Elke nieuwe puppycursus begint met een inschrijflijst vol namen, telefoonnummers en hondennamen. Zo houd je de gegevens van cursisten, leden en instructeurs overzichtelijk.
Op het hondenveld draait veel om cursussen: puppytraining, gehoorzaamheid, behendigheid (agility) of speuren. Instructeurs, het bestuur en de ledenadministratie werken met inschrijflijsten, groepsapps en een rooster. Met de +Z Checkup zie je wat al goed loopt en wat als eerste kan.
Cursisten, instructeurs en het rooster voor het veld
Bij een hondensportvereniging komen elk seizoen nieuwe mensen binnen. Ze schrijven zich met hun hond in voor een cursus, vaak via een formulier op de website. Na de cursus worden sommigen lid, anderen niet. Daarnaast is er een rooster: welke groep traint wanneer op welk veld, en welke instructeur staat erbij.
Vaak maakt elke instructeur een eigen groepsapp voor de cursusgroep. Dat is handig: afmelden gaat snel en een filmpje van een oefening is zo gedeeld. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de cursus is al maanden voorbij, maar de groep bestaat nog. Oud-cursisten zien elkaars telefoonnummers, en de instructeur is nog steeds beheerder.
Ook de inschrijvingen blijven vaak staan, in de mailbox van de cursuscoördinator of in een spreadsheet. De KVK wijst erop dat een vereniging niet meer persoonsgegevens verzamelt dan nodig. Spreek daarom ook af wanneer je de gegevens van oud-cursisten opruimt.
Filmpjes van de training, het terrein en de betalingen
Filmpjes van een mooie oefening of een behendigheidsparcours doen het goed op sociale media. Staat de baas herkenbaar in beeld, dan is dat een persoonsgegeven. Voor het plaatsen heb je dan toestemming nodig. Traint er een jong lid met een hond, en is die jonger dan 16 jaar, dan vraag je die toestemming aan de ouders.
Het veld ligt vaak buiten de bebouwing, met een clubhuis, een hek en een sleutelkastje of cijferslot. Hangt er een camera tegen inbraak of vernieling, dan gelden er regels. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moeten mensen weten dat er een camera hangt, bijvoorbeeld door een bordje. En je regelt wie de beelden mag bekijken.
Het cursusgeld komt vaak binnen via betaalverzoeken en overschrijvingen. Krijgt de penningmeester een verzoek om iets te betalen, bijvoorbeeld voor nieuwe hindernissen of de huur van een veld, controleer het dan via een tweede weg. Bel bijvoorbeeld de voorzitter op het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een hondensportvereniging
Sluit de groepsapp na de cursus
Spreek met de instructeurs af dat een cursusgroep na de laatste les wordt opgeheven. Wie lid wordt, komt in de groep van de eigen trainingsgroep.
Ruim oude inschrijvingen op
Kijk samen met de cursuscoördinator in de mailbox en de spreadsheet. Verwijder na elk seizoen de gegevens van oud-cursisten die geen lid zijn geworden.
Maak een lijst van sleutels en codes
Schrijf op wie een sleutel van het clubhuis heeft en wie de code van het hek of het sleutelkastje kent. Verander de code als een instructeur of bestuurslid stopt.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt. Bij een hondensportvereniging zijn dat vaak het inschrijfformulier voor cursussen, de ledenadministratie, het rooster voor de velden, de groepsapps van de instructeurs, de website en de sociale media, en de bankrekening. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Het IT-plan zet dat om in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren: afspraken over groepsapps en filmpjes, een vast moment om oude inschrijvingen op te ruimen, een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op de mail en de sociale media van de vereniging, en een overdrachtslijst voor als een instructeur of bestuurslid stopt. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. Over het trainen van honden gaat de Checkup niet.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur of de cursuscoördinator wisselt.
Veelgestelde vragen
Veel van onze cursisten worden geen lid. Mogen we hun gegevens bewaren?
Bewaar alleen wat je nodig hebt, en niet langer dan nodig. Na de cursus heb je de meeste gegevens niet meer nodig. De Checkup vraagt hoe jullie dit nu doen en zet een eenvoudige opruimafspraak in het plan. Het is geen juridisch advies.
Mogen instructeurs filmpjes van de training delen?
Spreek in de groep af of filmpjes alleen daar blijven. Wil je een filmpje op de website of de sociale media zetten, dan heb je toestemming nodig van wie herkenbaar in beeld is. Bij jongeren onder de 16 jaar vraag je het de ouders.
Wat als de vrijwilliger die het inschrijfformulier heeft gemaakt stopt?
Dan wil je weten waar het formulier draait, waar de inschrijvingen binnenkomen en hoe je inlogt. Het IT-plan helpt je dat nu vast te leggen, zodat de volgende cursuscoördinator het kan overnemen.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie het nu doen: wie de inschrijvingen bijhoudt, wie de groepsapps beheert en wie de website doet. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Paardensportvereniging · Duivensportvereniging · Dierenasiel of dierenopvang · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?