De verhuurder stuurt een renovatieplan en vraagt jullie advies. De eerdere afspraken staan in de mailbox van één bestuurslid. Zo houd je de IT van je huurdersvereniging op orde.
Een huurdersvereniging of bewonerscommissie praat met de verhuurder over onderhoud, servicekosten en renovatie. Dat doe je met vrijwilligers, en met steeds meer IT: de mail met de verhuurder, de ledenlijst, de enquête onder bewoners en de groepsapp van het complex. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Overleg met de verhuurder, stukken en adviezen
De Wet op het overleg huurders verhuurder geeft een huurdersorganisatie en een bewonerscommissie rechten. Je krijgt informatie van de verhuurder en je mag advies geven over zijn plannen. Voordat de verhuurder zo'n plan uitvoert, krijg je minstens zes weken voor overleg en een schriftelijk advies. Een huurdersorganisatie, dus een vereniging of stichting, krijgt van de verhuurder een vergoeding voor de kosten die nodig zijn voor haar taken.
In de praktijk betekent dat veel stukken: plannen van de verhuurder, verslagen van het overleg, jullie adviezen en de stukken voor de jaarvergadering met de huurders. Vaak staan die in de mailbox van de voorzitter of de secretaris. Dat is zo gegroeid.
Een voorbeeld: de secretaris stopt na acht jaar. Het advies over de vorige renovatie en de afspraken over de servicekosten staan alleen in haar mailbox. Het nieuwe bestuur moet de verhuurder om kopieën van de eigen adviezen vragen.
Gegevens van bewoners, enquêtes en de groepsapp
Een huurdersvereniging heeft een ledenlijst met namen, adressen en soms telefoonnummers. Een bewonerscommissie heeft vaak een lijst met een contactpersoon per portiek. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet.
Bewoners vertellen jullie ook over hun woning: over vocht en schimmel, een lift die steeds stuk is, en soms over hun gezondheid. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die zijn extra beschermd. Een voorbeeld: bij een enquête over schimmel schrijven bewoners dat hun kind astma heeft. De uitslag gaat daarna met namen en huisnummers als bijlage naar alle leden.
Veel complexen hebben een groepsapp voor bewoners. Dat werkt snel bij een storing of een lekkage. Zet er geen klachten van één bewoner met naam en huisnummer in, en spreek af wie de groep beheert.
De Checkup signaleert welke regels voor je organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een huurdersvereniging of bewonerscommissie
Maak een mailadres voor het bestuur
Een algemeen adres, zoals bestuur@ of commissie@, blijft bestaan als mensen stoppen. Geef minstens twee mensen toegang en zet er een tweede inlogstap op. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Bewaar adviezen en verslagen in één map
Maak een gedeelde map met per jaar de plannen van de verhuurder, jullie adviezen en de verslagen van het overleg. Dan kan een nieuw bestuurslid terugzoeken wat eerder is afgesproken.
Deel de uitslag van een enquête zonder namen
Bewaar de ingevulde enquêtes in de map van het bestuur. Deel met de leden en de verhuurder een samenvatting zonder namen en huisnummers.
Waar de Checkup op let bij je huurdersorganisatie
Een bestuurslid of commissielid vult de vragen in over jullie organisatie. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de mail met de verhuurder, de ledenlijst, de map met stukken, de website of nieuwsbrief, het formulier voor enquêtes en de groepsapps. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens mailadres het staat.
Omdat bewoners jullie soms over hun gezondheid of hun persoonlijke situatie vertellen, vraagt de Checkup ook hoe je met die gegevens omgaat. In het IT-plan staat dan bijvoorbeeld wie de ledenlijst mag zien, hoe lang je enquêtes bewaart en wat je overdraagt als het bestuur wisselt. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of commissielid beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over jullie organisatie, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We zijn een bewonerscommissie, geen vereniging of stichting. Kunnen we de Checkup ook doen?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie werken: wie de mail doet, waar de stukken staan en wie de groepsapp beheert. Dat werkt ook voor een commissie van een paar bewoners.
Kan de verhuurder de kosten betalen?
Een huurdersorganisatie krijgt van de verhuurder een vergoeding voor de kosten die nodig zijn voor haar taken. Of de Checkup daaronder valt, spreek je af met je verhuurder. Vraag het vooraf na.
Mogen we de uitslag van onze enquête aan de verhuurder geven?
Deel liever een samenvatting zonder namen en huisnummers. Wil je een bewoner wel noemen, bijvoorbeeld zodat de verhuurder de woning komt bekijken, vraag dat dan eerst aan die bewoner. Dit is geen juridisch advies.
Ons bestuur wisselt vaak. Hoe houden we het bij?
Dat komt bij veel huurdersorganisaties voor. Het IT-plan helpt je op te schrijven welke accounts er zijn, op welk mailadres ze staan en wie erbij kan. Die lijst geef je bij elke wissel door.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vereniging van Eigenaars · Buurtvereniging · Dorpshuis · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij