De ANBI-gegevens staan op een website die nog op naam van een oud-bestuurslid staat. Zo houd je de IT van je goede-doelenstichting op orde.
Een goede-doelenstichting draait op een klein bestuur en vaak een groep vrijwilligers. Met de +Z Checkup zie je hoe de website, de gegevens van donateurs, de bankrekening en de mail van het bestuur geregeld zijn, en wat als eerste kan.
De ANBI-pagina, de website en de domeinnaam
Is je stichting een ANBI, een algemeen nut beogende instelling, dan moet je gegevens op internet publiceren. Denk aan de naam, het RSIN, de doelstelling, de hoofdlijnen van het beleidsplan, de namen en functies van de bestuurders, het beloningsbeleid, een verslag van de activiteiten en een financiële verantwoording. De Belastingdienst zet het internetadres van die pagina op zijn eigen site.
Bij veel kleine stichtingen heeft een bestuurslid of vrijwilliger de website ooit opgezet, soms met de domeinnaam op eigen naam. Dat is zo gegroeid. Een voorbeeld: dat bestuurslid stopt, en de rekening voor de domeinnaam komt binnen op een privé-mailadres dat niemand meer leest. De domeinnaam verloopt, de website gaat uit de lucht en de ANBI-pagina is weg.
Krijgt de ANBI-pagina een ander adres, bijvoorbeeld bij een nieuwe website, dan geef je dat door aan de Belastingdienst. Daar is een eigen formulier voor: Opgaaf internetadres ANBI.
Donateurs, periodieke giften en de penningmeester
Je stichting bewaart gegevens van donateurs: namen, adressen, mailadressen en bankrekeningnummers. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Die geldt ook voor een kleine stichting.
Een voorbeeld is de periodieke gift. Op het voorbeeldformulier van de Belastingdienst vult de gever ook zijn burgerservicenummer in. De stichting ondertekent het formulier en houdt een eigen exemplaar. Komt dat formulier als scan binnen in de mailbox van de penningmeester, dan blijft het daar vaak staan. Een vaste, afgeschermde map waar alleen de penningmeester en de secretaris bij kunnen, is een betere plek.
De penningmeester krijgt soms een mail of appje dat van de voorzitter lijkt te komen, met een dringend verzoek om een factuur te betalen. De namen van de bestuurders staan vaak op de website, dus zo'n bericht kan geloofwaardig lijken. Spreek daarom af dat de penningmeester bij twijfel terugbelt op een nummer dat hij al had.
De Checkup signaleert welke regels voor je stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een goede-doelenstichting
Zet de domeinnaam op de stichting
Zoek uit bij welk bedrijf de domeinnaam en de website staan, en op wiens naam. Zet ze op naam van de stichting, met een mailadres van de stichting waar twee bestuursleden bij kunnen.
Laat een tweede bestuurslid meekijken
Spreek af dat een dringend of ongewoon betaalverzoek altijd eerst wordt nagebeld. Bij grotere bedragen kijkt een tweede bestuurslid mee voordat de penningmeester betaalt.
Eén map voor giftformulieren
Bewaar getekende formulieren voor periodieke giften in één afgeschermde map. Haal ze uit mailboxen en uit de downloads van privécomputers.
Waar de Checkup op let bij je stichting
Een bestuurslid vult de vragen in over de stichting, niet over techniek. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de website met de ANBI-pagina, de domeinnaam, de mail van het bestuur, de lijst met donateurs, het boekhoudprogramma en de bankrekening. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat er geld binnenkomt en uitgaat, vraagt de Checkup ook hoe betalingen worden goedgekeurd en wie bij de bankrekening kan. In het IT-plan staat dan bijvoorbeeld een tweede inlogstap op de mail van het bestuur. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Het plan helpt ook bij een wissel in het bestuur: welke accounts gaan over, en naar wie. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Hij voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de stichting, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We zijn een stichting zonder leden. Is de Checkup voor verenigingen ook voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen is ook voor stichtingen met een bestuur en vrijwilligers. De vragen gaan over jullie stichting: wie wat doet, welke systemen er zijn en waar de gegevens van donateurs staan.
Kunnen we de btw op de Checkup terugvragen?
Een stichting of ANBI kan de btw meestal niet terugvragen. Daarom noemen we de prijs inclusief btw: €45,38 per maand en eenmalig €181,50 bij de start. Twijfel je, vraag het dan na bij je boekhouder.
De vrijwilliger die de website bijhoudt, wil stoppen. Wat regelen we dan?
Vraag of die vrijwilliger voor het stoppen opschrijft waar de website, de domeinnaam en de ANBI-pagina geregeld zijn, en met welk account. Het IT-plan heeft daar een lijstje voor. Zet de accounts daarna op een mailadres van de stichting.
Kijkt de Checkup ook naar onze boekhouding?
Naar de IT eromheen: wie bij het boekhoudprogramma en de bankrekening kan, en of er een tweede inlogstap op zit. Of de cijfers kloppen, valt erbuiten. Dat blijft bij de penningmeester en je boekhouder.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Voedselbank · Vrijwilligersorganisatie · Evenementen- of festivalstichting · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?