Copilot of ChatGPT voor je bedrijf: waar begin je?

Een medewerker gebruikt ChatGPT al een tijdje om mails op te stellen. Een ander heeft gehoord dat Copilot in Microsoft 365 zit. En je boekhouder werkt met Gemini. Iedereen is enthousiast, en jij vraagt je af welke je nu moet nemen. En wat dat kost.

Die vraag hoor je in veel kleine bedrijven. Het goede nieuws: je hoeft niet meteen een duur abonnement te nemen. Vaak heb je al iets in huis.

Wat je misschien al hebt

De bekendste AI-assistenten komen van drie grote bedrijven. Voor een klein bedrijf ziet het er ongeveer zo uit:

• Werk je met Microsoft 365? Dan kun je Copilot Chat gebruiken zonder extra kosten. Je logt dan in met je werkaccount. Microsoft belooft dat je vragen en antwoorden dan niet worden gebruikt om de AI te trainen, dus om hem slimmer te maken. Wil je dat Copilot ook in Word, Outlook en Teams met je eigen mail en bestanden werkt? Dan heb je de betaalde versie nodig: Microsoft 365 Copilot. Voor bedrijven tot 300 gebruikers kost die €18,20 per gebruiker per maand bij een jaar vast, exclusief btw (september 2026). Sluit je vóór eind 2026 af, dan betaal je het eerste jaar een actieprijs van €15,60. Microsoft geeft deze producten nieuwe namen: Microsoft Copilot en Microsoft Copilot Chat. Zie je die namen, dan gaat het om hetzelfde.
• Werk je met Google Workspace? Sinds januari 2025 zit Gemini in de zakelijke abonnementen. Google verhoogde daarvoor wel de prijs van die abonnementen een beetje.
• ChatGPT is een los abonnement, naast wat je al hebt. Er is een gratis versie, er zijn versies voor één persoon en er is een zakelijke versie, ChatGPT Business. Bij de gratis versie en de versies voor één persoon kan OpenAI je gesprekken gebruiken om zijn AI te verbeteren, tenzij je dat uitzet. Bij de zakelijke versie doet OpenAI dat standaard niet.

Prijzen en namen veranderen snel. Kijk dus altijd even op de site van de leverancier, of vraag het je IT-leverancier.

Waarom de keuze ertoe doet

Een AI-assistent schrijft, vat samen en legt uit. Dat scheelt tijd. Maar wat je erin typt, gaat naar een ander bedrijf.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de privacytoezichthouder, kreeg meldingen van datalekken doordat medewerkers gegevens van klanten of patiënten in een AI-chatbot zetten. Een voorbeeld uit die meldingen: een medewerker van een huisartsenpraktijk zette medische gegevens van patiënten in een AI-chatbot, tegen de afspraken in. De AP raadt aan om op het werk duidelijke afspraken te maken over AI-chatbots.

Gebruikt iedereen zijn eigen gratis account, dan weet je niet waar je bedrijfsinformatie terechtkomt. Dat is geen reden om AI te laten liggen. Het is wel een reden om samen één keuze te maken.

Hoe wij erover denken

Begin bij wat je al hebt. Werk je met Microsoft 365, probeer dan eerst Copilot Chat met je werkaccount. Werk je met Google, dan ligt Gemini voor de hand. Dat scheelt een extra abonnement, een extra account en een extra plek waar je gegevens staan.

Het account is belangrijker dan het merk. Een zakelijk account op naam van je bedrijf geeft betere afspraken over je gegevens. En als een medewerker vertrekt, zet je dat account uit. Een privé-account van een medewerker kun je niet uitzetten. Wat erin staat, gaat met hem mee.

Klantgegevens gaan er nooit in. Ook niet bij een zakelijk abonnement. Zakelijk betekent betere afspraken, maar de gegevens gaan nog steeds naar een ander bedrijf. Voor een offerte of een mail haal je namen en bedragen eerst weg.

Niet iedereen heeft de duurste versie nodig. Laat één of twee mensen een paar weken proberen met één taak. Scheelt het tijd, dan kijk je verder. En betaal niet voor licenties die niemand gebruikt.

Welke AI-assistent jullie gebruiken, bepaal jij. Wij laten zien wat past bij de software die je al hebt en bij hoe jullie werken, zodat je zelf kiest.

Vragen om jezelf te stellen

Wat je zelf kunt doen, op hoofdlijnen

• Kijk wat er al gebruikt wordt. Vraag rond wie welke AI-assistent gebruikt. Zie het als een startpunt, niet als controle. Veel mensen zijn blij als er een duidelijke keuze komt.
• Kies één AI-assistent met een zakelijk account. Liefst een die past bij je mail en bestanden.
• Begin met één taak. Bijvoorbeeld een eerste versie van een offertetekst, of een lang document samenvatten.
• Spreek af wat er wel en niet in mag. Onze gratis AI-gebruiksregels passen op één pagina. Gebruik ze zoals ze zijn, of pas ze aan.
• Kijk na een paar weken terug. Pas daarna beslis je over een betaalde uitbreiding.

Waar +Z bij helpt

In de +Z Checkup is "Veilig werken met AI" een vast onderdeel van jouw IT-plan. Je ziet wat je al hebt, wat je met je team afspreekt en welke stap nu past. Waar het helpt, staat er een opdracht voor je AI-assistent bij, met uitleg waarom hij zo is opgebouwd. Wil je een keuze of een voorstel met iemand bespreken? Dan past Checkup met raadgever.

We verkopen geen AI-tools en geen licenties. We verdienen dus niets aan de AI-assistent die je kiest. Daarom kunnen we ook zeggen dat wat je al hebt voorlopig genoeg is.

Veelgestelde vragen

Bronnen
Microsoft, Copilot Chat privacy and protections: met een werkaccount valt Copilot Chat onder enterprise data protection; vragen en antwoorden worden niet gebruikt om de AI te trainen.
Microsoft, Microsoft 365 Copilot, abonnementen en prijzen: Copilot Chat zonder extra kosten; Microsoft 365 Copilot Bedrijven (tot 300 gebruikers) €18,20 per gebruiker per maand, jaarlijks, exclusief btw; actieprijs €15,60 bij afsluiten van 1 juli tot en met 31 december 2026, alleen het eerste jaar (september 2026).
Microsoft, Copilot Chat privacy and protections (zie boven), augustus 2026: Microsoft 365 Copilot heet nu Microsoft Copilot en Copilot Chat heet nu Microsoft Copilot Chat.
Google, AI opgenomen in Workspace Business en Enterprise: aangekondigd op 15 januari 2025, met een prijsverhoging van de abonnementen.
OpenAI, How your data is used to improve model performance: bij diensten voor individuen kan OpenAI gesprekken gebruiken om modellen te trainen, tenzij je dat uitzet. OpenAI, Enterprise privacy: standaard geen training op gegevens van ChatGPT Business en Enterprise.
Malwarebytes, How to opt out of AI chatbot training (september 2026): bij ChatGPT Free, Plus en Pro staat "Improve the model for everyone" standaard aan; uitzetten via Instellingen, Data Controls. Usercentrics, ChatGPT privacy policy: requirements for business services: geen training op zakelijke gegevens, tenzij je daar zelf voor kiest.
Autoriteit Persoonsgegevens, Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken (6 augustus 2024)

Bijgewerkt op 29 september 2026. Feiten en bronnen nagekeken op die datum.