De wachtlijst voor een tuin staat in een spreadsheet op de laptop van de secretaris. Zo regel je de IT van je volkstuinvereniging, ook als de secretaris stopt.
Een volkstuinvereniging draait op tuinders die samen een tuinpark onderhouden. Het bestuur verhuurt de tuinen, houdt de wachtlijst bij, int de tuinhuur en regelt de werkbeurten. Daar komt meer IT bij kijken dan je denkt. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Tuinhuur, de wachtlijst en de werkbeurten
Bij veel volkstuinverenigingen heeft elk lid een eigen tuin op het tuinpark. Het bestuur stuurt elk jaar de rekening voor de tuinhuur en de contributie, en houdt bij wie welke tuin heeft. Wie een tuin wil, komt op de wachtlijst. Vaak zijn er ook werkbeurten: uren waarin leden samen de paden, de heg of de kantine onderhouden.
Die gegevens staan vaak verspreid. De ledenlijst in een spreadsheet bij de secretaris, de betalingen bij de penningmeester, het rooster van de werkbeurten op papier in de kantine en de wachtlijst in de mailbox van de voorzitter. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang dezelfde mensen in het bestuur zitten.
Een voorbeeld: iemand die al lang op de wachtlijst staat, belt het bestuur om te vragen wanneer hij aan de beurt is. De nieuwe secretaris kan de wachtlijst niet vinden. Die stond op de laptop van haar voorganger, en die is verhuisd. Met de wachtlijst op een vaste plek van de vereniging had het bestuur het meteen kunnen zien.
Is je vereniging aangesloten bij AVVN, de landelijke vereniging voor volkstuinders en tuinverenigingen, dan kun je daar terecht met vragen over verenigingszaken, regels en verzekeringen. De mail, de lijsten en de accounts van je eigen vereniging regelt het bestuur zelf.
De poort, de gereedschapsschuur en de gegevens van tuinders
Veel tuinparken hebben een poort met een slot, een sleutel of een code. Soms hangt er een camera bij de ingang of bij de schuur met gereedschap. Een camera die op internet is aangesloten, komt vaak met een standaardwachtwoord van de fabrikant. Dat wachtwoord kan ook iemand anders opzoeken.
Voor een camera die het tuinpark filmt, gelden regels uit de AVG, de Europese privacywet. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer: je hebt een goede reden nodig, je kijkt eerst of het ook op een andere manier kan, en je laat met een bordje zien dat er gefilmd wordt. Je regelt ook wie de beelden mag bekijken, en je bewaart ze niet langer dan nodig.
Namen, adressen en telefoonnummers van tuinders zijn persoonsgegevens. Dat geldt ook voor de wachtlijst, want daarop staan mensen die nog geen lid zijn. Houd die lijsten bij het bestuur. De groepsapp van het tuinpark is handig om te melden dat het water weer aan staat, maar niet voor een lijst met wie de tuinhuur nog niet heeft betaald.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een volkstuinvereniging
Zet de wachtlijst op een plek van de vereniging
Maak een gedeelde map op naam van de vereniging, met de wachtlijst, de ledenlijst en de indeling van de tuinen. Geef minstens twee bestuursleden toegang.
Kijk naar de camera en het elektronische slot
Heeft het tuinpark een camera of een poort met een elektronische code? Kijk of het standaardwachtwoord is veranderd, en schrijf op wie de code kent. Verander de code als een bestuurslid stopt.
Beveilig de mail en de bank van het bestuur
Zet een tweede inlogstap op de mail van het bestuur en op internetbankieren. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Laat een tweede bestuurslid meekijken met de betalingen.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
Een bestuurslid vult de vragen in over de vereniging, in gewone taal. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de ledenlijst en de wachtlijst, de rekeningen voor de tuinhuur, internetbankieren, de mail van het bestuur, de website of nieuwsbrief, de groepsapp en een camera of elektronisch slot. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Het IT-plan zet op volgorde wat eerst kan. Bijvoorbeeld de wachtlijst op een vaste plek, een tweede inlogstap op mail en bank, en een lijstje voor de overdracht na de jaarvergadering. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doen jullie zelf, met het bestuur of een vrijwilliger. Over het onderhoud van het tuinpark gaat de Checkup niet.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging en het tuinpark, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Niet al onze tuinders zijn online. Werkt de Checkup dan wel?
Ja. De Checkup gaat over hoe het bestuur werkt, niet over de tuinders. Stuurt de vereniging een deel van de post op papier, dan geef je dat aan. Het plan houdt daar rekening mee.
Alleen de penningmeester kan bij de bank. Is dat erg?
Het komt bij veel verenigingen voor. Maar als de penningmeester ziek of op vakantie is, ligt het geld stil. Het IT-plan helpt je een tweede bestuurslid toegang te geven of mee te laten kijken.
Kijkt de Checkup ook naar de camera bij de schuur?
Naar de IT eromheen: wie de beelden kan zien, of het standaardwachtwoord is veranderd en of er een bordje hangt. Het ophangen van de camera doe je zelf of met een installateur.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie eigen tuinpark: wie de wachtlijst bijhoudt, wie de mail doet en waar de indeling van de tuinen staat. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in je plan, met uitleg hoe je het uitzoekt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Natuur- en milieuvereniging · Imkervereniging · Kinderboerderij · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?