Wie neemt de wachtlijst over als de secretaris stopt?
Een volkstuinvereniging draait op tuinders die samen een tuinpark onderhouden. Het bestuur verhuurt de tuinen, houdt de wachtlijst bij, int de tuinhuur en regelt de werkbeurten. Daar komt meer IT bij kijken dan je denkt. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Wie kan de beelden van de camera bij de poort bekijken?
- Wat gebeurt er als het elektronische slot een dag niet werkt?
- Wie van het bestuur kan geld van de tuinhuur overmaken?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Tuinhuur, de wachtlijst en de werkbeurten
Bij veel volkstuinverenigingen heeft elk lid een eigen tuin op het tuinpark. Het bestuur stuurt elk jaar de rekening voor de tuinhuur en de contributie, en houdt bij wie welke tuin heeft. Wie een tuin wil, komt op de wachtlijst. Vaak zijn er ook werkbeurten: uren waarin leden samen de paden, de heg of de kantine onderhouden.
Die gegevens staan vaak verspreid. De ledenlijst in een spreadsheet bij de secretaris, de betalingen bij de penningmeester, het rooster van de werkbeurten op papier in de kantine en de wachtlijst in de mailbox van de voorzitter. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang dezelfde mensen in het bestuur zitten.
Een voorbeeld: iemand die al lang op de wachtlijst staat, belt het bestuur om te vragen wanneer die aan de beurt is. De nieuwe secretaris kan de wachtlijst niet vinden. Die stond op de laptop van haar voorganger, en die is verhuisd. Met de wachtlijst op een vaste plek van de vereniging had het bestuur het meteen kunnen zien.
Is jullie vereniging aangesloten bij AVVN, de landelijke vereniging voor volkstuinders en tuinverenigingen, dan kun je daar terecht met vragen over verenigingszaken, regels en verzekeringen. De mail, de lijsten en de accounts van je eigen vereniging regelt het bestuur zelf, en daar gaat de Checkup over.
De poort, de gereedschapsschuur en de gegevens van tuinders
Veel tuinparken hebben een poort met een slot, een sleutel of een code. Soms hangt er een camera bij de ingang of bij de schuur met gereedschap. Een camera die op internet is aangesloten, komt vaak met een standaardwachtwoord van de fabrikant. Dat wachtwoord kan ook iemand anders opzoeken.
Voor een camera die het tuinpark filmt, gelden regels uit de AVG, de Europese privacywet. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer: je hebt een goede reden nodig, je kijkt eerst of het ook op een andere manier kan, en je laat met een bordje zien dat er gefilmd wordt. Je regelt ook wie de beelden mag bekijken, en je bewaart ze niet langer dan nodig.
Namen, adressen en telefoonnummers van tuinders zijn persoonsgegevens. Dat geldt ook voor de wachtlijst, want daarop staan mensen die nog geen lid zijn. Houd die lijsten bij het bestuur. De groepsapp van het tuinpark is handig om te melden dat het water weer aan staat, maar niet voor een lijst met wie de tuinhuur nog niet heeft betaald.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een volkstuinvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien als het bestuur wisselt, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de betalingen kloppen.
Doorgaan als het bestuur wisselt
De zwakke plek: de ledenlijst, de betalingen en de wachtlijst staan verspreid bij verschillende bestuursleden.
Zo gaat het mis: de nieuwe secretaris kan de wachtlijst niet vinden, want die stond op de laptop van haar voorganger.
Wat jullie doen: maak een gedeelde map op naam van de vereniging, met minstens twee bestuursleden die erbij kunnen.
Wachtlijst, ledenlijst en de indeling
De zwakke plek: de wachtlijst staat in de mailbox van de voorzitter en de ledenlijst in een spreadsheet bij de secretaris.
Zo gaat het mis: verhuist een bestuurslid of gaat een laptop stuk, dan is de lijst weg.
Wat jullie doen: zet de wachtlijst, de ledenlijst en de indeling van de tuinen in de map van de vereniging.
De poort, de camera en de groepsapp
De zwakke plek: een code voor de poort die veel mensen kennen, en een camera met het standaardwachtwoord.
Zo gaat het mis: een oud-bestuurslid kent de code nog, of iemand anders zoekt het wachtwoord van de camera op. In de groepsapp gaat een lijst rond met wie nog niet betaalde.
Wat jullie doen: verander de code als een bestuurslid stopt, verander het standaardwachtwoord, en houd lijsten met gegevens van tuinders bij het bestuur.
Kloppende betalingen
De zwakke plek: alleen de penningmeester kan bij de bank.
Zo gaat het mis: is de penningmeester ziek of op vakantie, dan ligt het geld stil. En wie geld van de tuinhuur overmaakt, ziet niemand.
Wat jullie doen: zet een tweede inlogstap op de mail en de bank, en geef een tweede bestuurslid zicht op de betalingen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst en de wachtlijst, internetbankieren, de mail van het bestuur en een camera of elektronisch slot, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden. Over het onderhoud van het tuinpark gaat de Checkup niet.
Drie eerste stappen voor een volkstuinvereniging
Zet de wachtlijst op een plek van de vereniging
Maak een gedeelde map op naam van de vereniging, met de wachtlijst, de ledenlijst en de indeling van de tuinen. Geef minstens twee bestuursleden toegang.
Kijk naar de camera en het elektronische slot
Heeft het tuinpark een camera of een poort met een elektronische code? Kijk of het standaardwachtwoord is veranderd, en schrijf op wie de code kent. Verander de code als een bestuurslid stopt.
Beveilig de mail en de bank van het bestuur
Zet een tweede inlogstap op de mail van het bestuur en op internetbankieren. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Laat een tweede bestuurslid meekijken met de betalingen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging en het tuinpark, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Niet al onze tuinders zijn online. Werkt de Checkup dan wel?
Ja. De Checkup gaat over hoe het bestuur werkt, niet over de tuinders. Stuurt de vereniging een deel van de post op papier, dan geven jullie dat aan.
Het plan houdt daar rekening mee. Het gaat dan vooral over de lijsten, de mail en de bank van het bestuur.
Alleen de penningmeester kan bij de bank. Is dat erg?
Het komt bij veel verenigingen voor. Maar als de penningmeester ziek of op vakantie is, ligt het geld stil.
Het IT-plan helpt een tweede bestuurslid toegang te geven, of zicht op de betalingen. Zet er ook een tweede inlogstap op: naast het wachtwoord een code op de telefoon.
Kijkt de Checkup ook naar de camera bij de schuur?
Naar de IT eromheen: wie de beelden kan zien, of het standaardwachtwoord is veranderd en of er een bordje hangt. Het ophangen van de camera doen jullie zelf of met een installateur.
Beheert een installateur de camera, dan staat er in jullie plan een voorbeeldmail klaar die naar het wachtwoord en de toegang vraagt. De Checkup is geen juridisch advies.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie eigen tuinpark: wie de wachtlijst bijhoudt, wie de mail doet en waar de indeling van de tuinen staat.
Twijfelen jullie bij een vraag, dan geven jullie dat aan. Dat punt komt dan in jullie plan, met uitleg hoe jullie het uitzoeken.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Natuur- en milieuvereniging · Imkervereniging · Kinderboerderij · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een volkstuinvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.