Kan de vrijwilliger om drie uur 's nachts de ledenlijst openen?
Een uitvaartvereniging helpt leden en hun familie op een moeilijk moment. Het bestuur, de ledenadministratie en de mensen die de uitvaart begeleiden werken daarbij met gevoelige gegevens. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Is de ledenlijst ook bereikbaar als de computer van de administratie uitvalt?
- Wie kan de uitvaartwensen van leden lezen?
- Bellen jullie na als er een nieuw rekeningnummer in een mail staat?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De ledenlijst, contributie en het melden van een overlijden
Leden betalen contributie, vaak via een automatische incasso die de penningmeester regelt. De ledenadministratie houdt bij wie er lid is, met adres en geboortedatum. Wordt er een overlijden gemeld, dan moet de dienstdoende vrijwilliger, de uitvaartleider of de bode snel kunnen nagaan of iemand lid is en welke afspraken er gelden.
Bij veel verenigingen staat de ledenlijst in een bestand op de computer van de secretaris, met een uitgeprinte versie voor wie dienst heeft. Dat is zo gegroeid, en het werkt. Beter wordt het als de lijst op één plek staat waar de juiste mensen veilig bij kunnen, ook 's nachts, en als een oude uitdraai niet in een la of auto blijft liggen.
Niet alle leden hebben e-mail. Post en telefoon blijven dan belangrijk. Dat is prima, zolang ook die gegevens op een vaste plek staan.
Uitvaartwensen, nabestaanden en betaalverzoeken
Leden leggen soms hun wensen vast: begraven of cremeren, een kerkelijke dienst, muziek. Daaruit kan iemands geloof of levensovertuiging blijken. Volgens de AVG, de Europese privacywet, zijn dat bijzondere persoonsgegevens, die extra bescherming krijgen. Geef alleen de mensen toegang die de wensen nodig hebben.
Voor gegevens van overleden personen geldt de AVG niet. Voor de nabestaanden wel: hun namen, telefoonnummers en adressen. Vraag je bij de inschrijving om een burgerservicenummer (BSN)? Organisaties buiten de overheid mogen het BSN alleen gebruiken als de wet dat bepaalt. Ga na of dat voor jullie geldt, en vraag het anders niet.
Een voorbeeld: de penningmeester krijgt een mail die lijkt te komen van de uitvaartondernemer, met een nieuw rekeningnummer voor de factuur. Bel bij zo'n wijziging altijd even na, met het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een uitvaartvereniging telt: dat jullie op elk uur een overlijden kunnen afhandelen, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Op elk uur bereikbaar
De zwakke plek: de ledenlijst staat in een bestand op de computer van de secretaris.
Zo gaat het mis: valt die computer uit, of komt er 's nachts een melding, dan kan de vrijwilliger niet nagaan of iemand lid is.
Wat jullie doen: zet de ledenlijst op één plek waar de dienstdoende vrijwilligers veilig bij kunnen, ook 's nachts.
De ledenlijst en de overdracht
De zwakke plek: de ledenlijst, de incasso en de accounts hangen vaak aan de secretaris en de penningmeester.
Zo gaat het mis: stopt de secretaris, dan weet de opvolger niet waar de ledenlijst staat of wie de wachtwoorden heeft.
Wat jullie doen: maak een overdrachtslijst: waar de ledenlijst staat, welke programma's en accounts erbij horen, en wie de wachtwoorden heeft.
Uitvaartwensen en oude uitdraaien
De zwakke plek: uit uitvaartwensen kan iemands geloof of levensovertuiging blijken, en uitdraaien van de ledenlijst liggen rond.
Zo gaat het mis: een oude uitdraai blijft in een la of auto liggen, en wie gestopt is, kan de wensen nog lezen.
Wat jullie doen: leg vast wie bij de uitvaartwensen kan, en haal oude uitdraaien op en vernietig ze.
Geen nep-rekeningnummer
De zwakke plek: een penningmeester die betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: een mail die lijkt te komen van de uitvaartondernemer, geeft een nieuw rekeningnummer voor de factuur.
Wat jullie doen: neem nooit een nieuw rekeningnummer over uit een mail: eerst bellen met een bekend nummer, dan pas betalen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie, de incasso van de contributie, de telefoon voor het melden van een overlijden en de mail van het bestuur, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een uitvaartvereniging
Maak de ledenlijst veilig bereikbaar
Zet de ledenlijst op één plek waar de dienstdoende vrijwilligers bij kunnen, met een eigen inlog en een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon). Haal oude uitdraaien op en vernietig ze.
Bel na bij een nieuw rekeningnummer
Spreek af dat de penningmeester nooit een nieuw rekeningnummer overneemt uit een mail. Eerst bellen met een bekend nummer, dan pas betalen.
Leg vast wie bij de uitvaartwensen kan
Schrijf op waar de wensen van leden staan, en wie ze mag inzien. Loop die lijst na als iemand stopt als vrijwilliger of bestuurslid.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Veel van onze leden hebben geen e-mail. Past de Checkup dan bij ons?
Ja. De Checkup kijkt naar hoe de vereniging werkt, ook als dat grotendeels op papier en per telefoon gaat.
Het plan gaat dan vooral over de ledenlijst, de telefoon en de accounts van het bestuur. Dat de gegevens van leden zonder e-mail op een vaste plek staan, hoort daar ook bij.
We bewaren uitvaartwensen van leden. Moeten we daar extra op letten?
Ja, want daaruit kan iemands geloof of levensovertuiging blijken. Volgens de AVG zijn dat bijzondere persoonsgegevens, die extra bescherming krijgen.
De Checkup vraagt waar de wensen staan en wie erbij kan, en zet aandachtspunten in het plan, zoals de lijst nalopen als iemand stopt. Het is geen juridisch advies.
Het meldnummer gaat door naar de mobiele telefoon van een vrijwilliger. Is dat een probleem?
Nee, dat is heel gewoon. Let er wel op dat die telefoon een schermslot heeft, en dat de ledenlijst er niet los op staat als het toestel kwijtraakt.
Het IT-plan helpt dat te regelen, met een handleiding per stap. Ook een A4 voor als de telefoon of de computer uitvalt, kan in jullie plan staan.
Wat als de secretaris die de ledenadministratie doet stopt?
Dan wil je weten waar de ledenlijst staat, welke programma's en accounts erbij horen en wie de wachtwoorden heeft.
Het IT-plan heeft een overdrachtslijst, zodat de opvolger meteen verder kan. Het plan blijft van de vereniging: wat al gedaan is, staat afgevinkt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Hospice · Kerk, moskee of andere geloofsgemeenschap · Vrijwilligersorganisatie · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een uitvaartvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.