Op hoeveel privételefoons staat hoe het met jullie gasten gaat?
Een hospice draait op een coördinator, een bestuur en een grote groep vrijwilligers, naast de verpleging en de huisarts. Met de +Z Checkup zie je hoe de overdracht, het rooster, de gegevens van gasten en naasten en de mail van het hospice geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staan de appjes over gasten nog op de telefoon van vrijwilligers die gestopt zijn?
- Hoeveel naasten van vroeger kennen nog de code van de deur?
- Staan de gegevens van donateurs apart van alles over gasten?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Vrijwilligers, verpleging en wie welk dossier heeft
In een bijna-thuis-huis geven vrijwilligers de dagelijkse zorg, komt de verpleging van een organisatie voor wijkverpleging en ligt de medische zorg bij de eigen huisarts. In een high care hospice werken ook eigen zorgverleners.
Hulpverleners zoals huisartsen zijn wettelijk verplicht om gezondheidsgegevens van hun patiënten in een dossier vast te leggen. Dat dossier staat in hun eigen systemen. Het hospice heeft daarnaast eigen aantekeningen: de overdracht tussen diensten, bijzonderheden over een gast en afspraken met naasten.
Die aantekeningen gaan over gezondheid, en gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens die de AVG, de Europese privacywet, extra beschermt. Een voorbeeld: vrijwilligers sturen elkaar na hun dienst een appje over hoe het met een gast gaat. Dat is snel en goed bedoeld. Maar die berichten staan daarna op veel privételefoons, ook van vrijwilligers die al gestopt zijn.
Het rooster, naasten, donateurs en de mail van het hospice
Het rooster voor dag- en nachtdiensten staat vaak in een app of een gedeelde agenda, met namen en telefoonnummers van vrijwilligers. Naasten krijgen het nummer van de dienstdoende vrijwilliger, en soms een code voor de deur.
Heeft jullie hospice donateurs of een groep vrienden die geld ophaalt, houd hun gegevens dan apart van alles over gasten. Stuur je nabestaanden later een kaart of een uitnodiging voor een herdenking, spreek dan af waar die adressen staan en wie erbij kan.
De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat een organisatie die bijzondere persoonsgegevens verwerkt, een verwerkingsregister moet opstellen: een overzicht van welke gegevens je bewaart en waarvoor. Voor zorgaanbieders gelden daarnaast regels uit de zorgwetgeving. Werkt jullie hospice met eigen zorgverleners, vraag dan na welke regels voor jullie gelden.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie hospice kunnen gelden, maar is geen juridisch of medisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie hospice
We kijken naar wat bij een hospice telt: dat de zorg en de diensten doorgaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de coördinator er niet is
De zwakke plek: het rooster, de mail van het hospice en de afspraken met naasten hangen vaak aan de coördinator.
Zo gaat het mis: is de coördinator ziek of stopt die, dan weet niemand meer wie welke dienst heeft of waar de afspraken staan.
Wat jullie doen: zorg dat minstens twee mensen bij het rooster en de mail van het hospice kunnen.
Eén plek voor de overdracht
De zwakke plek: aantekeningen over gasten staan in appjes op veel privételefoons.
Zo gaat het mis: de overdracht is verspreid over telefoons, en wat een dienst wist, is voor de volgende niet terug te vinden.
Wat jullie doen: spreek één plek af voor aantekeningen over gasten, bijvoorbeeld een afgeschermde app of een schrift dat in het hospice blijft.
Gestopte vrijwilligers en de deurcode
De zwakke plek: aantekeningen over gasten gaan over gezondheid, en naasten krijgen soms een code voor de deur.
Zo gaat het mis: appjes over gasten staan nog op de telefoon van vrijwilligers die gestopt zijn. Naasten van vroeger kennen nog de code van de deur.
Wat jullie doen: haal wie gestopt is uit de rooster-app, de groepsapps en de gedeelde mappen, en verander de deurcode als dat nodig is.
Gegevens gescheiden en op tijd opgeruimd
De zwakke plek: gegevens van donateurs, nabestaanden en gasten staan soms door elkaar.
Zo gaat het mis: adressen voor een herdenking staan bij aantekeningen over gasten, en niemand weet wanneer die weg mogen.
Wat jullie doen: houd donateurs apart van alles over gasten, en leg vast hoe lang jullie aantekeningen over een gast bewaren en wie ze verwijdert.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de plek voor de overdracht, het rooster, de mail van het hospice, de gedeelde mappen, de administratie van donateurs en de website, en de vragen gaan over het hospice, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een hospice
Kies één plek voor de overdracht
Spreek één plek af voor aantekeningen over gasten, bijvoorbeeld een afgeschermde app of een schrift dat in het hospice blijft. Spreek ook af dat er niets over gasten in de gewone groepsapp komt.
Spreek af wat er na een overlijden gebeurt
Leg met het bestuur vast hoe lang je aantekeningen over een gast bewaart, en wie ze daarna verwijdert. Dan hangt het niet af van één persoon.
Meld gestopte vrijwilligers overal af
Loop elke paar maanden de lijst van vrijwilligers na. Haal wie gestopt is uit de rooster-app, de groepsapps en de gedeelde mappen, en verander de deurcode als dat nodig is.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of de coördinator beantwoordt in eigen tempo de vragen over het hospice, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Ons hospice is een stichting met vooral vrijwilligers. Is de Checkup voor verenigingen iets voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen is ook voor stichtingen met een bestuur en vrijwilligers. De vragen gaan over jullie hospice: wie wat doet, welke systemen er zijn en waar gegevens over gasten staan.
Jullie plan zet dat in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren, op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Over zorg en medische zaken gaat het niet.
Kijkt de Checkup ook naar het dossier van de huisarts of de wijkverpleging?
Nee. Die dossiers staan in de systemen van de huisarts en de organisatie voor wijkverpleging, en die regelen dat zelf.
De Checkup kijkt naar wat het hospice zelf bewaart en gebruikt: de overdracht, het rooster, de mail en de gegevens van naasten en donateurs.
Vrijwilligers houden elkaar via de groepsapp op de hoogte. Moet dat stoppen?
Een groepsapp is handig om een dienst te ruilen of iets praktisch te vragen. Voor wat je over een gast weet, spreek je een aparte plek af.
Jullie plan helpt je die afspraak te maken en uit te leggen aan nieuwe vrijwilligers. Het is geen juridisch of medisch advies.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Patiëntenvereniging · Vrijwilligersorganisatie · Uitvaartvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een hospice, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gasten en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.