De instructeur registreert een brevet in MijnNOB, en voor het clubweekend gaan de medische verklaringen rond. Zo houd je als duikvereniging overzicht over die gegevens.
Bij een duikvereniging gaat het om opleidingen, brevetten, trainingen in het zwembad en duiken in open water. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
MijnNOB, brevetten en opleidingen
Is je vereniging aangesloten bij de Nederlandse Onderwatersport Bond (NOB), dan regel je veel in MijnNOB. Wat je daar ziet, hangt af van je rol. Een bestuurslid schrijft via het menu Vereniging nieuwe leden in, maakt facturen en regelt de contributie. Een instructeur registreert brevetten en meldt cursisten aan voor de 1*-, 2*- of 3*-duikopleiding.
De theorie van de opleidingen staat in een aparte leeromgeving, FlowSparks. Cursisten krijgen daarvan vanzelf een mail als ze in MijnNOB zijn aangemeld. Zo heb je als vereniging al snel een paar systemen naast elkaar: MijnNOB, de leeromgeving, de website, de mail van het bestuur en de app-groepen voor de duikplanning.
Instructeurs komen en gaan. Iemand die jaren de opleidingen deed, heeft vaak nog lijsten met cursisten, oefenschema's en telefoonnummers op zijn eigen computer. Dat is normaal gegroeid. Spreek wel af wat er met die gegevens gebeurt als een instructeur stopt.
Medische verklaringen, jeugdleden en de app-groep
Voor de medische kant werkt de NOB met een online zelftest. Leden die beginnen met duiken of freediven vullen die in. Een medische keuring bij een arts is alleen verplicht als de zelftest dat adviseert. Voor NOB-duikinstructeurs is een keuring elk jaar verplicht.
De zelftest slaat zelf niets op. Aan het eind kan het lid een eigen verklaring downloaden als pdf. Volgens de NOB hoeft een vereniging die verklaringen niet op te slaan. Of je ze bij bepaalde activiteiten toch bewaart, zoals een clubweekend, kiest je vereniging zelf.
Een voorbeeld: voor een clubweekend vraagt de duikleider iedereen om de eigen verklaring in de app-groep te zetten. Zo ziet de hele groep elkaars medische verklaring, en staan de bestanden op ieders telefoon. Niemand bedoelde er iets verkeerds mee. Beter is dat de verklaringen naar één persoon gaan, die ze na het weekend weer verwijdert.
Heb je jeugdleden, bijvoorbeeld in de 1*-Junior duikopleiding vanaf 12 jaar, dan let je ook op foto's. Is een lid jonger dan 16, dan vraag je de ouders specifiek om toestemming voordat je een foto op de website of op sociale media zet. Dat geldt ook voor onderwaterfoto's waarop een kind herkenbaar is.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een duikvereniging
Spreek af waar medische verklaringen heen gaan
Laat leden hun eigen verklaring alleen aan de duikleider of instructeur laten zien, of naar één mailadres van de vereniging sturen. Zo komt hij niet in de app-groep terecht. Spreek af wanneer je de verklaringen weer verwijdert.
Kijk na wie welke rol heeft in MijnNOB
Maak een lijst van wie bestuurder of instructeur is in MijnNOB. Stopt iemand, geef dat dan door, zodat oud-bestuursleden niet meer bij de ledengegevens kunnen.
Maak een gedeelde map voor de opleidingen
Zet cursistlijsten, lesschema's en de lijst van uitgeleend materiaal in een map van de vereniging. Dan kan een nieuwe instructeur verder waar de vorige stopte.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt, zoals MijnNOB, de leeromgeving voor de opleidingen, de website, het mailadres van het bestuur en de app-groepen. Bij elk systeem let jouw IT-plan op wie er toegang heeft, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een adres van de vereniging staat of op een privé-adres.
Ook vraagt de Checkup hoe je omgaat met medische verklaringen, gegevens van cursisten en jeugdleden, en foto's van duiken en trainingen. En wat er gebeurt met lijsten en bestanden als een instructeur of bestuurslid stopt.
In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails, bijvoorbeeld een bericht aan leden over het delen van medische verklaringen. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Moeten we de medische verklaringen van leden bewaren?
Volgens de NOB hoeft dat niet. Of je ze bij bepaalde activiteiten toch bewaart, kiest je vereniging zelf. Doe je dat, spreek dan af wie ze bewaart, waar en hoe lang. De Checkup helpt je dat vast te leggen, maar is geen juridisch of medisch advies.
Mogen we onderwaterfoto's van jeugdleden op de website zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Is een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders. Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken.
Wat als onze instructeur stopt?
Dan wil je dat cursistlijsten, lesschema's en contactgegevens bij de vereniging blijven, en dat zijn rol in MijnNOB wordt aangepast. Jouw IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal. Een IT-raadgever kijkt jouw IT-plan daarna na en scherpt het aan waar dat kan.