullie gebruiken en waar oude bestanden blijven.
Voor vragen over HSVnet zelf ga je naar de Sportvisunie. Jullie kunnen meteen beginnen: een account aanmaken, afrekenen en de vragen invullen.
Mogen we foto's van de jeugdvisdag op Facebook zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Is een kind jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders. De vereniging moet die toestemming kunnen laten zien.
Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken. De Checkup vraagt hoe jullie dat bijhouden, maar is geen juridisch advies.
Wat als onze wedstrijdsecretaris stopt?
Dan wil je dat de uitslagen, de inschrijflijsten en de inlog voor de wedstrijden bij de vereniging blijven.
Jullie plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt, zodat een ander het kan overnemen. Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal: wie de incasso maakt, waar de uitslagen staan en wie in HSVnet kan.
Jullie plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met uitleg en een handleiding per stap.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Watersportvereniging · Duikvereniging · Schietvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een hengelsportvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.