Wie kan er sinds de overstap in het Tafeltennis Portaal?
Jullie ledenadministratie staat sinds juli 2025 in een nieuw systeem van de bond, en de competitie loopt via een app. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Bevestigen teamleden de uitslag met hun eigen account, of met dat van een ander?
- Staat de computer in de zaal open voor iedereen die langs de bar loopt?
- Weet een tweede bestuurslid hoe het nieuwe systeem van de bond werkt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het Tafeltennis Portaal en de NTTB App
Sinds 17 juli 2025 doen tafeltennisverenigingen hun ledenadministratie in het Tafeltennis Portaal van de NTTB, de tafeltennisbond. De bond werkt daarvoor samen met FOYS. Eerst kregen de secretarissen een uitnodiging om een eigen inlog te maken. Daarna maken zij zelf andere gebruikers aan. Zo bepaalt jullie vereniging zelf wie bij de ledenadministratie kan.
De competitie loopt nog in het oude systeem van de bond, NAS. Daaraan hangt de NTTB App met het digitale wedstrijdformulier. Wijzigingen in jullie ledenlijst stuurt het portaal meteen door naar NAS. Jullie club werkt dus met twee systemen, elk met eigen gebruikers en rollen.
Op de competitieavond vult één teamlid het wedstrijdformulier in de app in en verstuurt het. Daarna bevestigt iemand van het andere team de uitslag op een eigen telefoon of tablet. Dat geldt als digitale handtekening. Je hebt daarvoor een NTTB-account nodig met je bondsnummer, en per telefoon kun je maar één lid registreren. De wedstrijdsecretaris geeft de rechten. Alleen de wedstrijdsecretaris kan een begeleider die niet meespeelt aan een team toevoegen.
De zaal, de bar en de ledenlijst
Veel tafeltennisclubs hebben een eigen zaal of een vaste ruimte, met een bar die leden om de beurt draaien. Soms staat daar een computer of tablet van de club, voor de competitie of voor de bar. Die staat vaak al jaren aan, met één wachtwoord dat iedereen kent. Dat is zo gegroeid.
Een voorbeeld: op de tablet in de zaal is ooit een lid ingelogd in de NTTB App. Omdat je per telefoon of tablet maar één lid kunt registreren, vult daarna iedereen de formulieren in onder de naam van dat ene lid. Niemand bedoelt het verkeerd. Maar achteraf zie je niet meer wie wat deed, en stopt dat lid, dan moet alles opnieuw.
In de ledenadministratie staan namen, adressen en geboortedata, ook van jeugdleden. Vraag je toestemming voor foto's, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Werken vrijwilligers met jeugd, dan kan jullie club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een tafeltennisclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: vaak kent alleen de secretaris het nieuwe portaal, en alleen de wedstrijdsecretaris geeft rechten in de app.
Zo gaat het mis: stopt een van hen, dan weet niemand hoe het Tafeltennis Portaal werkt, of welke rechten aan welke teams zijn gegeven.
Wat jullie doen: zorg dat altijd minstens twee bestuursleden in het portaal kunnen, en schrijf op welke rechten de wedstrijdsecretaris heeft gegeven.
Ledenlijst, portaal en competitie
De zwakke plek: de club werkt met twee systemen van de bond, en de computer in de zaal staat al jaren aan.
Zo gaat het mis: staan er gegevens van leden op de computer in de zaal, dan weet niemand meer wat daar staat of wie het bijhoudt.
Wat jullie doen: houd de ledenlijst bij in het Tafeltennis Portaal, en kijk welke gegevens van leden op de computer in de zaal staan.
Gebruikers, de zaal en de bar
De zwakke plek: één wachtwoord voor de computer in de zaal dat iedereen kent, en gebruikers in het portaal die geen rol meer hebben.
Zo gaat het mis: de computer staat open voor iedereen die langs de bar loopt, en iemand zonder rol kan nog bij de ledenadministratie.
Wat jullie doen: haal gebruikers zonder rol weg uit het portaal, en laat de computer in de zaal vanzelf op slot gaan met een nieuw wachtwoord.
Kloppende uitslagen
De zwakke plek: op de tablet in de zaal is één lid ingelogd in de NTTB App.
Zo gaat het mis: iedereen vult de formulieren in onder de naam van dat ene lid, en achteraf zie je niet meer wie wat deed.
Wat jullie doen: laat wie de formulieren invult een eigen account maken met een eigen bondsnummer, op een eigen telefoon.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het Tafeltennis Portaal, de NTTB App, de kassa van de bar en de website, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een tafeltennisvereniging
Kijk wie er in het portaal kan
Kijk met de secretaris welke gebruikers er in het Tafeltennis Portaal zijn. Haal mensen weg die geen rol meer hebben. Zorg dat altijd minstens twee bestuursleden erbij kunnen.
Laat teamleden hun eigen account gebruiken
Vraag per team wie de formulieren invult. Die persoon maakt met het eigen bondsnummer een account in de NTTB App, op de eigen telefoon.
Geef de computer in de zaal een eigen slot
Laat de computer of tablet in de zaal na een paar minuten vanzelf op slot gaan. Kies een nieuw wachtwoord en schrijf op wie het heeft.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze ledenadministratie staat nu in het Tafeltennis Portaal. Wat moeten we zelf nog regelen?
De bond zorgt voor het systeem, samen met FOYS: de software en de koppeling met NAS. Wat de bond niet levert, is hoe jullie club ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Gebruikers. Jullie plan zegt hoe jullie nalopen wie er in het portaal kan, en mensen weghalen die geen rol meer hebben.
- Twee beheerders. Jullie plan zegt hoe jullie zorgen dat altijd minstens twee bestuursleden erbij kunnen.
- De app en de zaal. Eigen accounts voor wie de formulieren invult, en een slot op de computer in de zaal: jullie plan zet het op volgorde.
De bond kijkt naar het eigen systeem. De Checkup kijkt naar de hele club.
Onze wedstrijdsecretaris regelt alles in de app. Wat als die stopt?
De toegang als wedstrijdsecretaris in de NTTB App hangt af van wie in NAS als wedstrijdsecretaris van jullie vereniging staat. Geef een wissel dus op tijd door.
Schrijf ook op welke rechten de wedstrijdsecretaris aan welke teams heeft gegeven. Jullie IT-plan helpt die overdracht voor te bereiden, en het plan blijft van de club als het bestuur wisselt.
Mogen we foto's van de clubkampioenschappen online zetten?
Vraag je toestemming voor foto's, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Leg vast wie toestemming gaf, en maak het net zo makkelijk om die in te trekken.
De Checkup vraagt hoe jullie dat nu regelen, en jullie plan helpt het vast te leggen. Het is geen juridisch advies.
Hoort de kassa van de bar ook bij de Checkup?
Ja. Staat er een kassa of pinautomaat, dan hoort die bij de IT van de club. De Checkup vraagt wie de leverancier is, op wiens naam het contract staat en of het wachtwoord nog het standaardwachtwoord van de installateur is.
Moet de leverancier iets doen, dan staat er een voorbeeldmail in jullie plan. De werking van de kassa zelf valt erbuiten.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Badmintonvereniging · Schaakclub · Tennisvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een tafeltennisvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.