Weet je koper zeker dat jouw factuur van jou komt?
Een galerie draait op vertrouwen: van kunstenaars, verzamelaars en kopers. Achter de schermen werk je met een collectie, grote bedragen en regels tegen witwassen. Met de +Z Checkup breng je de IT daarvan op orde.
Even eerlijk
- Raak je je collectie kwijt als die ene spreadsheet weg is?
- Hoeveel kopieën van paspoorten staan er nog in je mailbox?
- Keurt een tweede persoon het goed voordat je een groot bedrag terugstort?
- Hoe weet je dat een nieuwe koper is wie hij zegt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Collectie, verzamelaars en betalingen over de grens
Je collectie staat in een database of spreadsheet: foto's, maten, herkomst, prijzen en wie wat heeft gekocht. Die lijst is je kapitaal. Raak je hem kwijt, of komt hij op straat, dan raakt dat je kunstenaars en je klanten.
Veel verkopen lopen via mail: een pdf met beschikbare werken, een prijsopgave, een factuur. Kopers zitten soms aan de andere kant van de wereld. Oplichters weten dat, en sturen een mail die van jou lijkt te komen met een ander rekeningnummer. Of ze doen zich voor als koper.
Ook online verkoop groeit, via je eigen site, een online beurs of een platform voor kunst. Daar komen accounts, betaalproviders en klantgegevens bij.
Regels tegen witwassen voor kunsthandelaren
- Cliëntenonderzoek vanaf €10.000. Handel je in kunst en gaat het om €10.000 of meer, dan val je onder de Wwft, de wet tegen witwassen. Je stelt vast wie de koper is, ook als hij niet contant betaalt. Toezicht houdt de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI). Tot 2026 heette die Bureau Toezicht Wwft. Bron: leidraad Wwft voor kopers en verkopers van kunstvoorwerpen.
- Melden bij FIU-Nederland. Transacties vanaf €20.000 meld je bij FIU-Nederland, net als andere ongebruikelijke transacties. Daar heb je een vaste werkwijze en een veilige plek voor de stukken voor nodig. Bron: leidraad Wwft voor kopers en verkopers van kunstvoorwerpen.
- Contant betalen. Sinds 1 januari 2026 mag een handelaar geen contante betaling van €3.000 of meer aannemen, ook niet in delen. Boven dat bedrag betaalt de koper per bank. Bron: DFEI: verbod op contante betalingen van €3.000 of meer.
- Kopie van het identiteitsbewijs. Bij cliëntenonderzoek onder de Wwft mag je een kopie van het identiteitsbewijs maken en bewaren. Bewaar die kopieën beveiligd en niet in je gewone mailbox. Bron: leidraad Wwft voor kopers en verkopers van kunstvoorwerpen.
Drie eerste stappen voor je galerie of kunsthandel
Bewaar je Wwft-dossiers op één beveiligde plek
Zet kopieën van identiteitsbewijzen en je cliëntenonderzoek in één map met beperkte toegang en een tweede inlogstap. Haal ze uit je mailbox en Downloads.
Bel na bij een nieuw rekeningnummer
Vraagt een koper, kunstenaar of transporteur om op een ander rekeningnummer te betalen of terug te storten? Bel eerst op een nummer dat je al had. Laat grote bedragen door een tweede persoon goedkeuren.
Maak een back-up van je collectie
Zorg dat je collectiedatabase en de foto's van de werken ook ergens anders staan, op een plek die niet gewist kan worden. Probeer een keer of je een werk met foto's kunt terugzetten.
Hoe de Checkup rekening houdt met je galerie
Je voegt je collectiedatabase, je webwinkel of verkoopplatform en je mail toe aan de systemen. De Checkup vraagt welke gegevens je niet kunt missen en of daar een eigen kopie van is.
Omdat er grote bedragen omgaan, vraagt hij hoe je betaalverzoeken controleert. Bij privacy geef je aan of je kopieën van identiteitsbewijzen bewaart. Dan krijg je vragen over waar die staan en wie erbij kan.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je galerie, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Geldt de Wwft ook als de koper per bank betaalt?
Ja. Sinds 2020 valt elke verkoop van €10.000 of meer eronder, ook als er niet contant wordt betaald. Twijfel je, kijk dan in de Wwft-leidraad voor kopers en verkopers van kunst. De Checkup is geen juridisch advies.
Mag ik een kopie van een paspoort bewaren?
Bij cliëntenonderzoek onder de Wwft wel. Bewaar hem beveiligd en niet langer dan de wet vraagt.
Een verzamelaar mailt dat hij via een ander land wil betalen. Is dat verdacht?
Niet altijd, maar het is een reden om goed te kijken. Ga na wie de koper is en waar het geld vandaan komt. Meld een ongebruikelijke transactie bij FIU-Nederland, en vraag bij twijfel je adviseur.
Wij zijn een kleine galerie zonder personeel. Past dit bij ons?
Ja. Ben je de enige in de galerie, dan krijg je geen vragen over personeel. De stappen voor je collectie en je betalingen blijven belangrijk.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een galerie of kunsthandel, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen galerie of kunsthandel? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van kopers en kunstenaars, en het geeft de eigenaar rust.