De inlog voor de rekening van het reservefonds staat op de telefoon van de penningmeester. Zo regel je de IT van je VvE, ook voor als het bestuur wisselt.
Het bestuur van een Vereniging van Eigenaars bestaat meestal uit eigenaars die het naast hun werk doen. Toch is er meer IT dan je denkt: de mail met de eigenaars, de stukken voor de ledenvergadering, internetbankieren, de intercom en soms camera's in de hal. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
De eigenaars, de ledenvergadering en het reservefonds
Elke VvE moet ingeschreven staan in het Handelsregister van de KVK, samen met de bestuurders. Een VvE moet ook geld opzij zetten voor groot onderhoud, op een aparte bankrekening: het reservefonds. Hoeveel dat is, volgt uit een meerjarenonderhoudsplan (MJOP), of het is minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw.
Rond die taken ontstaat vanzelf IT. De splitsingsakte (de akte waarin het gebouw is verdeeld in appartementen), het MJOP, de notulen en de offertes van de schilder staan als bestanden ergens. De penningmeester int de maandelijkse bijdrage en betaalt facturen via internetbankieren. Het bestuur mailt de eigenaars de stukken voor de ledenvergadering.
Bij een kleine VvE doet het bestuur dat vaak zelf, met eigen mailadressen en een map op de eigen laptop. Een grotere VvE heeft soms een beheerder: een bedrijf dat de administratie doet. In beide gevallen helpt het als duidelijk is waar de stukken staan en wie erbij kan. Een voorbeeld: de voorzitter verkoopt zijn appartement en verhuist. Het MJOP en de notulen van tien jaar stonden alleen in zijn eigen mailbox.
Intercom, camera's en de gegevens van eigenaars
Steeds meer gebouwen hebben een intercom met een app, een voordeur die je met een pasje opent, of een lift die storingen via internet doorgeeft. Meestal heeft de installateur dat ooit ingesteld. Op wiens naam het beheer staat, weet het bestuur dan niet altijd. Dat is lastig als een eigenaar verhuist en zijn pasje moet worden uitgezet.
Wil de VvE camera's ophangen, bijvoorbeeld in de hal, de fietsenstalling of de parkeergarage? Dan geldt de AVG, de Europese privacywet. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer deze regels: je hebt een goede reden nodig, je kijkt eerst of het ook op een andere manier kan, je laat met bordjes zien dat er gefilmd wordt, je regelt wie de beelden mag bekijken en je bewaart ze niet langer dan nodig. Geluid opnemen mag niet, tenzij het nodig is voor het doel.
Namen, adressen, telefoonnummers en rekeningnummers van eigenaars zijn persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een overzicht van wie achterloopt met de bijdrage. Houd zo'n overzicht binnen het bestuur. De groepsapp van de bewoners is handig voor een melding over de lift, maar niet voor zaken over één eigenaar.
De Checkup signaleert welke regels voor je organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een VvE
Zet de stukken in één map van de VvE
Maak een gedeelde map op naam van de VvE, met de splitsingsakte, het MJOP, de notulen en de polis van de opstalverzekering. Geef minstens twee bestuursleden toegang.
Beveilig de mail en de bank van het bestuur
Heeft de VvE een eigen mailadres, zoals bestuur@, zet daar dan een tweede inlogstap op. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Kijk ook of een tweede bestuurslid mee kan kijken in internetbankieren.
Maak een lijst van de installaties
Schrijf op welke systemen het gebouw heeft: intercom, toegangspasjes, lift en camera's. Zet erbij wie het beheer doet en welk nummer je belt bij een storing.
Waar de Checkup op let bij je VvE
Een bestuurslid vult de vragen in over de VvE, niet over techniek. De Checkup vraagt welke systemen er zijn: de mail met de eigenaars, de bankrekeningen, de map met stukken, het portaal van de beheerder als je die hebt, de intercom, de toegangspasjes en de camera's. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Het IT-plan zet dan op volgorde wat eerst kan. Bijvoorbeeld de stukken op naam van de VvE zetten, een tweede inlogstap op mail en internetbankieren, en wat je overdraagt als een bestuurslid stopt. Heeft de VvE een beheerder of een installateur, dan staat er een voorbeeldmail in het plan met de vragen die je kunt stellen. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Hij voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid van de VvE beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de VvE, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We hebben een beheerder. Is de Checkup dan nog nodig?
De beheerder doet vaak de administratie en de betalingen. Maar er blijft IT bij het bestuur: de eigen mail, de stukken die jullie zelf bewaren en de installaties in het gebouw. De Checkup vraagt wat de beheerder doet en wat bij het bestuur ligt. Zo zie je of er iets tussen valt.
Ons bestuur bestaat uit twee eigenaars zonder IT-kennis. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over het gebouw en de vereniging: wie de mail doet, waar de stukken staan en wie de intercom beheert. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in je plan, met uitleg hoe je het uitzoekt.
Kijkt de Checkup ook naar de lift en de intercom?
Naar de IT eromheen: wie het beheer-account heeft, of het standaardwachtwoord is veranderd en wie je belt bij een storing. Het onderhoud van de installatie zelf doet je installateur.
Wat gebeurt er met het plan als het bestuur wisselt?
Het IT-plan gaat over de VvE, niet over één persoon. Zet in de overdracht waar het plan staat. Dan kan het nieuwe bestuur verder waar het vorige bestuur stopte.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Huurdersvereniging of bewonerscommissie · Energiecoöperatie · Buurtvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?