In welke app staan de verhalen die cliënten je toevertrouwen?
Als coach, counselor of complementair therapeut hoor je persoonlijke verhalen. De +Z Checkup helpt je die verslagen veilig te bewaren, zonder ingewikkelde systemen.
Even eerlijk
- Wie gebruikt je laptop nog meer, thuis aan de keukentafel?
- Weet je wat je de eerste 72 uur doet als een verslag bij de verkeerde komt?
- Heb je met de maker van je notitie-app afspraken over je verslagen?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Verslagen, online sessies en losse apps
Je maakt aantekeningen tijdens of na een sessie, in een notitie-app, een document of een eenvoudig praktijkprogramma. Je plant afspraken online en voert sessies via beeldbellen. Facturen maak je zelf, soms voor een vergoeding uit de aanvullende verzekering.
Veel therapeuten werken alleen, vanuit huis of in een gedeelde praktijkruimte. Je IT is dan je eigen laptop, je telefoon en een paar apps die je ooit zelf hebt gekozen.
Het grootste risico is niet een hacker, maar een gewoonte: verslagen in een notitie-app voor privégebruik, een sessie die een AI-dienst uitschrijft, of een laptop die het gezin ook gebruikt.
AVG zonder BIG: wat geldt er wel
- De AVG geldt altijd. Ook zonder BIG-registratie verwerk je persoonsgegevens. Gaan je verslagen over gezondheid of psychische klachten, dan zijn het bijzondere persoonsgegevens, met extra bescherming. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Verwerkers. Bewaart een app of praktijkprogramma je verslagen, dan is die partij je verwerker. Daar hoort een verwerkersovereenkomst bij. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Datalek. Komt een verslag bij de verkeerde terecht, dan is dat een datalek. Brengt het risico mee voor je cliënt, dan meld je het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Je register of vereniging. Ben je aangesloten bij een beroepsregister, dan heeft dat vaak een beroepscode met regels over geheimhouding en dossiers.
Drie eerste stappen voor coaches en therapeuten
Kies één plek voor je verslagen
Bewaar alle verslagen op één plek met een tweede inlogstap en een verwerkersovereenkomst. Haal ze uit losse notitie-apps en je mail.
Spreek met jezelf af wat nooit in AI gaat
Geen verslagen, namen of verhalen van cliënten in een AI-assistent of transcriptiedienst. Ook niet zonder naam, want details uit iemands leven verraden vaak wie het is.
Weet wat je doet bij een datalek
Schrijf op één A4 wat je doet als een verslag bij de verkeerde komt of je laptop wordt gestolen: wie je inlicht, en hoe je meldt.
Hoe de Checkup rekening houdt met coaching en therapie
Bij de branche kies je wat het best past. Doe je therapie, dan kies je Zorg. Ben je vooral coach, dan past Zakelijke dienstverlening beter. Zie je je vak er niet bij staan, dan typ je het zelf in.
Werk je zonder collega's, dan slaat de Checkup de vragen over personeel over. Gebruik je AI-hulpmiddelen, dan vraagt hij of er gegevens van cliënten in komen en of het een zakelijk account is. Werk je thuis, dan vraagt hij of huisgenoten je laptop gebruiken.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je praktijk, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik heb geen BIG-registratie. Geldt NEN 7510 voor mij?
Geef je zorg, ook complementaire zorg, dan ben je zorgaanbieder volgens de Wkkgz, de wet voor kwaliteit en klachten in de zorg. Dat geldt ook zonder BIG-registratie. Dan geldt NEN 7510 waarschijnlijk ook voor jou. Ben je coach en geef je geen zorg, dan geldt de norm niet. De AVG geldt altijd. Twijfel je, vraag het dan je register of vereniging.
Mag ik sessies opnemen?
Alleen met toestemming van je cliënt, en als je weet waar de opname blijft. Wis hem als je hem niet meer nodig hebt.
Hoe lang bewaar ik mijn verslagen?
Geef je behandelingen, dan geldt waarschijnlijk de WGBO, de wet over de behandelovereenkomst. Je bewaart het dossier dan minstens 20 jaar. Als coach bewaar je verslagen niet langer dan nodig, zegt de AVG. Je register of vereniging weet wat voor jou geldt. De Checkup vraagt of je bewaartermijnen hebt afgesproken.
Ik werk in een gedeelde praktijkruimte. Waar let ik op?
Op je scherm en je papieren als je wegloopt, en op het wifi. Zit je op hetzelfde netwerk als onbekenden, gebruik dan liever de hotspot van je telefoon.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een praktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen praktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cliënten, en het geeft de eigenaar rust.