Kan jullie wedstrijd door als die ene laptop niet opstart?
Een rijvereniging of ponyclub heeft leden, paarden en pony's, wedstrijden en vaak veel jeugd. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat een vrijwilliger als eerste kan oppakken.
Even eerlijk
- Staat het wedstrijdsecretariaat ook ergens anders dan op die laptop?
- Wat is van de vereniging en wat van de manege, zoals de wifi en de computer?
- Zien instructeurs alleen hun eigen les, of alle jeugdleden?
- Wie heeft de inlog voor de KNHS als de secretaris stopt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De KNHS, wedstrijden en het secretariaat
Is jullie vereniging aangesloten bij de KNHS, de paardensportbond, dan meldt de club leden aan bij de bond. Leden kunnen zich niet zelf inschrijven voor een verenigingslidmaatschap, en de betaling van het KNHS-lidmaatschap loopt ook via de club. Daarna regelen leden veel zelf in Mijn KNHS, zoals een startpas aanvragen, inschrijven voor wedstrijden en uitslagen bekijken.
Organiseert jullie vereniging zelf een wedstrijd, dan komt er veel bij elkaar: inschrijvingen, startlijsten, juryformulieren, uitslagen en betalingen. Vaak doet een klein team dat, met één vrijwilliger die alles weet. Dat werkt goed, zolang die vrijwilliger er is.
Een voorbeeld. De avond voor de wedstrijd start de laptop met de startlijsten niet meer op. Staan de lijsten ook in een gedeelde map van de vereniging, dan print je ze op een andere computer. Staan ze alleen op die ene laptop, dan begint de wedstrijddag met zoeken.
De manege, jeugdleden en instructeurs
Rijdt jullie vereniging bij een manege of op het terrein van iemand anders, dan zijn de wifi, de camera's in de stal en de computer in de kantine vaak van de eigenaar. Dat is prima. Spreek wel af wat van wie is, en wie waarvoor zorgt.
Bij een ponyclub zijn veel leden kinderen. Je hebt gegevens van hen en hun ouders, en soms iets over de gezondheid, zoals een allergie. Deel die gegevens alleen met wie ze nodig heeft, zoals de instructeur van die les. Foto's van een wedstrijd zet je alleen online als de ouders van kinderen jonger dan 16 jaar toestemming gaven.
Instructeurs en begeleiders werken met kinderen. Voor hen kun je een VOG vragen: een verklaring omtrent het gedrag van Justis. Is jullie vereniging aangesloten bij de Regeling Gratis VOG, dan betalen vrijwilligers die met kinderen werken er niets voor. Jullie vereniging meldt zich daarvoor eerst aan, met eHerkenning.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een rijvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
De wedstrijd laten doorgaan
De zwakke plek: startlijsten, inschrijvingen en uitslagen staan op één laptop, bij één vrijwilliger die alles weet.
Zo gaat het mis: start de laptop de avond voor de wedstrijd niet op, dan begint de wedstrijddag met zoeken.
Wat jullie doen: zet het wedstrijdsecretariaat in een gedeelde map van de vereniging, met toegang voor het hele wedstrijdteam.
Ledenlijst, KNHS en het archief
De zwakke plek: de aanmelding bij de KNHS en de ledenlijst lopen via de secretaris, met één inlog.
Zo gaat het mis: stopt de secretaris, dan kan niemand leden aanmelden of het KNHS-lidmaatschap regelen.
Wat jullie doen: schrijf op wie de leden aanmeldt bij de bond, met welk account, en wie het overneemt.
De manege, jeugdleden en instructeurs
De zwakke plek: wifi en computers van de manege, gegevens van kinderen met soms een allergie, en instructeurs met de hele ledenlijst.
Zo gaat het mis: niemand weet wat van de vereniging is en wat van de manege. Een instructeur heeft gegevens van alle jeugdleden, ook van andere lessen.
Wat jullie doen: spreek met de manege af wat van wie is, geef instructeurs alleen hun eigen les, en haal het na het seizoen weg.
Kloppende uitslagen en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: inschrijvingen, juryformulieren en betalingen op meer plekken.
Zo gaat het mis: een uitslag of betaling klopt niet, omdat er twee versies van de startlijst zijn. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd één versie bij in de gedeelde map, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie bij de KNHS, het wedstrijdsecretariaat en de website, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een paardensportvereniging
Zet het wedstrijdsecretariaat in een gedeelde map
Maak een map van de vereniging voor startlijsten, formulieren en uitslagen. Geef het hele wedstrijdteam toegang, zodat het niet van één laptop afhangt.
Spreek met de manege af wat van wie is
Schrijf op wie de eigenaar is van de wifi, de camera's en de computer in de kantine. En wie je belt als iets niet werkt.
Geef instructeurs alleen hun eigen les
Een instructeur heeft de noodnummers van de eigen les nodig, niet de hele ledenlijst. Deel per les wat nodig is, en haal het na het seizoen weer weg.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We rijden bij een manege. Hoort hun IT ook in ons plan?
Alleen voor zover jullie het gebruiken. De manege regelt haar eigen wifi, camera's en computer in de kantine.
De Checkup vraagt wat van de vereniging is en wat van de manege. Voor de rest staat in het IT-plan wat jullie met de eigenaar kunnen afspreken, met een voorbeeldbericht aan de eigenaar van de manege.
Mogen we foto's van jeugdleden op hun pony op onze website zetten?
Ja, als jullie toestemming hebben. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je die aan de ouders.
Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken. De Checkup is geen juridisch advies.
De vrijwilliger die onze website doet, stopt. Wat nu?
Schrijf op waar de website staat, wie de eigenaar is van de naam van de website en wie de inloggegevens heeft.
Het IT-plan helpt je daarbij, zodat een opvolger zonder zoeken verder kan: de naam van de website op de vereniging, en twee mensen die kunnen inloggen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Watersportvereniging · Atletiekvereniging · Tennisvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een paardensportvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.