Wie voert de uitslagen in als jullie wedstrijdleider ziek is?
Een biljartvereniging speelt vaak in een café of een eigen clubhuis. De ledenadministratie loopt via de bond, en uitslagen komen online. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Kan iemand anders dan de wedstrijdleider inloggen bij Onze Standen?
- Staan er wachtwoorden van de vereniging op de computer achter de bar van het café?
- Waar liggen de geprinte ledenlijsten met adressen van vorig seizoen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De ledenmodule, Onze Standen en de wedstrijdleider
Is jullie vereniging aangesloten bij de KNBB, de biljartbond, dan heeft ze een eigen ledenadministratie in het systeem Unify. Secretarissen en ledenadministrateurs komen via de Ledenmodule bij de leden van hun vereniging. Er zijn functionarissen met en zonder rechten om gegevens te wijzigen. Leden kijken zelf op mijnknbb.nl, met hun bondsnummer.
Uitslagen en standen van de nationale teamcompetitie carambole en driebanden staan in Onze Standen. Daar voer je ook wedstrijden in, of verzet je een wedstrijd. Vaak doet één wedstrijdleider of teamcaptain dat al jaren, met een eigen inlog.
Een voorbeeld. De wedstrijdleider wordt ziek, midden in het seizoen. De uitslagen van de afgelopen avonden staan op briefjes achter de bar, maar niemand anders weet hoe je inlogt. Dat is geen verwijt aan de wedstrijdleider. Het is zo gegroeid, omdat die het altijd goed deed.
Het café, de ledenlijst en valse betaalverzoeken
Speelt jullie vereniging in een café, dan zijn de wifi, de computer achter de bar en soms de camera's van de eigenaar. Dat is prima. Spreek wel af wat van wie is. Zet geen ledenlijst of wachtwoorden op een computer waar ook anderen achter zitten.
Bij veel biljartverenigingen gaat een deel van de leden liever niet online. Er is een geprinte ledenlijst met adressen en telefoonnummers, of die gaat rond per mail. Dat werkt. Deel zo'n lijst alleen met wie hem nodig heeft, en haal oude lijsten weg als er een nieuwe is.
De penningmeester betaalt rekeningen, zoals de tafelhuur, de bondscontributie en de prijzen voor het toernooi. Oplichters weten dat. Een mail die van de voorzitter lijkt te komen, vraagt de penningmeester om snel een rekening te betalen. Het mailadres lijkt bijna hetzelfde. Een vaste afspraak helpt: nieuwe of vreemde betaalverzoeken check je altijd even telefonisch, bij een nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een biljartvereniging telt: dat de competitie doorgaat, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorspelen als de wedstrijdleider ziek is
De zwakke plek: het invoeren in Onze Standen doet vaak één wedstrijdleider, al jaren, met een eigen inlog.
Zo gaat het mis: wordt die ziek midden in het seizoen, dan liggen de uitslagen op briefjes achter de bar en weet niemand hoe je inlogt.
Wat jullie doen: leer een tweede vrijwilliger het invoeren, elk met een eigen inlog als dat kan.
Ledenlijsten op papier en in de mail
De zwakke plek: een geprinte ledenlijst met adressen, of een lijst die per mail rondgaat.
Zo gaat het mis: oude lijsten blijven liggen of rondgaan, en niemand weet meer welke de goede is.
Wat jullie doen: houd de lijst bij in de ledenmodule, deel hem alleen met wie hem nodig heeft, en haal oude lijsten weg.
Het café en de ledenmodule
De zwakke plek: de computer achter de bar is van de eigenaar, en in de ledenmodule kunnen meer mensen gegevens wijzigen.
Zo gaat het mis: wachtwoorden van de vereniging staan op een computer waar ook anderen achter zitten. Of een gestopt bestuurslid kan nog in de ledenadministratie.
Wat jullie doen: spreek met de eigenaar af wat van wie is, en loop met de secretaris na wie in de ledenmodule mag wijzigen.
Geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: de penningmeester betaalt tafelhuur, contributie en prijzen op een mail.
Zo gaat het mis: een mail die van de voorzitter lijkt te komen, vraagt om snel een rekening te betalen. Het mailadres lijkt bijna hetzelfde.
Wat jullie doen: check nieuwe of vreemde betaalverzoeken altijd telefonisch, bij een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie van de bond, Onze Standen, de mail van het bestuur, de bankrekening en een eventuele website, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een biljartvereniging
Zorg voor een tweede persoon die uitslagen kan invoeren
Vraag de wedstrijdleider om een tweede vrijwilliger te laten zien hoe het invoeren werkt. Gebruik daarbij elk een eigen inlog, als dat kan.
Maak een betaalafspraak met het bestuur
Spreek af dat de penningmeester een onverwacht of haastig betaalverzoek altijd eerst belt, bij een nummer dat al bekend is. Ook als het verzoek van de voorzitter lijkt te komen.
Kijk wie in de ledenmodule mag wijzigen
Loop met de secretaris na wie bij de ledenadministratie kan, en wie gegevens mag aanpassen. Haal toegang weg bij bestuursleden die gestopt zijn.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Veel van onze leden hebben geen computer. Is de Checkup dan wel iets voor ons?
Ja. De Checkup gaat over de IT van de vereniging: de ledenadministratie, de uitslagen, de mail van het bestuur en de bankrekening. Een bestuurslid of vrijwilliger vult de vragen in, in een kwartier tot een uur.
Gaat er een geprinte ledenlijst rond, dan neemt de Checkup dat ook mee. Jullie plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met uitleg en een handleiding per stap.
We spelen in een café. Hoort de computer van de eigenaar ook in ons plan?
Alleen voor zover jullie hem gebruiken. De Checkup vraagt wat van de vereniging is en wat van de eigenaar, zoals de wifi, de computer achter de bar en de camera's.
In jullie plan staat wat jullie met de eigenaar kunnen afspreken. Bijvoorbeeld dat er geen ledenlijst of wachtwoorden van de vereniging op die computer staan.
De penningmeester kreeg een vreemd betaalverzoek. Helpt de Checkup daarbij?
Twijfelen jullie nu al over een verzoek, betaal dan niet en bel de afzender op een nummer dat jullie al hadden.
Jullie plan helpt je vaste afspraken te maken over betalingen, zodat een vals verzoek minder kans heeft. Bijvoorbeeld dat de penningmeester een onverwacht of haastig verzoek altijd eerst belt, ook als het van de voorzitter lijkt te komen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Schaakclub · Bridgeclub · Jeu-de-boulesvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een biljartvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.