Je rijvereniging organiseert een wedstrijd, en het wedstrijdsecretariaat draait op één laptop. Zo houd je dat op orde.
Een rijvereniging of ponyclub heeft leden, paarden en pony's, wedstrijden en vaak veel jeugd. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat een vrijwilliger als eerste kan oppakken.
De KNHS, wedstrijden en het secretariaat
Is je vereniging aangesloten bij de KNHS, de paardensportbond, dan meldt de club leden aan bij de bond. Leden kunnen zich niet zelf inschrijven voor een verenigingslidmaatschap, en de betaling van het KNHS-lidmaatschap loopt ook via de club. Daarna regelen leden veel zelf in Mijn KNHS, zoals een startpas aanvragen, inschrijven voor wedstrijden en uitslagen bekijken.
Organiseert je vereniging zelf een wedstrijd, dan komt er veel bij elkaar: inschrijvingen, startlijsten, juryformulieren, uitslagen en betalingen. Vaak doet een klein team dat, met één vrijwilliger die alles weet. Dat werkt goed, zolang die vrijwilliger er is.
Een voorbeeld. De avond voor de wedstrijd start de laptop met de startlijsten niet meer op. Staan de lijsten ook in een gedeelde map van de vereniging, dan print je ze op een andere computer. Staan ze alleen op die ene laptop, dan begint de wedstrijddag met zoeken.
De manege, jeugdleden en instructeurs
Rijdt je vereniging bij een manege of op het terrein van iemand anders, dan zijn de wifi, de camera's in de stal en de computer in de kantine vaak van de eigenaar. Dat is prima. Spreek wel af wat van wie is, en wie waarvoor zorgt.
Bij een ponyclub zijn veel leden kinderen. Je hebt gegevens van hen en hun ouders, en soms iets over de gezondheid, zoals een allergie. Deel die gegevens alleen met wie ze nodig heeft, zoals de instructeur van die les. Foto's van een wedstrijd zet je alleen online als de ouders van kinderen jonger dan 16 jaar toestemming gaven.
Instructeurs en begeleiders werken met kinderen. Voor hen kun je een VOG vragen: een verklaring omtrent het gedrag van Justis. Is je vereniging aangesloten bij de Regeling Gratis VOG, dan betalen vrijwilligers die met kinderen werken er niets voor. Je vereniging meldt zich daarvoor eerst aan, met eHerkenning.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een paardensportvereniging
Zet het wedstrijdsecretariaat in een gedeelde map
Maak een map van de vereniging voor startlijsten, formulieren en uitslagen. Geef het hele wedstrijdteam toegang, zodat het niet van één laptop afhangt.
Spreek met de manege af wat van wie is
Schrijf op wie de eigenaar is van de wifi, de camera's en de computer in de kantine. En wie je belt als iets niet werkt.
Geef instructeurs alleen hun eigen les
Een instructeur heeft de noodnummers van de eigen les nodig, niet de hele ledenlijst. Deel per les wat nodig is, en haal het na het seizoen weer weg.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt naar je vereniging, niet naar techniek. Bij een rijvereniging of ponyclub gaat het bijvoorbeeld over wie de leden aanmeldt bij de bond, met welk account, en wie dat overneemt als die vrijwilliger stopt.
Organiseer je wedstrijden, dan vraagt de Checkup waar de inschrijvingen, startlijsten en uitslagen staan, en of er een reserve is als een laptop uitvalt. Rijd je bij een manege, dan vraagt hij wat van de vereniging is en wat van de eigenaar. Ook de gegevens van jeugdleden komen aan bod: wie ze kan zien, hoe je toestemming voor foto's bijhoudt en waar de lijst met VOG's staat.
In het IT-plan staat per onderwerp wat al goed gaat, en wat de volgende stap is. Met een handleiding die een vrijwilliger kan volgen, en waar nodig een voorbeeldmail voor een leverancier of voor de eigenaar van de manege.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We rijden bij een manege. Hoort hun IT ook in ons plan?
Alleen voor zover jullie het gebruiken. De Checkup vraagt wat van de vereniging is en wat van de manege. Voor de rest staat in het IT-plan wat je met de eigenaar kunt afspreken.
Mogen we foto's van jeugdleden op hun pony op onze website zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je die aan de ouders. Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken.
De vrijwilliger die onze website doet, stopt. Wat nu?
Schrijf op waar de website staat, wie de eigenaar is van de naam van de website en wie de inloggegevens heeft. Het IT-plan helpt je daarbij, zodat een opvolger zonder zoeken verder kan.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Watersportvereniging · Atletiekvereniging · Tennisvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team