Waar blijven de medische verklaringen na jullie clubweekend?
Bij een duikvereniging gaat het om opleidingen, brevetten, trainingen in het zwembad en duiken in open water. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Bewaren jullie medische verklaringen, terwijl de NOB zegt dat het niet hoeft?
- Wat gebeurt er met de cursistenlijsten als een instructeur stopt?
- Wie kan in MijnNOB nog leden inschrijven en facturen maken?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
MijnNOB, brevetten en opleidingen
Is jullie vereniging aangesloten bij de Nederlandse Onderwatersport Bond (NOB), dan regel je veel in MijnNOB. Wat je daar ziet, hangt af van je rol. Een bestuurslid schrijft via het menu Vereniging nieuwe leden in, maakt facturen en regelt de contributie. Een instructeur registreert brevetten en meldt cursisten aan voor de 1*-, 2*- of 3*-duikopleiding.
De theorie van de opleidingen staat in een aparte leeromgeving, FlowSparks. Cursisten krijgen daarvan vanzelf een mail als ze in MijnNOB zijn aangemeld. Zo heb je als vereniging al snel een paar systemen naast elkaar: MijnNOB, de leeromgeving, de website, de mail van het bestuur en de app-groepen voor de duikplanning.
Instructeurs komen en gaan. Iemand die jaren de opleidingen deed, heeft vaak nog lijsten met cursisten, oefenschema's en telefoonnummers op een eigen computer. Dat is normaal gegroeid. Spreek wel af wat er met die gegevens gebeurt als een instructeur stopt.
Medische verklaringen, jeugdleden en de app-groep
Voor de medische kant werkt de NOB met een online zelftest, die leden invullen als ze beginnen met duiken of freediven.
De zelftest slaat zelf niets op. Aan het eind kan het lid een eigen verklaring downloaden als pdf. Volgens de NOB hoeft een vereniging die verklaringen niet op te slaan. Of je ze bij bepaalde activiteiten toch bewaart, zoals een clubweekend, kiest jullie vereniging zelf.
Een voorbeeld: voor een clubweekend vraagt de duikleider iedereen om de eigen verklaring in de app-groep te zetten. Zo ziet de hele groep elkaars medische verklaring, en staan de bestanden op ieders telefoon. Niemand bedoelde er iets verkeerds mee. Beter is dat de verklaringen naar één persoon gaan, die ze na het weekend weer verwijdert.
Heb je jeugdleden, bijvoorbeeld in de 1*-Junior duikopleiding vanaf 12 jaar, dan let je ook op foto's. Is een lid jonger dan 16, dan vraag je de ouders specifiek om toestemming voordat je een foto op de website of op sociale media zet. Dat geldt ook voor onderwaterfoto's waarop een kind herkenbaar is.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een duikvereniging telt: dat de opleidingen doorgaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als een instructeur stopt
De zwakke plek: cursistenlijsten, oefenschema's en telefoonnummers staan op de eigen computer van een instructeur.
Zo gaat het mis: stopt die instructeur, dan kan een nieuwe instructeur niet verder waar de vorige stopte.
Wat jullie doen: zet cursistlijsten, lesschema's en de lijst van uitgeleend materiaal in een map van de vereniging.
Gegevens op een plek van de vereniging
De zwakke plek: naast MijnNOB zijn er de leeromgeving, de website, de mail van het bestuur en de app-groepen.
Zo gaat het mis: staat de mail of een account op een privé-adres, dan gaat het mee als een bestuurslid stopt.
Wat jullie doen: zet de accounts op een adres van de vereniging, en leg vast wat waar staat.
Rollen in MijnNOB en medische verklaringen
De zwakke plek: oud-bestuursleden houden een rol in MijnNOB, en medische verklaringen gaan rond in de app-groep.
Zo gaat het mis: een oud-bestuurslid kan nog leden inschrijven en facturen maken. Of de hele groep ziet elkaars medische verklaring, op ieders telefoon.
Wat jullie doen: loop na wie welke rol heeft in MijnNOB, en laat verklaringen naar één persoon gaan, die ze na het weekend verwijdert.
Kloppende brevetten en geen nepmail
De zwakke plek: brevetten en aanmeldingen voor opleidingen lopen via verschillende instructeurs in MijnNOB.
Zo gaat het mis: een brevet of aanmelding klopt niet, omdat een instructeur die stopte het niet meer kan nakijken. Of een nepmail van het bestuur vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: geef een stoppende instructeur door, zodat de rol wordt aangepast, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals MijnNOB, de leeromgeving voor de opleidingen, de website, het mailadres van het bestuur en de app-groepen, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een duikvereniging
Spreek af waar medische verklaringen heen gaan
Laat leden hun eigen verklaring alleen aan de duikleider of instructeur laten zien, of naar één mailadres van de vereniging sturen. Zo komt hij niet in de app-groep terecht. Spreek af wanneer je de verklaringen weer verwijdert.
Kijk na wie welke rol heeft in MijnNOB
Maak een lijst van wie bestuurder of instructeur is in MijnNOB. Stopt iemand, geef dat dan door, zodat oud-bestuursleden niet meer bij de ledengegevens kunnen.
Maak een gedeelde map voor de opleidingen
Zet cursistlijsten, lesschema's en de lijst van uitgeleend materiaal in een map van de vereniging. Dan kan een nieuwe instructeur verder waar de vorige stopte.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Moeten we de medische verklaringen van leden bewaren?
Volgens de NOB hoeft dat niet. De zelftest slaat zelf niets op, en het lid kan aan het eind een eigen verklaring downloaden. Of jullie ze bij bepaalde activiteiten toch bewaren, kiest jullie vereniging zelf.
Doen jullie dat, spreek dan af wie ze bewaart, waar en hoe lang. Jullie plan helpt je dat vast te leggen, met een voorbeeldbericht aan leden over het delen van verklaringen. Het is geen juridisch of medisch advies.
Mogen we onderwaterfoto's van jeugdleden op de website zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Is een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders. Dat geldt ook voor onderwaterfoto's waarop een kind herkenbaar is.
Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken. De Checkup vraagt hoe jullie dat nu doen, maar is geen juridisch advies.
Wat als onze instructeur stopt?
Dan wil je dat cursistlijsten, lesschema's en contactgegevens bij de vereniging blijven, en dat de rol van de instructeur in MijnNOB wordt aangepast.
Jullie plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt, met een gedeelde map voor de opleidingen. Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal: wie een rol heeft in MijnNOB, waar de cursistlijsten staan en hoe medische verklaringen rondgaan.
Jullie plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Elke stap legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Zwemvereniging · Watersportvereniging · Klimvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een duikvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.