Na de jaarvergadering heeft de nieuwe secretaris een inlog, maar de oude ook nog. Zo regel je de toegang bij je badmintonvereniging.
Je badmintonclub speelt meestal in een gehuurde sporthal. De IT zit dan vooral in accounts: de ledenadministratie, de competitie, de bankrekening en de mail van het bestuur. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
BN voor Verenigingen en toernooi.nl
Badminton Nederland heeft samen met Focus On Your Sport het ledenplatform BN voor Verenigingen gemaakt. Elke vereniging heeft gratis toegang tot het basispakket. Daarin zitten de ledenadministratie, de bestuursrollen en een koppeling met toernooi.nl, de site voor toernooien en competities. Met het betaalde Premium-pakket komen er onder meer facturen en een planning voor vrijwilligers bij.
Bij de start kregen de voorzitter, de secretaris en de ledenadministrateur van elke vereniging een eigen inlog. Zij kunnen zelf andere gebruikers aanmaken. Ze kunnen ook nieuwe bestuursleden toevoegen en aftredende bestuursleden verwijderen. Zo bepaalt je vereniging zelf wie bij de ledenlijst kan.
Een voorbeeld: in de jaarvergadering stopt de secretaris en komt er een nieuwe. De nieuwe secretaris krijgt een eigen inlog. Het verwijderen van de oude vergeet iedereen, want er is die avond genoeg te regelen. Dat is heel normaal. Het helpt om het na elke jaarvergadering even na te lopen.
Zaalhuur, betalingen en jeugdleden
Een badmintonclub heeft vaak geen eigen gebouw. Je huurt zaaltijd in een sporthal, en de afspraken daarover staan in de mail van een bestuurslid. Shuttles en zaalhuur betaal je van de rekening van de club. Heeft alleen de penningmeester toegang tot die rekening en die mails, dan staat er veel stil als hij een tijd weg is.
Omdat de penningmeester rekeningen betaalt, krijgt hij soms een mail of appje dat van de voorzitter lijkt te komen, met de vraag of hij snel een bedrag wil overmaken. Zo'n bericht kan nep zijn. Bel bij twijfel eerst de voorzitter, op het nummer dat je al had.
Train je jeugd, dan staan er ook gegevens van kinderen in je ledenadministratie en in de groepsapp van de trainers. Vraag je toestemming voor foto's op de website of sociale media, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Werken vrijwilligers met kinderen, dan kan je club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt de vrijwilliger daar niets voor. Je vereniging heeft daarvoor onder meer een inschrijving bij de KVK, preventiebeleid en eHerkenning nodig. eHerkenning is het inlogmiddel waarmee een organisatie zaken doet met de overheid.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een badmintonvereniging
Loop na de jaarvergadering de gebruikers na
Kijk in BN voor Verenigingen wie er een inlog heeft. Verwijder gebruikers die geen rol meer hebben, en geef nieuwe bestuursleden een eigen inlog. Zo werkt niemand met de inlog van een ander.
Zet de zaalafspraken op een clubadres
Laat de mail over de zaalhuur binnenkomen op een mailadres van de club, niet op een privé-adres. Dan kan een nieuw bestuurslid gewoon verder waar de vorige stopte.
Spreek een belafspraak af voor betalingen
Spreek met het bestuur af: een verzoek om geld over te maken dat per mail of app binnenkomt, check je eerst met een telefoontje. Zet die afspraak in de notulen.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt: de ledenadministratie van de bond, de competitie, de bankrekening, de mail van het bestuur, de website en de groepsapps. Bij elk systeem let het IT-plan op wie beheerder is, of er een tweede inlogstap aan staat en of het account op een clubmailadres staat. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Heeft je club geen eigen gebouw, dan staat veel bij vrijwilligers thuis: bestanden op een eigen laptop, mails in een privé-mailbox. De Checkup vraagt daarnaar, en het plan helpt je dat stap voor stap bij de club onder te brengen, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze secretaris doet de ledenadministratie al jaren alleen. Is dat een probleem?
Nee, zo gaat het bij veel clubs. Het wordt pas lastig als hij ziek wordt of stopt. Jouw IT-plan helpt je een tweede bestuurslid een eigen inlog te geven en op te schrijven hoe het werkt, zodat een ander het kan overnemen.
Moeten we het Premium-pakket van de bond nemen?
Dat kies je zelf. +Z verkoopt niets en krijgt geen commissie. Het IT-plan kijkt naar wat je nu gebruikt en of dat goed geregeld is, ook als je bij het gratis basispakket blijft.
We hebben geen eigen clubhuis. Heeft de Checkup dan zin?
Ja. De IT van je club zit dan vooral in accounts: de ledenadministratie, de bankrekening, de mail en de website. Die staan vaak op naam van één persoon. De Checkup brengt dat in kaart, en het plan helpt je het beter te verdelen.
Mogen we foto's van een jeugdtoernooi op sociale media zetten?
Vraag je toestemming voor foto's, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die toestemming. Leg vast wie toestemming gaf, en maak het net zo makkelijk om die weer in te trekken. De Checkup helpt je dat te regelen, maar is geen juridisch advies.