Gaat er morgen nog een order de deur uit als je ERP stilvalt?
Een groothandel draait op orders die automatisch binnenkomen en op een magazijn dat erop rekent. Met de +Z Checkup zie je welke systemen je niet kunt missen, en hoe je ze beschermt.
Even eerlijk
- Wie controleert het als een vaste leverancier een nieuw rekeningnummer doorgeeft?
- Hoeveel accounts in je B2B-webshop horen bij mensen die al weg zijn bij je klant?
- Wat merken je klanten als er een fout in je artikelbestand zit?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
EDI, de B2B-webshop en het magazijn
Grote klanten sturen orders via EDI: een vaste manier om bestellingen en facturen tussen bedrijfssystemen uit te wisselen. Kleinere klanten bestellen in je B2B-webshop, met eigen prijzen en een eigen account. Alles komt samen in je ERP-pakket, het systeem voor orders, voorraad en facturen.
In het magazijn werken mensen met handscanners en labelprinters. Valt het ERP-pakket of het netwerk in het magazijn uit, dan gaat er geen order de deur uit. Dat merken je klanten dezelfde dag.
Een groothandel betaalt veel facturen aan veel leveranciers. Oplichters sturen een mail die van een vaste leverancier lijkt te komen, met de vraag om voortaan op een nieuw rekeningnummer te betalen.
Artikelcodes, klantaccounts en je administratie
- Artikelcodes en productgegevens. Veel groothandels werken met GS1-codes, zoals de streepjescode op een product. Je klanten rekenen erop dat die codes en productgegevens kloppen. Een fout in je artikelbestand komt meteen in hun systemen terecht. Bron: GS1 Nederland.
- Accounts van zakelijke klanten (AVG). In je B2B-webshop hebben medewerkers van klanten een eigen account. Dat zijn persoonsgegevens. Zet accounts uit van mensen die bij een klant zijn vertrokken, en vraag klanten om dat aan je door te geven. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Bewaarplicht. Je orders, facturen en de gegevens in je ERP-pakket horen bij je administratie. Die bewaar je in de regel zeven jaar. Kijk of je dat kunt, ook als je overstapt naar een ander pakket. Bron: Belastingdienst, bewaarplicht van de administratie.
Drie eerste stappen voor je groothandel
Een tweede persoon keurt nieuwe rekeningnummers goed
Laat een wijziging van het rekeningnummer van een leverancier altijd door een tweede persoon controleren, na een telefoontje naar een bekend nummer.
Weet wat een dag zonder ERP kost
Schrijf op hoe lang je zonder je ERP-pakket kunt, wat dat kost en wat je dan doet. Spreek met je leverancier af hoe snel hij reageert bij uitval.
Ruim oude klantaccounts op
Loop de accounts in je B2B-webshop één keer per jaar na. Zet accounts uit die lang niet gebruikt zijn of van mensen die vertrokken zijn.
Wat de Checkup vraagt aan een groothandel
Als branche kies je Retail of webshop, of Energie, water, transport of logistiek als je vooral opslag en vervoer doet. Je ERP-pakket, je B2B-webshop en de EDI-koppeling vink je aan of voeg je toe. De Checkup vraagt welke systemen je niet kunt missen en wat een dag uitval kost.
Over betalingen vraagt de Checkup hoe je een verzoek om op een ander rekeningnummer te betalen controleert, en of een tweede persoon betalingen goedkeurt. Bij leveranciers kijk je of je je gegevens kunt meenemen als je overstapt.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je groothandel, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Onze EDI loopt via een externe partij. Moeten we daar iets mee?
Ja. Schrijf op wie die partij is, wat er in het contract staat en wie je belt als er geen orders meer binnenkomen. Dat is een systeem dat je niet kunt missen.
Wat is het risico van een valse factuur?
Je betaalt een bedrag aan een oplichter en je leverancier wacht nog op zijn geld. Bij grote bedragen kan dat flink oplopen. Nabellen naar een bekend nummer voorkomt veel.
Moeten we bij een overstap naar een ander ERP-pakket iets regelen?
Zorg dat je je oude gegevens nog zeven jaar kunt inzien, of een export krijgt die je kunt openen. Leg dat vast voordat je opzegt.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een groothandel, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen groothandel? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.