De uitslagen van de interne competitie staan op de laptop van de wedstrijdleider. Zo houd je de IT van je schaakclub op orde.
Een schaakclub heeft weinig spullen nodig. Toch zit er IT in je club: de ledenadministratie van de bond, de indeling van de competitie, de website en misschien een online clubgroep. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
OLA en de contributie aan de bond
Schaakverenigingen houden hun ledenadministratie zelf bij in de online ledenadministratie van de KNSB, de schaakbond. Dat systeem heet OLA. Wie op 1 oktober in OLA als hoofdlid bij je vereniging staat, telt mee voor de contributie aan de bond, tot en met 30 september van het jaar daarna.
Voor de penningmeester is 1 oktober dus een belangrijke datum. Is een lid gestopt maar staat hij nog in OLA, dan betaal je een jaar voor hem mee. Dat kan gebeuren als niemand het heeft doorgegeven.
Vaak doet één vrijwilliger al jaren de ledenadministratie. Die weet precies hoe het werkt. Het helpt als een tweede bestuurslid ook weet hoe OLA werkt, waar de handleiding van de bond staat en wat je moet doen als die vrijwilliger stopt.
De laptop van de wedstrijdleider, online schaken en jeugd
Voor de interne competitie gebruikt de wedstrijdleider vaak een indelingsprogramma op zijn eigen laptop. Daarin staan alle uitslagen van jaren. Een voorbeeld: de laptop gaat stuk, of de wedstrijdleider verhuist. Is er geen kopie, dan begint de club opnieuw met de ranglijst. Niemand heeft iets fout gedaan. Er was alleen nooit afgesproken waar een kopie staat.
Veel clubs spelen ook online, bijvoorbeeld in een eigen clubgroep op een schaakwebsite. Die groep is ooit gemaakt door een lid, met zijn eigen mailadres. Stopt dat lid, dan kan niemand de groep meer beheren. Hetzelfde geldt voor de website en de sociale media van de club.
Heeft je club een jeugdafdeling, dan staan er ook gegevens van kinderen in je administratie. Vraag je toestemming voor foto's, bijvoorbeeld van een jeugdtoernooi, dan geeft voor een kind jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Werken vrijwilligers met jeugd, dan kan je club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt de vrijwilliger daar niets voor, als je club onder meer preventiebeleid heeft, bij de KVK staat en eHerkenning heeft. eHerkenning is het inlogmiddel waarmee een organisatie zaken doet met de overheid.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een schaakclub
Kijk voor 1 oktober de ledenlijst na
Leg in september de lijst in OLA naast de lijst van de penningmeester. Meld leden af die gestopt zijn, zodat je niet onnodig contributie aan de bond betaalt.
Maak een kopie van de competitie
Vraag de wedstrijdleider om na elke speelavond het bestand van de competitie ook op te slaan in een gedeelde map van de club. Dan hangt de ranglijst niet aan één laptop.
Zet clubaccounts op een clubmailadres
Maak één mailadres voor de club, en koppel daar de online clubgroep, de website en de sociale media aan. Zo kan een nieuw bestuurslid het overnemen.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt: de ledenadministratie van de bond, het programma voor de competitie, de website, online clubgroepen en de bankrekening. Bij elk systeem let het IT-plan op wie beheerder is, of er een reservekopie is en of het account op een clubmailadres staat.
Een schaakclub speelt vaak in een gehuurde ruimte, en veel staat bij vrijwilligers thuis. De Checkup vraagt daarom ook welke bestanden op eigen laptops staan, en hoe die overgaan als iemand stopt. Voor belangrijke accounts let het plan op een tweede inlogstap: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze club is klein. Is de Checkup dan niet te veel?
Het IT-plan gaat over wat jullie hebben. Heb je weinig systemen, dan heb je ook weinig stappen. Juist bij een kleine club hangt veel aan één of twee vrijwilligers, en daar helpt het plan bij.
Moet onze wedstrijdleider een ander indelingsprogramma gaan gebruiken?
Nee. De Checkup zegt niet welk programma je moet gebruiken. Het plan helpt je wel af te spreken waar een kopie van de uitslagen staat, en wie het kan overnemen.
Mogen we foto's van een jeugdtoernooi op de website zetten?
Vraag je toestemming voor foto's, dan geeft voor een kind jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Leg vast wie toestemming gaf, en maak het net zo makkelijk om die in te trekken. De Checkup helpt je dat te regelen, maar is geen juridisch advies.
We spelen online in een clubgroep. Hoort dat bij de Checkup?
Ja. Een clubgroep op een schaakwebsite is ook een account van de club. De Checkup vraagt wie hem beheert en met welk mailadres, zodat je hem kunt overdragen als iemand stopt.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Tafeltennisvereniging · Dorpshuis · Koor · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij