Het rooster staat in een gedeelde spreadsheet, en elke vrijwilliger kent het wachtwoord van de info-mailbox. Zo regel je de IT van je vrijwilligersorganisatie.
Een maatjesproject, een boodschappendienst, een taalcafé of een buurtbus draait op mensen die hun tijd geven, met een coördinator en een bestuur. Met de +Z Checkup zie je hoe het rooster, de mail en de gegevens van je deelnemers geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Het rooster, de info-mailbox en vrijwilligers die komen en gaan
Bij een vrijwilligersorganisatie komen en gaan mensen. De een helpt een jaar mee, de ander al heel lang. Het rooster staat vaak in een gedeelde spreadsheet of een planningsapp, en vragen komen binnen op één info-mailbox. Dat werkt fijn, omdat iedereen snel kan meekijken.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de info-mailbox heeft één wachtwoord dat alle vrijwilligers kennen, ook de mensen die al gestopt zijn. Niemand weet nog wie er allemaal bij kan. Werkt elke vrijwilliger met een eigen inlog, dan haal je bij vertrek alleen dat ene account weg.
Gebruik je een online planningsapp of een programma voor je deelnemers, dan bewaart die leverancier gegevens voor jou. Volgens de AVG, de Europese privacywet, heb je dan een verwerkersovereenkomst nodig: een schriftelijke afspraak over hoe de leverancier met die gegevens omgaat. Vraag de leverancier ernaar.
VOG's en gegevens van de mensen die je helpt
Veel vrijwilligersorganisaties werken met mensen die kwetsbaar zijn: ouderen die alleen wonen, nieuwkomers, mensen met een beperking of kinderen. Je hebt dan adressen en telefoonnummers, en soms informatie over gezondheid of de thuissituatie. Gegevens over gezondheid zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens. Die krijgen extra bescherming.
Zet zulke informatie niet in een groepsapp of in een rooster dat alle vrijwilligers zien. Een vrijwilliger die bij iemand langsgaat, heeft genoeg aan de naam, het adres en wat er die dag nodig is.
Werken je vrijwilligers met kinderen of kwetsbare personen, dan vraag je vaak een VOG: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. De vrijwilliger hoort van de organisatie hoe de aanvraag gaat. Via de Regeling Gratis VOG kan die gratis zijn. Je organisatie moet dan onder meer ingeschreven staan bij de KVK, een preventiebeleid hebben en eHerkenning hebben. eHerkenning is een inlogmiddel voor organisaties bij de overheid.
De Checkup signaleert welke regels voor je organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een vrijwilligersorganisatie
Geef iedereen een eigen inlog
Vervang het gedeelde wachtwoord van de info-mailbox door een eigen account per vrijwilliger, of door een gedeelde mailbox waar ieder met een eigen inlog in werkt. Dan zie je wie erbij kan.
Maak een vertreklijstje
Schrijf op wat er moet gebeuren als een vrijwilliger stopt: uit de groepsapp, uit het rooster, uit de mailbox en uit gedeelde mappen. De coördinator loopt dat lijstje af.
Haal gevoelige informatie uit het rooster
Kijk wat er in het rooster en de groepsapp over deelnemers staat. Houd alleen over wat een vrijwilliger nodig heeft om te helpen.
Waar de Checkup op let bij je organisatie
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je organisatie gebruikt. Bij een vrijwilligersorganisatie zijn dat vaak het rooster of de planningsapp, de info-mailbox, gedeelde mappen, groepsapps, de website en de bankrekening. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en op wiens naam het staat.
Omdat vrijwilligers komen en gaan, vraagt de Checkup hoe je iemand toevoegt en weer weghaalt. Hij vraagt ook welke gegevens je van deelnemers hebt, en wie die ziet. Het IT-plan zet dat om in stappen voor de coördinator of een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid, de coördinator of een vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de organisatie, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We zijn een stichting zonder leden. Is de Checkup ook voor ons?
Ja. De Checkup is voor verenigingen en stichtingen. Bij een stichting gaan de vragen over het bestuur, de coördinator en de vrijwilligers.
Hoe haal je een vrijwilliger die stopt uit alle systemen?
Met een vast lijstje: groepsapp, rooster, mailbox, gedeelde mappen en eventuele sleutels of codes. Het IT-plan helpt je dat lijstje te maken voor jullie eigen systemen.
Onze vrijwilligers gebruiken hun eigen telefoon. Is dat een probleem?
Nee, dat is heel gewoon. Let wel op wat er op die telefoons staat, zoals adressen van deelnemers in een groepsapp. De Checkup vraagt hiernaar, en het IT-plan geeft eenvoudige afspraken.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Voedselbank · Hospice · Goede-doelenstichting · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij