Wie weet bij jullie welke leden een verlof hebben?
Bij een schietvereniging gaat het om gevoelige gegevens: wie lid is, wie een verlof heeft en hoe vaak iemand komt schieten. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Hoeveel mensen hebben de ledenlijst, en weten zij dat die gevoelig is?
- Wie neemt Mijn KNSA over als de secretaris stopt?
- Waar liggen de kopieën van verloven en VOG's?
- Wie kan in Schietbeurten.nl zien hoe vaak een lid komt schieten?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Mijn KNSA, het presentieregister en Schietbeurten.nl
Is jullie vereniging aangesloten bij de KNSA, dan kun je de ledenadministratie doen in Mijn KNSA. Dat is een online omgeving van de bond, zonder kosten voor aangesloten verenigingen. Alleen de voorzitter, de secretaris en de penningmeester mogen erin. Alleen de secretaris kan het ledenbestand aanpassen. Inloggen gaat met een tweede inlogstap: een extra code uit een app op je telefoon of tablet.
Een sportschutter met een eigen verlof moet laten zien dat die in de 12 maanden voor de aanvraag minstens 18 schietbeurten heeft gedaan bij een gecertificeerde schietsportvereniging. Dat staat in het schietregister. Dat kan op papier, of digitaal via Schietbeurten.nl en de app Schietregister, als jullie vereniging daaraan meedoet. De secretaris geeft een lid dan toegang via Mijn KNSA, en de schietbeurten zijn ook te zien in het presentieregister van de vereniging.
Bij een bestuurswissel geef je de nieuwe bestuursleden door in Mijn KNSA. De app voor de tweede inlogstap staat op één apparaat. Komt er een nieuwe secretaris, dan wil je dus dat die zelf toegang krijgt met een eigen telefoon of tablet, en niet het toestel van de vorige secretaris leent.
Gevoelige gegevens, VOG's en de ledenlijst
Nieuwe leden van 16 jaar en ouder meld je bij de KNSA aan met een VOG. Dat is een Verklaring Omtrent het Gedrag, en die mag niet ouder zijn dan zes maanden. Heeft iemand al een geldig verlof, dan is een kopie van dat verlof genoeg.
Een ledenlijst van een schietvereniging is gevoeliger dan een gewone ledenlijst. Sommige leden hebben een eigen verlof, en dus mogelijk een wapen thuis. Ook adressen, VOG's, kopieën van verloven en het schietregister zijn gevoelig. Hoe minder plekken waar deze gegevens staan, hoe beter.
Een voorbeeld: de secretaris maakt in Mijn KNSA een ledenlijst in Excel, om etiketten te printen voor de nieuwsbrief. Het bestand blijft daarna in de map Downloads staan, op een laptop die het hele gezin gebruikt. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen niet opgeruimd.
De KNSA heeft voor verenigingen een stappenplan voor privacy gemaakt, in elf stappen en met voorbeelden die je kunt gebruiken. Voor vragen over verloven en de regels daarvoor ga je naar de KNSA, de politie of Justis. Daar gaat de Checkup niet over.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een schietvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien bij een bestuurswissel, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de secretaris stopt
De zwakke plek: alleen de secretaris kan het ledenbestand in Mijn KNSA aanpassen, en de app voor de tweede inlogstap staat op één apparaat.
Zo gaat het mis: stopt de secretaris, dan kan niemand het ledenbestand aanpassen, of de nieuwe secretaris leent het toestel van de vorige secretaris.
Wat jullie doen: geef een nieuwe secretaris op tijd door in Mijn KNSA, met een eigen telefoon of tablet voor de tweede inlogstap.
Schietregister, VOG's en verloven
De zwakke plek: het schietregister, VOG's en kopieën van verloven staan op papier, in scans en in mailboxen.
Zo gaat het mis: een lid heeft de schietbeurten nodig voor een verlof, maar het register of de kopieën zijn niet te vinden.
Wat jullie doen: spreek af waar papieren en scans van VOG's en verloven liggen, en hoe lang jullie ze bewaren.
Wie de ledenlijst heeft
De zwakke plek: een ledenlijst waarin staat wie een verlof heeft, en mogelijk een wapen thuis.
Zo gaat het mis: een lijst uit Mijn KNSA blijft in de map Downloads staan, op een laptop die het hele gezin gebruikt.
Wat jullie doen: leg vast wie een lijst uit Mijn KNSA mag maken, waarvoor en waar die blijft, en gooi oude lijsten weg.
Kloppende gegevens en presentie
De zwakke plek: schietbeurten op papier en digitaal, en lijsten op meer plekken.
Zo gaat het mis: het presentieregister en de lijsten lopen uit elkaar, of een oude lijst met adressen gaat rond.
Wat jullie doen: houd zo weinig mogelijk plekken met deze gegevens aan, en spreek af wie het schietregister bijhoudt.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals Mijn KNSA, het schietregister op papier of via Schietbeurten.nl, het mailadres van het bestuur en de website, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden. Advies over verloven en wapenregels geeft de Checkup niet.
Drie eerste stappen voor een schietvereniging
Spreek af wie de ledenlijst krijgt
Leg vast wie een lijst uit Mijn KNSA mag maken, waarvoor en waar die blijft. Gooi oude lijsten weg van je computer en uit je mail als je ze niet meer nodig hebt.
Regel de overdracht van Mijn KNSA
Geef een nieuwe secretaris op tijd door in Mijn KNSA. Zorg dat die een eigen telefoon of tablet heeft voor de tweede inlogstap.
Bewaar VOG's en kopieën van verloven op één plek
Spreek af waar papieren en scans van VOG's en verloven liggen, wie erbij kan en hoe lang je ze bewaart. Een afgesloten kast of een map met beperkte toegang is beter dan een mailbox.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Geeft de Checkup advies over verloven of de wapenregels?
Nee. De Checkup gaat over de IT van jullie vereniging: wie waar bij kan, waar gegevens staan en hoe jullie een bestuurswissel regelen.
Voor vragen over verloven en de regels daarvoor ga je naar de KNSA, de politie of Justis.
Onze secretaris stopt. Wat moeten we regelen?
Geef de nieuwe secretaris door in Mijn KNSA, en zorg dat die een eigen telefoon of tablet heeft voor de tweede inlogstap. Dan hoeft die het toestel van de vorige secretaris niet te lenen.
Kijk ook waar oude ledenlijsten, VOG's en kopieën van verloven staan, en ruim op wat niet meer nodig is. Jullie IT-plan zet de stappen op een rij, en het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal: wie lijsten uit Mijn KNSA maakt, waar de VOG's liggen, wat er gebeurt als de secretaris stopt.
Elke stap in jullie plan legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding. Wat klaar is, vinken jullie af.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Hengelsportvereniging · Biljartvereniging · Jeu-de-boulesvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een schietvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.