Plakt een van je vertalers een geheim contract in een openbare vertaaldienst?
Een vertaalbureau krijgt documenten die vaak nog geheim zijn, en deelt ze met vertalers op veel plekken. Met de +Z Checkup zie je hoe die documenten veilig binnenkomen, rondgaan en weer weg zijn.
Even eerlijk
- Bij welke freelancer staat het contract van vorige maand nog in de mail?
- Wat staat er in jaren aan vertaalgeheugen, en wie kan erbij?
- Kan een revisor van een oude opdracht nog in je gedeelde map?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Documenten, freelancers en vertaalgeheugens
Klanten sturen contracten, medische verslagen, jaarverslagen voor publicatie of stukken voor een rechtszaak. Die gaan naar een vertaler, vaak een freelancer in een ander land, en daarna naar een revisor. Elke stap is een plek waar een document kan blijven hangen.
Je werkt met vertaalsoftware, zoals Trados of memoQ. Die houdt een vertaalgeheugen bij: alle eerdere zinnen met hun vertaling. Daarin zit dus de inhoud van jaren aan klantdocumenten.
Machinevertaling is snel, maar een openbare vertaaldienst kan de tekst bewaren of gebruiken. Plakt een vertaler een vertrouwelijk contract in zo'n dienst, dan heeft je klant daar niet voor gekozen.
Beëdigde vertalingen, kwaliteitsnorm en gegevens in documenten
- Beëdigde vertalers. Voor officiële stukken werk je met beëdigde vertalers uit het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). Zij moeten aan eisen voor kwaliteit en integriteit voldoen. Bureau Wbtv voert de wet uit en houdt het register bij. Bron: Bureau Wbtv.
- Kwaliteitsnorm. Sommige klanten vragen om ISO 17100, een internationale norm voor vertaaldiensten. Die gaat over het proces en de mensen, en vraagt ook dat je vertrouwelijk met documenten omgaat. Bron: ISO 17100.
- Persoonsgegevens in documenten (AVG). Staan er persoonsgegevens in een document, dan ben je verwerker voor je klant. Je sluit een verwerkersovereenkomst, en met je freelancers maak je afspraken die daarbij passen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, verantwoordelijke en verwerker.
Drie eerste stappen voor je vertaalbureau
Deel documenten via een beveiligde omgeving
Laat vertalers documenten ophalen en terugzetten in een portaal of gedeelde map van het bureau, niet via losse mails. Haal hun toegang weg als de opdracht klaar is.
Spreek af welke vertaalmachine mag
Leg vast welke machinevertaling je team en je freelancers mogen gebruiken, en dat vertrouwelijke stukken nooit in een openbare dienst gaan.
Maak een back-up van je vertaalgeheugens
Je vertaalgeheugens en termenlijsten zijn jaren werk. Zorg voor een back-up die niet zomaar te wissen is, en probeer een keer of terugzetten lukt.
Wat de Checkup vraagt aan een vertaalbureau
Je kiest als branche Zakelijke dienstverlening, en dan Iets anders in zakelijke dienstverlening. Je vertaalsoftware, je projectportaal, je opslag en je mail vink je aan of voeg je toe. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan en of er een tweede inlogstap op zit.
Werken er freelancers in je systemen, dan krijg je vragen over accounts bij vertrek en over afspraken met leveranciers. Bij AI vraagt de Checkup welke gegevens erin terechtkomen en of er afspraken over zijn. Bij privacy kijk je naar je verwerkersovereenkomsten.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je vertaalbureau, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mijn freelancers werken met hun eigen software. Kan dat?
Dat kan, maar maak afspraken over waar documenten staan, hoe lang ze die bewaren en wat ze na de opdracht wissen. Leg dat vast in je overeenkomst met hen.
Mag ik machinevertaling gebruiken voor klantdocumenten?
Dat hangt af van de dienst en wat je met je klant afsprak. Kies een dienst die je tekst niet bewaart of gebruikt, en gebruik voor vertrouwelijke stukken alleen wat je klant goedkeurt.
Moet ik een verwerkersovereenkomst hebben met een klant?
Als er persoonsgegevens in de documenten staan wel. Bij vertalingen is dat vaak zo, denk aan namen in contracten of medische stukken.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een vertaalbureau, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen vertaalbureau? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Drukkerij · Zzp-consultant · Advocatenkantoor · alle 187 branches
Lees ook:
Copilot of ChatGPT voor je bedrijf?