Weet een tweede bestuurslid hoe OLA werkt?
Een schaakclub heeft weinig spullen nodig. Toch zit er IT in jullie club: de ledenadministratie van de bond, de indeling van de competitie, de website en misschien een online clubgroep. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Staat er een gestopt lid in OLA, waarvoor jullie op 1 oktober betalen?
- Staan alle uitslagen van jullie schaakclub op één laptop?
- Wie beheert de online clubgroep, en met welk mailadres?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
OLA en de contributie aan de bond
Schaakverenigingen houden hun ledenadministratie zelf bij in de online ledenadministratie van de KNSB, de schaakbond. Dat systeem heet OLA. Wie op 1 oktober in OLA als hoofdlid bij jullie vereniging staat, telt mee voor de contributie aan de bond, tot en met 30 september van het jaar daarna.
Voor de penningmeester is 1 oktober dus een belangrijke datum. Is een lid gestopt maar staat het nog in OLA, dan betaal je een jaar voor dat lid mee. Dat kan gebeuren als niemand het heeft doorgegeven.
Vaak doet één vrijwilliger al jaren de ledenadministratie. Die weet precies hoe het werkt. Het helpt als een tweede bestuurslid ook weet hoe OLA werkt, waar de handleiding van de bond staat en wat je moet doen als die vrijwilliger stopt.
De laptop van de wedstrijdleider, online schaken en jeugd
Voor de interne competitie gebruikt de wedstrijdleider vaak een indelingsprogramma op een eigen laptop. Daarin staan alle uitslagen van jaren. Een voorbeeld: de laptop gaat stuk, of de wedstrijdleider verhuist. Is er geen kopie, dan begint de club opnieuw met de ranglijst. Niemand heeft iets fout gedaan. Er was alleen nooit afgesproken waar een kopie staat.
Veel clubs spelen ook online, bijvoorbeeld in een eigen clubgroep op een schaakwebsite. Die groep is ooit gemaakt door een lid, met een eigen mailadres. Stopt dat lid, dan kan niemand de groep meer beheren. Hetzelfde geldt voor de website en de sociale media van de club.
Heeft jullie club een jeugdafdeling, dan staan er ook gegevens van kinderen in je administratie. Vraag je toestemming voor foto's, bijvoorbeeld van een jeugdtoernooi, dan geeft voor een kind jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Werken vrijwilligers met jeugd, dan kan jullie club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt de vrijwilliger daar niets voor, als jullie club onder meer eHerkenning heeft: het inlogmiddel waarmee een organisatie zaken doet met de overheid.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een schaakclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: vaak doet één vrijwilliger al jaren de ledenadministratie in OLA.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan weet niemand hoe OLA werkt of waar de handleiding van de bond staat.
Wat jullie doen: zorg dat een tweede bestuurslid ook weet hoe OLA werkt, en wat jullie doen als die vrijwilliger stopt.
Uitslagen en ranglijst van jaren
De zwakke plek: het indelingsprogramma staat op de eigen laptop van de wedstrijdleider.
Zo gaat het mis: gaat die laptop stuk of verhuist de wedstrijdleider, dan begint de club opnieuw met de ranglijst.
Wat jullie doen: sla na elke speelavond het bestand van de competitie ook op in een gedeelde map van de club.
Clubgroep, website en jeugd
De zwakke plek: de online clubgroep, de website en de sociale media zijn ooit gemaakt met het mailadres van één lid.
Zo gaat het mis: stopt dat lid, dan kan niemand de groep meer beheren. En gegevens en foto's van jeugdleden staan op plekken waar niemand op let.
Wat jullie doen: koppel de clubgroep, de website en de sociale media aan één mailadres van de club.
Een kloppende ledenlijst voor 1 oktober
De zwakke plek: wie op 1 oktober in OLA staat, telt mee voor de contributie aan de bond.
Zo gaat het mis: staat een gestopt lid nog in OLA, dan betaalt de club een jaar voor dat lid mee.
Wat jullie doen: leg in september de lijst in OLA naast de lijst van de penningmeester, en meld gestopte leden af.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals OLA, het programma voor de competitie, de website en de online clubgroep, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een schaakclub
Kijk voor 1 oktober de ledenlijst na
Leg in september de lijst in OLA naast de lijst van de penningmeester. Meld leden af die gestopt zijn, zodat je niet onnodig contributie aan de bond betaalt.
Maak een kopie van de competitie
Vraag de wedstrijdleider om na elke speelavond het bestand van de competitie ook op te slaan in een gedeelde map van de club. Dan hangt de ranglijst niet aan één laptop.
Zet clubaccounts op een clubmailadres
Maak één mailadres voor de club, en koppel daar de online clubgroep, de website en de sociale media aan. Zo kan een nieuw bestuurslid het overnemen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze club is klein. Is de Checkup dan niet te veel?
Het IT-plan gaat over wat jullie hebben. Hebben jullie weinig systemen, dan zijn er ook weinig stappen. Bij een schaakclub zijn dat vaak OLA, het programma voor de competitie, de website en een online clubgroep.
Juist bij een kleine club hangt veel aan één of twee vrijwilligers. Het plan zet de stappen op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zodat jullie met die paar stappen beginnen.
Moet onze wedstrijdleider een ander indelingsprogramma gaan gebruiken?
Nee. De Checkup zegt niet welk programma jullie moeten gebruiken. Het programma van de wedstrijdleider mag blijven.
Het plan helpt wel af te spreken waar een kopie van de uitslagen staat, bijvoorbeeld in een gedeelde map van de club, en wie het kan overnemen als de wedstrijdleider stopt.
Mogen we foto's van een jeugdtoernooi op de website zetten?
Vraag je toestemming voor foto's, dan geeft voor een kind jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Leg vast wie toestemming gaf, en maak het net zo makkelijk om die in te trekken.
De Checkup vraagt hoe jullie dat nu regelen, en jullie plan helpt het vast te leggen. Het is geen juridisch advies.
We spelen online in een clubgroep. Hoort dat bij de Checkup?
Ja. Een clubgroep op een schaakwebsite is ook een account van de club. De Checkup vraagt wie hem beheert en met welk mailadres.
Is dat het mailadres van één lid, dan zet jullie plan het overzetten naar een mailadres van de club als stap. Zo kunnen jullie de groep overdragen als iemand stopt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Tafeltennisvereniging · Dorpshuis · Koor · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een schaakclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.