Na elke dienst vertelt een vrijwilliger de volgende hoe het met de gasten gaat. Zo bewaar je die overdracht goed, en houd je de rest van de IT van je hospice op orde.
Een hospice draait op een coördinator, een bestuur en een grote groep vrijwilligers, naast de verpleging en de huisarts. Met de +Z Checkup zie je hoe de overdracht, het rooster, de gegevens van gasten en naasten en de mail van het hospice geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Vrijwilligers, verpleging en wie welk dossier heeft
In een bijna-thuis-huis geven deskundige vrijwilligers vooral de dagelijkse zorg en aandacht. De verpleging komt van een organisatie voor wijkverpleging, en de medische zorg ligt bij de eigen huisarts of een huisartsengroep uit de regio. In een high care hospice werken ook eigen zorgverleners, en is er 24 uur per dag zorg.
Hulpverleners zoals huisartsen zijn wettelijk verplicht om gezondheidsgegevens van hun patiënten in een dossier vast te leggen. Dat dossier staat in hun eigen systemen. Het hospice heeft daarnaast eigen aantekeningen: de overdracht tussen diensten, bijzonderheden over een gast en afspraken met naasten.
Die aantekeningen gaan over gezondheid, en gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens die de AVG, de Europese privacywet, extra beschermt. Een voorbeeld: vrijwilligers sturen elkaar na hun dienst een appje over hoe het met een gast gaat. Dat is snel en goed bedoeld. Maar die berichten staan daarna op veel privételefoons, ook van vrijwilligers die al gestopt zijn.
Het rooster, naasten, donateurs en de mail van het hospice
Het rooster voor dag- en nachtdiensten staat vaak in een app of een gedeelde agenda, met namen en telefoonnummers van vrijwilligers. Naasten krijgen het nummer van de dienstdoende vrijwilliger, en soms een code voor de deur.
Heeft je hospice donateurs of een groep vrienden die geld ophaalt, houd hun gegevens dan apart van alles over gasten. Stuur je nabestaanden later een kaart of een uitnodiging voor een herdenking, spreek dan af waar die adressen staan en wie erbij kan.
De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat een organisatie die bijzondere persoonsgegevens verwerkt, een verwerkingsregister moet opstellen: een overzicht van welke gegevens je bewaart en waarvoor. Voor zorgaanbieders gelden daarnaast regels uit de zorgwetgeving. Werkt je hospice met eigen zorgverleners, vraag dan na welke regels voor jullie gelden.
De Checkup signaleert welke regels voor je hospice kunnen gelden, maar is geen juridisch of medisch advies.
Drie eerste stappen voor een hospice
Kies één plek voor de overdracht
Spreek één plek af voor aantekeningen over gasten, bijvoorbeeld een afgeschermde app of een schrift dat in het hospice blijft. Spreek ook af dat er niets over gasten in de gewone groepsapp komt.
Spreek af wat er na een overlijden gebeurt
Leg met het bestuur vast hoe lang je aantekeningen over een gast bewaart, en wie ze daarna verwijdert. Dan hangt het niet af van één persoon.
Meld gestopte vrijwilligers overal af
Loop elke paar maanden de lijst van vrijwilligers na. Haal wie gestopt is uit de rooster-app, de groepsapps en de gedeelde mappen, en verander de deurcode als dat nodig is.
Waar de Checkup op let bij je hospice
Een bestuurslid of de coördinator vult de vragen in over het hospice. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de plek voor de overdracht, het rooster, de mail van het hospice, de gedeelde mappen, de administratie van donateurs en de website. Per systeem geef je aan wie erbij kan, en of er gegevens over gasten in staan.
De Checkup vraagt ook welke gegevens bij de huisarts of de wijkverpleging blijven, en welke het hospice zelf bewaart. Het IT-plan zet dat in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren, zoals een tweede inlogstap op de mail van het hospice en een vaste manier om vrijwilligers af te melden als ze stoppen. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies over IT. Over zorg en medische zaken geeft hij geen advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of de coördinator beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over het hospice, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Ons hospice is een stichting met vooral vrijwilligers. Is de Checkup voor verenigingen iets voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen is ook voor stichtingen met een bestuur en vrijwilligers. De vragen gaan over jullie hospice: wie wat doet, welke systemen er zijn en waar gegevens over gasten staan.
Kijkt de Checkup ook naar het dossier van de huisarts of de wijkverpleging?
Nee. Die dossiers staan in de systemen van de huisarts en de organisatie voor wijkverpleging, en die regelen dat zelf. De Checkup kijkt naar wat het hospice zelf bewaart en gebruikt.
Vrijwilligers houden elkaar via de groepsapp op de hoogte. Moet dat stoppen?
Een groepsapp is handig om een dienst te ruilen of iets praktisch te vragen. Voor wat je over een gast weet, spreek je een aparte plek af. Het IT-plan helpt je die afspraak te maken en uit te leggen aan nieuwe vrijwilligers.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Patiëntenvereniging · Vrijwilligersorganisatie · Uitvaartvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij