Hoeveel oud-cursisten zitten nog in jullie groepsapps?
Op het hondenveld draait veel om cursussen: puppytraining, gehoorzaamheid, behendigheid (agility) of speuren. Instructeurs, het bestuur en de ledenadministratie werken met inschrijflijsten, groepsapps en een rooster. Met de +Z Checkup zie je wat al goed loopt en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Is de instructeur nog beheerder van een cursusgroep die maanden geleden stopte?
- Wanneer ruimen jullie de inschrijvingen op van cursisten die geen lid werden?
- Vroegen jullie de baas om toestemming voor het filmpje van het behendigheidsparcours?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Cursisten, instructeurs en het rooster voor het veld
Bij een hondensportvereniging komen elk seizoen nieuwe mensen binnen. Ze schrijven zich met hun hond in voor een cursus, vaak via een formulier op de website. Na de cursus worden sommigen lid, anderen niet. Daarnaast is er een rooster: welke groep traint wanneer op welk veld, en welke instructeur staat erbij.
Vaak maakt elke instructeur een eigen groepsapp voor de cursusgroep. Dat is handig: afmelden gaat snel en een filmpje van een oefening is zo gedeeld. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de cursus is al maanden voorbij, maar de groep bestaat nog. Oud-cursisten zien elkaars telefoonnummers, en de instructeur is nog steeds beheerder.
Ook de inschrijvingen blijven vaak staan, in de mailbox van de cursuscoördinator of in een spreadsheet. De KVK wijst erop dat een vereniging niet meer persoonsgegevens verzamelt dan nodig. Spreek daarom ook af wanneer je de gegevens van oud-cursisten opruimt.
Filmpjes van de training, het terrein en de betalingen
Filmpjes van een mooie oefening of een behendigheidsparcours doen het goed op sociale media. Staat de baas herkenbaar in beeld, dan is dat een persoonsgegeven. Voor het plaatsen heb je dan toestemming nodig. Traint er een jong lid met een hond, en is die jonger dan 16 jaar, dan vraag je die toestemming aan de ouders.
Het veld ligt vaak buiten de bebouwing, met een clubhuis, een hek en een sleutelkastje of cijferslot. Hangt er een camera tegen inbraak of vernieling, dan gelden er regels. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moeten mensen weten dat er een camera hangt, bijvoorbeeld door een bordje. En je regelt wie de beelden mag bekijken.
Het cursusgeld komt vaak binnen via betaalverzoeken en overschrijvingen. Krijgt de penningmeester een verzoek om iets te betalen, bijvoorbeeld voor nieuwe hindernissen of de huur van een veld, controleer het dan via een tweede weg. Bel bijvoorbeeld de voorzitter op het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een hondensportvereniging telt: dat de cursussen doorgaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de cursuscoördinator stopt
De zwakke plek: het inschrijfformulier, het rooster en de inschrijvingen hangen vaak aan één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan weet niemand waar het formulier draait, waar de inschrijvingen binnenkomen en hoe je inlogt.
Wat jullie doen: leg vast waar het formulier draait en hoe je inlogt, zodat de volgende cursuscoördinator het kan overnemen.
Inschrijvingen op een plek van de vereniging
De zwakke plek: inschrijvingen staan in de mailbox van de cursuscoördinator of in een spreadsheet.
Zo gaat het mis: gegevens van oud-cursisten blijven jaren staan, verspreid over mailboxen en spreadsheets.
Wat jullie doen: verwijder na elk seizoen de gegevens van oud-cursisten die geen lid zijn geworden.
Groepsapps, sleutels en codes
De zwakke plek: elke instructeur maakt een eigen groepsapp, en de code van het hek of het sleutelkastje gaat van hand tot hand.
Zo gaat het mis: een groep bestaat maanden na de cursus nog, met de telefoonnummers van oud-cursisten. Of een gestopte instructeur kent de code nog.
Wat jullie doen: hef een cursusgroep op na de laatste les, en verander de code als een instructeur of bestuurslid stopt.
Geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: de penningmeester betaalt bijvoorbeeld voor nieuwe hindernissen of de huur van een veld.
Zo gaat het mis: een verzoek om te betalen lijkt van de voorzitter te komen, maar is vals.
Wat jullie doen: controleer een betaalverzoek via een tweede weg, bijvoorbeeld door de voorzitter te bellen op het nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het inschrijfformulier voor cursussen, de ledenadministratie, het rooster voor de velden, de groepsapps van de instructeurs, de website, de sociale media en de bankrekening, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een hondensportvereniging
Sluit de groepsapp na de cursus
Spreek met de instructeurs af dat een cursusgroep na de laatste les wordt opgeheven. Wie lid wordt, komt in de groep van de eigen trainingsgroep.
Ruim oude inschrijvingen op
Kijk samen met de cursuscoördinator in de mailbox en de spreadsheet. Verwijder na elk seizoen de gegevens van oud-cursisten die geen lid zijn geworden.
Maak een lijst van sleutels en codes
Schrijf op wie een sleutel van het clubhuis heeft en wie de code van het hek of het sleutelkastje kent. Verander de code als een instructeur of bestuurslid stopt.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur of de cursuscoördinator wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Veel van onze cursisten worden geen lid. Mogen we hun gegevens bewaren?
Bewaar alleen wat je nodig hebt, en niet langer dan nodig. Na de cursus heb je de meeste gegevens niet meer nodig.
De Checkup vraagt hoe jullie dit nu doen en zet een eenvoudige opruimafspraak in het plan. Het is geen juridisch advies.
Mogen instructeurs filmpjes van de training delen?
Spreek in de groep af of filmpjes alleen daar blijven. Wil je een filmpje op de website of de sociale media zetten, dan heb je toestemming nodig van wie herkenbaar in beeld is.
Bij jongeren onder de 16 jaar vraag je het de ouders. Jullie plan helpt je die afspraken met de instructeurs vast te leggen.
Wat als de vrijwilliger die het inschrijfformulier heeft gemaakt stopt?
Dan wil je weten waar het formulier draait, waar de inschrijvingen binnenkomen en hoe je inlogt.
Jullie plan helpt je dat nu vast te leggen, met een overdrachtslijst, zodat de volgende cursuscoördinator het kan overnemen.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie het nu doen: wie de inschrijvingen bijhoudt, wie de groepsapps beheert en wie de website doet. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan.
Jullie plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met een handleiding per stap. Over het trainen van honden gaat de Checkup niet.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Paardensportvereniging · Duivensportvereniging · Dierenasiel of dierenopvang · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een hondensportvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.