Bij de intake laat een klant zijn bankafschriften zien. Zo zorg je dat die niet maandenlang in de mailbox van een vrijwilliger blijven staan.
Een voedselbank draait op vrijwilligers: intakers, chauffeurs, mensen in het magazijn en bij de uitgifte. Met de +Z Checkup zie je hoe klantgegevens, roosters, de mail van het bestuur en de computers bij de uitgifte geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Aanmelding, intake en het klantdossier
Wie zich online aanmeldt via de site van Voedselbanken Nederland, wordt doorgestuurd naar de lokale voedselbank in zijn postcodegebied. Bij sommige voedselbanken loopt de aanmelding via een hulpverlener of een budgetcoach van de gemeente. Daarna volgt de intake.
Volgens de landelijke toekenningscriteria van Voedselbanken Nederland kijkt de intaker naar inkomsten en vaste lasten. Daarvoor wordt gevraagd om inzage in de bankafschriften van alle bankrekeningen over de afgelopen drie maanden. Krijgt iemand hulp terwijl zijn budget net boven de norm ligt, dan wordt dat kort uitgelegd in het klantdossier.
Zo komen er gevoelige gegevens bij de voedselbank: inkomen, schulden, soms een bewindvoerder. Een voorbeeld: een klant mailt zijn afschriften naar het algemene mailadres, of een intaker maakt er een foto van met zijn eigen telefoon. Na de intake staan ze dan nog op plekken waar niemand meer aan denkt.
De uitgifte, roosters en gevoelige gegevens
Op de uitgiftedag werkt een ploeg vrijwilligers met een lijst van klanten die die week een pakket krijgen. Die lijst ligt op tafel of staat op een laptop die door veel handen gaat. Het rooster voor chauffeurs en het magazijn staat vaak in een app of een gedeelde spreadsheet.
Dat iemand klant is van de voedselbank, zegt al veel over zijn situatie. Ook de klantenlijst zelf verdient daarom aandacht. Bij de intake hoor je soms ook iets over gezondheid, want extra zorgkosten worden meegewogen. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die zijn volgens de AVG, de Europese privacywet, extra beschermd.
Houd de laptop bij de uitgifte op slot met een eigen wachtwoord, en laat hem niet ingelogd achter als de ploeg wisselt. Zet in de groepsapp alleen wat nodig is om te plannen, zoals het aantal pakketten. Namen en adressen horen in de klantenadministratie.
De Checkup signaleert welke regels voor je voedselbank kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een voedselbank
Spreek af hoe afschriften binnenkomen
De landelijke criteria spreken van inzage. Laat de intaker de afschriften bekijken tijdens het gesprek, of spreek één veilige manier af om ze te sturen. Leg vast wat in het dossier komt, en verwijder de rest na de intake.
Geef elke intaker een eigen account
Werk je met een klantenadministratie of een gedeelde map, geef dan elke intaker een eigen account in plaats van één gedeeld wachtwoord. Stopt iemand, dan zet je alleen dat account uit.
Ruim oude dossiers op
Kijk één keer per jaar welke klanten niet meer komen. Spreek met het bestuur af hoe lang je hun gegevens bewaart, en verwijder wat daarna overblijft.
Waar de Checkup op let bij je voedselbank
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je voedselbank gebruikt: de klantenadministratie, de mail van het bestuur en de intakers, de roosters, de computers in het magazijn en bij de uitgifte, en de website. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en of dat nog klopt met wie er nu actief is.
Omdat je met gevoelige gegevens van klanten werkt, vraagt de Checkup ook hoe die binnenkomen, waar ze staan en hoe lang je ze bewaart. Heb je een koelcel met een temperatuurmeter die via internet meldingen stuurt, dan hoort die er ook bij. Het IT-plan zet alles in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren, zoals een tweede inlogstap op de mail van het bestuur. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of coördinator beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de voedselbank, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Voedselbanken Nederland heeft toch al landelijke afspraken? Wat moeten wij dan nog doen?
Voedselbanken Nederland werkt met landelijke richtlijnen, met ruimte voor lokaal maatwerk. Hoe de mail, de computers en de klantgegevens van jullie eigen voedselbank geregeld zijn, regelt jullie bestuur. Daar gaat de Checkup over.
Onze intakers werken ook vanuit huis. Kan dat veilig?
Dat kan. Het plan vraagt dan wel of ze op een eigen account werken, of hun laptop of telefoon een schermslot heeft, en waar ze klantgegevens bewaren. Gegevens op een privécomputer zijn lastig op te ruimen als iemand stopt.
Er zit niemand met IT-kennis in ons bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie voedselbank: wie de intakes doet, waar de klantenlijst staat en wie de website bijhoudt. Weet je iets niet, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in het plan, met uitleg hoe je het uitzoekt.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vrijwilligersorganisatie · Goede-doelenstichting · Kerk, moskee of andere geloofsgemeenschap · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij