Kan de VvE bij het reservefonds als de penningmeester verhuist?
Het bestuur van een Vereniging van Eigenaars bestaat meestal uit eigenaars die het naast hun werk doen. Toch is er meer IT dan je denkt: de mail met de eigenaars, de stukken voor de ledenvergadering, internetbankieren, de intercom en soms camera's in de hal. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Waar staan de stukken van de laatste ledenvergadering?
- Wie kent de inlog van de intercom en de camera's in de hal?
- Heeft de mail van het bestuur een tweede inlogstap?
- Weet een nieuw bestuurslid welke installaties er in het gebouw zijn?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De eigenaars, de ledenvergadering en het reservefonds
Een VvE moet geld opzij zetten voor groot onderhoud, op een aparte bankrekening: het reservefonds. Rond het onderhoud en de ledenvergadering ontstaat vanzelf IT. De splitsingsakte (de akte waarin het gebouw is verdeeld in appartementen), het meerjarenonderhoudsplan (MJOP), de notulen en de offertes van de schilder staan als bestanden ergens. De penningmeester int de maandelijkse bijdrage en betaalt facturen via internetbankieren. Het bestuur mailt de eigenaars de stukken voor de ledenvergadering.
Bij een kleine VvE doet het bestuur dat vaak zelf, met eigen mailadressen en een map op de eigen laptop. Een grotere VvE heeft soms een beheerder: een bedrijf dat de administratie doet. In beide gevallen helpt het als duidelijk is waar de stukken staan en wie erbij kan. Een voorbeeld: de voorzitter verkoopt het appartement en verhuist. Het MJOP en de notulen van tien jaar stonden alleen in de eigen mailbox van de voorzitter.
Intercom, camera's en de gegevens van eigenaars
Steeds meer gebouwen hebben een intercom met een app, een voordeur die je met een pasje opent, of een lift die storingen via internet doorgeeft. Meestal heeft de installateur dat ooit ingesteld. Op wiens naam het beheer staat, weet het bestuur dan niet altijd. Dat is lastig als een eigenaar verhuist en het pasje van die eigenaar moet worden uitgezet.
Wil de VvE camera's ophangen, bijvoorbeeld in de hal, de fietsenstalling of de parkeergarage? Dan geldt de AVG, de Europese privacywet. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer deze regels: je hebt een goede reden nodig, je kijkt eerst of het ook op een andere manier kan, je laat met bordjes zien dat er gefilmd wordt, je regelt wie de beelden mag bekijken en je bewaart ze niet langer dan nodig. Geluid opnemen mag niet, tenzij het nodig is voor het doel.
Namen, adressen, telefoonnummers en rekeningnummers van eigenaars zijn persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een overzicht van wie achterloopt met de bijdrage. Houd zo'n overzicht binnen het bestuur. De groepsapp van de bewoners is handig voor een melding over de lift, maar niet voor zaken over één eigenaar.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie VvE
We kijken naar wat bij een VvE telt: dat de VvE blijft draaien als een bestuurslid verhuist, dat jullie je stukken houden, wie erbij kan, en of de betalingen kloppen.
Doorgaan als een bestuurslid verhuist
De zwakke plek: mail, stukken en internetbankieren hangen aan eigenaars die het naast hun werk doen.
Zo gaat het mis: de penningmeester verhuist, en niemand anders kan bij het reservefonds of de mail van het bestuur.
Wat jullie doen: geef minstens twee bestuursleden toegang tot de mail, de bank en de map met stukken.
Splitsingsakte, MJOP en notulen
De zwakke plek: de stukken staan in de eigen mailbox of op de eigen laptop van een bestuurslid.
Zo gaat het mis: de voorzitter verkoopt het appartement, en het MJOP en de notulen van tien jaar stonden alleen in de mailbox van de voorzitter.
Wat jullie doen: maak een gedeelde map op naam van de VvE, met de splitsingsakte, het MJOP, de notulen en de polis van de opstalverzekering.
