Gaan je bollen dit seizoen nog de grens over als je ordersysteem stilvalt?
Kwekers en exporteurs doen hun werk in een paar drukke maanden: orders uit het buitenland, keuringen, exportpapieren en bewaarcellen die op temperatuur moeten blijven. Met de +Z Checkup zie je welke systemen je niet kunt missen, en hoe je ze beschermt.
Even eerlijk
- Wie controleert het als een buitenlandse klant of leverancier een nieuw rekeningnummer doorgeeft?
- Kun je je exportpapieren nog maken als je ordersysteem midden in het seizoen een dag plat ligt?
- Wie kan er op afstand bij de klimaatcomputer van je bewaarcellen?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Orders, exportpapieren en bewaarcellen
Orders komen binnen van klanten in binnen- en buitenland: per mail, in een webshop of klantportaal, of rechtstreeks uit hun systemen. Alles komt samen in je ordersysteem. Daaruit maak je de pakbonnen, de facturen en de papieren voor de export.
De bollen liggen in bewaarcellen. Een klimaatcomputer regelt de temperatuur en de ventilatie, vaak op afstand te bedienen door jou of je installateur. Gaat daar iets mis, dan kan een hele partij verloren gaan.
Het meeste werk valt in een paar maanden. Valt je ordersysteem of je mail dan uit, dan gaan er geen zendingen weg. En omdat je veel betaalt en ontvangt in het buitenland, sturen oplichters graag een mail met een nieuw rekeningnummer, die lijkt te komen van een vaste relatie.
Keuringen, exportpapieren en je administratie
- Keuringen en exportpapieren. Voor bloembollen regelt de Bloembollenkeuringsdienst (KCB) de keuringen en plantenpaspoorten. Voor export naar veel landen buiten de EU heb je een fytosanitair certificaat nodig. Zorg dat je die papieren ook kunt maken als je ordersysteem een dag niet werkt. Bron: KCB, NVWA.
- Gegevens van klanten en contactpersonen (AVG). In je ordersysteem staan namen, mailadressen en telefoonnummers van inkopers in binnen- en buitenland. Dat zijn persoonsgegevens. Geef alleen toegang aan wie ze nodig heeft, ook in het seizoen met tijdelijke krachten. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Bewaarplicht. Je orders, facturen en exportpapieren horen bij je administratie. Die bewaar je in de regel zeven jaar. Kijk of je dat kunt, ook als je overstapt naar een ander pakket. Bron: Belastingdienst, bewaarplicht van de administratie.
Waar de Checkup op let bij een bloembollenhandel
We kijken naar wat in de bollenhandel telt: zendingen de deur uit krijgen in het seizoen, je bewaarcellen, je administratie, wie erbij kan, en of rekeningnummers kloppen.
Zendingen de deur uit
De zwakke plek: orders, pakbonnen en exportpapieren komen allemaal uit je ordersysteem, in een paar drukke maanden.
Zo gaat het mis: valt je ordersysteem of je mail uit in het seizoen, dan gaan er geen zendingen weg. Dat merken je klanten in het buitenland meteen.
Wat je doet: schrijf op wat een dag uitval kost en hoe je dan toch je belangrijkste zendingen en papieren maakt.
De klimaatcomputer van je bewaarcellen
De zwakke plek: de klimaatcomputer is vaak op afstand te bedienen, door jou en door je installateur.
Zo gaat het mis: een standaardwachtwoord of een oude login van een installateur geeft een ander toegang tot de temperatuur van je cellen.
Wat je doet: vraag je installateur wie er op afstand bij kan, en zorg voor eigen wachtwoorden en een melding bij storing.
Je administratie, zeven jaar lang
De zwakke plek: orders, facturen en exportpapieren bewaar je in de regel zeven jaar.
Zo gaat het mis: stap je over naar een ander pakket, dan merk je pas op dat moment of je je oude gegevens nog kunt inzien.
Wat je doet: zoek uit hoe je zelf een export van je gegevens maakt, en regel een back-up die je één keer hebt teruggezet.
Kloppende rekeningnummers
De zwakke plek: veel betalingen met klanten en leveranciers in het buitenland, en mails over rekeningnummers.
Zo gaat het mis: je betaalt op het nieuwe rekeningnummer van een oplichter. Of je klant betaalt aan een oplichter die zich voordoet als jij.
Wat je doet: bel bij een nieuw rekeningnummer altijd terug naar een bekend nummer, en laat een tweede persoon het goedkeuren.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je ordersysteem, je boekhouding, de klimaatcomputer en je mail. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals wat een dag uitval in het seizoen kost en wie er op afstand bij je bewaarcellen kan.
Drie eerste stappen voor je bloembollenhandel
Een tweede persoon keurt nieuwe rekeningnummers goed
Laat een wijziging van een rekeningnummer altijd door een tweede persoon controleren, na een telefoontje naar een bekend nummer. Ook bij klanten en leveranciers in het buitenland.
Weet wat een dag zonder ordersysteem kost
Schrijf op hoe lang je in het seizoen zonder je ordersysteem kunt, wat dat kost en hoe je dan je exportpapieren maakt. Spreek met je leverancier af hoe snel hij reageert bij uitval.
Ruim de logins van het seizoen op
Zet na het seizoen de accounts uit van tijdelijke krachten en van mensen die weg zijn. Vraag ook je installateur wie er nog bij de klimaatcomputer kan.
Het ordersysteem van Enter Packaging
Enter Packaging maakt spuitgietkratten voor de bloembollenbranche. Voor hun orders bouwden we samen een ordersysteem. Daarin bestellen kwekers en exporteurs hun kratten, zien transporteurs hun ritten en volgen fabrieken hun productie.
Alles staat op naam van Enter Packaging: het domein, de mail, de database en de code. Iedereen ziet alleen wat voor hem bedoeld is, en niets gaat ongetest live.
vanaf €25 p/m
+ €175 voor je check · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je bloembollenhandel, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Onze installateur beheert de klimaatcomputer. Moeten we daar iets mee?
Ja. Je installateur houdt de techniek draaiend. Maar wie er op afstand bij kan, en of je een melding krijgt bij een storing, is jouw zaak: het gaat om jouw bollen.
Vraag hem welke logins er zijn, en of er nog een standaardwachtwoord op zit. De Checkup vraagt of je dat al weet.
Wat is het risico van een vals rekeningnummer?
Je betaalt een bedrag aan een oplichter en je leverancier wacht nog op zijn geld. Of je klant in het buitenland betaalt aan iemand die zich voordoet als jij. Bij grote zendingen loopt dat flink op.
Terugbellen naar een bekend nummer voorkomt veel. Laat ook een tweede persoon een nieuw rekeningnummer goedkeuren.
In het seizoen werken er veel tijdelijke krachten. Wat moeten we regelen?
Geef ze een eigen login, met alleen toegang tot wat ze nodig hebben. Deel geen wachtwoorden. En zet na het seizoen hun accounts uit.
Zo weet je wie wat heeft gedaan, en kan niemand er na zijn vertrek nog bij.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een bloembollenhandel, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen bloembollenhandel? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.