Verander je een rekeningnummer als een werknemer daarom mailt?
Een salarisadministratiekantoor verwerkt van veel mensen het loon, het BSN en de bankrekening. Met de +Z Checkup zie je hoe je die gegevens en je vaste deadlines goed beschermt.
Even eerlijk
- Komt er weleens een loonstrook in de verkeerde inbox?
- Heb je met elke klant een verwerkersovereenkomst, ook over datalekken?
- Komen de mutaties van klanten binnen als spreadsheet in je mail?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Loonstroken, betaalbestanden en de loonaangifte
Elke maand verwerk je mutaties van je klanten: nieuwe medewerkers, ziekte, uren en bonussen. Die komen binnen per mail, via een portaal of in een spreadsheet. Daarna draai je de verloning in een salarispakket, zoals Nmbrs of Loket.nl, en doe je de loonaangifte bij de Belastingdienst.
Uit je pakket komt een betaalbestand met alle salarissen en rekeningnummers. Klopt één rekeningnummer niet, dan gaat een salaris naar de verkeerde. Oplichters weten dat: ze sturen een mail namens een werknemer met het verzoek om zijn loon voortaan op een nieuwe rekening te zetten.
Loonstroken en jaaropgaven stuur je naar werknemers, liefst via een portaal. Gaan ze als bijlage per mail, dan staat het loon van iemand soms in de verkeerde inbox.
Bewaartermijnen, BSN en verwerkersovereenkomsten
- Bewaarplicht loonadministratie. Je klant moet de loonadministratie in de regel zeven jaar bewaren, en kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers tot vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst ging. Spreek af wie dat doet: jouw kantoor of de klant. Bron: Rijksoverheid, identificatieplicht voor werkgevers.
- Je bent verwerker (AVG). Je verwerkt de gegevens van werknemers in opdracht van je klant. Daarvoor sluit je met elke klant een verwerkersovereenkomst. Daarin staat ook wat je doet bij een datalek. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, verantwoordelijke en verwerker.
- Het BSN. Je gebruikt het BSN omdat de wet dat vraagt voor de loonaangifte. Gebruik het niet voor iets anders, en stuur het niet onbeveiligd rond. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, identificatie en BSN.
Drie eerste stappen voor je salarisadministratiekantoor
Bel na bij elk nieuw rekeningnummer
Wijzig het rekeningnummer van een werknemer nooit alleen op basis van een mail. Bel de werkgever of werknemer op een bekend nummer, en laat een collega de wijziging controleren.
Stuur loonstroken via een portaal
Zet loonstroken en jaaropgaven in een portaal waar werknemers met een eigen login bij kunnen, in plaats van ze als bijlage te mailen.
Regel je verwerkersovereenkomsten
Zorg dat je met elke klant een verwerkersovereenkomst hebt, en met je eigen leveranciers ook, zoals je salarispakket.
Wat de Checkup vraagt aan een salarisadministratiekantoor
Je kiest als branche Accountancy of administratie, en dan Administratiekantoor. Je salarispakket, je klantportaal en je mail vink je aan of voeg je toe. De Checkup vraagt of je de omgevingen van je klanten in beeld hebt, en of die goed beveiligd zijn.
Over betalingen vraagt de Checkup hoe je een verzoek om op een ander rekeningnummer te betalen controleert. Bij privacy geef je aan dat je BSN's en loongegevens verwerkt, en kijkt de Checkup naar je verwerkersovereenkomsten. Je vaste deadlines tellen mee bij de vraag welke systemen je niet kunt missen.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je salarisadministratiekantoor, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik doe ook de boekhouding van klanten. Welke pagina past?
Kijk ook op de pagina voor administratiekantoren. Deze pagina gaat over salarissen en loongegevens. In de Checkup vul je alles in voor je hele kantoor.
Wat als mijn salarispakket rond de loonaangifte uitvalt?
Dan wil je weten wie je belt en of je de aangifte op tijd kunt doen. Leg vast wat je doet, en vraag je leverancier wat hij belooft bij een storing.
Klanten mailen mutaties in een spreadsheet. Is dat een probleem?
Dan staan BSN's en salarissen in bijlagen. Vraag klanten om mutaties in je portaal te zetten, of via een beveiligde link.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een salarisadministratiekantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen salarisadministratiekantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van de werknemers van je klanten, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Administratiekantoor · Uitzend- en detacheringsbureau · Accountantskantoor · alle 187 branches
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?