Wat als de computer in jullie clublokaal vlak voor het seizoen stukgaat?
Een duivensportvereniging draait om de vluchten: inkorven in het clublokaal, de duiven thuis constateren en daarna de uitslag. Daar komt veel IT bij kijken, van het elektronische constateersysteem tot het rekenprogramma en de gegevens bij de bond. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staan de verenigingsgegevens alleen op die ene computer?
- Weet iemand anders dan de vaste vrijwilliger hoe het rekenprogramma werkt?
- Wie ziet op de ledenlijst ook waar elk hok staat?
- Weten jullie wie welke inlog en rol krijgt als de NPO Cloud er komt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
ECS, chipringen en het rekenprogramma
Om mee te doen aan wedstrijden is een elektronisch constateersysteem (ECS) verplicht, schrijft de NPO, de Nederlandse Postduivenhouders Organisatie. Zo'n systeem registreert de duif als die thuiskomt. Daarvoor heeft elke duif een chipring nodig.
Voor de uitslagen houdt de NPO een lijst bij van toegestane rekenprogramma's en van ECS-systemen met hun softwareversie. Vaak staat in het clublokaal een computer met zo'n programma, en maakt een vrijwilliger daar na de vlucht de uitslag. Een voorbeeld: vlak voor het seizoen gaat die computer stuk. De verenigingsgegevens stonden alleen daarop, en de vrijwilliger die alles had ingesteld is net gestopt.
De NPO werkt aan een nieuwe digitale basis: de NPO Cloud. Daarin komen gegevens over leden, ringen, eigendom, vaccinaties en wedstrijden op één plek. Voor 2027 staan onder meer een digitale vaccinatieregistratie en meer automatische verwerking van wedstrijdgegevens gepland. Zo'n overgang is een goed moment om te kijken wie in de vereniging welke inlog en welke rol heeft.
De ledenlijst, uitslagen online en betalingen
De ledenlijst van een duivensportvereniging bevat namen, adressen en telefoonnummers. Vaak is het adres van een lid ook de plek van het hok. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Houd de ledenlijst bij het bestuur en deel hem niet in de groepsapp.
Uitslagen met namen staan vaak online, en dat hoort bij de sport. Zet er alleen op wat nodig is voor de uitslag, en geen telefoonnummers of volledige adressen.
De penningmeester int de contributie en betaalt de rekeningen van de vereniging. Krijgt de penningmeester een mail van "de voorzitter" met een dringende betaling of een nieuw rekeningnummer, bel dan eerst na op het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een duivensportvereniging telt: dat de vluchten en de uitslagen doorgaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Een uitslag die niet aan één persoon hangt
De zwakke plek: na de vlucht maakt één vaste vrijwilliger de uitslag, op de computer in het clublokaal.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan weet niemand anders hoe het rekenprogramma werkt.
Wat jullie doen: leer een tweede lid de uitslag maken, en schrijf de stappen op in een korte handleiding.
Een kopie van de verenigingsgegevens
De zwakke plek: de verenigingsgegevens staan vaak alleen op die ene computer in het clublokaal.
Zo gaat het mis: gaat die computer vlak voor het seizoen stuk, dan zijn de gegevens en de instellingen weg.
Wat jullie doen: zet na elke vlucht een kopie van de gegevens in een map van de vereniging, en schrijf op welke versie van het programma jullie gebruiken.
De clubcomputer, de ledenlijst en de NPO Cloud
De zwakke plek: de computer in het clublokaal staat open, en op de ledenlijst staat ook waar elk hok staat.
Zo gaat het mis: iedereen in het lokaal kan bij de computer, of de ledenlijst gaat rond in de groepsapp.
Wat jullie doen: laat de computer vanzelf op slot gaan, houd de ledenlijst bij het bestuur, en leg vast wie welke inlog en rol krijgt als de NPO Cloud er komt.
Kloppende uitslagen en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: uitslagen met namen staan online, en de penningmeester betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: er staan telefoonnummers of volledige adressen bij de uitslag. Of een mail van de voorzitter vraagt om een dringende betaling op een nieuw rekeningnummer.
Wat jullie doen: zet alleen op de uitslag wat nodig is, en bel bij een dringend betaalverzoek eerst na op het nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de computer in het clublokaal met het rekenprogramma, de ledenadministratie van de bond, de mail van het bestuur, de website met uitslagen, internetbankieren en de groepsapps, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een duivensportvereniging
Maak een kopie van de verenigingsgegevens
Zet na elke vlucht een kopie van de gegevens uit het rekenprogramma op een USB-stick of in een map van de vereniging. Schrijf op welke versie van het programma je gebruikt.
Leer een tweede lid de uitslag maken
Laat een tweede vrijwilliger een keer meedoen als de uitslag gemaakt wordt, en schrijf de stappen op in een korte handleiding. Dan hangt de uitslag niet af van één persoon.
Zet de clubcomputer op slot
Laat de computer in het clublokaal na een paar minuten vanzelf op slot gaan, en gebruik hem alleen voor de vereniging. Zet updates aan als het rekenprogramma dat toelaat.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De NPO werkt aan de NPO Cloud. Moeten we dan zelf nog iets regelen?
Ja. De NPO Cloud brengt gegevens over leden, ringen en wedstrijden op één plek bij de bond. Maar de vereniging houdt eigen zaken: de mail van het bestuur, de bankrekening, de computer in het clublokaal en de groepsapp.
Zo'n overgang is een goed moment om te kijken wie welke inlog en rol heeft. Jullie plan helpt je dat vast te leggen. Met vragen over de NPO Cloud zelf ga je naar de NPO.
Niet al onze leden zijn online. Werkt de Checkup dan?
Ja. De Checkup gaat over hoe het bestuur en de vrijwilligers werken. Gaat een deel van de post op papier, dan geef je dat aan.
Het plan houdt daar rekening mee, en staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt.
Wat als de computer in het clublokaal het niet meer doet?
Dan wil je een kopie van de verenigingsgegevens en een beschrijving van de instellingen, zodat een ander het op een nieuwe computer kan opzetten.
Jullie plan helpt je dat vooraf te regelen, en een A4 te maken voor als de computer midden in het seizoen uitvalt: waar de kopie staat en wie de uitslag dan maakt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie vereniging: wie de uitslagen maakt, waar de ledenlijst staat en wie de website doet. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in jullie plan, met uitleg hoe je het uitzoekt.
Elke stap heeft een handleiding. Wat klaar is, vinken jullie af.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Imkervereniging · Hondensportvereniging · Hengelsportvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een duivensportvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.