Kan de vorige secretaris nog in jullie ledenlijst?
Jullie badmintonclub speelt meestal in een gehuurde sporthal. De IT zit dan vooral in accounts: de ledenadministratie, de competitie, de bankrekening en de mail van het bestuur. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Wie heeft na de laatste jaarvergadering de oude inlogs verwijderd?
- Waar staan de afspraken over de zaalhuur als dat ene bestuurslid stopt?
- Kan iemand anders dan de penningmeester bij de rekening, als die een maand weg is?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
BN voor Verenigingen en toernooi.nl
Badminton Nederland heeft samen met Focus On Your Sport het ledenplatform BN voor Verenigingen gemaakt. Elke vereniging kan het basispakket zonder kosten gebruiken. Daarin zitten de ledenadministratie, de bestuursrollen en een koppeling met toernooi.nl, de site voor toernooien en competities. Met het betaalde Premium-pakket komen er onder meer facturen en een planning voor vrijwilligers bij.
Bij de start kregen de voorzitter, de secretaris en de ledenadministrateur van elke vereniging een eigen inlog. Zij kunnen zelf andere gebruikers aanmaken. Ze kunnen ook nieuwe bestuursleden toevoegen en aftredende bestuursleden verwijderen. Zo bepaalt jullie vereniging zelf wie bij de ledenlijst kan.
Een voorbeeld: in de jaarvergadering stopt de secretaris en komt er een nieuwe. De nieuwe secretaris krijgt een eigen inlog. Het verwijderen van de oude vergeet iedereen, want er is die avond genoeg te regelen. Dat is heel normaal. Het helpt om het na elke jaarvergadering even na te lopen.
Zaalhuur, betalingen en jeugdleden
Een badmintonclub heeft vaak geen eigen gebouw. Je huurt zaaltijd in een sporthal, en de afspraken daarover staan in de mail van een bestuurslid. Shuttles en zaalhuur betaal je van de rekening van de club. Heeft alleen de penningmeester toegang tot die rekening en die mails, dan staat er veel stil als die een tijd weg is.
Omdat de penningmeester rekeningen betaalt, krijgt die soms een mail of appje dat van de voorzitter lijkt te komen, met de vraag of die snel een bedrag wil overmaken. Zo'n bericht kan nep zijn. Bel bij twijfel eerst de voorzitter, op het nummer dat je al had.
Train je jeugd, dan staan er ook gegevens van kinderen in jullie ledenadministratie en in de groepsapp van de trainers. Vraag je toestemming voor foto's op de website of sociale media, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Werken vrijwilligers met kinderen, dan kan jullie club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt de vrijwilliger daar niets voor. Jullie vereniging heeft daarvoor onder meer eHerkenning nodig, het inlogmiddel waarmee een organisatie zaken doet met de overheid. Spreek af wie in het bestuur dat beheert.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een badmintonclub telt: doorgaan als een bestuurslid stopt, bestanden bij de club houden, wie erbij kan, en of betaalverzoeken kloppen.
Doorgaan als een bestuurslid stopt
De zwakke plek: de afspraken over de zaalhuur in de mail van één bestuurslid, en een rekening waar alleen de penningmeester bij kan.
Zo gaat het mis: stopt dat bestuurslid, of is de penningmeester een maand weg, dan staat er veel stil.
Wat jullie doen: laat de mail over de zaalhuur binnenkomen op een clubadres, en zorg dat iemand anders ook bij de rekening kan.
Bestanden bij de club, niet thuis
De zwakke plek: bestanden op de eigen laptop en mails in de privé-mailbox van vrijwilligers.
Zo gaat het mis: stopt een vrijwilliger, dan verdwijnen de bestanden en mails met die persoon.
Wat jullie doen: breng bestanden en mail stap voor stap bij de club onder, op accounts van de club.
Inlogs in BN voor Verenigingen
De zwakke plek: oude inlogs van aftredende bestuursleden, en gegevens van jeugdleden in de ledenadministratie en de groepsapp van de trainers.
Zo gaat het mis: de vorige secretaris kan nog in de ledenlijst, omdat niemand die inlog verwijderde.
Wat jullie doen: loop na elke jaarvergadering de gebruikers na, en geef ieder een eigen inlog.
Geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: de penningmeester die zaalhuur en shuttles betaalt.
Zo gaat het mis: de penningmeester krijgt een mail of appje dat van de voorzitter lijkt te komen, met de vraag snel iets over te maken.
Wat jullie doen: spreek af dat een betaalverzoek per mail of app eerst met een telefoontje wordt gecheckt, en zet dat in de notulen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken de systemen van de club aan, zoals de ledenadministratie van de bond, de competitie, de bankrekening, de mail van het bestuur, de website en de groepsapps. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals wie beheerder is en of een account op een clubmailadres staat.
Drie eerste stappen voor een badmintonvereniging
Loop na de jaarvergadering de gebruikers na
Kijk in BN voor Verenigingen wie er een inlog heeft. Verwijder gebruikers die geen rol meer hebben, en geef nieuwe bestuursleden een eigen inlog. Zo werkt niemand met de inlog van een ander.
Zet de zaalafspraken op een clubadres
Laat de mail over de zaalhuur binnenkomen op een mailadres van de club, niet op een privé-adres. Dan kan een nieuw bestuurslid gewoon verder waar de vorige stopte.
Spreek een belafspraak af voor betalingen
Spreek met het bestuur af: een verzoek om geld over te maken dat per mail of app binnenkomt, check je eerst met een telefoontje. Zet die afspraak in de notulen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze secretaris doet de ledenadministratie al jaren alleen. Is dat een probleem?
Nee, zo gaat het bij veel clubs. Het wordt pas lastig als die ziek wordt of stopt.
Jullie IT-plan helpt jullie een tweede bestuurslid een eigen inlog te geven en op te schrijven hoe het werkt, zodat een ander het kan overnemen.
Moeten we het Premium-pakket van de bond nemen?
Dat kiezen jullie zelf. Insert Z verkoopt geen hardware of licenties en krijgt geen commissie.
Het IT-plan kijkt naar wat jullie nu gebruiken en of dat goed geregeld is, ook als jullie bij het basispakket blijven.
We hebben geen eigen clubhuis. Heeft de Checkup dan zin?
Ja. De IT van jullie club zit dan vooral in accounts: de ledenadministratie, de bankrekening, de mail en de website. Die staan vaak op naam van één persoon.
De Checkup brengt dat in kaart, en het plan helpt jullie het beter te verdelen, met handleidingen en voorbeeldmails.
Mogen we foto's van een jeugdtoernooi op sociale media zetten?
Vragen jullie toestemming voor foto's, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming.
Leg vast wie toestemming gaf, en maak het net zo makkelijk om die weer in te trekken. De Checkup helpt jullie dat te regelen, maar is geen juridisch advies.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Tafeltennisvereniging · Volleybalvereniging · Tennisvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een badmintonvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.