Hoeveel paspoortfoto's van kandidaten staan op telefoons van je intercedenten?
Een uitzendbureau heeft van veel mensen veel gegevens: identiteitsbewijzen, BSN, loon en soms gezondheid. Met de +Z Checkup zie je waar die gegevens staan, en hoe je ze beter beschermt.
Even eerlijk
- Ruim je kopieën van identiteitsbewijzen op na de bewaartermijn, ook in oude back-ups?
- Wie in je bureau kan alle BSN's en loongegevens inzien?
- Hoe lang staan cv's van mensen die je nooit plaatste nog in je bestand?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Inschrijven, plaatsen en verlonen
Een kandidaat schrijft zich in via je website of een app, met cv, telefoonnummer en vaak een foto. Wordt hij geplaatst, dan komen er een kopie van het identiteitsbewijs, het BSN, een bankrekening en de loonheffingsgegevens bij. Bij arbeidsmigranten ook gegevens over huisvesting en vervoer.
Veel bureaus werken met een pakket voor de flexbranche, zoals Easyflex, voor plannen, urenregistratie en verlonen. Daarnaast hebben opdrachtgevers hun eigen portalen waar je uren invoert of facturen indient. Elk portaal heeft eigen logins.
Intercedenten werken veel via de telefoon en WhatsApp. Een kandidaat stuurt even een foto van zijn paspoort, en die staat daarna op een telefoon die niet van het bureau is. Met zoveel gevoelige gegevens is een uitzendbureau een doelwit voor criminelen.
Identificatieplicht, keurmerk en de Wtta
- Kopie van het identiteitsbewijs. Als werkgever stel je de identiteit van een uitzendkracht vast en neem je een kopie van het identiteitsbewijs op in je loonadministratie. Die kopie bewaar je tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de uitzendkracht uit dienst ging. Daarna ruim je hem op. Bron: Rijksoverheid, identificatieplicht voor werkgevers.
- Keurmerk en toelating. Veel uitzendbureaus hebben het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (SNA), op basis van de norm NEN 4400-1. Met de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) komt er een verplichte toelating voor uitzendbureaus. Een goede administratie, ook digitaal, hoort daarbij. Bron: Ondernemersplein, nieuwe regels voor uitleners (Wtta).
- Gegevens van kandidaten (AVG). Cv's van mensen die niet geplaatst zijn, bewaar je niet onbeperkt. Spreek een termijn af en vraag toestemming als je iemand langer in je bestand wilt houden. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je uitzendbureau
Haal paspoortfoto's van telefoons
Laat kandidaten hun identiteitsbewijs uploaden in je systeem in plaats van het via WhatsApp of mail te sturen. Ruim foto's op telefoons en in de mail op.
Tweede inlogstap op je flexpakket en portalen
Zet een tweede inlogstap op je pakket voor plannen en verlonen, je mail en de portalen van opdrachtgevers. Daar zitten BSN's en loongegevens.
Ruim oude kopieën op na de bewaartermijn
Spreek een termijn af voor kopieën van identiteitsbewijzen en cv's, en ruim ze daarna op. Ook uit oude mappen en back-ups die nog ergens staan.
Hoe de Checkup rekening houdt met je uitzendbureau
Als branche kies je Zakelijke dienstverlening, en dan Iets anders in zakelijke dienstverlening. Je flexpakket, je vacaturesite, de portalen van opdrachtgevers en je mail vink je aan of voeg je toe. De Checkup kijkt per systeem wie erbij kan.
Bij privacy geef je aan dat je kopieën van identiteitsbewijzen, BSN's en loongegevens hebt. Dan vraagt de Checkup naar bewaartermijnen en wat je doet bij een datalek. Werken je intercedenten met hun eigen telefoon, dan krijg je ook vragen over afspraken voor privé-apparaten.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je uitzendbureau, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Moeten we een kopie van het identiteitsbewijs bewaren?
Ja, als werkgever neem je een kopie op in de loonadministratie. Bewaar die op één beveiligde plek, niet in de mail of op telefoons, en ruim hem op na de bewaartermijn.
Wat moet ik met de Wtta?
De Wtta brengt een verplichte toelating voor uitzendbureaus, met eisen aan je bedrijfsvoering. Kijk bij je branchevereniging, zoals de ABU of de NBBU, wat de stappen en data zijn. De Checkup is geen juridisch advies.
Onze intercedenten appen veel met kandidaten. Moet dat stoppen?
Nee, maar doe het met telefoons en nummers van het bureau. Laat gevoelige documenten via je systeem binnenkomen, niet via de app.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een uitzend- of detacheringsbureau, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen uitzend- of detacheringsbureau? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van kandidaten en uitzendkrachten, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Salarisadministratiekantoor · HR- en recruitmentbureau · Administratiekantoor · alle 187 branches
Lees ook:
Datalek: wat nu?