Na een competitieavond voert iemand de uitslagen in, en de penningmeester regelt de tafelhuur. Zo houd je de IT van je biljartvereniging op orde.
Een biljartvereniging speelt vaak in een café of een eigen clubhuis. De ledenadministratie loopt via de bond, en uitslagen komen online. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
De ledenmodule, Onze Standen en de wedstrijdleider
Is je vereniging aangesloten bij de KNBB, de biljartbond, dan heeft ze een eigen ledenadministratie in het systeem Unify. Secretarissen en ledenadministrateurs komen via de Ledenmodule bij de leden van hun vereniging. Er zijn functionarissen met en zonder rechten om gegevens te wijzigen. Leden kijken zelf op mijnknbb.nl, met hun bondsnummer.
Uitslagen en standen van de nationale teamcompetitie carambole en driebanden staan in Onze Standen. Daar voer je ook wedstrijden in, of verzet je een wedstrijd. Vaak doet één wedstrijdleider of teamcaptain dat al jaren, met zijn eigen inlog.
Een voorbeeld. De wedstrijdleider wordt ziek, midden in het seizoen. De uitslagen van de afgelopen avonden staan op briefjes achter de bar, maar niemand anders weet hoe je inlogt. Dat is geen verwijt aan hem. Het is zo gegroeid, omdat hij het altijd goed deed.
Het café, de ledenlijst en valse betaalverzoeken
Speelt je vereniging in een café, dan zijn de wifi, de computer achter de bar en soms de camera's van de eigenaar. Dat is prima. Spreek wel af wat van wie is. Zet geen ledenlijst of wachtwoorden op een computer waar ook anderen achter zitten.
Bij veel biljartverenigingen gaat een deel van de leden liever niet online. Er is een geprinte ledenlijst met adressen en telefoonnummers, of die gaat rond per mail. Dat werkt. Deel zo'n lijst alleen met wie hem nodig heeft, en haal oude lijsten weg als er een nieuwe is.
De penningmeester betaalt rekeningen, zoals de tafelhuur, de bondscontributie en de prijzen voor het toernooi. Oplichters weten dat. Een mail die van de voorzitter lijkt te komen, vraagt de penningmeester om snel een rekening te betalen. Het mailadres lijkt bijna hetzelfde. Een vaste afspraak helpt: nieuwe of vreemde betaalverzoeken check je altijd even telefonisch, bij een nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een biljartvereniging
Zorg voor een tweede persoon die uitslagen kan invoeren
Vraag de wedstrijdleider om een tweede vrijwilliger te laten zien hoe het invoeren werkt. Gebruik daarbij elk een eigen inlog, als dat kan.
Maak een betaalafspraak met het bestuur
Spreek af dat de penningmeester een onverwacht of haastig betaalverzoek altijd eerst belt, bij een nummer dat hij al had. Ook als het verzoek van de voorzitter lijkt te komen.
Kijk wie in de ledenmodule mag wijzigen
Loop met de secretaris na wie bij de ledenadministratie kan, en wie gegevens mag aanpassen. Haal toegang weg bij bestuursleden die gestopt zijn.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt, zoals de ledenadministratie van de bond, het systeem voor uitslagen, de mail van het bestuur, de bankrekening en een eventuele website. Bij elk systeem let jouw IT-plan op wie er beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een mailadres van de vereniging staat of op een privé-adres.
Speel je in een café of een ruimte van een ander, dan vraagt de Checkup wat van de vereniging is en wat van de eigenaar. Ook de betalingen van de penningmeester komen aan bod: hoe je een vals betaalverzoek herkent, en wie meekijkt. In het IT-plan staan handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Veel van onze leden hebben geen computer. Is de Checkup dan wel iets voor ons?
Ja. De Checkup gaat over de IT van de vereniging: de ledenadministratie, de uitslagen, de mail van het bestuur en de bankrekening. Een bestuurslid of vrijwilliger vult de vragen in, in ongeveer twintig minuten.
We spelen in een café. Hoort de computer van de eigenaar ook in ons plan?
Alleen voor zover jullie hem gebruiken. De Checkup vraagt wat van de vereniging is en wat van de eigenaar. Voor de rest staat in het IT-plan wat je met de eigenaar kunt afspreken.
De penningmeester kreeg een vreemd betaalverzoek. Helpt de Checkup daarbij?
Het IT-plan helpt je vaste afspraken te maken over betalingen, zodat een vals verzoek minder kans heeft. Twijfel je nu al over een verzoek, betaal dan niet en bel de afzender op een nummer dat je al had.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.