Welke cv's heb je deze week in een AI-programma geplakt?
Een recruitmentbureau werkt met cv's, gesprekken en beoordelingen van mensen die nog niet weten of ze de baan krijgen. Met de +Z Checkup zie je hoe je die gegevens netjes en veilig houdt.
Even eerlijk
- Staan er kandidaten in je talentpool die nooit toestemming gaven?
- Hoe gaat de uitslag van een persoonlijkheidstest naar je opdrachtgever?
- Wie in je bureau kan de verzuimdossiers van je klanten openen?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Cv's, beoordelingen en LinkedIn
Kandidaten komen binnen via LinkedIn, je website en vacaturesites. Je beheert ze in een systeem voor werving, een ATS: een programma om sollicitaties en kandidaten bij te houden. Daar staan cv's, gespreksverslagen en je oordeel over iemand.
Bij een assessment of persoonlijkheidstest komen er gegevens bij die heel persoonlijk zijn. Je deelt die met je opdrachtgever, soms per mail. Als HR-adviseur heb je ook personeelsdossiers van je klanten in handen, met verzuim of conflicten.
Steeds meer recruiters gebruiken AI om cv's te lezen of kandidaten te zoeken. Wat je in een AI-programma zet, kan buiten je bureau terechtkomen.
Bewaartermijnen, sollicitatiecode en AI
- Bewaartermijn van sollicitatiegegevens. Na een sollicitatie is het gebruikelijk dat je de gegevens bewaart tot vier weken na het einde van de procedure. Wil je iemand in je talentpool houden, dan vraag je toestemming. Dan mag het tot een jaar. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens en NVP-sollicitatiecode.
- Sollicitatiecode. De NVP, de vereniging voor HR-professionals, heeft een sollicitatiecode met afspraken over een eerlijke procedure, ook over het gebruik van gegevens. Bron: NVP, sollicitatiecode.
- AI bij werving. In de Europese AI-verordening valt AI die kandidaten selecteert of beoordeelt onder hoog risico. Daar komen strenge eisen bij. Gebruik je zulke tools, zoek dan uit wat dat voor jou betekent. Bron: AI-verordening (EU) 2024/1689, bijlage III.
Drie eerste stappen voor je recruitmentbureau
Ruim je talentpool op
Verwijder kandidaten van wie de procedure langer dan vier weken voorbij is en die geen toestemming gaven om langer te blijven. Stel je ATS zo in dat dit vanzelf gaat.
Spreek af wat er in AI mag
Leg vast welke AI-programma's je team mag gebruiken en welke gegevens van kandidaten daar niet in mogen, zoals namen en testuitslagen.
Deel assessments via een beveiligde omgeving
Stuur uitslagen van tests en gespreksverslagen niet als bijlage, maar via je ATS of een beveiligde link die na een tijd verloopt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je HR- of recruitmentbureau
Als branche kies je Zakelijke dienstverlening, en daarna Advies of consultancy of Iets anders in zakelijke dienstverlening. Je ATS, LinkedIn Recruiter, je testplatform en je mail vink je aan of voeg je toe.
Bij privacy vraagt de Checkup hoe lang je gegevens bewaart, bijvoorbeeld van sollicitanten. Bij AI vraag je welke gegevens erin komen en of er afspraken zijn. Werk je in systemen van je klanten, zoals hun personeelsdossiers, dan krijg je vragen over hoe je die toegang bewaart.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je HR- of recruitmentbureau, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mag ik kandidaten langer dan een jaar bewaren?
De Autoriteit Persoonsgegevens noemt een jaar met toestemming als grens voor een talentpool. Wil je iemand daarna houden, vraag dan opnieuw toestemming.
Wij gebruiken een AI-tool om cv's te sorteren. Wat moet ik doen?
Zoek uit wat de AI-verordening vraagt, en spreek af welke gegevens erin gaan. Laat een mens de keuze maken, en vertel kandidaten dat je zo'n tool gebruikt.
Ik werk als HR-adviseur in het systeem van mijn klant. Wat valt onder mijn IT?
Je eigen laptop, je mail en hoe je met de logins van je klant omgaat. Bewaar die in een wachtwoordmanager en vraag om een eigen account bij de klant.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een HR- of recruitmentbureau, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen HR- of recruitmentbureau? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van kandidaten en de werknemers van je klanten, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Uitzend- en detacheringsbureau · Coachingspraktijk · Salarisadministratiekantoor · alle 187 branches
Lees ook:
Copilot of ChatGPT voor je bedrijf?