Een hond gaat mee met zijn nieuwe baas, en iemand moet hem nog afmelden bij het portaal voor hondenregistratie. Zo houd je de IT van je dierenopvang op orde.
Een dierenasiel of dierenopvang draait op verzorgers, vrijwilligers en een bestuur. Met de +Z Checkup zie je hoe de registratie van dieren, de gegevens van adoptanten, de website en de mail van de opvang geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Chipnummers, registratie en de dierenadministratie
Van elk dier dat binnenkomt, houd je veel bij: waar het gevonden is, het chipnummer, de dierenarts, het voer en de medicijnen. Dat staat in een dierenadministratie, een spreadsheet of een map met een kaart per dier.
Voor honden gelden landelijke regels. Een hond moet gechipt en geregistreerd zijn. Krijgt een hond een andere houder, dan heeft hij ook een Europees dierenpaspoort nodig. Bij de overdracht meld je de hond af bij een van de aangewezen portalen, met het chipnummer. De nieuwe houder meldt de hond binnen 2 weken aan bij een portaal.
Die meldingen doet vaak één vaste vrijwilliger of medewerker, met een account op diens eigen mailadres. Dat werkt zolang die persoon er is. Een voorbeeld: een adoptant belt dat de hond nog niet op zijn naam kan, de vaste vrijwilliger is op vakantie en niemand anders weet hoe je inlogt.
Adoptanten, meldingen en foto's op de website
Wie een dier wil adopteren, vult een formulier in met zijn adres, zijn woonsituatie en soms zijn werktijden. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Ook de gegevens van mensen die een gevonden of vermist dier melden, horen daarbij.
Formulieren komen vaak binnen via de website, in een gedeelde mailbox waar veel vrijwilligers in kijken. Spreek af wie welke aanvragen behandelt, en hoe lang je de formulieren bewaart van mensen die geen dier kregen.
Foto's van dieren die een huis zoeken, doen het goed op de website en op sociale media. Let op wat er verder op de foto staat, zoals een herkenbare vrijwilliger of een adoptant bij het ophalen. Vraag die persoon eerst of dat mag. Hangen er camera's bij de hokken of de ingang, dan gelden volgens de Autoriteit Persoonsgegevens eigen regels, zoals bordjes die laten zien dat er gefilmd wordt.
De Checkup signaleert welke regels voor je opvang kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een dierenopvang
Zet de accounts op de opvang
Het account voor hondenregistratie, de mail en de sociale media horen bij de opvang, niet bij één persoon. Zet ze op een mailadres van de opvang en geef minstens twee mensen toegang.
Ruim adoptieaanvragen op
Spreek af hoe lang je aanvragen bewaart van mensen die geen dier kregen. Zet een vast moment in de agenda om ze te verwijderen, bijvoorbeeld elk kwartaal.
Bekijk de foto voordat hij online gaat
Kijk wie er nog meer op de foto staat, en of er een huisnummer of kenteken te zien is. Snijd dat weg of kies een andere foto.
Waar de Checkup op let bij je opvang
Een bestuurslid of coördinator vult de vragen in over de opvang. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de dierenadministratie, het account voor hondenregistratie, de website met dieren die een huis zoeken, de mailbox voor aanvragen, de sociale media en eventuele camera's. Per systeem geef je aan wie erbij kan, en hoe erg het is als het een dag niet werkt.
Bij camera's of andere apparaten met internet wil de Checkup weten of de standaardwachtwoorden zijn veranderd. Daarna zet het IT-plan op volgorde wat eerst kan, zoals een tweede inlogstap op de mail en de sociale media. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Werk je met een leverancier van software, dan staat er een voorbeeldmail in het plan met de vragen die je kunt stellen. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of coördinator beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de opvang, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Ons asiel is een stichting. Is de Checkup voor verenigingen dan ook voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen is ook voor stichtingen met een bestuur en vrijwilligers. De vragen gaan over jullie opvang: wie wat doet, welke systemen er zijn en waar de gegevens van adoptanten staan.
Kijkt de Checkup ook naar de registratie van honden?
Naar de IT eromheen: wie de meldingen doet, met welk account, en wie het overneemt als die persoon er niet is. Hoe de registratie zelf werkt, lees je bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Ons Instagram-account staat op de telefoon van één vrijwilliger. Is dat erg?
Dat is bij veel organisaties zo gegroeid, en het werkt zolang die vrijwilliger er is. Zet het account op een mailadres van de opvang, zet een tweede inlogstap aan en geef een tweede persoon toegang. Dan raak je het account niet kwijt als iemand stopt.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Kinderboerderij · Natuur- en milieuvereniging · Goede-doelenstichting · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?