Rijden je wagens morgen nog als de ritplanning uitvalt?
Planning, boordcomputers, track-and-trace en tachograaf hangen aan elkaar. Met de +Z Checkup zie je hoe ze ervoor staan, en wat je eerst aanpakt.
Even eerlijk
- Waar staan je tachograafgegevens als die ene computer stukgaat?
- Wie kan zien waar je chauffeurs zijn, ook tijdens een privérit?
- Hoe krijgen chauffeurs onderweg hun ritten door zonder planning?
- Welke systemen gaan mee onderuit als één koppeling stopt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Ritplanning, boordcomputers en locaties
Je ritplanning bepaalt wie wat waar ophaalt. Boordcomputers en track-and-trace laten zien waar een wagen is, en klanten volgen hun zending vaak live. Medewerkers werken onderweg met telefoon of tablet. Je bewaart tachograafgegevens, vrachtdocumenten en gegevens van klanten en medewerkers, ook locaties.
Valt je planning een ochtend uit, dan rijden wagens niet of verkeerd, en merken klanten het meteen. Omdat alles gekoppeld is, raakt één storing vaak meerdere systemen.
Tachograaf, AVG en de Cyberbeveiligingswet
Voor vervoer noemt de Cyberbeveiligingswet onder meer luchtvaart, spoor, vervoer over water en wegbeheerders, en ook post- en koeriersdiensten. Goederenvervoer over de weg staat er niet apart in. De wet geldt vanaf 50 medewerkers, of bij een jaaromzet én balanstotaal boven €10 miljoen. Het balanstotaal is de waarde van alles wat je bedrijf bezit, zoals die op de balans staat.
De tachograaf heeft eigen regels: je leest de bestuurderskaart minstens eens per 28 dagen uit, de tachograaf in de wagen minstens eens per 90 dagen, en je bewaart de gegevens minstens een jaar.
Volg je wagens met gps of een boordcomputer, dan geldt de AVG. Je hebt een goede reden nodig, en tijdens privéritten weegt de privacy van je medewerker zwaarder. Heb je een ondernemingsraad, dan moet die instemmen.
De Checkup signaleert welke normen voor je kunnen gelden, maar is geen certificering en geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij transport en logistiek
We kijken naar wat in transport telt: blijven rijden, je tachograafgegevens houden, wie erbij kan, en of je planning klopt.
Blijven rijden als de planning uitvalt
De zwakke plek: planning, boordcomputers en track-and-trace hangen aan elkaar.
Zo gaat het mis: valt de planning een ochtend uit, dan rijden wagens niet of verkeerd, en één koppeling die stopt, neemt andere systemen mee.
Wat je doet: één A4 voor uitval: wie je belt, hoe chauffeurs hun ritten krijgen en waar je de adressen vindt.
Je tachograafgegevens, dubbel bewaard
De zwakke plek: uitgelezen tachograafgegevens staan vaak op één computer.
Zo gaat het mis: gaat die computer stuk, dan ben je gegevens kwijt die je minstens een jaar moet bewaren.
Wat je doet: zet ze na elk uitlezen op een vaste plek met een automatische reservekopie, en de uitleesmomenten in je agenda.
Locaties en accounts van chauffeurs
De zwakke plek: locatiegegevens van medewerkers, en accounts van wie al weg is.
Zo gaat het mis: iedereen met een login ziet waar chauffeurs zijn, ook tijdens een privérit. Een oud-planner kan nog in de planning.
Wat je doet: spreek af wie locaties ziet en hoe lang je ze bewaart, en zet accounts uit op de laatste werkdag.
De juiste rit bij de juiste klant
De zwakke plek: gegevens die je overtypt tussen planning, boordcomputer en facturatie.
Zo gaat het mis: een adres of afspraak klopt niet meer, en een wagen rijdt voor niets. Of een valse factuur wordt betaald.
Wat je doet: koppel systemen waar het kan in plaats van over te typen, en bel bij een nieuw rekeningnummer een nummer dat je al had.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je ritplanning, je boordcomputers en je tachograafarchief, en geeft aan hoe belangrijk ze zijn. Daarna vraagt hij door waar het telt.
Drie eerste stappen voor een transportbedrijf
Bewaar je tachograafgegevens dubbel
Zet de uitgelezen gegevens op een vaste plek met een automatische reservekopie. Zet de uitleesmomenten in je agenda.
Spreek af wat je met locaties doet
Schrijf op waarvoor je locatiegegevens gebruikt, wie ze kan zien en hoe lang je ze bewaart. Vertel het je medewerkers, en kijk of volgen tijdens privéritten uit kan.
Maak een A4 voor als de planning uitvalt
Wie bel je, hoe krijgen medewerkers onderweg hun ritten door, en waar vind je de adressen? Print het en leg het klaar.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
Je beantwoordt in eigen tempo de vragen over je bedrijf, en krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Uit de praktijk: in het ordersysteem van Enterpackaging zien transporteurs hun ritten en krijgen ze bij elke rit een mail. De vrachtbrieven maakt het systeem zelf. Lees hoe we dat samen bouwden →
Veelgestelde vragen
Valt mijn transportbedrijf onder de Cyberbeveiligingswet?
Goederenvervoer over de weg staat er niet apart in. De wet noemt onder meer luchtvaart, spoor, vervoer over water, wegbeheerders en post- en koeriersdiensten, en geldt vanaf 50 medewerkers of €10 miljoen omzet én balanstotaal.
Doe je ook koeriersdiensten of vervoer over water en haal je die grens, kijk dan goed; met de NIS2-zelfevaluatie van de RDI zoek je het uit. Werk je voor een klant die er wel onder valt, dan kan die eisen aan jou stellen. De Checkup signaleert dat, maar is geen juridisch advies.
Kijkt de Checkup ook naar mijn tachograaf?
Niet naar het apparaat zelf, wel naar wat eromheen geregeld moet zijn. Klik je het uitlezen en bewaren van je tachograaf aan, dan let je plan op een reservekopie, op de uitleesmomenten en op wie erbij kan.
Zo voorkom je dat gegevens die je minstens een jaar moet bewaren, op één computer staan die stuk kan gaan.
Chauffeurs gebruiken hun eigen telefoon. Wat dan?
Dat kan, als er afspraken over zijn. Denk aan een code op de telefoon, werkmail en apps die je op afstand kunt afsluiten, en wat er met werkgegevens gebeurt als iemand vertrekt.
De Checkup vraagt of mensen privé-apparaten gebruiken en of daar afspraken over zijn. Je plan helpt je die afspraken te maken, zonder dat je in de privételefoon van een chauffeur hoeft te kijken.
Wat als mijn planningssoftware een storing heeft?
Dan wil je weten hoe chauffeurs toch hun ritten krijgen. Omdat planning, boordcomputers en track-and-trace vaak aan elkaar hangen, raakt één storing meer systemen.
Bij systemen die je niet kunt missen vraagt de Checkup hoe lang ze mogen uitliggen. Je plan helpt je een A4 te maken: wie je belt, hoe je ritten doorgeeft en waar je de adressen vindt.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een transportbedrijf, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen transportbedrijf? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten en chauffeurs, en het geeft de eigenaar rust.