Wie neemt er op als iemand jullie belt over een zwerm?
Een imkervereniging brengt imkers samen: om kennis te delen, een cursus te geven en elkaar te helpen in het seizoen. Er is een ledenlijst, soms een bijenstal van de vereniging, een lijst met imkers die zwermen ophalen en een website. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staat er nog een privénummer van een oud-lid op jullie website?
- Wie heeft de inlog bij RVO voor de bijen van de vereniging?
- Waar staan de presentielijst en de aanmeldingen van de basiscursus van vorig jaar?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De basiscursus, de zwermmeldingen en de bijenstal
Geeft jullie vereniging de basiscursus imkeren, of heeft ze een eigen bijenstal, dan ontstaat daar ook IT. Aanmeldingen voor de cursus komen binnen via een formulier of per mail. De lesstof en de presentielijst staan bij de cursusleider. De sleutel van de bijenstal en het rooster voor de lesvolken worden vaak in een groepsapp geregeld.
In het zwermseizoen belt of mailt het publiek over een zwerm in de tuin of aan een lantaarnpaal. Daarvoor staat vaak een telefoonnummer of een lijst met imkers op de website. Een voorbeeld: de vrijwilliger die de zwermmeldingen deed, stopt. Het privénummer van die vrijwilliger blijft op de website staan, en wordt nog elk voorjaar gebeld. Met een mailadres van de vereniging, of een lijst die het bestuur elk voorjaar bijwerkt, komt de melding bij wie op dat moment helpt.
Bijengezondheid, RVO en de gegevens van leden
Wie bijen houdt, heeft een paar administratieve plichten. Je registreert de standplaats (de plek waar je bijen staan) bij RVO, de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. En je houdt bij welke diergeneesmiddelen je gebruikt. Houdt de vereniging zelf bijen, bijvoorbeeld bij de bijenstal, schrijf dan op wie dat voor de vereniging regelt en met welke inlog.
Een meldplichtige ziekte of plaag, zoals Amerikaans vuilbroed, meldt de imker bij de NVWA, in overleg met de bijengezondheidscoördinator van de vereniging. Zet op een vaste plek wie dat is en hoe leden die persoon bereiken, ook als de taak naar iemand anders gaat.
Namen, adressen en de plekken waar leden hun bijen hebben staan, zijn persoonsgegevens. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Vaak is de plek van de bijen ook het huisadres van het lid. Deel een lijst met standplaatsen daarom alleen met wie hem nodig heeft, zoals de bijengezondheidscoördinator, en zet hem niet op de website.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een imkervereniging telt: dat de vereniging bereikbaar blijft in het zwermseizoen, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Bereikbaar in het zwermseizoen
De zwakke plek: voor zwermmeldingen staat vaak het privénummer van één vrijwilliger op de website.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan blijft het nummer staan en komt een melding niet bij wie op dat moment helpt.
Wat jullie doen: zet een mailadres of nummer van de vereniging op de website, en werk de lijst met imkers elk voorjaar bij.
Cursusstof op een plek van de vereniging
De zwakke plek: de lesstof, de presentielijst en de aanmeldingen van de basiscursus staan bij de cursusleider.
Zo gaat het mis: stopt de cursusleider, dan moet een nieuwe cursusleider opnieuw beginnen.
Wat jullie doen: zet lesmateriaal, presentielijsten en aanmeldingen in een gedeelde map van de vereniging.
Standplaatsen en de inlog bij RVO
De zwakke plek: de plek van de bijen is vaak ook het huisadres van een lid, en de inlog bij RVO voor de bijen van de vereniging hangt aan één persoon.
Zo gaat het mis: een lijst met standplaatsen komt op de website. Of niemand weet meer wie de bijen van de vereniging bij RVO regelt.
Wat jullie doen: deel de lijst met standplaatsen alleen met wie hem nodig heeft, en schrijf op wie de registratie bij RVO regelt en met welke inlog.
Weten wie de bijengezondheidscoördinator is
De zwakke plek: de taak van bijengezondheidscoördinator gaat soms naar iemand anders.
Zo gaat het mis: bij een meldplichtige ziekte of plaag zoeken leden naar de verkeerde persoon.
Wat jullie doen: zet naam en bereikbaarheid op een vaste plek, en werk het bij zodra de taak naar iemand anders gaat.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst, de mail van het bestuur, de website met de zwermmeldingen, het aanmeldformulier voor de cursus, internetbankieren en de groepsapps, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een imkervereniging
Zet een zwermadres van de vereniging op de website
Gebruik voor zwermmeldingen een mailadres of nummer van de vereniging, geen privénummer. Kijk elk voorjaar of de lijst met imkers die zwermen ophalen nog klopt.
Schrijf op wie de bijengezondheidscoördinator is
Zet naam en bereikbaarheid in de ledenmail of op het ledendeel van de website. Werk het bij zodra de taak naar iemand anders gaat.
Bewaar de cursusstof op een plek van de vereniging
Zet lesmateriaal, presentielijsten en aanmeldingen voor de basiscursus in een gedeelde map van de vereniging. Dan kan een nieuwe cursusleider verder met wat er al is.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de imkervereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze vereniging is klein en heeft geen eigen website. Is de Checkup dan iets voor ons?
Ja. Ook zonder website is er IT: de mail van het bestuur, de ledenlijst, de bankrekening en de groepsapp. De Checkup vraagt alleen naar wat jullie gebruiken.
Gebruiken jullie weinig systemen, dan is jullie plan ook korter. Het staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt.
Mogen we de namen van imkers die zwermen ophalen op de website zetten?
Een naam en telefoonnummer op een website zijn persoonsgegevens. Vraag de imkers vooraf of ze dat goed vinden.
Of gebruik een mailadres of nummer van de vereniging. Dat blijft ook kloppen als iemand stopt. Dit is geen juridisch advies.
Wat als onze cursusleider stopt?
Dan wil je dat het lesmateriaal, de aanmeldingen en de presentielijsten bij de vereniging blijven.
Jullie plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt, zodat een nieuwe cursusleider verder kan met wat er al is. Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Volkstuinvereniging · Natuur- en milieuvereniging · Duivensportvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een imkervereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.