Wat gebeurt er als jullie secretaris een paar maanden op reis gaat?
Een jeu-de-boulesvereniging heeft banen, vaak een clubhuis, toernooien en een ledenadministratie bij de bond. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Wie kan behalve de secretaris nog bij het NJBB Ledenportaal?
- Blijft de computer in het clubhuis ingelogd op het account van één bestuurslid?
- Waar staan de inschrijvingen van het najaarstoernooi?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het NJBB Ledenportaal en de toernooien
De NJBB, de jeu-de-boulesbond, werkt sinds 1 december 2025 met het NJBB Ledenportaal. Daarvoor was dat AllUnited. Alleen de ledenadministrateur en de secretaris van jullie vereniging kunnen de ledengegevens zien of wijzigen. Leden geven een wijziging dus door aan hen, niet aan de bond. Verenigingen kunnen ook zonder kosten de uitgebreide versie gebruiken, met onder meer een financieel deel, berichten en een kalender.
Daarnaast organiseert jullie vereniging toernooien. Inschrijvingen komen binnen per mail of via een formulier. Voor de loting en de uitslagen staat er een laptop in het clubhuis. Voor landelijke wedstrijden, zoals een NK, schrijft de secretaris de spelers in met een formulier dat naar de bond gaat.
Een voorbeeld. De secretaris doet alles al jaren vanaf een eigen laptop: de ledenadministratie, de inschrijvingen en de toernooibestanden. Die gaat een paar maanden op reis. Wie neemt het NK-formulier over, en waar staan de inschrijvingen van het najaarstoernooi? Zo'n situatie is heel gewoon. Het helpt als het ergens op papier staat.
Het clubhuis, gedeelde mailadressen en de penningmeester
In veel clubhuizen staat een computer die iedereen gebruikt: voor de toernooien, de bar en soms de mail. Dat is handig. Zorg dan dat daar geen ledenlijst openstaat, en dat de computer niet ingelogd blijft op het account van één bestuurslid.
Leden hebben soms samen één mailadres, bijvoorbeeld een echtpaar. En bestuursleden gebruiken vaak hun privémail voor de vereniging. Dat is zo gegroeid. Het wordt lastig bij een bestuurswissel: de mail van jaren staat dan in iemands eigen postvak. Een mailadres per functie, zoals secretaris@ met de naam van jullie vereniging erachter, gaat bij een wissel gewoon mee.
De penningmeester regelt contributie, inschrijfgeld van toernooien en de rekeningen van het clubhuis. Komt er een onverwacht verzoek om te betalen, per mail of via een appje van een nieuw nummer, check het dan eerst telefonisch bij iemand van het bestuur. Ook als het verzoek van de voorzitter lijkt te komen.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een jeu-de-boulesvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als de secretaris er niet is
De zwakke plek: de ledenadministratie, de inschrijvingen en de toernooibestanden staan vaak op de laptop van de secretaris.
Zo gaat het mis: gaat de secretaris een paar maanden op reis, dan weet niemand waar de inschrijvingen van het najaarstoernooi staan, of wie het NK-formulier invult.
Wat jullie doen: zorg dat de rollen van ledenadministrateur en secretaris allebei bezet zijn, en zet de toernooibestanden in een gedeelde map van de vereniging.
Toernooibestanden, mail en archief
De zwakke plek: bestuursleden gebruiken hun privémail, en bestanden staan op eigen laptops.
Zo gaat het mis: bij een bestuurswissel staat de mail van jaren in iemands eigen postvak, en zijn jullie die kwijt.
Wat jullie doen: gebruik een mailadres per functie, zoals secretaris@ met de naam van de vereniging erachter, en zet de bestanden op een plek van de vereniging.
Het Ledenportaal en de computer in het clubhuis
De zwakke plek: een computer in het clubhuis die iedereen gebruikt, soms ingelogd op het account van één bestuurslid.
Zo gaat het mis: wie langskomt, ziet een ledenlijst of de mail van dat bestuurslid.
Wat jullie doen: spreek af dat iedereen uitlogt, zet er geen ledenlijsten op, en laat de computer na een paar minuten vanzelf op slot gaan.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: een penningmeester die contributie, inschrijfgeld en de rekeningen van het clubhuis regelt.
Zo gaat het mis: een appje van een nieuw nummer lijkt van de voorzitter te komen en vraagt om snel te betalen. Of een wijziging van een lid komt nooit in het Ledenportaal.
Wat jullie doen: check een onverwacht betaalverzoek eerst telefonisch bij iemand van het bestuur, en laat leden wijzigingen doorgeven aan de ledenadministrateur.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het NJBB Ledenportaal, de toernooibestanden, de computer in het clubhuis en de kassa van de bar, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een jeu-de-boulesvereniging
Zet de toernooibestanden op een plek van de vereniging
Zet de inschrijflijsten, het lotingsbestand en de uitslagen in een gedeelde map van de vereniging. Dan kan een ander het overnemen als de secretaris er niet is.
Zorg voor een tweede persoon in het Ledenportaal
Alleen de ledenadministrateur en de secretaris kunnen erin. Zorg dat beide rollen bezet zijn, zodat het niet van één persoon afhangt.
Log uit op de computer in het clubhuis
Spreek af dat iedereen na gebruik uitlogt. Zet er geen ledenlijsten op, en laat de computer na een paar minuten vanzelf op slot gaan.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De bond regelt het Ledenportaal. Wat moeten wij dan nog doen?
Het systeem zelf onderhoudt de bond: het Ledenportaal, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat de bond niet levert, is hoe jullie vereniging ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Rollen. Jullie plan zegt wie ledenadministrateur en secretaris is, en wie het overneemt als iemand stopt.
- Mailadressen. Jullie plan zegt hoe je accounts op een mailadres van de vereniging zet in plaats van op een privéadres.
- Overdracht. Jullie plan helpt bij een bestuurswissel vast te leggen welke accounts, bestanden en wachtwoorden overgaan.
- Alles eromheen. De toernooibestanden, de computer in het clubhuis en de betalingen van de penningmeester: jullie plan zet het op volgorde.
De bond kijkt naar het eigen pakket. De Checkup kijkt naar de hele vereniging.
Onze toernooien regelen we met een Excel-bestand. Moet dat anders?
Nee, niet per se. Een Excel-bestand werkt goed. Het gaat erom waar het staat en wie erbij kan.
Staat het alleen op de laptop van de secretaris, dan is het weg als die stukgaat, en kan niemand het toernooi overnemen als de secretaris er niet is.
De Checkup vraagt waar het bestand staat. In het IT-plan staat hoe jullie het in een gedeelde map van de vereniging zetten, zodat een ander het kan overnemen.
We zijn een kleine vereniging. Is de Checkup dan niet te groot?
Het IT-plan gaat uit van wat jullie invullen. Hebben jullie weinig systemen, dan zijn er ook minder stappen. De vragen beantwoorden jullie in eigen tempo, in een kwartier tot een uur.
Het plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Zo beginnen jullie met wat het meest telt, zoals een tweede persoon in het Ledenportaal. Wat klaar is, vinken jullie af.
Het bestuur wisselt binnenkort. Is dat een goed moment?
Ja. Het IT-plan helpt op te schrijven welke accounts, bestanden en systemen er zijn en wie ze beheert. Dat is precies wat een nieuw bestuur nodig heeft.
Het plan blijft van de vereniging, ook na de wissel. Wat al gedaan is, staat afgevinkt, en wat nog moet, staat op volgorde. Zo kan het nieuwe bestuur verder zonder opnieuw te beginnen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Biljartvereniging · Bridgeclub · Tennisvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een jeu-de-boulesvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.