Hangt de registratie van jullie dieren aan één vrijwilliger?
Een dierenasiel of dierenopvang draait op verzorgers, vrijwilligers en een bestuur. Met de +Z Checkup zie je hoe de registratie van dieren, de gegevens van adoptanten, de website en de mail van de opvang geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staat het account voor de hondenregistratie op iemands eigen mailadres?
- Hoeveel vrijwilligers lezen de adoptieformulieren in de gedeelde mailbox?
- Hoe lang bewaren jullie de formulieren van mensen die geen dier kregen?
- Staat er op de foto van een dier ook een adoptant die dat niet weet?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Chipnummers, registratie en de dierenadministratie
Van elk dier dat binnenkomt, houd je veel bij: waar het gevonden is, het chipnummer, de dierenarts, het voer en de medicijnen. Dat staat in een dierenadministratie, een spreadsheet of een map met een kaart per dier.
Een hond moet gechipt en geregistreerd zijn. Bij een overdracht meld je de hond af bij een van de aangewezen portalen, met het chipnummer, en de nieuwe houder meldt hem binnen 2 weken aan.
Die meldingen doet vaak één vaste vrijwilliger of medewerker, met een account op diens eigen mailadres. Dat werkt zolang die persoon er is. Een voorbeeld: een adoptant belt dat de hond nog niet op de eigen naam kan, de vaste vrijwilliger is op vakantie en niemand anders weet hoe je inlogt.
Adoptanten, meldingen en foto's op de website
Wie een dier wil adopteren, vult een formulier in met het adres, de woonsituatie en soms de werktijden. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Ook de gegevens van mensen die een gevonden of vermist dier melden, horen daarbij.
Formulieren komen vaak binnen via de website, in een gedeelde mailbox waar veel vrijwilligers in kijken. Spreek af wie welke aanvragen behandelt, en hoe lang je de formulieren bewaart van mensen die geen dier kregen.
Foto's van dieren die een huis zoeken, doen het goed op de website en op sociale media. Let op wat er verder op de foto staat, zoals een herkenbare vrijwilliger of een adoptant bij het ophalen. Vraag die persoon eerst of dat mag. Hangen er camera's bij de hokken of de ingang, dan gelden volgens de Autoriteit Persoonsgegevens eigen regels, zoals bordjes die laten zien dat er gefilmd wordt.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie opvang kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie opvang
We kijken naar wat bij een dierenopvang telt: dat de opvang blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de vaste vrijwilliger er niet is
De zwakke plek: de meldingen voor de hondenregistratie doet vaak één vaste vrijwilliger, met een account op diens eigen mailadres.
Zo gaat het mis: een adoptant belt dat de hond nog niet op de eigen naam kan, de vaste vrijwilliger is op vakantie en niemand anders weet hoe je inlogt.
Wat jullie doen: zet het account voor hondenregistratie, de mail en de sociale media op een mailadres van de opvang, en geef minstens twee mensen toegang.
De dierenadministratie bij de opvang
De zwakke plek: van elk dier staan het chipnummer, de dierenarts en de medicijnen in een spreadsheet of een map met kaarten.
Zo gaat het mis: staat de spreadsheet alleen op de laptop van één vrijwilliger, dan is de geschiedenis van de dieren weg als die laptop kapotgaat.
Wat jullie doen: bewaar de dierenadministratie op een plek van de opvang, met een kopie die jullie terug kunnen halen.
Adoptieformulieren en foto's
De zwakke plek: adoptieformulieren komen binnen in een gedeelde mailbox waar veel vrijwilligers in kijken.
Zo gaat het mis: formulieren van mensen die geen dier kregen, blijven jaren staan. Of op een foto van een dier staat een adoptant die dat niet weet.
Wat jullie doen: spreek af wie welke aanvragen behandelt, ruim ze elk kwartaal op, en bekijk elke foto voordat hij online gaat.
Kloppende registratie en camera's
De zwakke plek: chipnummers worden overgetypt bij een overdracht, en bij de hokken hangen soms camera's met internet.
Zo gaat het mis: een chipnummer is verkeerd doorgegeven, zodat de hond niet op de goede naam komt. Of een camera heeft nog het standaardwachtwoord.
Wat jullie doen: controleer het chipnummer bij elke afmelding, en verander de standaardwachtwoorden van camera's en andere apparaten.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de dierenadministratie, het account voor hondenregistratie, de website, de mailbox voor aanvragen, de sociale media en eventuele camera's, en de vragen gaan over de opvang, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een dierenopvang
Zet de accounts op de opvang
Het account voor hondenregistratie, de mail en de sociale media horen bij de opvang, niet bij één persoon. Zet ze op een mailadres van de opvang en geef minstens twee mensen toegang.
Ruim adoptieaanvragen op
Spreek af hoe lang je aanvragen bewaart van mensen die geen dier kregen. Zet een vast moment in de agenda om ze te verwijderen, bijvoorbeeld elk kwartaal.
Bekijk de foto voordat hij online gaat
Kijk wie er nog meer op de foto staat, en of er een huisnummer of kenteken te zien is. Snijd dat weg of kies een andere foto.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of coördinator beantwoordt in eigen tempo de vragen over de opvang, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Ons asiel is een stichting. Is de Checkup voor verenigingen dan ook voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen is ook voor stichtingen met een bestuur en vrijwilligers. De vragen gaan over jullie opvang: wie wat doet, welke systemen er zijn en waar de gegevens van adoptanten staan.
Jullie plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met uitleg en een handleiding per stap. Het blijft van de stichting, ook als het bestuur wisselt.
Kijkt de Checkup ook naar de registratie van honden?
Naar de IT eromheen: wie de meldingen doet, met welk account, en wie het overneemt als die persoon er niet is. Hoe de registratie zelf werkt, lees je bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Hangt het account aan één persoon, dan helpt jullie plan je het op een mailadres van de opvang te zetten, met een tweede persoon die erbij kan.
Ons Instagram-account staat op de telefoon van één vrijwilliger. Is dat erg?
Dat is bij veel organisaties zo gegroeid, en het werkt zolang die vrijwilliger er is. Stopt die vrijwilliger, of raakt de telefoon kwijt, dan zijn jullie het account misschien kwijt.
Zet het account op een mailadres van de opvang, zet een tweede inlogstap aan en geef een tweede persoon toegang. Jullie plan legt bij elke stap uit hoe dat gaat.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Kinderboerderij · Natuur- en milieuvereniging · Goede-doelenstichting · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een dierenasiel of dierenopvang, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van adoptanten en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.