Midden in de nacht meldt een familie een overlijden. De vrijwilliger die opneemt, moet dan kunnen zien of iemand lid is.
Een uitvaartvereniging helpt leden en hun familie op een moeilijk moment. Het bestuur, de ledenadministratie en de mensen die de uitvaart begeleiden werken daarbij met gevoelige gegevens. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
De ledenlijst, contributie en het melden van een overlijden
Leden betalen contributie, vaak via een automatische incasso die de penningmeester regelt. De ledenadministratie houdt bij wie er lid is, met adres en geboortedatum. Wordt er een overlijden gemeld, dan moet de dienstdoende vrijwilliger, de uitvaartleider of de bode snel kunnen nagaan of iemand lid is en welke afspraken er gelden.
Bij veel verenigingen staat de ledenlijst in een bestand op de computer van de secretaris, met een uitgeprinte versie voor wie dienst heeft. Dat is zo gegroeid, en het werkt. Beter wordt het als de lijst op één plek staat waar de juiste mensen veilig bij kunnen, ook 's nachts, en als een oude uitdraai niet in een la of auto blijft liggen.
Niet alle leden hebben e-mail. Post en telefoon blijven dan belangrijk. Dat is prima, zolang ook die gegevens op een vaste plek staan.
Uitvaartwensen, nabestaanden en betaalverzoeken
Leden leggen soms hun wensen vast: begraven of cremeren, een kerkelijke dienst, muziek. Daaruit kan iemands geloof of levensovertuiging blijken. Volgens de AVG, de Europese privacywet, zijn dat bijzondere persoonsgegevens, die extra bescherming krijgen. Geef alleen de mensen toegang die de wensen nodig hebben.
Voor gegevens van overleden personen geldt de AVG niet. Voor de nabestaanden wel: hun namen, telefoonnummers en adressen. Vraag je bij de inschrijving om een burgerservicenummer (BSN)? Organisaties buiten de overheid mogen het BSN alleen gebruiken als de wet dat bepaalt. Ga na of dat voor jullie geldt, en vraag het anders niet.
Een voorbeeld: de penningmeester krijgt een mail die lijkt te komen van de uitvaartondernemer, met een nieuw rekeningnummer voor de factuur. Bel bij zo'n wijziging altijd even na, met het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een uitvaartvereniging
Maak de ledenlijst veilig bereikbaar
Zet de ledenlijst op één plek waar de dienstdoende vrijwilligers bij kunnen, met een eigen inlog en een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon). Haal oude uitdraaien op en vernietig ze.
Bel na bij een nieuw rekeningnummer
Spreek af dat de penningmeester nooit een nieuw rekeningnummer overneemt uit een mail. Eerst bellen met een bekend nummer, dan pas betalen.
Leg vast wie bij de uitvaartwensen kan
Schrijf op waar de wensen van leden staan, en wie ze mag inzien. Loop die lijst na als iemand stopt als vrijwilliger of bestuurslid.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt: de ledenadministratie, de incasso van de contributie, de telefoon voor het melden van een overlijden, de mail van het bestuur en eventueel een website. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en hoe erg het is als het uitvalt. Bij een uitvaartvereniging kan dat op elk uur van de dag zijn.
Omdat je met gevoelige gegevens werkt, vraagt de Checkup ook naar uitvaartwensen, gegevens van nabestaanden en hoe lang je die bewaart. In het IT-plan komen stappen die een vrijwilliger kan doen, met handleidingen en voorbeeldmails, en een overdrachtslijst voor als de secretaris of penningmeester stopt. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Veel van onze leden hebben geen e-mail. Past de Checkup dan bij ons?
Ja. De Checkup kijkt naar hoe de vereniging werkt, ook als dat grotendeels op papier en per telefoon gaat. Het plan gaat dan vooral over de ledenlijst, de telefoon en de accounts van het bestuur.
We bewaren uitvaartwensen van leden. Moeten we daar extra op letten?
Ja, want daaruit kan iemands geloof of levensovertuiging blijken. De Checkup vraagt waar de wensen staan en wie erbij kan, en zet aandachtspunten in het plan. Het is geen juridisch advies.
Het meldnummer gaat door naar de mobiele telefoon van een vrijwilliger. Is dat een probleem?
Nee, dat is heel gewoon. Let er wel op dat die telefoon een schermslot heeft, en dat de ledenlijst er niet los op staat als het toestel kwijtraakt. Het IT-plan helpt je dat te regelen.
Wat als de secretaris die de ledenadministratie doet stopt?
Dan wil je weten waar de ledenlijst staat, welke programma's en accounts erbij horen en wie de wachtwoorden heeft. Het IT-plan heeft een overdrachtslijst, zodat de opvolger meteen verder kan.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Hospice · Kerk, moskee of andere geloofsgemeenschap · Vrijwilligersorganisatie · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?