In november gaan de facturen voor de VISpas de deur uit. Zo weet het bestuur van je hengelsportvereniging wie in de ledenadministratie kan.
Bij een hengelsportvereniging draait veel om de VISpas: de contributie, de incasso, de lijst van viswateren en de wedstrijden aan de waterkant. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
De VISpas, HSVnet en de incasso
Voor een lid is de VISpas het bewijs van lidmaatschap. De naam van je vereniging staat erop, en de pas is geldig tot en met 31 december. Wil een lid stoppen, dan zegt hij voor 1 oktober op via MijnSportvisserij. De meeste verenigingen sturen in november of december de facturen, zodat leden hun nieuwe VISpas voor 1 januari hebben.
Achter de schermen werken veel verenigingen met de ledenadministratie van de Sportvisunie. Dat is de landelijke organisatie waarin Sportvisserij Nederland en zes regionale federaties sinds oktober 2025 samen verder gaan. Het oude pakket HSV Leden 2015 wordt in 2026 vervangen door de ledenadministratie in HSVnet. In HSVnet regel je ook wedstrijden, de financiën en de website van de vereniging.
Zo'n overstap is een goed moment om te kijken wie welke rol heeft. Je account in HSVnet is persoonlijk en hoort bij jouw rol in de vereniging. Inloggen gaat met je lidnummer, een wachtwoord en een tweede inlogstap: een extra code uit een app of per mail. Een beheerder kan voor elke functie een apart mailadres instellen. Kies daarvoor een adres van de vereniging, dan blijft de post bij de functie als er een nieuwe penningmeester komt.
De Sportvisunie biedt ook een service waarbij zij het grootste deel van de ledenadministratie doen, zoals het versturen van de VISpassen en het maken van de incassobestanden. Of je dat zelf doet of uitbesteedt, is een keuze van het bestuur. Allebei kan goed, als maar duidelijk is wie wat doet.
Jeugdvissers, wedstrijden en het ledenbestand
Veel hengelsportverenigingen hebben jeugdleden met een JeugdVISpas, en organiseren jeugdvisdagen en onderlinge wedstrijden. Dan staan namen van kinderen in de ledenadministratie, op inschrijflijsten en soms in de uitslagen op de website.
Een voorbeeld: een vrijwilliger houdt de uitslagen van de onderlinge competitie al jaren bij in een spreadsheet op zijn eigen laptop. Daarin staan ook telefoonnummers en de namen van de jeugdvissers. Hij stopt als wedstrijdsecretaris, en de spreadsheet gaat met hem mee naar huis. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen nooit op een plek van de vereniging gezet.
Voor foto's van een jeugdvisdag op de website of op Facebook geldt een duidelijke regel. Is een kind jonger dan 16, dan vraag je de ouders specifiek om toestemming. De vereniging moet die toestemming kunnen laten zien, en ouders mogen hem altijd weer intrekken.
Begeleiden vrijwilligers de jeugd aan de waterkant, dan kan je vereniging om een VOG vragen. Dat is een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt een vrijwilliger die met minderjarigen werkt daar niets voor. Je vereniging heeft eHerkenning nodig om zich voor die regeling aan te melden. eHerkenning is het inlogmiddel waarmee een organisatie online zaken regelt met de overheid.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
- Sportvisunie: de VISpas, kosten, opzeggen en geldigheid
- Sportvisunie: service ledenadministratie en HSV Leden 2015
- Sportvisunie: HSVnet
- Sportvisunie: HSVnet vragen en antwoorden
- Visgids: Sportvisunie van start
- Veilig Internetten: foto's en video's bij school, opvang en sportvereniging
- Gratis VOG: de Regeling Gratis VOG
- Justis: VOG voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties
Drie eerste stappen voor een hengelsportvereniging
Geef elke functie een clubadres
Maak voor de secretaris, de penningmeester en de wedstrijdsecretaris een mailadres van de vereniging. Gebruik dat adres in HSVnet en bij de bank. Bij een bestuurswissel krijgt de opvolger dat adres, en hoeft niemand zijn privémail te delen.
Zet de tweede inlogstap aan
Stel in HSVnet de tweede inlogstap in met een app op je telefoon. Doe hetzelfde voor de mail van de vereniging en de bankrekening. Dan is een wachtwoord alleen niet genoeg om binnen te komen.
Haal de wedstrijdlijsten naar één plek
Zet uitslagen en inschrijflijsten in een gedeelde map van de vereniging, niet op een privélaptop. Spreek af hoe lang je oude lijsten met telefoonnummers bewaart.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt, zoals de ledenadministratie van de Sportvisunie, de bankrekening voor de incasso, de website en de sociale media. Bij elk systeem let jouw IT-plan op wie er beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een adres van de vereniging staat of op een privé-adres.
Ook vraagt de Checkup waar de wedstrijduitslagen en inschrijflijsten staan, hoe je omgaat met de gegevens van jeugdvissers en hoe je toestemming voor foto's bijhoudt. Doet de Sportvisunie een deel van je administratie, of doe je alles zelf, dan staat in het plan wat bij jullie keuze hoort.
In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails, bijvoorbeeld voor een bestuurswissel vlak voor de VISpas-periode. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We stappen over van HSV Leden naar HSVnet. Is dat een goed moment voor de Checkup?
Ja. Bij een overstap kijk je toch al wie welke rol heeft. Met de Checkup leg je vast wie beheerder is, welke mailadressen je gebruikt en waar oude bestanden blijven. Voor vragen over HSVnet zelf ga je naar de Sportvisunie. Meld je aan, dan krijg je één mail zodra de Checkup voor verenigingen klaar is.
Mogen we foto's van de jeugdvisdag op Facebook zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Is een kind jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders. Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken. De Checkup helpt je dat te regelen, maar is geen juridisch advies.
Wat als onze wedstrijdsecretaris stopt?
Dan wil je dat de uitslagen, de inschrijflijsten en de inlog voor de wedstrijden bij de vereniging blijven. Jouw IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt, zodat een ander het kan overnemen.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal. Een IT-raadgever kijkt jouw IT-plan daarna na en scherpt het aan waar dat kan.