Waar staan jullie adviezen aan de verhuurder als de secretaris stopt?
Een huurdersvereniging of bewonerscommissie praat met de verhuurder over onderhoud, servicekosten en renovatie. Dat doe je met vrijwilligers, en met steeds meer IT: de mail met de verhuurder, de ledenlijst, de enquête onder bewoners en de groepsapp van het complex. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Moeten jullie de verhuurder straks om kopieën van jullie eigen adviezen vragen?
- Wie kan lezen wat bewoners over schimmel en hun gezondheid schreven?
- Staan er klachten met naam en huisnummer in de groepsapp van het complex?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Overleg met de verhuurder, stukken en adviezen
De Wet op het overleg huurders verhuurder geeft een huurdersorganisatie en een bewonerscommissie rechten. Je krijgt informatie van de verhuurder en je mag advies geven over zijn plannen. Voordat de verhuurder zo'n plan uitvoert, krijg je minstens zes weken voor overleg en een schriftelijk advies.
In de praktijk betekent dat veel stukken: plannen van de verhuurder, verslagen van het overleg, jullie adviezen en de stukken voor de jaarvergadering met de huurders. Vaak staan die in de mailbox van de voorzitter of de secretaris. Dat is zo gegroeid.
Een voorbeeld: de secretaris stopt na acht jaar. Het advies over de vorige renovatie en de afspraken over de servicekosten staan alleen in haar mailbox. Het nieuwe bestuur moet de verhuurder om kopieën van de eigen adviezen vragen.
Gegevens van bewoners, enquêtes en de groepsapp
Een huurdersvereniging heeft een ledenlijst met namen, adressen en soms telefoonnummers. Een bewonerscommissie heeft vaak een lijst met een contactpersoon per portiek. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet.
Bewoners vertellen jullie ook over hun woning: over vocht en schimmel, een lift die steeds stuk is, en soms over hun gezondheid. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die zijn extra beschermd. Een voorbeeld: bij een enquête over schimmel schrijven bewoners dat hun kind astma heeft. De uitslag gaat daarna met namen en huisnummers als bijlage naar alle leden.
Veel complexen hebben een groepsapp voor bewoners. Dat werkt snel bij een storing of een lekkage. Zet er geen klachten van één bewoner met naam en huisnummer in, en spreek af wie de groep beheert.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie huurdersorganisatie
We kijken naar wat bij een huurdersvereniging of bewonerscommissie telt: dat het overleg doorgaat als het bestuur wisselt, dat jullie je stukken houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de secretaris stopt
De zwakke plek: de mail met de verhuurder staat vaak in de mailbox van de voorzitter of de secretaris.
Zo gaat het mis: stopt de secretaris na acht jaar, dan gaat het contact met de verhuurder met haar mee.
Wat jullie doen: maak een algemeen mailadres voor het bestuur, met minstens twee mensen die erbij kunnen.
Jullie eigen adviezen bewaren
De zwakke plek: plannen van de verhuurder, verslagen en jullie adviezen staan alleen in één mailbox.
Zo gaat het mis: het nieuwe bestuur moet de verhuurder om kopieën van de eigen adviezen vragen.
Wat jullie doen: maak een gedeelde map met per jaar de plannen, de adviezen en de verslagen van het overleg.
Gezondheid en klachten van bewoners
De zwakke plek: bewoners vertellen over vocht, schimmel en soms hun gezondheid, en in de groepsapp komen klachten.
Zo gaat het mis: de uitslag van een enquête over schimmel gaat met namen en huisnummers naar alle leden. Of een klacht met huisnummer staat in de groepsapp.
Wat jullie doen: bewaar ingevulde enquêtes in de map van het bestuur, en spreek af wie de groepsapp beheert.
Een uitslag die klopt en niemand aanwijst
De zwakke plek: de uitslag van een enquête gaat naar de leden en de verhuurder.
Zo gaat het mis: in de samenvatting staan antwoorden die naar één bewoner terug te leiden zijn.
Wat jullie doen: deel een samenvatting zonder namen en huisnummers, en vraag een bewoner eerst toestemming als jullie die wel willen noemen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de mail met de verhuurder, de ledenlijst, de map met stukken, de website of nieuwsbrief, het formulier voor enquêtes en de groepsapps, en de vragen gaan over jullie organisatie, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een huurdersvereniging of bewonerscommissie
Maak een mailadres voor het bestuur
Een algemeen adres, zoals bestuur@ of commissie@, blijft bestaan als mensen stoppen. Geef minstens twee mensen toegang en zet er een tweede inlogstap op. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Bewaar adviezen en verslagen in één map
Maak een gedeelde map met per jaar de plannen van de verhuurder, jullie adviezen en de verslagen van het overleg. Dan kan een nieuw bestuurslid terugzoeken wat eerder is afgesproken.
Deel de uitslag van een enquête zonder namen
Bewaar de ingevulde enquêtes in de map van het bestuur. Deel met de leden en de verhuurder een samenvatting zonder namen en huisnummers.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of commissielid beantwoordt in eigen tempo de vragen over jullie organisatie, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We zijn een bewonerscommissie, geen vereniging of stichting. Kunnen we de Checkup ook doen?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie werken: wie de mail doet, waar de stukken staan en wie de groepsapp beheert.
Dat werkt ook voor een commissie van een paar bewoners. Gebruiken jullie weinig systemen, dan is jullie plan ook korter.
Kan de verhuurder de kosten betalen?
Een huurdersorganisatie krijgt van de verhuurder een vergoeding voor de kosten die nodig zijn voor haar taken.
Of de Checkup daaronder valt, spreken jullie af met de verhuurder. Vraag het vooraf na.
Mogen we de uitslag van onze enquête aan de verhuurder geven?
Deel liever een samenvatting zonder namen en huisnummers. Wil je een bewoner wel noemen, bijvoorbeeld zodat de verhuurder de woning komt bekijken, vraag dat dan eerst aan die bewoner.
Let extra op wat bewoners over hun gezondheid schreven: dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Dit is geen juridisch advies.
Ons bestuur wisselt vaak. Hoe houden we het bij?
Dat komt bij veel huurdersorganisaties voor. Jullie plan helpt je op te schrijven welke accounts er zijn, op welk mailadres ze staan en wie erbij kan. Die lijst geef je bij elke wissel door.
Het plan blijft bij jullie organisatie, ook als het bestuur wisselt. Wat al gedaan is, staat afgevinkt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vereniging van Eigenaars · Buurtvereniging · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een huurdersvereniging of bewonerscommissie, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van bewoners, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.