Wat gebeurt er met jullie accounts als een vrijwilliger stopt?
Een maatjesproject, een boodschappendienst, een taalcafé of een buurtbus draait op mensen die hun tijd geven, met een coördinator en een bestuur. Met de +Z Checkup zie je hoe het rooster, de mail en de gegevens van je deelnemers geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Hoeveel mensen kennen het wachtwoord van jullie info-mailbox?
- Staat er gevoelige informatie over deelnemers in het rooster?
- Heeft elke vrijwilliger die met kwetsbare mensen werkt een VOG?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het rooster, de info-mailbox en vrijwilligers die komen en gaan
Bij een vrijwilligersorganisatie komen en gaan mensen. De een helpt een jaar mee, de ander al heel lang. Het rooster staat vaak in een gedeelde spreadsheet of een planningsapp, en vragen komen binnen op één info-mailbox. Dat werkt fijn, omdat iedereen snel kan meekijken.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de info-mailbox heeft één wachtwoord dat alle vrijwilligers kennen, ook de mensen die al gestopt zijn. Niemand weet nog wie er allemaal bij kan. Werkt elke vrijwilliger met een eigen inlog, dan haal je bij vertrek alleen dat ene account weg.
Gebruik je een online planningsapp of een programma voor je deelnemers, dan bewaart die leverancier gegevens voor jou. Volgens de AVG, de Europese privacywet, heb je dan een verwerkersovereenkomst nodig: een schriftelijke afspraak over hoe de leverancier met die gegevens omgaat. Vraag de leverancier ernaar.
VOG's en gegevens van de mensen die je helpt
Veel vrijwilligersorganisaties werken met mensen die kwetsbaar zijn: ouderen die alleen wonen, nieuwkomers, mensen met een beperking of kinderen. Je hebt dan adressen en telefoonnummers, en soms informatie over gezondheid of de thuissituatie. Gegevens over gezondheid zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens. Die krijgen extra bescherming.
Zet zulke informatie niet in een groepsapp of in een rooster dat alle vrijwilligers zien. Een vrijwilliger die bij iemand langsgaat, heeft genoeg aan de naam, het adres en wat er die dag nodig is.
Werken jullie vrijwilligers met kinderen of kwetsbare personen, dan vraag je vaak een VOG: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Via de Regeling Gratis VOG kost die niets. Jullie organisatie heeft daarvoor onder meer eHerkenning nodig, een inlogmiddel voor organisaties bij de overheid. Spreek af wie dat beheert.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie organisatie
We kijken naar wat bij een vrijwilligersorganisatie telt: dat het werk doorgaat als vrijwilligers komen en gaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als vrijwilligers komen en gaan
De zwakke plek: het rooster, de info-mailbox en eHerkenning hangen vaak aan een paar mensen.
Zo gaat het mis: stopt de coördinator, dan weet niemand meer wie het rooster beheert of wie eHerkenning heeft.
Wat jullie doen: spreek af wie het rooster, de info-mailbox en eHerkenning beheert, en schrijf het op.
Rooster, mailbox en gegevens bij leveranciers
De zwakke plek: het rooster staat in een gedeelde spreadsheet of planningsapp van een leverancier.
Zo gaat het mis: de leverancier bewaart gegevens van deelnemers, maar er is geen afspraak over wat hij ermee doet.
Wat jullie doen: zet het rooster en de mailbox op accounts van de organisatie, en vraag de leverancier van een planningsapp om een verwerkersovereenkomst.
Eén wachtwoord voor de info-mailbox
De zwakke plek: de info-mailbox heeft één wachtwoord dat alle vrijwilligers kennen.
Zo gaat het mis: ook mensen die al gestopt zijn, kunnen nog in de mailbox, en niemand weet wie er allemaal bij kan.
Wat jullie doen: geef iedereen een eigen inlog, en loop bij vertrek een vast lijstje af: groepsapp, rooster, mailbox en gedeelde mappen.
Alleen wat nodig is in het rooster
De zwakke plek: gevoelige informatie over deelnemers in het rooster en de groepsapp.
Zo gaat het mis: informatie over gezondheid of de thuissituatie staat in een rooster dat alle vrijwilligers zien.
Wat jullie doen: houd in het rooster alleen over wat een vrijwilliger nodig heeft om te helpen: naam, adres en wat er die dag nodig is.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het rooster of de planningsapp, de info-mailbox, de gedeelde mappen en de groepsapps, en de vragen gaan over de organisatie, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een vrijwilligersorganisatie
Geef iedereen een eigen inlog
Vervang het gedeelde wachtwoord van de info-mailbox door een eigen account per vrijwilliger, of door een gedeelde mailbox waar ieder met een eigen inlog in werkt. Dan zie je wie erbij kan.
Maak een vertreklijstje
Schrijf op wat er moet gebeuren als een vrijwilliger stopt: uit de groepsapp, uit het rooster, uit de mailbox en uit gedeelde mappen. De coördinator loopt dat lijstje af.
Haal gevoelige informatie uit het rooster
Kijk wat er in het rooster en de groepsapp over deelnemers staat. Houd alleen over wat een vrijwilliger nodig heeft om te helpen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid, de coördinator of een vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de organisatie, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We zijn een stichting zonder leden. Is de Checkup ook voor ons?
Ja. De Checkup is voor verenigingen en stichtingen. Bij een stichting gaan de vragen over het bestuur, de coördinator en de vrijwilligers.
Het plan blijft van de stichting, ook als de coördinator of het bestuur wisselt. Wat al gedaan is, staat afgevinkt.
Hoe haal je een vrijwilliger die stopt uit alle systemen?
Met een vast lijstje: groepsapp, rooster, mailbox, gedeelde mappen en eventuele sleutels of codes. De coördinator loopt dat lijstje af.
Het IT-plan helpt dat lijstje te maken voor jullie eigen systemen. Werkt elke vrijwilliger met een eigen inlog, dan haal je bij vertrek alleen dat ene account weg.
Onze vrijwilligers gebruiken hun eigen telefoon. Is dat een probleem?
Nee, dat is heel gewoon. Let wel op wat er op die telefoons staat, zoals adressen van deelnemers in een groepsapp.
De Checkup vraagt hiernaar, en het IT-plan geeft eenvoudige afspraken, bijvoorbeeld wat wel en niet in de groepsapp hoort.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Voedselbank · Hospice · Goede-doelenstichting · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een vrijwilligersorganisatie, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van deelnemers en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.