Hoe lang staan bankafschriften van klanten in de mailbox van vrijwilligers?
Een voedselbank draait op vrijwilligers: intakers, chauffeurs, mensen in het magazijn en bij de uitgifte. Met de +Z Checkup zie je hoe klantgegevens, roosters, de mail van het bestuur en de computers bij de uitgifte geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Werken intakers met een eigen account of met één gedeelde inlog?
- Worden dossiers van klanten die al lang gestopt zijn opgeruimd?
- Wie kan bij de computer aan de uitgifte, en wat ziet die?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Aanmelding, intake en het klantdossier
Wie zich online aanmeldt via de site van Voedselbanken Nederland, wordt doorgestuurd naar de lokale voedselbank in het eigen postcodegebied. Bij sommige voedselbanken loopt de aanmelding via een hulpverlener of een budgetcoach van de gemeente. Daarna volgt de intake.
Volgens de landelijke toekenningscriteria van Voedselbanken Nederland kijkt de intaker naar inkomsten en vaste lasten. Daarvoor wordt gevraagd om inzage in de bankafschriften van alle bankrekeningen over de afgelopen drie maanden. Krijgt iemand hulp terwijl het budget net boven de norm ligt, dan wordt dat kort uitgelegd in het klantdossier.
Zo komen er gevoelige gegevens bij de voedselbank: inkomen, schulden, soms een bewindvoerder. Een voorbeeld: een klant mailt de afschriften naar het algemene mailadres, of een intaker maakt er een foto van met de eigen telefoon. Na de intake staan ze dan nog op plekken waar niemand meer aan denkt.
De uitgifte, roosters en gevoelige gegevens
Op de uitgiftedag werkt een ploeg vrijwilligers met een lijst van klanten die die week een pakket krijgen. Die lijst ligt op tafel of staat op een laptop die door veel handen gaat. Het rooster voor chauffeurs en het magazijn staat vaak in een app of een gedeelde spreadsheet.
Dat iemand klant is van de voedselbank, zegt al veel over iemands situatie. Ook de klantenlijst zelf verdient daarom aandacht. Bij de intake hoor je soms ook iets over gezondheid, want extra zorgkosten worden meegewogen. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die zijn volgens de AVG, de Europese privacywet, extra beschermd.
Houd de laptop bij de uitgifte op slot met een eigen wachtwoord, en laat hem niet ingelogd achter als de ploeg wisselt. Zet in de groepsapp alleen wat nodig is om te plannen, zoals het aantal pakketten. Namen en adressen horen in de klantenadministratie.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie voedselbank kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie voedselbank
We kijken naar wat bij een voedselbank telt: dat de uitgifte doorgaat als vrijwilligers wisselen, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als vrijwilligers wisselen
De zwakke plek: intakers werken soms met één gedeelde inlog, en roosters staan in een app of gedeelde spreadsheet.
Zo gaat het mis: stopt een intaker, dan moet het wachtwoord voor iedereen veranderen, of kan die er nog in.
Wat jullie doen: geef elke intaker een eigen account, zodat jullie alleen dat account uitzetten als iemand stopt.
Dossiers en wat jullie bewaren
De zwakke plek: bankafschriften komen binnen via het algemene mailadres of op de telefoon van een intaker.
Zo gaat het mis: na de intake staan ze nog op plekken waar niemand meer aan denkt, en dossiers van mensen die al lang niet meer komen worden niet opgeruimd.
Wat jullie doen: leg vast wat in het dossier komt, verwijder de rest na de intake, en ruim één keer per jaar oude dossiers op.
De laptop bij de uitgifte
De zwakke plek: een laptop met de lijst van die week, die door veel handen gaat.
Zo gaat het mis: de laptop blijft ingelogd achter als de ploeg wisselt, en iedereen ziet wie er een pakket krijgt.
Wat jullie doen: houd de laptop op slot met een eigen wachtwoord, en zet in de groepsapp alleen wat nodig is om te plannen.
Kloppende gegevens op één plek
De zwakke plek: namen en adressen in groepsapps, spreadsheets en de klantenadministratie.
Zo gaat het mis: een adres in de groepsapp klopt niet meer met de klantenadministratie, en niemand weet welke lijst de goede is.
Wat jullie doen: houd namen en adressen alleen in de klantenadministratie bij.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de klantenadministratie, de mail van het bestuur en de intakers, de roosters en de computers bij de uitgifte, en de vragen gaan over de voedselbank, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een voedselbank
Spreek af hoe afschriften binnenkomen
De landelijke criteria spreken van inzage. Laat de intaker de afschriften bekijken tijdens het gesprek, of spreek één veilige manier af om ze te sturen. Leg vast wat in het dossier komt, en verwijder de rest na de intake.
Geef elke intaker een eigen account
Werk je met een klantenadministratie of een gedeelde map, geef dan elke intaker een eigen account in plaats van één gedeeld wachtwoord. Stopt iemand, dan zet je alleen dat account uit.
Ruim oude dossiers op
Kijk één keer per jaar welke klanten niet meer komen. Spreek met het bestuur af hoe lang je hun gegevens bewaart, en verwijder wat daarna overblijft.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of coördinator beantwoordt in eigen tempo de vragen over de voedselbank, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Voedselbanken Nederland heeft toch al landelijke afspraken? Wat moeten wij dan nog doen?
Voedselbanken Nederland werkt met landelijke richtlijnen, zoals de toekenningscriteria, met ruimte voor lokaal maatwerk. Wat zij niet levert, is hoe jullie eigen voedselbank met de gegevens werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Afschriften. Jullie plan zegt hoe jullie één veilige manier afspreken om afschriften te bekijken of te sturen, en wat na de intake weg mag.
- Accounts. Jullie plan zegt hoe elke intaker een eigen account krijgt, en hoe jullie een account uitzetten als iemand stopt.
- Bewaren. Jullie plan zegt hoe lang jullie gegevens bewaren, en hoe jullie oude dossiers opruimen.
- Alles eromheen. De mail van het bestuur, de laptop bij de uitgifte en de roosters: jullie plan zet het op volgorde.
De landelijke afspraken gaan over de hele beweging. De Checkup kijkt naar jullie eigen voedselbank.
Onze intakers werken ook vanuit huis. Kan dat veilig?
Dat kan. Het plan vraagt dan wel of ze op een eigen account werken, of hun laptop of telefoon een schermslot heeft, en waar ze de gegevens van de intake bewaren.
Gegevens op een privécomputer zijn lastig op te ruimen als iemand stopt. Daarom helpt jullie plan afspreken dat intakers werken in de klantenadministratie of een gedeelde map, niet op hun eigen computer.
Er zit niemand met IT-kennis in ons bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie voedselbank: wie de intakes doet, waar de lijst van de uitgifte staat en wie de website bijhoudt.
Weten jullie iets niet, dan geven jullie dat aan. Dat punt komt dan in het plan, met uitleg hoe jullie het uitzoeken.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vrijwilligersorganisatie · Goede-doelenstichting · Kerk, moskee of andere geloofsgemeenschap · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een voedselbank, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.