Weten jullie op de klimavond zeker wie mag voorklimmen?
Bij een klimvereniging let je op klimvaardigheidsbewijzen, op wie er zekert en op wie er meegaat naar de rotsen. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Staat het invulbestand met gegevens van cursisten nog op de laptop van de instructeur?
- Welke van de lijsten die als bijlage rondgaan, is de goede?
- Wat gebeurt er na het buitenweekend met de lijst met noodnummers?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Klimvaardigheidsbewijzen, MijnNKBV en de NKBV-app
Een klimvaardigheidsbewijs (KVB) laat zien dat iemand een klimcursus van de NKBV heeft gehaald, bijvoorbeeld Indoor Toprope of Indoor Voorklimmen. Sinds 1 april 2022 is er geen pasje meer. Het KVB komt als pdf in de mail, en staat in MijnNKBV en in de NKBV-app. Het lid kan het daar laten zien, in de hal of bij de rots.
Een sportkliminstructeur met een geldige licentie vraagt de KVB's aan via MijnNKBV. Dat gaat met een invulbestand in Excel, Google Spreadsheets of Numbers, met gegevens van elke cursist, zoals de naam, het geslacht en het mailadres. De cursist krijgt het KVB binnen twee weken in de mail.
Zo'n invulbestand staat daarna vaak nog op de laptop van de instructeur. Daarnaast houdt de vereniging soms zelf bij wie welk KVB heeft, voor de klimavond of een buitenweekend. Gaat die lijst rond als bijlage, dan zijn er al snel meerdere versies. Dat is normaal gegroeid. Het helpt om af te spreken welke lijst de goede is, en wie hem bijwerkt.
Jeugdleden, buitenweekenden en de app-groep
Heeft jullie vereniging jeugdleden, dan staan hun gegevens en die van hun ouders in de ledenadministratie, in de app-groep van de jeugdtraining en soms in een lijst voor het rijden naar de hal.
Een voorbeeld: voor een buitenweekend bij de rotsen maakt een vrijwilliger een lijst met deelnemers. Er staan namen, telefoonnummers, KVB's en een noodnummer per persoon in. De lijst gaat via de app-groep naar iedereen. Een jaar later staat hij er nog, ook op telefoons van mensen die al lang geen lid meer zijn. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen nooit opgeruimd.
Een foto van iemand halverwege een overhang doet het goed op sociale media. Gaat het om een jeugdlid onder de 16, dan beslissen de ouders of die foto online mag. Bewaar hun antwoord, zodat jullie later kunnen laten zien wie ja zei. Trekken ze het in, dan haal je de foto weg.
Wie jeugdleden op de wand begeleidt, staat vaak vlak naast een kind en houdt het touw vast. Daarom vragen veel klimverenigingen hun jeugdtrainers om een VOG, een Verklaring Omtrent het Gedrag. Die vraag je aan bij Justis. Via de Regeling Gratis VOG kost hij de trainer niets, als jullie vereniging zich daarvoor aanmeldt. Dat aanmelden gaat met eHerkenning: het inlogmiddel voor zaken van een organisatie met de overheid.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een klimvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een instructeur stopt
De zwakke plek: invulbestanden voor KVB-aanvragen en cursistlijsten staan op de laptop van de instructeur.
Zo gaat het mis: stopt die instructeur, dan moet een nieuwe opnieuw beginnen, en blijven de oude lijsten op een privécomputer staan.
Wat jullie doen: leg vast waar invulbestanden en cursistlijsten blijven, op een plek van de vereniging.
Ledenlijst, KVB-overzicht en archief
De zwakke plek: het overzicht van wie welk KVB heeft gaat rond als bijlage, en staat bij verschillende vrijwilligers.
Zo gaat het mis: is de vrijwilliger met de goede versie weg, dan weet niemand welke lijst klopt.
Wat jullie doen: houd één overzicht bij in een map van de vereniging, en spreek af wie het bijwerkt.
Deelnemerslijsten, app-groepen en foto's
De zwakke plek: lijsten met noodnummers in de app-groep, en foto's van jeugdleden op de wand.
Zo gaat het mis: een jaar na het buitenweekend staat de lijst nog op telefoons van mensen die al lang geen lid meer zijn. Een foto van een jeugdlid gaat online zonder dat de ouders ja zeiden.
Wat jullie doen: maak voor elk weekend een eigen app-groep en hef die daarna op, en bewaar het antwoord van ouders over foto's.
Kloppende KVB's en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: meerdere versies van de lijst met KVB's, en een bestuur dat betalingen doet op een mail.
Zo gaat het mis: op de klimavond staat iemand op de lijst als voorklimmer, terwijl dat in een andere versie anders staat. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: laat leden bij twijfel hun KVB in de NKBV-app zien, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie, de website, de app-groepen en het rooster voor de klimavonden, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een klimvereniging
Houd één lijst van KVB's bij
Maak één overzicht van welke leden welk klimvaardigheidsbewijs hebben, in een map van de vereniging. Vraag leden bij twijfel hun KVB in de NKBV-app te laten zien.
Ruim deelnemerslijsten op na een weekend
Verwijder lijsten met noodnummers als het buitenweekend voorbij is. Maak voor elk weekend een eigen app-groep, en hef die daarna weer op.
Spreek af wat instructeurs bewaren
Leg vast waar invulbestanden voor KVB-aanvragen en cursistlijsten blijven. Zo kan een nieuwe instructeur verder, en blijven er geen oude lijsten op privécomputers staan.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Moeten we als vereniging bijhouden wie welk klimvaardigheidsbewijs heeft?
Een lid heeft het KVB zelf in de NKBV-app en in MijnNKBV. Daar hoeft de vereniging niets voor te doen.
Willen jullie een eigen overzicht, bijvoorbeeld voor de klimavond, houd dan één lijst bij op een vaste plek, en stuur hem niet als bijlage rond. Dan zijn er geen versies die van elkaar verschillen.
Jullie IT-plan helpt je af te spreken wie die lijst bijwerkt, en wat er gebeurt als die vrijwilliger stopt.
Mogen we klimfoto's van jeugdleden op Instagram zetten?
Ja, als het lid of bij jeugd onder de 16 de ouders ja hebben gezegd. Noteer wie toestemming gaf en wanneer. Trekt iemand het in, dan gaat de foto offline.
In jullie plan staat een voorbeeldbericht aan ouders over foto's van de jeugdtraining. Dit is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, op wiens naam het domein staat, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt. Staat het op de naam of het mailadres van die vrijwilliger, dan gaat de toegang mee.
Jullie IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt: het domein en de accounts op een adres van de vereniging, en twee beheerders, zodat een ander het kan overnemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Duikvereniging · Atletiekvereniging · Gymnastiek- en turnvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
AI-gebruiksregels voor je team
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een klimvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.