Van wie is de domeinnaam van jullie stichting?
Een goede-doelenstichting draait op een klein bestuur en vaak een groep vrijwilligers. Met de +Z Checkup zie je hoe de website, de gegevens van donateurs, de bankrekening en de mail van het bestuur geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Naar welk mailadres gaat de rekening voor de domeinnaam?
- Waar staan de formulieren voor periodieke giften, met het burgerservicenummer erop?
- Kent de Belastingdienst het goede adres van jullie ANBI-pagina?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De ANBI-pagina, de website en de domeinnaam
Is jullie stichting een ANBI, een algemeen nut beogende instelling, dan moet je gegevens op internet publiceren. Denk aan de doelstelling, de hoofdlijnen van het beleidsplan, de bestuurders en een financiële verantwoording. De Belastingdienst zet het internetadres van die pagina op zijn eigen site.
Bij veel kleine stichtingen heeft een bestuurslid of vrijwilliger de website ooit opgezet, soms met de domeinnaam op eigen naam. Dat is zo gegroeid. Een voorbeeld: dat bestuurslid stopt, en de rekening voor de domeinnaam komt binnen op een privé-mailadres dat niemand meer leest. De domeinnaam verloopt, de website gaat uit de lucht en de ANBI-pagina is weg.
Krijgt de ANBI-pagina een ander adres, bijvoorbeeld bij een nieuwe website, dan geef je dat door aan de Belastingdienst. Daar is een eigen formulier voor: Opgaaf internetadres ANBI.
Donateurs, periodieke giften en de penningmeester
Jullie stichting bewaart gegevens van donateurs: namen, adressen, mailadressen en bankrekeningnummers. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Die geldt ook voor een kleine stichting.
Een voorbeeld is de periodieke gift. Op het voorbeeldformulier van de Belastingdienst vult de gever ook het burgerservicenummer in. De stichting ondertekent het formulier en houdt een eigen exemplaar. Komt dat formulier als scan binnen in de mailbox van de penningmeester, dan blijft het daar vaak staan. Een vaste, afgeschermde map waar alleen de penningmeester en de secretaris bij kunnen, is een betere plek.
De penningmeester krijgt soms een mail of appje dat van de voorzitter lijkt te komen, met een dringend verzoek om een factuur te betalen. De namen van de bestuurders staan vaak op de website, dus zo'n bericht kan geloofwaardig lijken. Spreek daarom af dat de penningmeester bij twijfel terugbelt op een nummer dat al bekend is.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
We kijken naar wat bij een goede-doelenstichting telt: dat de stichting blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Een website die blijft als iemand stopt
De zwakke plek: de website en de domeinnaam zijn ooit opgezet door een bestuurslid of vrijwilliger, soms op eigen naam.
Zo gaat het mis: stopt die persoon, dan komt de rekening voor de domeinnaam binnen op een mailadres dat niemand leest. De website en de ANBI-pagina gaan uit de lucht.
Wat jullie doen: zet de domeinnaam op naam van de stichting, met een mailadres waar twee bestuursleden bij kunnen.
Giftformulieren op één plek
De zwakke plek: formulieren voor periodieke giften komen als scan binnen in de mailbox van de penningmeester.
Zo gaat het mis: de formulieren blijven verspreid over mailboxen en privécomputers, en bij een wissel weet niemand waar ze zijn.
Wat jullie doen: bewaar getekende giftformulieren in één afgeschermde map van de stichting.
Gegevens van donateurs
De zwakke plek: op een giftformulier staat ook het burgerservicenummer van de gever.
Zo gaat het mis: formulieren staan in de downloads van een privécomputer, waar ook anderen bij kunnen.
Wat jullie doen: geef alleen de penningmeester en de secretaris toegang tot de map, en haal de formulieren uit mailboxen.
Geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: de namen van de bestuurders staan op de website.
Zo gaat het mis: een mail of appje dat van de voorzitter lijkt te komen, vraagt de penningmeester dringend om een factuur te betalen.
Wat jullie doen: spreek af dat een dringend of ongewoon betaalverzoek altijd eerst wordt nagebeld, op een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de website met de ANBI-pagina, de domeinnaam, de mail van het bestuur, de lijst met donateurs, het boekhoudprogramma en de bankrekening, en de vragen gaan over de stichting, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een goede-doelenstichting
Zet de domeinnaam op de stichting
Zoek uit bij welk bedrijf de domeinnaam en de website staan, en op wiens naam. Zet ze op naam van de stichting, met een mailadres van de stichting waar twee bestuursleden bij kunnen.
Laat een tweede bestuurslid ook kijken
Spreek af dat een dringend of ongewoon betaalverzoek altijd eerst wordt nagebeld. Bij grotere bedragen kijkt een tweede bestuurslid mee voordat de penningmeester betaalt.
Eén map voor giftformulieren
Bewaar getekende formulieren voor periodieke giften in één afgeschermde map. Haal ze uit mailboxen en uit de downloads van privécomputers.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de stichting, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We zijn een stichting zonder leden. Is de Checkup voor verenigingen ook voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen is ook voor stichtingen met een bestuur en vrijwilligers.
De vragen gaan over jullie stichting: wie wat doet, welke systemen er zijn en waar de gegevens van donateurs staan. Jullie plan staat daarna op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt.
Kunnen we de btw op de Checkup terugvragen?
Een stichting of ANBI kan de btw meestal niet terugvragen. Daarom noemen we de prijs inclusief btw: vanaf €29 per maand, en eenmalig €175 voor het plan op maat.
Twijfelen jullie, vraag het dan na bij jullie boekhouder.
De vrijwilliger die de website bijhoudt, wil stoppen. Wat regelen we dan?
Vraag of die vrijwilliger voor het stoppen opschrijft waar de website, de domeinnaam en de ANBI-pagina geregeld zijn, en met welk account.
Jullie plan heeft daar een lijstje voor. Zet de accounts daarna op een mailadres van de stichting. Krijgt de ANBI-pagina een ander adres, geef dat dan door aan de Belastingdienst met het formulier Opgaaf internetadres ANBI.
Kijkt de Checkup ook naar onze boekhouding?
Naar de IT eromheen: wie bij het boekhoudprogramma en de bankrekening kan, en of er een tweede inlogstap op zit.
Of de cijfers kloppen, valt erbuiten. Dat blijft bij de penningmeester en jullie boekhouder.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Voedselbank · Vrijwilligersorganisatie · Evenementen- of festivalstichting · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een goede-doelenstichting, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van donateurs, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.