Wie krijgt de melding als jullie zonnedak vannacht uitvalt?
Een energiecoöperatie wekt samen met de leden stroom op, met zonnepanelen of een windmolen. Daar hoort IT bij: de ledenadministratie, de uitbetaling aan de leden, de inlog bij RVO en de monitoring van de installatie. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Op welke telefoon komen de storingsmeldingen van de omvormer binnen?
- Naar welk mailadres stuurt RVO zijn berichten over jullie subsidie?
- Wie heeft de eHerkenning van de coöperatie, en wat als die persoon stopt?
- Wie kan de lijst met rekeningnummers van alle leden inzien?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Leden, de subsidie en de monitoring van de installatie
Veel energiecoöperaties hebben een zonnedak op een schuur, een school of een sporthal, of een eigen zonneveld. De leden doen mee met een of meer deelnames en krijgen een deel van de opbrengst. Daarvoor heb je een ledenadministratie nodig met namen, adressen en rekeningnummers, en een penningmeester die uitbetaalt.
Voor een nieuwe installatie kan een energiecoöperatie subsidie aanvragen via de Subsidieregeling Coöperatieve Energieopwekking (SCE) van RVO. Je logt daar in met eHerkenning, een inlogmiddel voor organisaties, of met DigiD. RVO stuurt meldingen naar het mailadres dat in het profiel staat. En je krijgt alleen subsidie als de installatie is ingeschreven bij VertiCer, dat de garanties van oorsprong uitgeeft. Staat dat alles op het mailadres van één bestuurslid, dan mist de coöperatie berichten als die persoon stopt.
Daarnaast is er de monitoring. De omvormer, het kastje dat de stroom van de panelen geschikt maakt voor het net, stuurt zijn gegevens naar een portaal van de fabrikant. Zo zie je of alles werkt. Vaak heeft de installateur of één vrijwilliger dat account. Een voorbeeld: de vrijwilliger die het portaal beheerde, verhuist. Een maand later valt een deel van het dak uit, en niemand krijgt de melding.
Rekeningnummers van leden en valse facturen
Namen, adressen en rekeningnummers van leden zijn persoonsgegevens. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Houd de ledenlijst bij de ledenadministratie en de penningmeester, en stuur hem niet als bijlage rond.
De penningmeester van een coöperatie betaalt soms grote bedragen, bijvoorbeeld aan de installateur of de verzekering. Een valse factuur of een mail van "de voorzitter" met een nieuw rekeningnummer valt dan minder op. Het helpt als een nieuw rekeningnummer altijd wordt nagebeld, op het nummer dat je al had.
Leden stellen vragen over hun deelname en de uitbetaling. Met een apart mailadres voor de ledenadministratie staan die vragen niet in de privé-mail van een bestuurslid. Dan kan een ander het werk overnemen als dat nodig is.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie coöperatie
We kijken naar wat bij een energiecoöperatie telt: dat de installatie en de uitbetaling doorgaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Een storing die iemand ziet
De zwakke plek: het monitoringsportaal van de omvormers staat vaak op het account van de installateur of één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: verhuist die vrijwilliger, dan valt een deel van het dak uit en krijgt niemand de melding.
Wat jullie doen: zet het monitoringsportaal op een mailadres van de coöperatie, en laat storingsmeldingen naar minstens twee mensen gaan.
Berichten van RVO bij de coöperatie
De zwakke plek: de eHerkenning en het mailadres in het profiel bij RVO horen vaak bij één bestuurslid.
Zo gaat het mis: stopt dat bestuurslid, dan mist de coöperatie de berichten over de subsidie.
Wat jullie doen: schrijf op wie de eHerkenning gebruikt en welk mailadres bij RVO staat, en zet dat in de overdracht voor een nieuw bestuurslid.
Rekeningnummers van leden
De zwakke plek: de ledenadministratie bevat namen, adressen en rekeningnummers van alle leden.
Zo gaat het mis: de lijst gaat als bijlage rond, of vragen van leden staan in de privé-mail van een bestuurslid.
Wat jullie doen: houd de ledenlijst bij de ledenadministratie en de penningmeester, en gebruik een apart mailadres voor de ledenadministratie.
Geen valse facturen
De zwakke plek: de penningmeester betaalt soms grote bedragen, aan de installateur of de verzekering.
Zo gaat het mis: een valse factuur of een mail van de voorzitter met een nieuw rekeningnummer valt tussen die bedragen minder op.
Wat jullie doen: bel een nieuw rekeningnummer altijd na, op het nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie, internetbankieren, het monitoringsportaal van de installatie, de inlog bij RVO, de website en de mail van het bestuur, en de vragen gaan over de coöperatie, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een energiecoöperatie
Zet het monitoringsportaal op de coöperatie
Vraag de installateur om het account van de omvormers op een mailadres van de coöperatie te zetten. Laat de meldingen bij een storing naar minstens twee mensen gaan.
Schrijf op wie de inlog bij RVO beheert
Noteer wie de eHerkenning van de coöperatie gebruikt, en welk mailadres in het profiel bij RVO staat. Zet dat in de overdracht voor een nieuw bestuurslid.
Bel een nieuw rekeningnummer altijd na
Spreek in het bestuur af: krijg je een nieuw rekeningnummer van een leverancier of een lid, dan bel je eerst na. Laat een tweede bestuurslid grote betalingen ook bekijken.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid van de coöperatie beantwoordt in eigen tempo de vragen over de coöperatie, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze installateur beheert de omvormers. Wat moeten wij dan nog doen?
De installateur zorgt voor de techniek: de omvormers, het portaal van de fabrikant en het onderhoud. Wat de leverancier niet levert, is hoe jullie coöperatie met de installatie en de gegevens werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Meldingen. Jullie plan zegt hoe storingsmeldingen bij minstens twee mensen van de coöperatie aankomen.
- Het account. Jullie plan kijkt of het monitoringsportaal op een mailadres van de coöperatie staat. Staat het op naam van de installateur, dan staat er een voorbeeldbericht klaar om dat te vragen.
- Uitval. Jullie plan helpt je een A4 te maken voor als de installatie uitvalt: wie het ziet en wie de installateur belt.
- Alles eromheen. De inlog bij RVO, de ledenadministratie en afspraken over betalingen: jullie plan zet het op volgorde.
De installateur kijkt naar de installatie. De Checkup kijkt naar de hele coöperatie.
Kijkt de Checkup ook naar het zonneveld of de windmolen zelf?
Naar de IT eromheen: wie bij de portalen kan, of de wachtwoorden zijn veranderd en wie een storing ziet. De techniek van de installatie zelf valt erbuiten.
Ligt een stap bij de installateur, dan staat er een voorbeeldbericht klaar met de vragen die jullie kunnen stellen.
Het bestuur wisselt volgend jaar. Hoe voorkomen we dat de inlog bij RVO kwijtraakt?
Schrijf op wie de eHerkenning en het profiel bij RVO beheert, en draag dat over voordat het oude bestuurslid stopt.
Jullie plan helpt je die lijst te maken, samen met de andere accounts van de coöperatie. Het plan blijft bij de coöperatie, ook als het bestuur wisselt, en wat al gedaan is, staat afgevinkt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vereniging van Eigenaars · Dorpshuis · Natuur- en milieuvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een energiecoöperatie, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.