Intercom, pasjes en camera's
De zwakke plek: de installateur heeft de intercom, de pasjes en de camera's ooit ingesteld.
Zo gaat het mis: het bestuur weet niet op wiens naam het beheer staat, en kan het pasje van een vertrokken eigenaar niet uitzetten.
Wat jullie doen: maak een lijst van de installaties, met wie het beheer doet en welk nummer jullie bellen bij een storing.
Kloppende betalingen en gegevens van eigenaars
De zwakke plek: facturen via internetbankieren, en een overzicht van wie achterloopt met de bijdrage.
Zo gaat het mis: een betaling gaat zonder dat een tweede bestuurslid het ziet, of zaken over één eigenaar komen in de groepsapp van de bewoners.
Wat jullie doen: zet een tweede inlogstap op de mail en de bank, en houd zaken over eigenaars binnen het bestuur.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de mail met de eigenaars, de bankrekeningen, de map met stukken, het portaal van de beheerder en de intercom, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een VvE
Zet de stukken in één map van de VvE
Maak een gedeelde map op naam van de VvE, met de splitsingsakte, het MJOP, de notulen en de polis van de opstalverzekering. Geef minstens twee bestuursleden toegang.
Beveilig de mail en de bank van het bestuur
Heeft de VvE een eigen mailadres, zoals bestuur@, zet daar dan een tweede inlogstap op. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Kijk ook of een tweede bestuurslid mee kan kijken in internetbankieren.
Maak een lijst van de installaties
Schrijf op welke systemen het gebouw heeft: intercom, toegangspasjes, lift en camera's. Zet erbij wie het beheer doet en welk nummer je belt bij een storing.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid van de VvE beantwoordt in eigen tempo de vragen over de VvE, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We hebben een beheerder. Is de Checkup dan nog nodig?
De beheerder doet vaak de administratie en de betalingen, met zijn eigen systemen. Wat de leverancier niet levert, is hoe jullie bestuur zelf werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- De eigen mail. Jullie plan zegt hoe jullie een tweede inlogstap zetten op de mail van het bestuur.
- De stukken. Jullie plan zegt hoe jullie de stukken die jullie zelf bewaren op naam van de VvE zetten.
- De installaties. Jullie plan zegt hoe jullie vastleggen wie de intercom, de pasjes en de camera's beheert.
- Een voorbeeldmail. Moet de beheerder of de installateur iets doen, dan staat er een voorbeeldmail met de vragen klaar.
De beheerder kijkt naar zijn eigen administratie. De Checkup kijkt naar de hele VvE, zodat jullie zien of er iets tussen valt.
Ons bestuur bestaat uit twee eigenaars zonder IT-kennis. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over het gebouw en de vereniging: wie de mail doet, waar de stukken staan en wie de intercom beheert.
Twijfelen jullie bij een vraag, dan geven jullie dat aan. Dat punt komt dan in jullie plan, met uitleg hoe jullie het uitzoeken.
Kijkt de Checkup ook naar de lift en de intercom?
Naar de IT eromheen: wie het beheer-account heeft, of het standaardwachtwoord is veranderd en wie jullie bellen bij een storing. Het onderhoud van de installatie zelf doet de installateur.
Weet het bestuur dat niet, dan staat er in jullie plan een voorbeeldmail aan de installateur met de vragen die jullie kunnen stellen.
Wat gebeurt er met het plan als het bestuur wisselt?
Het IT-plan gaat over de VvE, niet over één persoon. Wat al gedaan is, staat afgevinkt, en wat nog moet, staat op volgorde.
Zet in de overdracht waar het plan staat. Dan kan het nieuwe bestuur verder waar het vorige bestuur stopte.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Huurdersvereniging of bewonerscommissie · Energiecoöperatie · Buurtvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een VvE, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van eigenaars en bewoners, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.