Kan jullie clubavond door als de laptop van de wedstrijdleider stuk is?
Op de clubavond voeren spelers hun scores in op de Bridgemates, en de wedstrijdleider rekent de zitting uit. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Staat de boekhouding van de penningmeester op dezelfde laptop als het rekenprogramma?
- Hebben jullie als club bewust gekozen voor volledige namen in de uitslagen?
- Wie staat in MijnBridge nog als webmaster, en doet die dat nog?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
MijnBridge, het rekenprogramma en de Bridgemates
Is jullie club een NBB-Totaalclub, dan houd je de ledenadministratie bij in MijnBridge. Dat is de website van de Nederlandse Bridge Bond voor alle administratie. Daar meld je leden aan en af, en wijs je functies toe. De secretaris regelt in MijnBridge bijvoorbeeld wie webmaster is en wie de uitslagen mag beheren.
Op de clubavond werkt de wedstrijdleider met het NBB-Rekenprogramma. Aangesloten clubs mogen dat zonder kosten gebruiken. Het werkt samen met de Bridgemates: de kastjes op elke tafel waarop spelers de scores invoeren. Na afloop gaat de uitslag via de NBB-UitslagenService naar de website van de bond en naar de clubsite.
Een voorbeeld: het rekenprogramma staat op één laptop, die de wedstrijdleider na de clubavond mee naar huis neemt. Daarop staan het rekenprogramma, het ledenbestand van de zittingen en soms ook de boekhouding van de penningmeester. Dat is zo gegroeid, en het werkt prima. Het wordt pas lastig als die laptop stukgaat, of als de wedstrijdleider een paar weken weg is en niemand anders de zitting kan uitrekenen.
Namen in de uitslag en de ledenlijst
In de uitslagen staan standaard de voornaam en de achternaam van de spelers. Wie de clubsite bezoekt, ziet dan wie met wie speelde en hoe het ging. Voor de meeste leden hoort dat bij het spel. Toch is het goed om daar als club bewust voor te kiezen.
Wie de functie webmaster of beheerder USS heeft, kan dat aanpassen op de beheersite van de uitslagen. USS staat voor de UitslagenService. Je kunt er bijvoorbeeld kiezen om alleen voornamen te tonen. Dat kan zelfs per speelmoment: op de dinsdag alleen voornamen, en bij de open drive voor- en achternaam. Wil je de uitslagen achter een inlog zetten, dan raadt de bond aan dat via de clubsite te regelen, en niet op twee plekken tegelijk.
De ledenlijst met adressen en telefoonnummers gaat vaak rond als bijlage in een mail, zodat spelers een invaller kunnen bellen. Dat is handig. Spreek wel af wie de lijst krijgt, en stuur een nieuwe versie als iemand opzegt.
De penningmeester krijgt soms een mail die van de voorzitter lijkt te komen, met de vraag om snel een rekening te betalen. Zo'n valse mail kan elke club overkomen. Bel bij twijfel de voorzitter op het nummer dat je al had, en niet op een nummer uit de mail.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een bridgeclub telt: dat de clubavond doorgaat, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Een clubavond die niet aan één laptop hangt
De zwakke plek: het rekenprogramma staat op één laptop, die de wedstrijdleider mee naar huis neemt.
Zo gaat het mis: gaat die laptop stuk, of is de wedstrijdleider een paar weken weg, dan kan niemand de zitting uitrekenen.
Wat jullie doen: leer een tweede lid de zitting uitrekenen, en zet het programma ook op een tweede laptop.
Ledenbestand, zittingen en boekhouding
De zwakke plek: op dezelfde laptop staan het ledenbestand van de zittingen en soms ook de boekhouding van de penningmeester.
Zo gaat het mis: is die laptop kapot of kwijt, dan zijn de zittingen en de boekhouding in één keer weg.
Wat jullie doen: maak een reservekopie van het ledenbestand en de zittingen, en houd de boekhouding los van het rekenprogramma.
Functies in MijnBridge en namen in de uitslag
De zwakke plek: oud-bestuursleden houden een functie in MijnBridge, en de uitslag toont standaard volledige namen.
Zo gaat het mis: een oud-webmaster kan nog bij de uitslagen. Of namen staan online zonder dat de club daar bewust voor koos.
Wat jullie doen: kijk na elke ledenvergadering wie een functie heeft in MijnBridge, en kies als club wat de uitslag laat zien.
Een kloppende ledenlijst en geen valse mail
De zwakke plek: de ledenlijst gaat als bijlage rond, en de penningmeester betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: spelers bellen een invaller met een oude lijst. Of een mail die van de voorzitter lijkt te komen, vraagt om snel een rekening te betalen.
Wat jullie doen: stuur een nieuwe lijst als iemand opzegt, en bel bij twijfel de voorzitter op het nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals MijnBridge, het NBB-Rekenprogramma met de Bridgemates, de clubsite, het mailadres van het bestuur en de boekhouding, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een bridgeclub
Leer een tweede lid de zitting uitrekenen
Laat de wedstrijdleider een tweede lid uitleggen hoe het NBB-Rekenprogramma werkt. Zet het programma ook op een tweede laptop, zodat een clubavond niet aan één apparaat hangt.
Kies wat de uitslag laat zien
Bespreek in het bestuur of je voor- en achternamen wilt tonen. Laat de beheerder USS dat instellen, en zet het in de nieuwsbrief zodat leden weten wat de keuze is.
Kijk na wie een functie heeft in MijnBridge
Bekijk na de ledenvergadering welke leden een functie hebben in MijnBridge. Haal oud-bestuursleden eruit en zet de nieuwe erbij.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze wedstrijdleider doet alles met de computer. Wat als die stopt?
Dan wil je dat een ander de zitting kan uitrekenen en de uitslag kan versturen. Dat lukt alleen als iemand anders weet waar het programma staat en erbij kan.
Jullie plan helpt je vast te leggen waar het programma staat, wie welke functie heeft in MijnBridge en waar de reservekopie is. En het helpt je een A4 te maken voor als de laptop het op de clubavond niet doet.
Het plan blijft van de club, ook als het bestuur wisselt. Wat al gedaan is, staat afgevinkt.
Mogen we volledige namen in de uitslag zetten?
Dat kies je als club zelf. Op de beheersite van de uitslagen stel je in wat de uitslag laat zien, bijvoorbeeld alleen voornamen. Dat kan zelfs per speelmoment.
Bespreek het met jullie leden en leg de keuze vast. De Checkup vraagt of jullie al een keuze maakten, maar is geen juridisch advies.
We zijn een kleine club zonder IT'er. Is de Checkup dan iets voor ons?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal: wie de zitting uitrekent, wie in MijnBridge kan en waar de ledenlijst heen gaat.
Jullie plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Elke stap legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Schaakclub · Biljartvereniging · Jeu-de-boulesvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een bridgeclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.