Storingen van het zonnedak komen binnen in een app op de telefoon van één vrijwilliger. Zo houd je de IT van je energiecoöperatie op orde.
Een energiecoöperatie wekt samen met de leden stroom op, met zonnepanelen of een windmolen. Daar hoort IT bij: de ledenadministratie, de uitbetaling aan de leden, de inlog bij RVO en de monitoring van de installatie. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Leden, de subsidie en de monitoring van de installatie
Veel energiecoöperaties hebben een zonnedak op een schuur, een school of een sporthal, of een eigen zonneveld. De leden doen mee met een of meer deelnames en krijgen een deel van de opbrengst. Daarvoor heb je een ledenadministratie nodig met namen, adressen en rekeningnummers, en een penningmeester die uitbetaalt.
Voor een nieuwe installatie kan een energiecoöperatie subsidie aanvragen via de Subsidieregeling Coöperatieve Energieopwekking (SCE) van RVO. Je logt daar in met eHerkenning, een inlogmiddel voor organisaties, of met DigiD. RVO stuurt meldingen naar het mailadres dat in het profiel staat. En je krijgt alleen subsidie als de installatie is ingeschreven bij VertiCer, dat de garanties van oorsprong uitgeeft. Staat dat alles op het mailadres van één bestuurslid, dan mist de coöperatie berichten als die persoon stopt.
Daarnaast is er de monitoring. De omvormer, het kastje dat de stroom van de panelen geschikt maakt voor het net, stuurt zijn gegevens naar een portaal van de fabrikant. Zo zie je of alles werkt. Vaak heeft de installateur of één vrijwilliger dat account. Een voorbeeld: de vrijwilliger die het portaal beheerde, verhuist. Een maand later valt een deel van het dak uit, en niemand krijgt de melding.
Rekeningnummers van leden en valse facturen
Namen, adressen en rekeningnummers van leden zijn persoonsgegevens. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Houd de ledenlijst bij de ledenadministratie en de penningmeester, en stuur hem niet als bijlage rond.
De penningmeester van een coöperatie betaalt soms grote bedragen, bijvoorbeeld aan de installateur of de verzekering. Een valse factuur of een mail van "de voorzitter" met een nieuw rekeningnummer valt dan minder op. Het helpt als een nieuw rekeningnummer altijd wordt nagebeld, op het nummer dat je al had.
Leden stellen vragen over hun deelname en de uitbetaling. Met een apart mailadres voor de ledenadministratie staan die vragen niet in de privé-mail van een bestuurslid. Dan kan een ander het werk overnemen als dat nodig is.
De Checkup signaleert welke regels voor je organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een energiecoöperatie
Zet het monitoringsportaal op de coöperatie
Vraag de installateur om het account van de omvormers op een mailadres van de coöperatie te zetten. Laat de meldingen bij een storing naar minstens twee mensen gaan.
Schrijf op wie de inlog bij RVO beheert
Noteer wie de eHerkenning van de coöperatie gebruikt, en welk mailadres in het profiel bij RVO staat. Zet dat in de overdracht voor een nieuw bestuurslid.
Bel een nieuw rekeningnummer altijd na
Spreek in het bestuur af: krijg je een nieuw rekeningnummer van een leverancier of een lid, dan bel je eerst na. Laat een tweede bestuurslid meekijken bij grote betalingen.
Waar de Checkup op let bij je coöperatie
Een bestuurslid vult de vragen in over de coöperatie. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de ledenadministratie, internetbankieren, het monitoringsportaal van de installatie, de inlog bij RVO, de website en de mail van het bestuur. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en hoe erg het is als het een week niet werkt.
In het IT-plan staat dan bijvoorbeeld hoe je accounts op naam van de coöperatie zet, en waar een tweede inlogstap verstandig is. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Heb je een installateur of een IT-leverancier, dan staat er een voorbeeldmail in het plan met de vragen die je kunt stellen. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Hij voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid van de coöperatie beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de coöperatie, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze installateur beheert de omvormers. Wat moeten wij dan nog doen?
De installateur zorgt voor de techniek. Of de coöperatie zelf bij de gegevens kan, en wie de meldingen krijgt, regel je als bestuur. De Checkup vraagt daarnaar. Staat het account op naam van de installateur, dan staat er een voorbeeldmail in je plan.
Kijkt de Checkup ook naar het zonneveld of de windmolen zelf?
Naar de IT eromheen: wie bij de portalen kan, of de wachtwoorden zijn veranderd en wie een storing ziet. De techniek van de installatie zelf valt erbuiten.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Het bestuur wisselt volgend jaar. Hoe voorkomen we dat de inlog bij RVO kwijtraakt?
Schrijf op wie de eHerkenning en het profiel bij RVO beheert, en draag dat over voordat het oude bestuurslid stopt. Het IT-plan helpt je die lijst te maken, samen met de andere accounts van de coöperatie.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vereniging van Eigenaars · Dorpshuis · Natuur- en milieuvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij