Hoe oud is de Windows op de computer van je pers?
Een drukkerij combineert bestanden van klanten, dure machines met computers erin en soms mailings met duizenden adressen. Met de +Z Checkup zie je waar je drukkerij kwetsbaar is, en wat je eerst regelt.
Even eerlijk
- Waar blijft het adresbestand van een klant na de mailing?
- Wie kan het jaarverslag van een klant zien voordat het openbaar is?
- Wat zou je klant zeggen als zijn verkiezingsmateriaal uitlekt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Machines met een computer erin
Een digitale pers of een RIP-server (de computer die je bestanden klaarmaakt voor de pers) draait vaak op een oudere versie van Windows. De leverancier wil niet dat je die zelf bijwerkt. Zo staat er een kwetsbare computer in je netwerk, naast je kantoor.
Klanten leveren bestanden aan via mail, een uploadportaal of een web-to-print-winkel. Daar zitten jaarverslagen bij die nog niet openbaar zijn, of verkiezingsmateriaal. Een uitgelekt bestand kan een klant schade doen.
Voor mailings krijg je adresbestanden van klanten. Dat zijn namen en adressen van mensen die jou niet kennen. Na de klus horen die bestanden weg te zijn.
Adresbestanden, oude machines en je branchevereniging
- Adresbestanden voor mailings (AVG). Verwerk je adressen voor een klant, dan ben je verwerker. Je sluit een verwerkersovereenkomst, gebruikt het bestand alleen voor die mailing en verwijdert het daarna. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, verantwoordelijke en verwerker.
- Machines zonder updates. Kan een machine geen updates krijgen, zet hem dan in een apart deel van je netwerk, zonder internet als het kan. Leg met je leverancier vast hoe hij op afstand onderhoud doet. Bron: afspraken met je machineleverancier.
- KVGO. Het Koninklijk Verbond van Grafische Ondernemingen (KVGO) is de branchevereniging voor drukkerijen. Daar vind je kennis over het grafische vak en over ondernemen. Bron: KVGO.
Drie eerste stappen voor je drukkerij
Zet je persen in een eigen netwerk
Persen, RIP-servers en andere machines komen in een eigen deel van het netwerk, los van kantoor en wifi. Zo kan een virus op een kantoor-pc niet bij je pers.
Verwijder adresbestanden na de mailing
Spreek een vaste termijn af voor adresbestanden van klanten, bijvoorbeeld een maand na verzending. Ruim ze daarna op, ook uit je mail en je uploadportaal.
Afspraken over onderhoud op afstand
Vraag elke machineleverancier hoe hij op afstand inlogt, en spreek af dat dat alleen gebeurt als jij het weet. Leg het vast.
Hoe de Checkup rekening houdt met je drukkerij
Je kiest als branche Productie en industrie, of Zakelijke dienstverlening als je vooral ontwerpt en uitbesteedt. Je calculatie- en orderpakket, je uploadportaal, je webwinkel en je mail vink je aan of voeg je toe.
Bij apparaten noem je je persen en andere machines met een computer. De Checkup vraagt dan naar een apart netwerk, updates en onderhoud op afstand. Bij privacy geef je aan dat je adresbestanden van klanten verwerkt, en kijkt de Checkup naar je verwerkersovereenkomsten.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je drukkerij, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mijn persleverancier zegt dat ik de pc niet mag bijwerken. Wat nu?
Dan zet je die pc apart in je netwerk, zonder internet als het kan. Vraag de leverancier hoe lang hij die versie nog ondersteunt.
Moet ik een verwerkersovereenkomst hebben voor een mailing?
Als je adressen van een klant verwerkt, ja. Vaak stuurt een grote klant er zelf een. Anders stel je hem op.
Klanten sturen grote bestanden via allerlei diensten. Is dat een risico?
Een link die lang blijft werken, kan rondgaan. Bied een eigen uploadportaal aan, en verwijder bestanden als de klus klaar is.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een drukkerij, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen drukkerij? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Productiebedrijf · Marketing- en reclamebureau · Vertaalbureau · alle 187 branches
Lees ook:
Gijzelsoftware: wat helpt?