Wie kan er zien wie er lid is van jullie gemeenschap?
Een kerk, moskee, synagoge of tempel draait voor een groot deel op vrijwilligers en een bestuur, zoals een kerkenraad, parochiebestuur of moskeebestuur. Met de +Z Checkup zie je hoe de ledenadministratie, de collecte, de uitzendingen en de accounts geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Op wiens mailadres staat het account van het uitzendkanaal?
- Wie kan de lijst van zieken voor het bezoekwerk openen?
- Weten bezoekers dat de camera draait, en waar ze buiten beeld kunnen zitten?
- Wie neemt de ANBI-pagina over als de vrijwilliger stopt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Ledenadministratie, collecte en uitzendingen
Een geloofsgemeenschap houdt veel bij: wie lid is of vaak komt, wie een bijdrage geeft, wie bezoek wil van iemand uit de gemeenschap. Soms gebeurt dat in een programma van het landelijke verband, soms in een spreadsheet van de secretaris. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang die persoon het bijhoudt.
De collecte en giften gaan steeds vaker digitaal, met een QR-code, een betaalverzoek of een app. Ook zenden veel gemeenschappen hun diensten uit via internet. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: het account van het uitzendkanaal staat op het privé-mailadres van de vrijwilliger die het ooit heeft ingesteld. Verhuist of stopt die, dan kan niemand anders er nog bij.
Is jullie gemeenschap een ANBI (een instelling die volgens de Belastingdienst het algemeen nut dient), dan moet je een aantal gegevens publiceren op internet, op een eigen website of op een gedeelde site. De pagina moet makkelijk te vinden zijn. Vaak houdt een vrijwilliger die pagina bij. Spreek af wie het overneemt als die persoon stopt.
Geloof en gezondheid: bijzondere persoonsgegevens
Uit de ledenlijst van een kerk, moskee of andere gemeenschap blijkt wat iemand gelooft. Volgens de AVG, de Europese privacywet, zijn gegevens waaruit iemands religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging blijkt bijzondere persoonsgegevens. Die krijgen extra bescherming. Dat geldt ook voor gegevens over gezondheid, zoals een lijst van zieken voor het bezoekwerk of het gebed.
De AVG maakt een uitzondering voor een stichting, vereniging of andere organisatie zonder winstoogmerk op godsdienstig of levensbeschouwelijk gebied. Die mag zulke gegevens verwerken van leden, oud-leden en mensen met wie ze regelmatig contact heeft, als het past bij het doel van de gemeenschap. Wel moet je de gegevens goed beschermen, bijvoorbeeld door af te spreken wie erbij kan.
Bij een uitzending komen soms bezoekers in beeld, of worden namen genoemd in een gebed. Laat bezoekers weten dat er een camera draait, en kies een deel van de zaal dat niet in beeld komt. Bespreek bij een uitvaart, huwelijk of andere bijzondere dienst vooraf met de familie wat er wel en niet wordt uitgezonden.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie gemeenschap kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie gemeenschap
We kijken naar wat bij een geloofsgemeenschap telt: dat de gemeenschap blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: het uitzendkanaal, de collecte-app en de ANBI-pagina staan vaak op het privé-mailadres van één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: verhuist of stopt die vrijwilliger, dan kan niemand anders er nog bij.
Wat jullie doen: zet de accounts op een mailadres van het secretariaat of de gemeenschap, en zorg dat minstens twee mensen erbij kunnen.
De ledenadministratie bij de gemeenschap
De zwakke plek: de ledenadministratie staat soms in een spreadsheet van de secretaris.
Zo gaat het mis: stopt de secretaris of gaat de computer stuk, dan weten jullie niet meer wie lid is, wie geeft en wie bezoek wil.
Wat jullie doen: bewaar de ledenlijst op een plek van de gemeenschap, met een kopie die jullie terug kunnen halen.
Geloof en gezondheid
De zwakke plek: uit de ledenlijst blijkt wat iemand gelooft, en de lijst voor het bezoekwerk zegt iets over gezondheid.
Zo gaat het mis: de lijsten staan in gedeelde mappen en groepsapps, ook bij mensen die die taak niet meer hebben.
Wat jullie doen: loop met de secretaris na wie bij de ledenlijst en de lijst voor het bezoekwerk kan, en haal mensen weg die er niet meer bij horen.
Een kloppende ANBI-pagina en uitzending
De zwakke plek: de ANBI-pagina wordt door één vrijwilliger bijgehouden, en bij een uitzending komen soms bezoekers in beeld.
Zo gaat het mis: de ANBI-pagina raakt verouderd als die vrijwilliger stopt. Of een bezoeker komt in beeld zonder het te weten.
Wat jullie doen: spreek af wie de ANBI-pagina overneemt, en kies in de zaal een deel waar de camera niet komt.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie, de mail van het secretariaat, de website met de ANBI-gegevens, het uitzendkanaal, de digitale collecte en de bankrekening, en de vragen gaan over de gemeenschap, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een geloofsgemeenschap
Zet accounts op een adres van de gemeenschap
Maak een mailadres voor het secretariaat of de gemeenschap. Zet het uitzendkanaal, de collecte-app en de website daarop, zodat ze blijven als een vrijwilliger stopt.
Kijk wie de ledenlijst kan openen
Loop met de secretaris na wie bij de ledenlijst en de lijst voor het bezoekwerk kan, ook in gedeelde mappen en groepsapps. Haal mensen weg die die taak niet meer hebben.
Maak een plek buiten beeld
Kies in de zaal een deel waar de camera niet komt. Zeg dat aan het begin van de dienst, of zet het op een bordje bij de ingang.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de gemeenschap, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Maakt het uit welk geloof onze gemeenschap heeft?
Nee. De Checkup gaat over de IT: de ledenlijst, de accounts, de website en de uitzendingen. De vragen zijn dezelfde voor een kerk, moskee, synagoge, tempel of andere gemeenschap.
Over geloofszaken gaat de Checkup niet. Wel let hij erop dat uit jullie ledenlijst iemands geloof blijkt, en dat die gegevens extra bescherming krijgen.
Hoe gaan we om met de lijst voor het bezoekwerk?
Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Houd de lijst kort, deel hem alleen met wie het bezoekwerk doet, en haal namen weg als het niet meer nodig is.
De Checkup vraagt waar de lijst staat en wie hem kan zien. Jullie plan helpt je dat te regelen, maar geeft geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die de uitzendingen doet stopt?
Dan wil je dat het account op naam van de gemeenschap staat, en dat minstens twee mensen erbij kunnen.
Jullie plan helpt je dat vooraf te regelen, met een handleiding voor wie het overneemt. Het plan blijft van de gemeenschap, ook als het bestuur wisselt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie het nu doen: wie de ledenlijst bijhoudt, wie de uitzending start en wie de website doet. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan.
Jullie plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met uitleg en een handleiding per stap.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Koor · Vrijwilligersorganisatie · Uitvaartvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een geloofsgemeenschap, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.