Na de competitieavond bevestigt de tegenstander de uitslag op zijn eigen telefoon. Zo houd je de accounts van je tafeltennisclub op orde.
Je ledenadministratie staat sinds juli 2025 in een nieuw systeem van de bond, en de competitie loopt via een app. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Het Tafeltennis Portaal en de NTTB App
Sinds 17 juli 2025 doen tafeltennisverenigingen hun ledenadministratie in het Tafeltennis Portaal van de NTTB, de tafeltennisbond. De bond werkt daarvoor samen met FOYS. Eerst kregen de secretarissen een uitnodiging om een eigen inlog te maken. Daarna maken zij zelf andere gebruikers aan. Zo bepaalt je vereniging zelf wie bij de ledenadministratie kan.
De competitie loopt nog in het oude systeem van de bond, NAS. Daaraan hangt de NTTB App met het digitale wedstrijdformulier. Wijzigingen in je ledenlijst stuurt het portaal meteen door naar NAS. Je club werkt dus met twee systemen, elk met eigen gebruikers en rollen.
Op de competitieavond vult één teamlid het wedstrijdformulier in de app in en verstuurt het. Daarna bevestigt iemand van het andere team de uitslag op zijn eigen telefoon of tablet. Dat geldt als digitale handtekening. Je hebt daarvoor een NTTB-account nodig met je bondsnummer, en per telefoon kun je maar één lid registreren. De wedstrijdsecretaris geeft de rechten. Alleen hij kan een begeleider die niet meespeelt aan een team toevoegen.
De zaal, de bar en de ledenlijst
Veel tafeltennisclubs hebben een eigen zaal of een vaste ruimte, met een bar die leden om de beurt draaien. Soms staat daar een computer of tablet van de club, voor de competitie of voor de bar. Die staat vaak al jaren aan, met één wachtwoord dat iedereen kent. Dat is zo gegroeid.
Een voorbeeld: op de tablet in de zaal is ooit een lid ingelogd in de NTTB App. Omdat je per telefoon of tablet maar één lid kunt registreren, vult daarna iedereen de formulieren in onder de naam van dat ene lid. Niemand bedoelt het verkeerd. Maar achteraf zie je niet meer wie wat deed, en stopt dat lid, dan moet alles opnieuw.
In de ledenadministratie staan namen, adressen en geboortedata, ook van jeugdleden. Vraag je toestemming voor foto's, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Werken vrijwilligers met jeugd, dan kan je club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een tafeltennisvereniging
Kijk wie er in het portaal kan
Kijk met de secretaris welke gebruikers er in het Tafeltennis Portaal zijn. Haal mensen weg die geen rol meer hebben. Zorg dat altijd minstens twee bestuursleden erbij kunnen.
Laat teamleden hun eigen account gebruiken
Vraag per team wie de formulieren invult. Die persoon maakt met zijn eigen bondsnummer een account in de NTTB App, op zijn eigen telefoon.
Geef de computer in de zaal een eigen slot
Laat de computer of tablet in de zaal na een paar minuten vanzelf op slot gaan. Kies een nieuw wachtwoord en schrijf op wie het heeft.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt, zoals de ledenadministratie van de bond, de app voor de competitie, de kassa van de bar, de website en de groepsapps. Bij elk systeem let het IT-plan op wie beheerder is, en of er een tweede inlogstap aan staat. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Heeft je club een eigen zaal, dan vraagt de Checkup ook naar de apparaten die daar staan: wie erop inlogt, en of er gegevens van leden op staan. In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails, bijvoorbeeld voor de leverancier van je kassa. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze ledenadministratie staat nu in het Tafeltennis Portaal. Wat moeten we zelf nog regelen?
De bond zorgt voor het systeem. Wie er van jullie club in kan, bepaal je zelf. Jouw IT-plan helpt je dat na te lopen en op te schrijven, zodat een nieuw bestuurslid weet waar hij moet zijn.
Onze wedstrijdsecretaris regelt alles in de app. Wat als hij stopt?
De toegang als wedstrijdsecretaris in de NTTB App hangt af van wie in NAS als wedstrijdsecretaris van je vereniging staat. Geef een wissel dus op tijd door, en schrijf op welke rechten hij aan welke teams heeft gegeven. Jouw IT-plan helpt je die overdracht voor te bereiden.
Mogen we foto's van de clubkampioenschappen online zetten?
Vraag je toestemming voor foto's, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Leg vast wie toestemming gaf, en maak het net zo makkelijk om die in te trekken. De Checkup helpt je dat te regelen, maar is geen juridisch advies.
Hoort de kassa van de bar ook bij de Checkup?
Ja. Staat er een kassa of pinautomaat, dan hoort die bij je IT. De Checkup vraagt wie de leverancier is, op wiens naam het contract staat en of het wachtwoord nog het standaardwachtwoord van de installateur is.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Badmintonvereniging · Schaakclub · Tennisvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij