Weet je welke auto vandaag klaar moet als je garagesoftware stilligt?
Je garagesoftware, de RDW-systemen voor de APK en de kassa aan de balie: daar verdien je je geld mee. Met de +Z Checkup zorg je dat ze blijven werken, en zie je wat eerst moet.
Even eerlijk
- Kun je nog factureren als je garagesoftware een dag stilligt?
- Op welke computer staat je RDW-certificaat, en wanneer verloopt het?
- Kan een monteur die vorig jaar vertrok nog in je garagesoftware?
- Krijg je je klanthistorie mee als je overstapt naar andere software?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Garagesoftware, RDW en de werkplaats
Je garagesoftware houdt planning, werkorders en facturen bij. Onderdelen zoek je op in een databank, en voor de APK werk je in de systemen van de RDW. Aan de balie staan kassa en pinautomaat. In de werkplaats staat steeds meer apparatuur met internet.
Je bewaart klantgegevens, gekoppeld aan kentekens. En klanten staan aan de balie, vlak bij een scherm.
Ligt je garagesoftware stil, dan weet je niet welke auto wanneer klaar moet zijn, en kun je niet factureren. Kun je niet bij de RDW-systemen, dan meld je geen APK af.
Je RDW-certificaat, de AVG en camera's
Met een RDW-erkenning, bijvoorbeeld voor de APK, werk je in de RDW-systemen met een RDW-certificaat. Je installeert het op de computer waarmee je werkt, met een zelfgekozen wachtwoord of met het installatiewachtwoord uit de pinbrief van de RDW. Het certificaat is twee jaar geldig.
Er is geen IT-wet speciaal voor autobedrijven, en de Cyberbeveiligingswet noemt garages niet als sector. De AVG geldt wel. Ook een kenteken dat je aan een klant koppelt, is een persoonsgegeven. Hang je camera's op, dan gelden daar eigen regels voor: je hebt een goede reden nodig en je maakt duidelijk dat er gefilmd wordt.
De Checkup signaleert welke normen voor je kunnen gelden, maar is geen certificering en geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij een garage
We kijken naar wat in een garage telt: doorwerken, je gegevens houden, wie erbij kan, en of je gegevens kloppen.
Doorwerken als de garagesoftware stilligt
De zwakke plek: planning, werkorders en facturen staan in je garagesoftware.
Zo gaat het mis: ligt die stil, dan weet je niet welke auto vandaag klaar moet, en kun je niet factureren.
Wat je doet: één A4 voor uitval: wie je belt, en een uitdraai van de planning en werkorders van vandaag.
Je klantgegevens en je RDW-certificaat
De zwakke plek: je klanthistorie staat bij de leverancier van je garagesoftware, en je RDW-certificaat op één computer.
Zo gaat het mis: gaat die computer kapot of verloopt het certificaat, dan kun je geen APK afmelden. Stap je over, dan wil je je klanthistorie mee kunnen nemen.
Wat je doet: schrijf op waar je certificaat staat en wanneer het verloopt, en zoek op hoe je zelf een export van je klantgegevens maakt.
Oud-medewerkers en de balie
De zwakke plek: accounts van wie weg is, gedeelde logins, en een baliescherm waar klanten op meelezen.
Zo gaat het mis: een monteur die vertrok, kan nog in je garagesoftware en bij je klantgegevens. Een klant leest werkorders van een ander op je scherm.
Wat je doet: accounts dicht op de laatste werkdag, iedereen een eigen login, en het baliescherm weggedraaid en op slot.
Het juiste kenteken bij de juiste klant
De zwakke plek: klantgegevens die je overtypt, en nagemaakte facturen van onderdelenleveranciers.
Zo gaat het mis: een werkorder komt bij de verkeerde auto. Of een factuur met een nieuw rekeningnummer wordt zonder controle betaald.
Wat je doet: werk vanuit één systeem waar het kan, en bel bij een nieuw rekeningnummer een nummer dat je al had.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je garagesoftware, je onderdelendatabank en de RDW-toepassingen aan. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals een tweede inlogstap en een reservekopie, en hoe lang je zonder kunt.
Drie eerste stappen voor een garage
Maak een A4 voor als je garagesoftware stilligt
Wie bel je, welke auto's moeten vandaag klaar, en hoe factureer je later? Leg het klaar, met een uitdraai van de planning van vandaag.
Weet waar je RDW-certificaat staat
Schrijf op welke computer het certificaat heeft, waar het wachtwoord veilig bewaard is en wanneer het verloopt.
Zet logins uit van wie weg is
Loop na wie er nog in je garagesoftware, je mail en de RDW-systemen kan, en zet uit wat niet meer nodig is. Geef iedereen een eigen login.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
Je beantwoordt in eigen tempo de vragen over je bedrijf, en krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mijn garagesoftware wordt door de leverancier beheerd. Wat moet ik dan nog doen?
Je leverancier houdt de software draaiend: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat de leverancier niet levert, is hoe jouw garage ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Wie er inlogt. Je plan zegt wie in de werkplaats en aan de balie welke rechten krijgt, en hoe je iemand die vertrekt afsluit.
- Een eigen kopie. Je plan zegt hoe je zelf een export van je werkorders en klantgegevens maakt, en die veilig bewaart.
- Uitval. Je plan helpt je een A4 te maken voor als de garagesoftware stilligt: wie je belt en welke auto's vandaag klaar moeten.
- Je garage zelf. De balie, de camera's, de apparatuur met internet en je RDW-certificaat: je plan zet het op volgorde.
Je leverancier kijkt naar het eigen systeem. De Checkup kijkt naar je hele garage.
Kijkt de Checkup ook naar mijn werkplaatsapparatuur?
Naar de IT eromheen: zit apparatuur met internet apart van je andere computers, zijn de standaardwachtwoorden veranderd, en wie kan er op afstand bij? De werking van het apparaat zelf valt erbuiten.
Beheert de leverancier van een apparaat het voor je, dan staat er in je plan een voorbeeldmail klaar die naar updates en toegang op afstand vraagt.
Medewerkers delen één login voor de garagesoftware. Is dat erg?
Het komt vaak voor. Maar dan zie je niet wie wat deed, en kun je iemand die vertrekt niet apart afsluiten: dan moet je het wachtwoord voor iedereen veranderen.
Je plan helpt je iedereen een eigen login te geven, als je software dat kan, en het aantal mensen dat alles kan instellen klein te houden.
Is de Checkup een soort APK voor mijn IT?
Een beetje: je ziet wat goed is en wat aandacht vraagt, per onderwerp. Maar er is geen afkeur.
Je krijgt een plan om stap voor stap te verbeteren, op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Wat je hebt gedaan, vink je af, en je plan groeit mee.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een garage of autobedrijf, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen garage of autobedrijf? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.