Voor je eigen toernooi staat de inschrijflijst in een Excel-bestand op de laptop van de secretaris. Zo houd je de IT van je jeu-de-boulesvereniging op orde.
Een jeu-de-boulesvereniging heeft banen, vaak een clubhuis, toernooien en een ledenadministratie bij de bond. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Het NJBB Ledenportaal en de toernooien
De NJBB, de jeu-de-boulesbond, werkt sinds 1 december 2025 met het NJBB Ledenportaal. Daarvoor was dat AllUnited. Alleen de ledenadministrateur en de secretaris van je vereniging kunnen de ledengegevens zien of wijzigen. Leden geven een wijziging dus door aan hen, niet aan de bond. Verenigingen kunnen ook gratis de uitgebreide versie gebruiken, met onder meer een financieel deel, berichten en een kalender.
Daarnaast organiseert je vereniging toernooien. Inschrijvingen komen binnen per mail of via een formulier. Voor de loting en de uitslagen staat er een laptop in het clubhuis. Voor landelijke wedstrijden, zoals een NK, schrijft de secretaris de spelers in met een formulier dat naar de bond gaat.
Een voorbeeld. De secretaris doet alles al jaren vanaf zijn eigen laptop: de ledenadministratie, de inschrijvingen en de toernooibestanden. Hij gaat een paar maanden op reis. Wie neemt het NK-formulier over, en waar staan de inschrijvingen van het najaarstoernooi? Zo'n situatie is heel gewoon. Het helpt als het ergens op papier staat.
Het clubhuis, gedeelde mailadressen en de penningmeester
In veel clubhuizen staat een computer die iedereen gebruikt: voor de toernooien, de bar en soms de mail. Dat is handig. Zorg dan dat daar geen ledenlijst open staat, en dat de computer niet ingelogd blijft op het account van één bestuurslid.
Leden hebben soms samen één mailadres, bijvoorbeeld een echtpaar. En bestuursleden gebruiken vaak hun privémail voor de vereniging. Dat is zo gegroeid. Het wordt lastig bij een bestuurswissel: de mail van jaren staat dan in iemands eigen postvak. Een mailadres per functie, zoals secretaris@ met de naam van je vereniging erachter, gaat bij een wissel gewoon mee.
De penningmeester regelt contributie, inschrijfgeld van toernooien en de rekeningen van het clubhuis. Komt er een onverwacht verzoek om te betalen, per mail of via een appje van een nieuw nummer, check het dan eerst telefonisch bij iemand van het bestuur. Ook als het verzoek van de voorzitter lijkt te komen.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een jeu-de-boulesvereniging
Zet de toernooibestanden op een plek van de vereniging
Zet de inschrijflijsten, het lotingsbestand en de uitslagen in een gedeelde map van de vereniging. Dan kan een ander het overnemen als de secretaris er niet is.
Zorg voor een tweede persoon in het Ledenportaal
Alleen de ledenadministrateur en de secretaris kunnen erin. Zorg dat beide rollen bezet zijn, zodat het niet van één persoon afhangt.
Log uit op de computer in het clubhuis
Spreek af dat iedereen na gebruik uitlogt. Zet er geen ledenlijsten op, en laat de computer na een paar minuten vanzelf op slot gaan.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt, zoals de ledenadministratie van de bond, de bestanden voor toernooien, de computer in het clubhuis, de kassa van de bar en de mail van het bestuur. Bij elk systeem let jouw IT-plan op wie er beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een mailadres van de vereniging staat of op een privé-adres.
Ook de overdracht bij een bestuurswissel komt aan bod: welke accounts, bestanden en wachtwoorden gaan dan over? En de betalingen van de penningmeester: hoe je een vals betaalverzoek herkent. In het IT-plan staan handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
De bond regelt het Ledenportaal. Wat moeten wij dan nog doen?
Het systeem zelf onderhoudt de bond. Wie er in jouw vereniging bij kan, met welk mailadres, en wie het overneemt als de secretaris stopt, regelt de vereniging zelf. Daar let de Checkup op.
Onze toernooien regelen we met een Excel-bestand. Moet dat anders?
Nee, niet per se. Een Excel-bestand werkt goed. De Checkup vraagt waar het staat en wie erbij kan. In het IT-plan staat hoe je zorgt dat een ander het kan overnemen.
We zijn een kleine vereniging. Is de Checkup dan niet te groot?
Het IT-plan gaat uit van wat je invult. Heb je weinig systemen, dan heb je ook minder stappen. De vragen beantwoord je in ongeveer twintig minuten.
Het bestuur wisselt binnenkort. Is dat een goed moment?
Ja. Het IT-plan helpt je op te schrijven welke accounts, bestanden en systemen er zijn en wie ze beheert. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook met het nieuwe bestuur.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Biljartvereniging · Bridgeclub · Tennisvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij