Online diensten zijn een stuk betrouwbaarder dan een server in de kast of die ene laptop. Een kapotte schijf merk je niet eens. Maar betrouwbaar is niet hetzelfde als een back-up. Het verschil zie je pas als je hem nodig hebt.
Wat je online dienst wel en niet doet
Twee dingen worden vaak door elkaar gehaald:
- De dienst blijft werken. Daar zorgt je leverancier voor. Valt bij Microsoft of Google een computer uit, dan merk je daar niets van.
- Jouw gegevens blijven bewaard. Dat regelt de leverancier maar voor een deel. Wat jij of een collega verwijdert, of wat gijzelsoftware versleutelt, gaat in de cloud net zo goed mee.
Wat verwijderd is, kun je een tijd terughalen. Daarna is het weg:
- Microsoft 365. Verwijderde mail haal je standaard tot 14 dagen terug; een beheerder kan dat tot 30 dagen instellen. Verwijderde bestanden in OneDrive en SharePoint blijven 93 dagen in de prullenbak.
- Google Workspace. Bestanden blijven 30 dagen in de prullenbak. Daarna kan een beheerder ze nog 25 dagen terugzetten.
- Een online boekhoud- of branchepakket. Dat verschilt per pakket. Vaak is er geen prullenbak voor jou, alleen een back-up die de leverancier voor zichzelf maakt.
En dan zijn er de keren dat je helemaal niet meer bij je account kunt: een gehackt account, een betaling die misgaat, een leverancier die stopt, of een account dat wordt geblokkeerd. Dan heb je niets aan een back-up bij dezelfde leverancier. Lees ook Minder afhankelijk van Amerikaanse cloud.
Hoe wij erover denken
Je IT moet twee dingen doen: blijven werken, en je gegevens bewaren. Bij een online dienst regelt de leverancier het eerste. Het tweede blijft jouw zaak.
Dat betekent niet dat je voor alles een duur back-upprogramma nodig hebt. Wat past, hangt af van wat er weg kan raken en hoe erg dat is. Voor een eenmanszaak met een boekhoudpakket is een export elk kwartaal vaak genoeg. Een bedrijf met tien mensen in Microsoft 365 heeft meer aan een back-updienst die elke dag een kopie maakt, buiten Microsoft.
Een back-up is zelf ook gevoelig: al je gegevens staan erin. Wie hem kan openen, kan bij alles. Een export op een usb-stick in de bureaula is dus geen goed idee.
Vragen om jezelf te stellen
Wat je zelf kunt doen
- Zet op een rij wat waar staat. Mail, bestanden, boekhouding, klantgegevens en je website. Welke daarvan mogen niet kwijt?
- Maak een periodieke export van je online pakketten. De meeste boekhoud- en branchepakketten hebben een export, bijvoorbeeld als Excel- of CSV-bestand. Een vast moment helpt: elk kwartaal, na de btw-aangifte. Zet het in je agenda.
- Kies voor Microsoft 365 of Google Workspace een back-up buiten dezelfde leverancier. Er zijn back-updiensten die elke dag een kopie maken van je mail, agenda en bestanden. Kies er een waarvan de opslag niet bij dezelfde leverancier staat, en die in Europa bewaart als je dat belangrijk vindt.
- Bewaar de back-up veilig. Alleen jij of een vaste tweede persoon kan erbij, met een wachtwoord of versleuteld. Niet op een netwerkschijf waar iedereen bij kan.
- Probeer één keer iets terug te zetten. Open de export, of zet één bestand of één mail terug. Pas dan weet je dat het werkt.
- Regelt een IT-leverancier je Microsoft 365 of Google Workspace? Vraag of er een back-up is, waar die staat, hoe ver hij teruggaat en wanneer hij voor het laatst is getest.
We noemen bewust geen namen van back-updiensten. Wat past, hangt af van wat je gebruikt en hoeveel mensen er werken. Het advies van +Z gaat alleen over wat bij jou past, omdat +Z niets verkoopt en geen commissies aanneemt.
Waar +Z bij helpt
Dit artikel geeft je de vragen. Het antwoord verschilt per organisatie.
In de +Z Checkup vragen we per systeem wie het regelt, of er een kopie is en of je die ooit hebt teruggezet. Je IT-plan zegt daarna per systeem wat je doet: een export op een vast moment met een herinnering in de agenda, een vraag aan je IT-leverancier, of een back-up buiten dezelfde leverancier. Je ziet waar je kwetsbaar bent, en wat je ertegen doet. We kijken je plan na.
Wil je hulp bij de keuze of bij het inrichten, van iemand die je organisatie kent? Dan past Checkup met raadgever.
Veelgestelde vragen
Maakt Microsoft een back-up van mijn Microsoft 365?
Microsoft zorgt dat de dienst blijft werken, en bewaart verwijderde mail en bestanden een tijd: mail standaard 14 dagen, bestanden in OneDrive en SharePoint 93 dagen. Daarna is het weg. Een back-up waarmee je terugzet wat er een maand of een jaar geleden stond, regel je zelf.
Werkt het bij Google Workspace anders?
In grote lijnen niet. Bestanden blijven 30 dagen in de prullenbak, en een beheerder kan ze daarna nog 25 dagen terugzetten. Daarna kan ook Google ze niet meer terughalen.
Hoe vaak moet ik een back-up maken?
Dat hangt af van hoeveel werk je kwijt kunt raken. Mail en bestanden die elke dag veranderen: elke dag, automatisch. Een boekhoudpakket: een export elk kwartaal is vaak genoeg, bijvoorbeeld na de btw-aangifte.
Is een back-up op een externe schijf goed genoeg?
Het is beter dan niets, als de schijf niet altijd aan je computer hangt en je hem veilig bewaart. Een schijf die altijd aangesloten is, kan door gijzelsoftware mee op slot gaan. En een schijf in de bureaula kan iedereen meenemen.
Bronnen
Microsoft Learn, Recoverable Items folder in Exchange Online: verwijderde mail standaard 14 dagen terug te halen, in te stellen tot 30 dagen.
Microsoft Support, Restore items in the recycle bin: verwijderde items in SharePoint en OneDrive blijven 93 dagen bewaard.
Google Workspace Admin Help, Recover deleted files and folders for Drive users: 30 dagen in de prullenbak, daarna 25 dagen terug te zetten door een beheerder.
Bijgewerkt op 8 oktober 2026. Feiten en bronnen nagekeken op die datum.
Lees ook
- Minder afhankelijk van Amerikaanse cloud
- Gijzelsoftware: wat helpt het meest?
- Als je IT-leverancier stopt: kun je morgen door?
Wil je weten hoe dit bij jouw bedrijf zit? Met de +Z Checkup breng je het stap voor stap in kaart →
Deel het met wie erover gaat
Ben je zelf bestuurder, of ken je er een? Stuur dit artikel door naar wie over de IT beslist: de eigenaar van het bedrijf waar je werkt, je leidinggevende, of het bestuur van je voetbalclub, vereniging of stichting.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, leden en gebruikers, en het geeft de ondernemer of het bestuur zelf rust.