De dienst gaat live via een camera, en de ledenlijst staat op de laptop van één vrijwilliger. Zo regel je de IT van je geloofsgemeenschap.
Een kerk, moskee, synagoge of tempel draait voor een groot deel op vrijwilligers en een bestuur, zoals een kerkenraad, parochiebestuur of moskeebestuur. Met de +Z Checkup zie je hoe de ledenadministratie, de collecte, de uitzendingen en de accounts geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Ledenadministratie, collecte en uitzendingen
Een geloofsgemeenschap houdt veel bij: wie lid is of vaak komt, wie een bijdrage geeft, wie bezoek wil van iemand uit de gemeenschap. Soms gebeurt dat in een programma van het landelijke verband, soms in een spreadsheet van de secretaris. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang die persoon het bijhoudt.
De collecte en giften gaan steeds vaker digitaal, met een QR-code, een betaalverzoek of een app. Ook zenden veel gemeenschappen hun diensten uit via internet. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: het account van het uitzendkanaal staat op het privé-mailadres van de vrijwilliger die het ooit heeft ingesteld. Verhuist of stopt die, dan kan niemand anders er nog bij.
Is je gemeenschap een ANBI (een instelling die volgens de Belastingdienst het algemeen nut dient), dan moet je een aantal gegevens publiceren op internet, op een eigen website of op een gedeelde site. De pagina moet makkelijk te vinden zijn. Vaak houdt een vrijwilliger die pagina bij. Spreek af wie het overneemt als die persoon stopt.
Geloof en gezondheid: bijzondere persoonsgegevens
Uit de ledenlijst van een kerk, moskee of andere gemeenschap blijkt wat iemand gelooft. Volgens de AVG, de Europese privacywet, zijn gegevens waaruit iemands religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging blijkt bijzondere persoonsgegevens. Die krijgen extra bescherming. Dat geldt ook voor gegevens over gezondheid, zoals een lijst van zieken voor het bezoekwerk of het gebed.
De AVG maakt een uitzondering voor een stichting, vereniging of andere organisatie zonder winstoogmerk op godsdienstig of levensbeschouwelijk gebied. Die mag zulke gegevens verwerken van leden, oud-leden en mensen met wie ze regelmatig contact heeft, als het past bij het doel van de gemeenschap. Wel moet je de gegevens goed beschermen, bijvoorbeeld door af te spreken wie erbij kan.
Bij een uitzending komen soms bezoekers in beeld, of worden namen genoemd in een gebed. Laat bezoekers weten dat er een camera draait, en kies een deel van de zaal dat niet in beeld komt. Bespreek bij een uitvaart, huwelijk of andere bijzondere dienst vooraf met de familie wat er wel en niet wordt uitgezonden.
De Checkup signaleert welke regels voor je gemeenschap kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een geloofsgemeenschap
Zet accounts op een adres van de gemeenschap
Maak een mailadres voor het secretariaat of de gemeenschap. Zet het uitzendkanaal, de collecte-app en de website daarop, zodat ze blijven als een vrijwilliger stopt.
Kijk wie de ledenlijst kan openen
Loop met de secretaris na wie bij de ledenlijst en de lijst voor het bezoekwerk kan, ook in gedeelde mappen en groepsapps. Haal mensen weg die die taak niet meer hebben.
Maak een plek buiten beeld
Kies in de zaal een deel waar de camera niet komt. Zeg dat aan het begin van de dienst, of zet het op een bordje bij de ingang.
Waar de Checkup op let bij je gemeenschap
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je gemeenschap gebruikt. Bij een geloofsgemeenschap zijn dat vaak de ledenadministratie, de mail van het secretariaat, de website met eventuele ANBI-gegevens, het uitzendkanaal, de digitale collecte en de bankrekening. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en op wiens naam het staat.
Omdat je met bijzondere persoonsgegevens werkt, vraagt de Checkup waar de ledenlijst en de gegevens voor het bezoekwerk staan, en wie ze kan zien. Hij vraagt ook naar de tweede inlogstap: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Het IT-plan zet dat om in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. Over geloofszaken gaat de Checkup niet.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de gemeenschap, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Maakt het uit welk geloof onze gemeenschap heeft?
Nee. De Checkup gaat over de IT: de ledenlijst, de accounts, de website en de uitzendingen. De vragen zijn dezelfde voor een kerk, moskee, synagoge, tempel of andere gemeenschap.
Hoe gaan we om met de lijst voor het bezoekwerk?
Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Houd de lijst kort, deel hem alleen met wie het bezoekwerk doet, en haal namen weg als het niet meer nodig is. De Checkup helpt je dit te regelen, maar geeft geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die de uitzendingen doet stopt?
Dan wil je dat het account op naam van de gemeenschap staat, en dat minstens twee mensen erbij kunnen. Het IT-plan helpt je dat vooraf te regelen, met een handleiding voor wie het overneemt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie het nu doen: wie de ledenlijst bijhoudt, wie de uitzending start en wie de website doet. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Koor · Vrijwilligersorganisatie · Uitvaartvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?