Iemand belt over een zwerm in zijn tuin. Het nummer op de website is van een imker die al lang geen lid meer is. Zo houd je de IT van je imkervereniging bij de tijd.
Een imkervereniging brengt imkers samen: om kennis te delen, een cursus te geven en elkaar te helpen in het seizoen. Er is een ledenlijst, soms een bijenstal van de vereniging, een lijst met imkers die zwermen ophalen en een website. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
De basiscursus, de zwermmeldingen en de bijenstal
Onder de vlag van de Nederlandse Bijenhoudersvereniging (NBV) werken ongeveer 200 lokale imkerverenigingen. Verschillende daarvan geven de basiscursus imkeren, met theorie en praktijklessen in het seizoen. Sommige verenigingen hebben een eigen bijenstal of een stuk grond voor bijenvolken.
Rond de cursus en de bijenstal ontstaat IT. Aanmeldingen voor de cursus komen binnen via een formulier of per mail. De lesstof en de presentielijst staan bij de cursusleider. De sleutel van de bijenstal en het rooster voor de lesvolken worden vaak in een groepsapp geregeld.
In het zwermseizoen belt of mailt het publiek over een zwerm in de tuin of aan een lantaarnpaal. Daarvoor staat vaak een telefoonnummer of een lijst met imkers op de website. Een voorbeeld: de vrijwilliger die de zwermmeldingen deed, stopt. Zijn privénummer blijft op de website staan, en hij wordt nog elk voorjaar gebeld. Met een mailadres van de vereniging, of een lijst die het bestuur elk voorjaar bijwerkt, komt de melding bij wie op dat moment helpt.
Bijengezondheid, RVO en de gegevens van leden
Wie bijen houdt, heeft een paar administratieve plichten. Je registreert de standplaats (de plek waar je bijen staan) bij RVO, de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. En je houdt bij welke diergeneesmiddelen je gebruikt. Houdt de vereniging zelf bijen, bijvoorbeeld bij de bijenstal, schrijf dan op wie dat voor de vereniging regelt en met welke inlog.
Heeft een bijenvolk Amerikaans vuilbroed, de kleine kastkever of de tropilaelapsmijt, dan moet de imker dat melden bij het Landelijk meldpunt dierziekten van de NVWA. Dat doe je in overleg met de bijengezondheidscoördinator van je imkervereniging. Die helpt bij het melden en de bestrijding. Het helpt als leden weten wie dat is en hoe ze die persoon bereiken, ook als de taak naar iemand anders gaat.
Namen, adressen en de plekken waar leden hun bijen hebben staan, zijn persoonsgegevens. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Vaak is de plek van de bijen ook het huisadres van het lid. Deel een lijst met standplaatsen daarom alleen met wie hem nodig heeft, zoals de bijengezondheidscoördinator, en zet hem niet op de website.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een imkervereniging
Zet een zwermadres van de vereniging op de website
Gebruik voor zwermmeldingen een mailadres of nummer van de vereniging, geen privénummer. Kijk elk voorjaar of de lijst met imkers die zwermen ophalen nog klopt.
Schrijf op wie de bijengezondheidscoördinator is
Zet naam en bereikbaarheid in de ledenmail of op het ledendeel van de website. Werk het bij zodra de taak naar iemand anders gaat.
Bewaar de cursusstof op een plek van de vereniging
Zet lesmateriaal, presentielijsten en aanmeldingen voor de basiscursus in een gedeelde map van de vereniging. Dan kan een nieuwe cursusleider verder met wat er al is.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je imkervereniging gebruikt: de ledenlijst, de mail van het bestuur, de website met de zwermmeldingen, het aanmeldformulier voor de cursus, internetbankieren en de groepsapps. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan, op wiens naam het staat en hoe erg het is als het midden in het zwermseizoen een week niet werkt.
Ook vraagt de Checkup welke gegevens je van leden en cursisten hebt, zoals standplaatsen, en wie die kan zien. In het IT-plan staan dan stappen die een vrijwilliger zelf kan doen, zoals een tweede inlogstap op de mail van het bestuur. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Bij de stappen horen handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Over de bijen zelf gaat de Checkup niet.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de imkervereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze vereniging is klein en heeft geen eigen website. Is de Checkup dan iets voor ons?
Ja. Ook zonder website is er IT: de mail van het bestuur, de ledenlijst, de bankrekening en de groepsapp. De Checkup vraagt alleen naar wat jullie gebruiken.
Mogen we de namen van imkers die zwermen ophalen op de website zetten?
Een naam en telefoonnummer op een website zijn persoonsgegevens. Vraag de imkers vooraf of ze dat goed vinden, of gebruik een mailadres of nummer van de vereniging. Dat blijft ook kloppen als iemand stopt. Dit is geen juridisch advies.
Wat als onze cursusleider stopt?
Dan wil je dat het lesmateriaal, de aanmeldingen en de presentielijsten bij de vereniging blijven. Het IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Volkstuinvereniging · Natuur- en milieuvereniging · Duivensportvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij