Luistert er een AI-programma mee met je coachingsgesprekken?
Een coach werkt vaak voor een werkgever die betaalt, met een coachee die vertrouwelijk praat. Met de +Z Checkup zie je hoe je verslagen, afspraken en online sessies netjes regelt.
Even eerlijk
- Staan je gespreksverslagen in een map die de werkgever kan openen?
- Wie bepaalt wat de werkgever van een traject te zien krijgt?
- Hoe lang bewaar je verslagen na het laatste gesprek?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Drie partijen: coachee, werkgever en jij
Bij loopbaan- en businesscoaching betaalt vaak de werkgever. Die wil weten of het traject loopt. De coachee vertelt jou over twijfels, conflicten of gezondheid. Wat je deelt en wat niet, spreek je vooraf af, en je IT moet dat volgen.
Je schrijft gespreksverslagen in een notitie-app, een document of een programma voor praktijken. Daar staan namen en soms gevoelige informatie, zoals over een burn-out. Staan die in een gedeelde map met je opdrachtgever, dan is de vertrouwelijkheid weg.
Veel sessies zijn online, via Teams of Zoom. Sommige coaches laten een AI-programma meeluisteren voor de notulen. Dan gaat een vertrouwelijk gesprek naar een dienst waar je weinig grip op hebt.
Gegevens over gezondheid, vertrouwelijkheid en je beroepsvereniging
- Gezondheid is een bijzonder persoonsgegeven (AVG). Vertelt een coachee over ziekte of een burn-out, dan zijn dat gegevens over gezondheid. Daarvoor gelden strengere regels. Deel ze niet met de werkgever zonder dat de coachee dat wil, en bewaar ze goed beveiligd. Bron: AVG, artikel 9 (bijzondere persoonsgegevens).
- Geen wettelijk beroepsgeheim. Een coach heeft geen wettelijk beroepsgeheim zoals een arts of advocaat. Vertrouwelijkheid regel je dus zelf: in je afspraken met coachee en werkgever, en in hoe je verslagen bewaart. Bron: beroepscodes van coachverenigingen.
- Beroepsverenigingen. De NOBCO (voor coaches) en de NOLOC (voor loopbaanprofessionals) hebben ethische codes met afspraken over vertrouwelijkheid. Ben je lid, dan houd je je daaraan. Bron: NOBCO.
Drie eerste stappen voor je coachingspraktijk
Houd verslagen apart van de werkgever
Bewaar je gespreksverslagen op een plek waar alleen jij bij kunt, niet in een map die je met de opdrachtgever deelt. Deel met de werkgever alleen wat je samen met de coachee afsprak.
Geen AI-notulen zonder toestemming
Laat geen AI meeluisteren of samenvatten zonder dat de coachee dat weet en goed vindt. Kies dan een dienst die gesprekken niet bewaart of gebruikt.
Spreek een bewaartermijn af
Leg vast hoe lang je verslagen bewaart na het traject, bijvoorbeeld een jaar, en vertel dat aan de coachee. Ruim ze daarna op.
Hoe de Checkup rekening houdt met je coachingspraktijk
Als branche kies je Zakelijke dienstverlening, en dan Advies of consultancy of Iets anders in zakelijke dienstverlening. Je agenda, je videobellen, je verslagen en je mail vink je aan of voeg je toe.
Bij privacy kun je aangeven dat je gegevens over gezondheid hebt. Dan wil de Checkup weten wie bij die verslagen kan, en hoe lang ze blijven bestaan. Bij AI vraag je welke gegevens erin gaan. Werk je alleen, dan blijven de vragen over medewerkers achterwege.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je coachingspraktijk, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Heb ik als coach een beroepsgeheim?
Niet wettelijk, zoals een arts. Je beroepsvereniging vraagt wel vertrouwelijkheid, en de AVG beschermt de gegevens van je coachee. Leg in je afspraken vast wat je met de werkgever deelt.
Mag ik sessies opnemen?
Alleen als de coachee dat weet en goed vindt. Bewaar de opname kort en goed beveiligd, en verwijder hem als hij niet meer nodig is.
Ik werk ook als therapeut. Is dit dan de goede pagina?
Werk je met cliënten in de zorg, dan gelden er andere regels. Kijk dan ook bij de pagina voor psychologen. Deze pagina gaat over coaching van mensen in hun werk.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een coachingspraktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen coachingspraktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van coachees, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Psychologenpraktijk · HR- en recruitmentbureau · Zzp-consultant · alle 187 branches
Lees ook:
Copilot of ChatGPT voor je bedrijf?