Op de klimavond wil je weten wie mag voorklimmen. Zo houd je als klimvereniging de klimvaardigheidsbewijzen en de ledenlijst op orde.
Bij een klimvereniging let je op klimvaardigheidsbewijzen, op wie er zekert en op wie er meegaat naar de rotsen. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Klimvaardigheidsbewijzen, MijnNKBV en de NKBV-app
Een klimvaardigheidsbewijs (KVB) laat zien dat iemand een klimcursus van de NKBV heeft gehaald, bijvoorbeeld Indoor Toprope of Indoor Voorklimmen. Sinds 1 april 2022 is er geen pasje meer. Het KVB komt als pdf in de mail, en staat in MijnNKBV en in de NKBV-app. Het lid kan het daar laten zien, in de hal of bij de rots.
Een sportkliminstructeur met een geldige licentie vraagt de KVB's aan via MijnNKBV. Dat gaat met een invulbestand in Excel, Google Spreadsheets of Numbers, met gegevens van elke cursist, zoals de naam, het geslacht en het mailadres. De cursist krijgt het KVB binnen twee weken in de mail.
Zo'n invulbestand staat daarna vaak nog op de laptop van de instructeur. Daarnaast houdt de vereniging soms zelf bij wie welk KVB heeft, voor de klimavond of een buitenweekend. Gaat die lijst rond als bijlage, dan zijn er al snel meerdere versies. Dat is normaal gegroeid. Het helpt om af te spreken welke lijst de goede is, en wie hem bijwerkt.
Jeugdleden, buitenweekenden en de app-groep
Heeft je vereniging jeugdleden, dan staan hun gegevens en die van hun ouders in de ledenadministratie, in de app-groep van de jeugdtraining en soms in een lijst voor het rijden naar de hal.
Een voorbeeld: voor een buitenweekend bij de rotsen maakt een vrijwilliger een lijst met deelnemers. Er staan namen, telefoonnummers, KVB's en een noodnummer per persoon in. De lijst gaat via de app-groep naar iedereen. Een jaar later staat hij er nog, ook op telefoons van mensen die al lang geen lid meer zijn. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen nooit opgeruimd.
Klimfoto's doen het goed op sociale media. Is een lid jonger dan 16, dan vraag je de ouders specifiek om toestemming voordat je een herkenbare foto plaatst. De vereniging moet die toestemming kunnen laten zien, en ouders mogen hem altijd weer intrekken.
Trainers en begeleiders van de jeugd kun je om een VOG vragen. Dat is een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt een vrijwilliger die met minderjarigen werkt daar niets voor. Je vereniging heeft eHerkenning nodig om zich voor die regeling aan te melden. eHerkenning is het inlogmiddel waarmee een organisatie online zaken regelt met de overheid.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een klimvereniging
Houd één lijst van KVB's bij
Maak één overzicht van welke leden welk klimvaardigheidsbewijs hebben, in een map van de vereniging. Vraag leden bij twijfel hun KVB in de NKBV-app te laten zien.
Ruim deelnemerslijsten op na een weekend
Verwijder lijsten met noodnummers als het buitenweekend voorbij is. Maak voor elk weekend een eigen app-groep, en hef die daarna weer op.
Spreek af wat instructeurs bewaren
Leg vast waar invulbestanden voor KVB-aanvragen en cursistlijsten blijven. Zo kan een nieuwe instructeur verder, en blijven er geen oude lijsten op privécomputers staan.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt, zoals de ledenadministratie, de website, het mailadres van het bestuur, de app-groepen en het rooster voor de klimavonden. Bij elk systeem let jouw IT-plan op wie er beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een adres van de vereniging staat of op een privé-adres.
Ook vraagt de Checkup hoe je bijhoudt wie welk KVB heeft, waar deelnemerslijsten voor buitenweekenden blijven en hoe je omgaat met gegevens en foto's van jeugdleden. En wat er met bestanden gebeurt als een instructeur of bestuurslid stopt.
In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails, bijvoorbeeld een bericht aan ouders over foto's van de jeugdtraining. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Moeten we als vereniging bijhouden wie welk klimvaardigheidsbewijs heeft?
Een lid heeft zijn KVB zelf in de NKBV-app en in MijnNKBV. Wil je als vereniging een eigen overzicht, bijvoorbeeld voor de klimavond, houd dan één lijst bij op een vaste plek. Jouw IT-plan helpt je af te spreken wie die lijst bijwerkt.
Mogen we klimfoto's van jeugdleden op Instagram zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Is een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders. Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken. De Checkup helpt je dat te regelen, maar is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt. Jouw IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt, zodat een ander het kan overnemen.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Duikvereniging · Atletiekvereniging · Gymnastiek- en turnvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
AI-gebruiksregels voor je team
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?