Na een schietbeurt tekent de baancommandant af, op papier of met een scan in de app. Zo houd je als schietvereniging overzicht over wie welke gegevens kan zien.
Bij een schietvereniging gaat het om gevoelige gegevens: wie lid is, wie een verlof heeft en hoe vaak iemand komt schieten. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Mijn KNSA, het presentieregister en Schietbeurten.nl
Is je vereniging aangesloten bij de KNSA, dan kun je de ledenadministratie doen in Mijn KNSA. Dat is een gratis online omgeving van de bond voor aangesloten verenigingen. Alleen de voorzitter, de secretaris en de penningmeester mogen erin. Alleen de secretaris kan het ledenbestand aanpassen. Inloggen gaat met een tweede inlogstap: een extra code uit een app op je telefoon of tablet.
Een sportschutter met een eigen verlof moet laten zien dat hij in de 12 maanden voor de aanvraag minstens 18 schietbeurten heeft gedaan bij een gecertificeerde schietsportvereniging. Dat staat in het schietregister. Dat kan op papier, met de naamstempel van de vereniging en een paraaf van een bestuurslid of baancommandant. Het kan ook digitaal via Schietbeurten.nl en de app Schietregister, als je vereniging daaraan meedoet. De secretaris geeft een lid dan toegang via Mijn KNSA, en de schietbeurten zijn ook te zien in het presentieregister van de vereniging.
Bij een bestuurswissel geef je de nieuwe bestuursleden door in Mijn KNSA. De app voor de tweede inlogstap staat op één apparaat. Komt er een nieuwe secretaris, dan wil je dus dat hij zelf toegang krijgt met een eigen telefoon of tablet, en niet het toestel van zijn voorganger leent.
Gevoelige gegevens, VOG's en de ledenlijst
Nieuwe leden van 16 jaar en ouder meld je bij de KNSA aan met een VOG. Dat is een Verklaring Omtrent het Gedrag, en die mag niet ouder zijn dan zes maanden. Heeft iemand al een geldig verlof, dan is een kopie van dat verlof genoeg.
Een ledenlijst van een schietvereniging is gevoeliger dan een gewone ledenlijst. Sommige leden hebben een eigen verlof, en dus mogelijk een wapen thuis. Ook adressen, VOG's, kopieën van verloven en het schietregister zijn gevoelig. Hoe minder plekken waar deze gegevens staan, hoe beter.
Een voorbeeld: de secretaris maakt in Mijn KNSA een ledenlijst in Excel, om etiketten te printen voor de nieuwsbrief. Het bestand blijft daarna in de map Downloads staan, op een laptop die het hele gezin gebruikt. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen niet opgeruimd.
De KNSA heeft voor verenigingen een stappenplan voor privacy gemaakt, in elf stappen en met voorbeelden die je kunt gebruiken. Voor vragen over verloven en de regels daarvoor ga je naar de KNSA, de politie of Justis. Daar gaat de Checkup niet over.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een schietvereniging
Spreek af wie de ledenlijst krijgt
Leg vast wie een lijst uit Mijn KNSA mag maken, waarvoor en waar die blijft. Gooi oude lijsten weg van je computer en uit je mail als je ze niet meer nodig hebt.
Regel de overdracht van Mijn KNSA
Geef een nieuwe secretaris op tijd door in Mijn KNSA. Zorg dat hij een eigen telefoon of tablet heeft voor de tweede inlogstap.
Bewaar VOG's en kopieën van verloven op één plek
Spreek af waar papieren en scans van VOG's en verloven liggen, wie erbij kan en hoe lang je ze bewaart. Een afgesloten kast of een map met beperkte toegang is beter dan een mailbox.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt, zoals Mijn KNSA, het schietregister op papier of via Schietbeurten.nl, het mailadres van het bestuur, de website en eventuele camera's. Bij elk systeem let jouw IT-plan op wie er toegang heeft, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een adres van de vereniging staat of op een privé-adres.
Ook vraagt de Checkup waar gevoelige stukken staan, zoals VOG's, kopieën van verloven en lijsten uit Mijn KNSA, en wie daar bij kan. De overdracht bij een bestuurswissel krijgt een eigen plek in het plan. De Checkup gaat over de IT van je vereniging. Advies over verloven en wapenregels geeft hij niet.
In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails, bijvoorbeeld voor een nieuwe secretaris. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Geeft de Checkup advies over verloven of de wapenregels?
Nee. De Checkup gaat over de IT van je vereniging: wie waar bij kan, waar gegevens staan en hoe je een bestuurswissel regelt. Voor vragen over verloven en regels ga je naar de KNSA, de politie of Justis.
Onze secretaris stopt. Wat moeten we regelen?
Geef de nieuwe secretaris door in Mijn KNSA, en zorg dat hij een eigen telefoon of tablet heeft voor de tweede inlogstap. Kijk ook waar oude ledenlijsten, VOG's en kopieën van verloven staan. Jouw IT-plan zet de stappen op een rij.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal. Een IT-raadgever kijkt jouw IT-plan daarna na en scherpt het aan waar dat kan.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Hengelsportvereniging · Biljartvereniging · Jeu-de-boulesvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij